Commerciële informatie is een combinatie van informatie en gegevens over de activiteiten van de onderneming, haar organisatiestructuur, externe en interne relaties, productietechnologieën en het assortiment, evenals andere kwesties met betrekking tot haar activiteiten.
Wat betreft commerciële informatie
Zonder systematische en regelmatige voorziening van de organisatie met allerlei gegevens, zal haar werk onmogelijk worden. De volgende informatie wordt commerciële informatie genoemd:
- gegevens over de externe omgeving van de onderneming (markt, wettelijke normen en de activiteiten van concurrenten);
- interne informatie (over productieactiviteiten, reserves en knelpunten);
- informatie over consumenten van de producten en diensten van de organisatie (hun financiële mogelijkheden, evenals leeftijd, nationale, geografische samenstelling, enzovoort);
- informatie over concurrenten, namelijk het assortiment, verkoopmethoden en prijsbeleid;
- informatie over goederen en diensten die op de markt worden verkocht (kwalitatieve, kwantitatieve samenstelling, evenals kosten);
- marktprijsgegevens;
- informatie over verkoop- en distributiekanalen van producten, evenals mechanismen om deze naar de uiteindelijke leverancier te brengen;
- advertentiemateriaal, evenals informatie over hun effectiviteit.
Hoofdcomponenten
De volgende componenten van commerciële informatie kunnen worden onderscheiden:
- bedrijf (verwijst naar het werken met tegenpartijen);
- wetenschappelijk en technisch (beschrijft innovaties en productietechnologie);
- productie (geplande en werkelijke outputindicatoren);
- management (organisatie van enterprise management);
- marketing (marktinformatie);
- financieel (kasstromen).
Distributie van commerciële informatie
Informatie over commerciële activiteiten kan op twee manieren worden verspreid:
- via tijdschriften - in de vorm van gespecialiseerde tijdschriften en catalogi (het is vermeldenswaard dat ze voortdurend moeten worden bijgewerkt als de situatie in de onderneming verandert);
- door elektronische databases te maken, die zowel uitgebreide informatie voor elke onderneming kunnen bevatten, als gedetailleerde informatie over afzonderlijke gebieden van hun commerciële activiteiten.
Het is belangrijk om te begrijpen dat commerciële informatie zowel openbaar beschikbare als privégegevens omvat. De eerste omvat contactgegevens van de organisatie, de namen van haar leiders, productiegebieden en andere activiteiten, evenals informatie over sommige activa. Wat geclassificeerde gegevens betreft, deze worden bepaald door de organisatievorm van de onderneming (dit kan informatie zijn over leningen, partnerschapsovereenkomsten, productietechnologieën, enz.) En kunnen niet worden verspreid.
Soorten commerciële informatie
Informatie van een commerciële organisatie is verdeeld in verschillende variëteiten:
- open publieke gegevens (dit kunnen registratie- en contactinformatie van de organisatie, haar activiteiten, evenals het assortiment producten of de lijst van geleverde diensten en andere punten zijn die het management van de onderneming niet nodig acht om te verbergen);
- informatie bedoeld voor regelgevende instanties (we hebben het over verschillende rapportageformulieren);
- alleen direct management van het bedrijf en een beperkte kring van werknemers hebben toegang tot gerubriceerde informatie (dit heeft betrekking op productietechnologie en gebruikte materialen, contractuele relaties en andere informatie die een handelsgeheim is).
De rol van commerciële informatie
Commerciële informatie moet betrouwbaar en relevant zijn om de vlotte werking van de onderneming te waarborgen, en met name - de managementlink. Hiermee kunt u de huidige situatie correct beoordelen en passende maatregelen nemen.In moderne omstandigheden is commerciële informatie van bijzondere waarde, omdat deze wordt gekenmerkt door een aantal voordelen:
- maakt het mogelijk om de economische en productiesituatie voortdurend te analyseren;
- gebruikt bij de voorbereiding van plannen, prognoses, evenals in de controlefase; tijdige ontvangst van betrouwbare informatie geeft de organisatie een aantal concurrentievoordelen;
- stelt u in staat om de houding ten opzichte van het bedrijf van zowel klanten als partners en concurrenten te achterhalen;
- constante monitoring van de situatie in de interne en externe omgeving;
- een voldoende hoeveelheid informatie over het bedrijf in het publieke domein verbetert het imago en verhoogt het niveau van vertrouwen;
- stelt u in staat om de strategische doelen van de organisatie tijdig aan te passen; vermindert het risico op verlies.
