Het organiseren van zakenreizen is een belangrijk onderdeel van de economische activiteit van veel binnenlandse ondernemingen. De behoefte aan de aanwezigheid van werknemers van een bepaalde organisatie in afgelegen vestigingen of vestigingen kan worden geassocieerd met evenementen van een heel andere aard. Vaak worden reisarrangementen gemaakt om organisatie- en productieproblemen op te lossen, een nieuwe eenheid in een andere stad of een ander land te openen, stageplaatsen voor ingehuurde werknemers uit te voeren en ook andere soortgelijke taken uit te voeren.
Bewustzijn is de sleutel tot efficiëntie en gemoedsrust van medewerkers
Naast het arbeidsaspect is het werk van het gedetacheerde personeel nauw verbonden met het leggen van contacten met werknemers van de gastonderneming en het opstellen van verschillende soorten documentatie. De laatste nuance is buitengewoon belangrijk, omdat het afhangt van de juistheid van de samenstelling van formulieren, aanvragen, bestellingen en vergunningen of de gedetacheerde werknemer toegang krijgt tot de nodige faciliteiten, of hij zijn taak volledig zal vervullen en of hij een geldelijke vergoeding zal ontvangen.
Weten welke eisen aan zakenreizigers worden gesteld, vergemakkelijkt het reisproces voor accountants en degenen die bij documentatie betrokken zijn aanzienlijk.
Deze informatie is ook nodig voor de werknemer die op zakenreis gaat, omdat het hem in staat stelt zich van tevoren voor te bereiden op het vervullen van zijn taken en niet in de problemen te raken. En ten slotte is het personeel van het gastbedrijf gewoon verplicht op de hoogte te zijn van de vereisten voor zakenreizigers. Anders kunnen er misverstanden zijn met betrekking tot het zoeken naar verantwoordelijke partijen.
Wie en onder welke voorwaarden kan worden gedetacheerd
Een reis moet dus worden beschouwd als de reis van een werknemer naar een andere plaats om de opdracht te vervullen die hem door de werkgever is gegeven. Tegelijkertijd omvat het aantal zakenreizen niet de reizen van die werknemers wier activiteiten bestaan uit constante beweging of kunnen worden uitgevoerd op de weg.
De wetgeving, die zorgt voor de naleving van de rechten van werkende burgers, heeft beperkingen vastgesteld voor de categorieën werknemers die op zakenreis kunnen worden gestuurd:
- Zwangere vrouwen
- Vrouwen met kinderen jonger dan drie jaar.
- Gehandicapte moeders of kinderen met kinderen van 3-14 jaar oud kunnen alleen worden verzonden met hun toestemming.
- Ouder die zelfstandig een minderjarig kind opvoedt.
Doorverwezen naar een andere onderneming onderwerpt de werknemer zich aan zijn interne routine. Als de dag van vertrek of aankomst op de wettelijke feestdag van de werknemer valt, wordt hij een andere dag vrijgelaten voor rust. Toegegeven, in die gevallen waarin de zakenreiziger opzettelijk op reis gaat in het weekend of op vakantie, wordt hij gecompenseerd in overeenstemming met het arbeidsrecht.
Zakenreizen binnen de staat mogen niet langer duren dan een maand en twee maanden erbuiten.
Zakenreis: papierwerk
In de boekhouding worden reiskosten die tijdens de reis zijn gemaakt, opgenomen in de lijst met productiekosten die betrokken zijn bij de berekening van de inkomstenbelasting.
De procedure voor het organiseren van een reis bestaat uit de volgende stappen:
- Bestelling geven op een zakenreis op basis van een opdracht.
- Registratie van een reiscertificaat.
- Uitgifte van certificaatberekening van de vooruitbetaling voor de reis.
- Uitgifte van uitgaande middelen aan de vertrekkende werknemer.
- Reisregistratie in een speciaal daarvoor aangewezen tijdschrift.
Reis-ID - Een van de belangrijkste documenten voor een werknemer die naar een andere stad of land ging. Het staat aangegeven bij vertrek, aankomst van de gedetacheerde werknemer. Merken gaan vergezeld van handtekeningen en zegels van gevolmachtigden van zowel de uitzendende onderneming als de gastheer.
Subtiliteiten van financiële compensatie
Wanneer een werknemer terugkeert, moet hij schriftelijk rapporteren hoe de aan hem toegewezen middelen zijn gebruikt en invullen onkostendeclaratie. Het maken van een reis eindigt met de berekening van de boekhouding bij de werknemer. Nadat de opgebouwde middelen zijn betaald, wordt deze bewerking weerspiegeld in de relevante rekeningen.
In het geval dat het voorschot niet volledig door de werknemer is besteed, moet het saldo worden teruggegeven aan de kassa of op de afrekeningsrekening van de onderneming. Dit is een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van de werknemer. Daarnaast kan de werknemer, wetende welke eisen aan het gedetacheerde personeel worden gesteld, een vergoeding vragen voor de door hem uitgegeven persoonlijke middelen. Het is waar dat hij argumenten moet aanvoeren die de noodzaak van dergelijke uitgaven aantonen, evenals documenten die het feit van hun optreden bevestigen (cheque, verklaring).
