Opslagvoorwaarden voor bestellingen van personeel. Regels voor boekhouding en opslag van personeelsdocumenten

Het is belangrijk voor elke werkgever om te weten welke perioden van opslag van orders voor personeel plaatsvinden. De veiligheid van documentatie is tenslotte de verantwoordelijkheid die elk bedrijf op zich neemt. Het moet niet alleen informatie verzamelen over het personeel van werknemers, maar ook zorgen voor de opslag ervan. En zonder falen. Alleen niet iedereen weet wat deze documentatie inhoudt. En nog meer, velen begrijpen de principes van het opslaan en vastleggen van bestellingen voor personeel niet. Alle details met betrekking tot deze kwesties worden hieronder weergegeven. Ze helpen te begrijpen hoeveel en hoe precies informatie over werknemers wordt opgeslagen, evenals andere documenten die kunnen worden toegeschreven aan personeelsdocumentatie.

Wat is dit

De eerste stap is om erachter te komen wat er op het spel staat. Wat zijn bestellingen in termen van personeel? Voordat u iets gaat opslaan, moet u immers volledig begrijpen met welke documentatie u moet werken.

Personeelsorders - Regelgevingspapieren arbeidsrelaties tussen werknemer en werkgever. Deze documentatie is alles wat op bestanden en informatie kan wijzen die betrekking hebben op de activiteit. Alle bestellingen zijn onderverdeeld in verschillende categorieën:

• Documenten voor langdurige opslag.
• Kortlopende papieren.
• Tijdelijke bestellingen.

Dienovereenkomstig heeft elk van de categorieën zijn eigen kenmerken. Daarom moet u, voordat u begint met het bestuderen van de theorie van het opslaan en boekhouden van documentatie voor personeel in het bedrijf, begrijpen tot welk type dit of dat papier behoort. Pas daarna kunnen de bestudeerde processen worden uitgevoerd zonder de vastgestelde regels te overtreden. Wat zijn de bewaartermijnen voor personeelsorders? Wat moet elke werkgever weten over dit moment?

Langlopende documenten

Nu is het tijd om elk type eerder genoemde documenten te overwegen. Er is al gezegd dat dit zal helpen om volledig te begrijpen hoeveel de documentatie moet worden bewaard. Maar de verantwoording voor alle soorten effecten is hetzelfde. Daarom is de vraag meestal eenvoudig. Opslag tijd personeelsdocumenten rechtstreeks afhankelijk van het type papier. De eerste is bestellingen van langdurige opslag. Het is niet moeilijk te raden dat ze door de werkgever in aanmerking zullen worden genomen en voor lange tijd zullen worden opgeslagen. Hoeveel precies? Hierover later meer.

Wat kan aan deze documentatie worden toegeschreven? Dit zijn documenten die de arbeidsrelatie tussen de werkgever en ondergeschikten beschrijven, en ook op belangrijke werkfactoren wijzen. Wat kan eraan worden toegeschreven? Dit is:

1. Een arbeidsovereenkomst met een opdracht.
2. Vertaaldocumenten.
3. Bestellingen voor de vaststelling van een bepaald salaris in een bepaalde positie.
4. Certificaten die de toekenning of bonus van werknemers bevestigen.
5. Artikelen over zakenreizen (lang, buitenlands).
6. Persoonlijke bestanden.
7. Aanvraagformulieren ingevuld tijdens tewerkstelling.
8. Ontslagorders.

Niet door personeel

Het is nu duidelijk welke documenten op lange termijn zijn. Het enige is dat de opdracht voor het inhuren van een medewerker een paper is, die verwijst naar het personeel. Maar er is een kleine uitzondering op de regel. Het moet worden onthouden.

Waar heb je het over? Niet alle arbeidsopdrachten, samen met een arbeidsovereenkomst, zijn opdrachten voor personeel. Vergelijkbare papieren hebben een uitzondering. Er zijn zogenaamde orders voor de hoofdactiviteit. Deze omvatten het volgende:

• Een arbeidsovereenkomst met een passende bestelling.
• Veranderingen in de arbeidsovereenkomst (bijvoorbeeld voor overplaatsing).
• Documenten over het ontslag van het frame.

Opgemerkt moet worden dat voor de hoofdactiviteit deze effecten alleen in aanmerking worden genomen voor individuele personen. Meestal zijn dit bedrijfsleiders, evenals accountants, chiefs, afgevaardigden. Dit personeel wordt vaak voorgeschreven in het charter van het bedrijf. Deze regel moet worden onthouden als de werkgever wil weten wat de voorwaarden zijn voor het opslaan van bestellingen bij personeel. Niet alle documenten vallen in deze categorie.

