Momenteel kan geen enkele onderneming die zich bezighoudt met contante transacties zonder een boekhoudafdeling als een kasregister werken, ongeacht de vestigingsvorm en het belastingstelsel. Dit vereist op zijn beurt ook het juiste ontwerp van het kasboek. Het zal verder worden besproken.
Kasboek als het hoofddocument van de kassier
Kassabewerkingen worden uitgevoerd door een medewerker van de organisatie in overeenstemming met de volgorde en functiebeschrijvingen. In kleine bedrijven kan dit het hoofd zijn, maar meestal speelt de kassier deze rol. Een verplichte aansprakelijkheidsovereenkomst wordt met hem gesloten. Er kunnen verschillende kassiers zijn bij grote ondernemingen, in welk geval ze rapporteren aan de hoofdkassier.
Het hoofddocument dat de acceptatie en uitgaven van fondsen bevestigt, is het kasboek (formulier 0310004). Het bestaat uit een lijst met inkomende (FFP) en kosten (RKO) bestellingen aan de kassa van het vastgestelde formulier en bevat ook informatie over het kassaldo aan het begin en einde van de dag. De bestellingen zelf worden opgeslagen in het kassierrapport (documentformulier nr. KO-3).
Het kasboek en het kassierrapport zijn de belangrijkste documenten voor het bijhouden van de boekhouding rekeningen 50.
In RF-besluit nr. 88 van 18 augustus 1998 betreffende de goedkeuring van speciale vormen van primaire documenten worden voorbeelden gegeven van vormen van PKO nr. 0310001, RKO nr. 0310002 en formulieren 0310004 van het kasboek.
Het kasboek moet worden geregen, genummerd, gecertificeerd met het zegel van de organisatie, evenals de handtekeningen van de hoofd- en hoofdaccountant.
Kasboekregels
Bij het registreren van contant gelddocumenten waren correcties en blots eerder niet toegestaan. Vanaf 1 juni 2014 zijn correcties in sommige vormen mogelijk, maar deze moeten de datum, handtekeningen en de naam bevatten van de personen die de fout hebben ontdekt.
Alle PKO's worden ondertekend door de hoofdaccountant en de werknemer die de taken van een kassier uitvoert, die een zegel (indien aanwezig) op het ontvangstbewijs aanbrengt, en de RKO, behalve de bovengenoemde personen, moet ook worden ondertekend door het hoofd van de organisatie.
Het kasboek, waarvan de regels voor het invullen strikt moeten worden nageleefd, wordt aan het einde van elke werkdag gecontroleerd door de hoofdaccountant door het ontwerp van contant gelddocumenten en de juiste toewijzing ervan aan boekhoudrekeningen te controleren. Als alles correct is opgesteld, brengt de hoofdaccountant waar nodig zijn handtekening aan.
Op basis van de gegevens over kassaldi controleert de werknemer die de taken van een kassier uitvoert, het kassaldo dat in de kluis achterblijft. Als er vandaag geen geldbeweging was, hoeft er niets te worden vastgelegd.
KO-4 (kasboek) wordt tijdens het kalenderjaar ingevuld, waarna begin volgend jaar een nieuwe wordt gestart. Eén vermelding in het kasboek is een afzonderlijk, ondertekend en uitgevoerd document.
Hoe kasboekbladen correct worden opgesteld
Het eerste blad van het kasboek is de titelpagina, die de volledige naam van de organisatie en het jaar van oprichting bevat.
Het volgende is een blad dat uit 2 delen bestaat: een kassierrapport en een inlegvel. Hier moet u letten op het ontwerp van de velden.
Welke gegevens worden weergegeven in rijen en grafieken
In de kolom "Kassier voor" moet noodzakelijkerwijs de datum van het document zijn, en in de kolom "Blad" - het serienummer.
Het veld “Documentnummer” bevat het aantal FFP en CTP, elk afzonderlijk genummerd.
In afzonderlijke regels wordt aangegeven wie het geld heeft ontvangen en aan wie het geld is uitgegeven. Ook worden de nummers van de overeenkomstige rekeningen met 50 rekeningen vermeld.
Formulier 0310004 invullen
Een kasboek, waarvan een steekproef speciale zorg vereist, kan voor een accountant niet moeilijk zijn. Het wordt gevuld met behulp van het formulier KO-4, dat alle benodigde kolommen en lijnen bevat.
U kunt een kasboek op drie manieren invullen die niet in strijd zijn met de wet: elektronisch, met behulp van een computer en speciale programma's, en ook handmatig. In het tweede geval genereert het programma aan het einde van de dag twee documenten met dezelfde samenstelling - dit is het invoegblad en het kassierrapport. Hun nummering moet consistent zijn, in oplopende volgorde en elk jaar opnieuw beginnen.
Kleine ondernemingen kunnen alle gegevens op de formulieren handmatig bewaren, zonder correcties aan de kassa en kassa aan te brengen. Bij het elektronisch onderhouden van de kassa, wat door recente wetswijzigingen toelaatbaar is geworden, worden geen fouten of correcties aangebracht in de kassadocumenten.
