Tijdens een zakenreis neemt elke werknemer in de regel de nodige documenten mee. Van dergelijke papieren is een reiscertificaat vereist. Wat is het en is het belangrijk om zo'n formulier bij je te hebben? Dit zou nader moeten worden behandeld.
Begeleidende documenten
De behoefte aan een zakenreis wordt bepaald door het hoofd van de onderneming of een persoon die bevoegd is om dergelijke beslissingen te nemen. Onderweg ontvangt de werknemer een zakenreiscertificaat, een officiële bevestiging van de aan hem overgedragen autoriteit.
Dit document bevestigt de wettigheid van de werknemer op de aangegeven bestemming en dient tegelijkertijd als een goede reden voor zijn afwezigheid op de werkplek. Een werknemer schrijft een zakenreiscertificaat waarvoor deze procedure deel uitmaakt van zijn takenpakket. Hij is als enige verantwoordelijk voor het uitgeven van dergelijke documenten. De basis hiervoor is een bestelling ondertekend door de directeur. Het is van hem dat de bevoegde werknemer de informatie neemt die nodig is om een reiscertificaat af te geven in overeenstemming met alle regels. Naast de verklaring houdt hij ook een register bij van alle uitgegeven formulieren. Gegevens worden vastgelegd in een speciaal tijdschrift waarin deze documenten dienovereenkomstig worden vastgelegd.
Leeg formulier
De aanwezigheid van werknemers op zakenreis moet worden weerspiegeld in de urenstaat. Deze primaire documenten vormen de basis voor de betaling van reiskosten. Om dergelijke boekhouding te vereenvoudigen en te systematiseren, heeft het Staatsstatistiek Comité van Rusland enkele jaren geleden een speciaal reiscertificaat ontwikkeld. Formulier T-10 is verenigd en goedgekeurd bij een afzonderlijk besluit nr. 1 van 05/05/2004.
Het is een vorm waarin alle informatie in afzonderlijke kolommen wordt verspreid. Ze verzamelden basisinformatie over de gedetacheerde werknemer en het bedrijf waar hij werkt. De bestemming en de organisatie waarnaar hij wordt gestuurd om een specifieke taak uit te voeren, worden ook aangegeven. Het definieert ook de datums die het management aan de werknemer heeft toegewezen voor de implementatie ervan. Op de keerzijde staan gegevens over aankomst en vertrek, waaruit blijkt dat de persoon tijdens zijn afwezigheid op de werkplek precies was waar hij zou moeten zijn.
Regelwijziging
In december 2014 heeft de Russische regering besloten de bestaande regels te wijzigen. Bij besluit nr. 1595 van 29 december 2014 werd het reiscertificaat geannuleerd.
Dit besluit is op 1 januari in werking getreden. Nu, op weg naar een zakenreis om de opdracht te voltooien, is de werknemer niet verplicht om tijd te besteden aan het uitgeven van het juiste certificaat. Een dergelijke innovatie bespaart aanzienlijk tijd, niet alleen voor een gedetacheerde medewerker, maar ook voor een medewerker die eerder verantwoordelijk was voor het regelen van een reis.
Zes maanden later werd een nieuw decreet nr. 771 uitgegeven, waarin de regering verduidelijkte welke documenten nodig zijn om hun afwezigheid op de plaats van hoofdwerk te bevestigen. Bij terugkeer moet de werknemer eenvoudigweg zijn reistickets en ontvangstbewijs voor hotelaccommodatie retourneren aan de boekhoudafdeling van de onderneming. Bovendien is de noodzaak om een afzonderlijk zakenreisverslag op te stellen geëlimineerd. Maar we moeten niet vergeten dat al deze veranderingen louter adviserend van aard zijn.Als een organisatie handig is om archieven op de oude manier bij te houden, kan niemand het dwingen de gebruikelijke volgorde te wijzigen.
Uitvoering van documenten
Om een goede administratie bij te houden, moet u weten hoe u een reiscertificaat moet opstellen. Een voorbeeld van het invullen van een dergelijk formulier kan worden afgenomen bij de boekhoudafdeling op de werkplek. In principe is dit niet ingewikkeld. Het is alleen nodig om duidelijk de "vragen" te beantwoorden die aan elke kolom worden gesteld.
Eerst wordt de volledige naam van de onderneming of organisatie ingevuld. Hierna volgt de naam van het document zelf met het nummer en de datum van voorbereiding. Het volgende is informatie over de werknemer die wordt gepost. Hier worden zijn naam, functie en structurele eenheid waarin hij werkt vastgelegd. Vervolgens worden de organisatie waarnaar deze specialist wordt gestuurd en de taak die hij moet voltooien genoteerd. Hierna wordt het aantal toegewezen dagen voor de uitvoering van de opdracht schriftelijk aangegeven, evenals specifieke datums voor het begin en einde van de zakenreis. In een dergelijk certificaat moeten paspoortgegevens van de werknemer worden vastgelegd. Dit kan zijn geloofsbrieven bij aankomst bevestigen. Het feit van aankomst en vertrek van de werknemer wordt bevestigd door speciale tekens: de naam van de schikking, de datum en handtekening van de verantwoordelijke persoon worden ingevoerd. De informatie is gecertificeerd door een rond zegel van de onderneming.