Welke kosten worden vergoed
Terwijl in een andere plaats of land, ontvangt de gedetacheerde werknemer zijn gebruikelijke salaris, aan hem verschuldigde bonussen en subsidies, evenals de middelen die nodig zijn voor een comfortabel verblijf buiten zijn gebruikelijke verblijfplaats.
Reiskosten omvatten de volgende items:
- Betaling van reizen (intercity en op het grondgebied van de nederzetting).
- De kosten van huurwoningen.
- De zogenaamde per diem: uitgaven voor voedsel en andere behoeften van de werknemer.
- Kosten die door de werknemer als noodzakelijk worden erkend en door zijn manager worden goedgekeurd.
Het maximaal toegestane bedrag aan reiskosten en het bedrag per dag worden bepaald door de collectieve overeenkomst van de onderneming of lokale voorschriften. Aangezien per diem feitelijk geld is voor de dagelijkse behoeften van de werknemer, worden deze zelfs voor niet-werkdagen in rekening gebracht (weekend, vakantie, gedwongen productiestilstand, vertragingen).
Meer in detail over de opdrachttoewijzing van de gedetacheerde werknemer
Dit document heeft een uniforme vorm, dat wil zeggen dat het uiterlijk en de inhoud hetzelfde zijn voor alle ondernemingen op het grondgebied van een bepaalde staat.
De opdracht wordt opgesteld door het hoofd van de werknemer op zakenreis en goedgekeurd door de werkgever. Het document bevat de volgende gegevens:
- Achternaam, naam, patroniem van de werknemer die op bevel van de baas op zakenreis vertrekt.
- De naam van de organisatie die deze aanstuurt.
- Bestemming werknemer (bedrijfsnaam, stad).
- Begin- en einddatums van de reis.
- Samengevatte gegevens over de voortgang van de opdracht.
De officiële opdracht en de op basis daarvan opgestelde zakenreisopdracht bevinden zich bij de verzendende onderneming. Samen met andere documenten worden ze bewaard gedurende de wettelijk vastgestelde periode.
Wat zijn de vereisten voor zakenreizigers
Aangezien een zakenreis de overdracht van bevoegdheden aan een werknemer is om belangrijke acties voor het bedrijf uit te voeren, moet het management er zeker van zijn dat het werk efficiënt en op tijd wordt uitgevoerd. Daarom worden de meest gekwalificeerde, ervaren en verantwoordelijke werknemers meestal naar dergelijke reizen gestuurd.
Er zijn een aantal criteria die bestuderen welke het hoofd beslist over de aanstelling van een specifieke werknemer:
- Leeftijd ouder dan 18 jaar.
- Goede training.
- De beschikbaarheid van passende training, bevestigd door certificering.
- Het bezit van de nodige tolerantiecategorieën (bij het werken met stroomnetten).
- Afhankelijk van de specifieke kenmerken van de economische activiteit van ondernemingen en het doel van de zakenreis, kan van de werknemer worden verlangd dat hij een opleiding en certificering op het gebied van arbeidsbescherming heeft.
Als een werknemer in alle opzichten geschikt is en er geen wettelijke belemmeringen zijn voor zijn zakenreis, informeert het hoofd hem over een toekomstige reis.
Verantwoordelijkheden van een gedetacheerde medewerker
Elk bedrijf heeft zijn eigen vereisten waaraan werknemers moeten voldoen, maar er zijn verschillende punten die relevant zijn voor de meeste organisaties:
- Correct, competent en tijdig onderhoud van de benodigde documentatie.
- Naleving van de routine van de gastorganisatie.
- Verwezenlijking van de doelen geformuleerd in de opdracht.
- Gewetensvolle uitvoering van hun taken.
- Legitieme uitgaven van voorschotten uitgegeven aan een werknemer.
- Documenten opslaan die de implementatie van kosten bevestigen.
- Tijdige rapportage van de reis na voltooiing (meestal binnen drie dagen).
Instructies voor werknemers op zakenreis
Aangekomen bij de ontvangende onderneming moeten de gedetacheerde werknemers luisteren naar inleidende briefing met gedragsregels in de winkels, in de buurt van apparatuur of op andere plaatsen. Deze maatregel is zelfs verplicht voor werknemers die meerdere keren bij dit bedrijf zijn geweest en alle instructies uit hun hoofd kennen.
De briefing van het gedetacheerde personeel bevat ook informatie over brandveiligheids- en arbeidsbeschermingsnormen.
In tegenstelling tot de algemene bepalingen van de inleidende briefing, heeft de doelstelling rechtstreeks betrekking op de werkzaamheden die op dit moment door de gedetacheerde werknemer worden uitgevoerd.
conclusie
Het organiseren van zakenreizen is een verantwoord proces dat de meeste ondernemingen, organisaties en bedrijven niet zonder kunnen. Om het doel van de reis te bereiken, evenals voor het meest efficiënte en effectieve gebruik van middelen, moeten werknemers aan een aantal vereisten voldoen, hun professionele taken efficiënt uitvoeren en alle regels kennen voor het bijhouden van documentatie.