Bij het automatisch invullen van het KO-4-formulier kunnen de platen zowel horizontaal als verticaal worden gerangschikt.
Structurele eenheden op een afzonderlijke balans moeten hun kasboek gescheiden houden. De organisatie moet alle kenmerken van het bijhouden van een kasboek door structurele afdelingen weerspiegelen in een speciaal document genaamd de Methodologie, en dit melden onder de handtekening van werknemers die zich bezighouden met het bijhouden van de kassa.
Recente wetswijzigingen. De procedure voor het uitvoeren van contante transacties
De Russische Centrale Bank heeft in document nr. 3210-U van 11 maart 2014 wijzigingen van de procedure voor het uitvoeren van contante transacties door rechtspersonen goedgekeurd. Ze zijn op 1 juni 2014 in werking getreden en hebben de procedure voor het verwerken van contant gelddocumenten vereenvoudigd.
De bijlage bij dit belangrijke document bevat een algoritme voor onafhankelijke berekening door organisaties van hun individuele geldlimiet, die is gemaakt volgens een speciale formule die rekening houdt met het aantal contante ontvangsten, evenals hun uitgaven voor verschillende behoeften.
Opgemerkt moet worden dat als een juridische entiteit meerdere structurele eenheden heeft, elk van hen een eigen limiet moet creëren, die in grootte verschilt. Geld dat de limiet overschrijdt, die contant is, wordt ook aan de bank gegeven.
toepassing verantwoordelijken voor extra controle over organisatiekosten
Richtlijn nr. 3210-U introduceerde ook een aanvullend document voor het ontvangen van middelen door verantwoordelijke personen. Dit is een verklaring die door elke bedrijfsentiteit in vrije vorm wordt ontwikkeld. Het document bevat de volgende items:
- geldopname periode (meestal tot drie dagen);
- Vermelding van de vereiste hoeveelheid in cijfers en woorden in roebels en kopeken;
- doelen waarvoor geld zal worden uitgegeven;
- Handtekening van de manager als basis voor het ontvangen van contant geld;
- datum en handtekening van de medewerker die verantwoordelijk is voor het uitgegeven geld.
Opgemerkt moet worden dat nu een enkele kassabon niet alleen volgens het bedrag van de kassaband kan worden uitgegeven, maar ook volgens de strikte rapportageformulieren.
Nu is het niet nodig om een register van gedeponeerde bedragen samen te stellen om de lonen te verwerken, hoewel het noodzakelijk is om het bedrag van de onbetaalde lonen weer te geven.
Kenmerken van het uitvoeren van contant gelddiscipline door individuele ondernemers
Op 1 juni 2014 is Verordening 3210-U in werking getreden, waardoor boekhoudkundige gegevens volgens algemene en vereenvoudigde regels konden worden bijgehouden. Het vereenvoudigde systeem is van toepassing op kleine bedrijven en ondernemers (209-FZ van Rusland bevat definities van het toewijzen van rechtspersonen aan een of andere categorie). Volgens hen kleine bedrijven en individuele ondernemers mogen helemaal geen cashlimiet instellen.
Het kasboek voor individuele ondernemers, evenals de registratie van kassadiensten en kassadiensten, is nu optioneel, vooral als een afzonderlijke belastingadministratie van inkomsten en uitgaven wordt uitgevoerd en berekende indicatoren zelf worden berekend.
Vanaf 1.06.2014 werd het bovendien mogelijk om documenten op te stellen aan de kassa en aan personen die boekhouding voeren van het bedrijf onder het contract, wat voorheen strikt verboden was.
Soorten aansprakelijkheid voor schending van gelddiscipline
Verificatie van de implementatie van gelddiscipline door organisaties wordt uitgevoerd door de Belastingdienst en deze periode wordt niet gegeven type bediening niet beperkt. Een jaar lang kunnen ze zo vaak als nodig controleren.
De straf voor overtredingen bij het onderhoud van account 50 bevat de Administratieve Code van Rusland. Artikel 15, lid 1 van deze wetgevingshandeling bepaalt dat een boete voor een organisatie kan oplopen tot 50 duizend roebel en het statuut van beperkingen voor dergelijke inbreuken is twee maanden.
In verband met het waarneembare aantal boetes, besteedt dit gedeelte van de boekhouding altijd speciale aandacht, evenals de correctheid van de registratie van contant gelddocumenten.
Als gevolg van de inwerkingtreding van bestelnummer 3210-U van 1 juni 2014 is de procedure voor het uitvoeren van transacties op rekening 50 dus sterk vereenvoudigd, vooral voor individuele ondernemers die nu zonder contant geldlimiet kunnen werken en het recht hebben geen contant gelddocumenten op te stellen. Voor rechtspersonen is de mogelijkheid om een kasboek elektronisch te houden met behulp van een speciale handtekening een belangrijke opluchting. Over het algemeen heeft dit document bijgedragen tot de verbetering van de boekhouding bij de onderneming.
Download kasboekformulier