Opslag op korte termijn

Vervolgens moet u begrijpen wat kan worden toegeschreven aan kortetermijnopslagpapieren. Natuurlijk zal een soort boekhouding van bestellingen van personeel in deze situatie worden gemaakt. Maar na korte tijd worden dergelijke documenten vernietigd. Wat kan aan deze categorie worden toegeschreven? Documenten voor kortetermijnopslag worden orders genoemd die de prestaties van een bepaalde arbeidsactiviteit onmiddellijk regelen. Dat wil zeggen, dit zijn niet zulke serieuze documenten als ontslagpapieren of een arbeidsovereenkomst. Meer specifiek kunnen we onderscheiden:

1. Vakantiebestellingen.
2. Routebeschrijving voor korte reizen.
3. Documenten die wijzen op verschillende disciplinaire maatregelen.
4. Bestellingen om personeel naar trainings- of permanente educatiecursussen te sturen.

Maar dat is niet alles. Opslagregels voor de bestudeerde documenten hebben veel functies en nuances. Naast de reeds overwogen opties, kan men tijdelijke opslag en permanent onderscheiden. Deze gevallen komen niet al te vaak voor.

Tijdelijk en permanent

Tijdelijke documenten zijn bestellingen en instructies die geen belangrijke rol spelen voor het werk. Meestal zijn ze op een bepaald punt belangrijk. En nadat ze niet langer nodig zijn, worden ze vernietigd. Er zijn ook bestellingen voor permanente opslag. Meestal kunnen alleen persoonlijke dossiers van managers en andere functionarissen die in het charter van het bedrijf zijn voorgeschreven, worden onderscheiden van papieren over personeel. De boekhouding en opslag van dergelijke documentatie wordt voortdurend uitgevoerd. En het wordt pas vernietigd na de sluiting van het bedrijf.

Lange tijd

Wat zijn de bewaartermijnen voor personeelsorders? Er is al gezegd dat veel afhangt van wat voor soort effecten in kwestie. Er is documentatie voor langdurige opslag. Het moet worden gesystematiseerd en volgens de vastgestelde regels in aanmerking worden genomen. En dergelijke documenten worden lang bewaard.

Gezien het feit dat slechts enkele bedrijven na opening nog lang kunnen werken, kunnen we zeggen dat langetermijnopslagpapier niet permanent mag worden vernietigd. Waarom? Feit is dat personeelsorders van deze categorie 75 jaar worden bewaard. En pas na deze periode kun je de vernietiging doen. Slechts enkele bedrijven slagen erin om meer dan de gespecificeerde periode te werken.

Is het kort?

En wat zijn de bewaartermijnen voor personeelsdocumenten die als kortlopend zijn geclassificeerd? Dergelijke documentatie kan nog steeds de vernietigingsfase doorlopen zonder de organisatie te sluiten of te liquideren. Documenten van korte duur worden meestal 5 jaar bewaard. In sommige gevallen (als het in het charter is voorgeschreven) - 10. Maar niet meer.

Over boekhouding en opslag

Hoeveel personeelsorders worden opgeslagen? Beantwoord deze vraag is niet moeilijk. Nu kunt u aandacht besteden aan de boekhoudregels voor deze documenten. Dit is ook een belangrijk punt dat elke werkgever moet weten. Immers, als er papieren zijn die voor een bepaalde periode zijn opgeslagen, moet u deze op de een of andere manier bijhouden, anders kunt u belangrijke bestellingen verliezen.

Nu zijn er verschillende soorten documentopslag. In elk bedrijf moeten ze worden geïmplementeerd. Nu moeten bedrijven speciale lijsten van boekhoudingen voor hun effecten op personeel opstellen, zowel op papier als in elektronische vorm.Trouwens, de tweede kan worden verwaarloosd. Maar de algemeen geaccepteerde papieren presentatievorm is een must. Maar hoe voer je een boekhouding uit? De principes voor de elektronische en materiële versies zijn hetzelfde. Over hen verder.

Fundamentele boekhoudprincipes

Het administreren van bestellingen van personeel is dus een verantwoordelijke zaak en wordt gereguleerd door algemeen aanvaarde normen. Alle personeelsdocumenten moeten worden geregistreerd. Als dit niet wordt gedaan, kunt u dit of dat papier niet opslaan. Geen registratie - geen document. Wat wordt bedoeld met dit proces?

Registratie van bestellingen van personeel is de overdracht van gegevens geschreven op documenten in gespecialiseerde documentatieformulieren met de daaropvolgende toekenning van een nummer en de datum van goedkeuring van het papier zoals vastgelegd. Dat wil zeggen, bij een papieren en elektronische interpretatie is het noodzakelijk om aan elke bestelling een digitale aanduiding toe te wijzen. En schrijf het ook in een of andere vorm. Dit is een verplicht item.

De gegevens worden vastgelegd in de registers van orders voor personeel. Ook vindt invoer plaats in elektronische databases en archieven. Dit is de enige manier om documenten volledig op te nemen en op te slaan. De bedrijven bieden de vrije keuze van het formulier voor het opslaan van documentatie. Het charter moet regels bevatten volgens welke alle bestellingen (of specifieke) zowel in papieren als elektronische versies worden opgeslagen. Het is vermeldenswaard dat de eerste alinea meestal verplicht is. Het is een materieel document dat een bepaalde bestelling kan bevestigen.

Besteljournaal

De meest gebruikelijke praktijk voor het opnemen en opslaan van documentatie is een door de onderneming uitgegeven orderboek voor personeel. Dit document is een klein notitieboekje. Het bevat het aantal bestellingen, evenals hun belangrijkste gegevens (details). Bijvoorbeeld naam en datum van goedkeuring. Het dagboek van bestellingen registreert papier van permanente, langdurige en korte termijn opslag. Maar als we het hebben over tijdelijke documentatie, moet deze niet in zo'n notitieblok worden ingevoerd. Tenzij het bedrijf een charter aanbiedt voor een apart tijdschrift, exclusief bedoeld voor tijdelijke bestellingen. Het is tot het einde gevuld. Zodra de lege vellen eindigen, moet u een nieuw boekhoudingsdocument invoeren. De oude wordt opgeslagen en verzonden voor opslag. Trouwens, dit is een papier van constante boekhouding.

archief

Ongeacht over welke orders het personeel het heeft, elk bedrijf zorgt voor archivering van documenten. Dit is de meest voorkomende vorm van papieren boekhouding. En allemaal. Niet noodzakelijk in personeel. Alle gegevens worden naar archieven verzonden nadat ze niet langer nodig zijn. Of degenen die al zijn uitgevoerd. Bijvoorbeeld persoonlijke bestanden van werknemers. Zodra ondertekend ontslagbevel evenals de zaak is gesloten, moet deze naar het archief worden verzonden voor opslag gedurende een specifieke periode. Er zijn verschillende soorten gegevens sorteren, maar daarover later meer.

Om te beginnen moet worden opgemerkt dat archieven zowel op papier (verplicht) als elektronisch kunnen worden gepresenteerd. Ongeacht dit, kiest het bedrijf de principes van het organiseren van de opgeslagen informatie. Archiefgegevens hebben een inventaris. Het biedt een korte lijst van alle opgeslagen documentatie. Archivering van documenten is de meest handige vorm van gegevensregistratie. Het wordt zowel op papier als in elektronische vorm gebruikt. Opgemerkt moet worden dat tijdelijke documenten niet worden gearchiveerd. Ze worden aan de belangrijkste effecten gehecht en vervolgens vernietigd. Het wordt aanbevolen om alle tijdelijke opslagorders naar een afzonderlijke plaats te verzenden en niet te combineren met langetermijn- of kortetermijnorders.

Systematiseringstips

De bewaartermijnen van personeelsdocumenten zijn begrijpelijk. Meestal is het 5 en 75 jaar oud. Maar dat is niet alles. Speciale aandacht is vereist voor archieven.Na het registreren van de bestelling, en het plaatsen in het archief, is het nodig om op de een of andere manier alle beschikbare gegevens te systematiseren. Voor dit doel gebruiken bedrijven verschillende principes:

• Documentatieopslag in afzonderlijke mappen met indeling in documenten voor de korte en lange termijn. Het wordt aanbevolen om niet alle papieren op elkaar te stapelen.
• Systematisering op jaar, maand en datum. Elke map met documenten is bestellingen van een bepaalde periode. Binnenin worden alle papieren opgemaakt rekening houdend met hun registratie in het boekhoudjournaal (voor maanden en dagen). Aldus wordt de taak om een ​​bepaald document te vinden vergemakkelijkt.
• Locatie gebruiken op bestelnummers, rekening houdend met de alfabetische volgorde. Reeds in elke map wordt aanbevolen om te systematiseren op bestelnummer en op hoofdletter.

Einde boekhouding

Wat te doen na het verlopen van de opslag van een document in de archieven? Een speciale dienst in het bedrijf controleert de papieren. Dan systematiseert hij ze en geeft bepaalde bevelen voor vernietiging. Meestal worden documenten verbrand of door een shredder gehaald. Bestellingen kunnen in ieder geval niet zomaar worden weggegooid. Het is precies om ze te vernietigen. Om documenten aan een of ander type toe te wijzen, is een speciale commissie betrokken. Ze waardeert het belang van bestellingen, kent ze een houdbaarheid toe. En alleen dan worden ze in een of andere vorm in archieven geplaatst.