Bronnen van commerciële informatie
Commerciële informatie kan worden verkregen uit de volgende bronnen:
- marketingonderzoek (kan onafhankelijk worden uitgevoerd en u kunt ook de informatie gebruiken die door partners en aannemers wordt verstrekt);
- interne documentatie van het bedrijf (verschillende soorten rapportage, evenals actuele documenten die zijn uitgegeven om de uitvoering van productieoperaties te bevestigen);
- externe bronnen (statistische informatie van speciale diensten, organisaties en agentschappen, die in tijdschriften wordt gepubliceerd en zich in het publieke domein bevindt).
Classificatie van commerciële informatie
Het is vermeldenswaard dat commerciële informatie vrij heterogeen is. In dit verband is de volgende classificatie ontwikkeld:
- Op basis van tijd:
- retrospectief (hiermee kunt u de situatie in voorgaande periodes beoordelen om toekomstige plannen aan te passen);
- actueel (geeft een idee van de actuele resultaten van activiteiten);
- voorspelling (bepaalt de geschatte status van de organisatie in toekomstige perioden).
- Met betrekking tot het stadium van het nemen van managementbeslissingen:
- met vermelding van (beschrijft de huidige situatie in de onderneming als geheel, evenals in de afzonderlijke eenheden);
- verklarend (noodzakelijk om de factoren te begrijpen die tot een bepaalde situatie hebben geleid);
- gepland (geeft een idee van de toekomstige staat van de onderneming);
- controle (hiermee kunt u beoordelen of de huidige indicatoren voldoen aan de aangegeven).
- In scope:
- algemeen (bevat gegevens over de onderneming als geheel);
- lokaal (beschrijft de staat van individuele structuren en eenheden van de organisatie).
- In overeenstemming met het doel:
- gepland (gebruikt om toekomstige indicatoren te bepalen);
- boekhouding (vastgelegd in documenten om de huidige stand van zaken te bepalen);
- wettelijke referentie (gebruikt om productieprocessen in overeenstemming te brengen met de regels);
- statistisch (hiermee kunt u de dynamiek van indicatoren in de afgelopen paar periodes volgen);
- marketing (beschrijft de situatie op de markt).
- Op ontvangstfrequentie:
- discreet (komt met een bepaalde periodiciteit aan);
- episodisch (handelt tegelijkertijd, indien nodig);
- continu (gebruikt om de huidige situatie te controleren).
Commerciële informatie en handelsgeheimen
Er is een afzonderlijke gegevenscategorie die niet kan worden verspreid, maar die slechts door een beperkte kring van werknemers kan worden gebruikt. Dit is een categorie zoals vertrouwelijke commerciële informatie. Dit is gedocumenteerde informatie, waartoe de toegang niet alleen beperkt is door het interne charter van het bedrijf, maar ook door wettelijke normen.
Het is vermeldenswaard dat concepten als commerciële informatie en handelsgeheim niet kunnen worden gelijkgesteld. Dit laatste wordt beschermd door wettelijke rechtshandelingen. We kunnen zeggen dat de nationale wetgeving een ondernemer het recht geeft om een aantal informatie over de activiteiten van zijn organisatie te classificeren.Dit komt omdat de publicatie van sommige gegevens ernstige materiële schade kan veroorzaken. We kunnen dus zeggen dat een bedrijfsgeheim een bepaalde waarde en voordeel voor de ondernemer heeft, zolang het niet bekend is bij derden. Hun verhulling mag de samenleving echter niet schaden.
Handelsgeheim informatie
De volgende gegevenscategorieën kunnen worden geclassificeerd als bedrijfsgeheimen:
- wetenschappelijke en technische informatie (productietechnologie, apparatuurontwerp, uitvindingen, octrooien, softwareproducten, methoden om werk in de onderneming te organiseren; technologische plannen);
- technologische informatie (ontwerptekeningen, chemische formules, plannen voor productie en output);
- financiële informatie (prijsalgoritme, ontvangen winst uit productverkopen, bankactiviteiten en financiële stromen);
- zakelijke informatie (algemene voorwaarden van contracten en contracten, organisatorische kwesties, informatie over aannemers, commerciële correspondentie).
Wat kan geen handelsgeheim zijn
De volgende bedrijfsinformatie kan niet als vertrouwelijk worden geclassificeerd:
- documenten met betrekking tot de klant, evenals registratie- en vergunningcertificaten;
- financiële overzichten die worden voorgelegd aan de belastingdienst en andere regelgevende instanties, evenals gegevens die solvabiliteit tonen;
- informatie over het aantal, de structuur en de samenstelling van het personeel, evenals de hoogte van de beloning en de naleving van de veiligheidsnormen;
- gegevens over de verkoop van potentieel gevaarlijke producten aan mensen, evenals documenten die de naleving van antitrustwetten bevestigen;
- gegevens over de vraag of ambtenaren betrokken zijn bij ondernemersactiviteiten.
Bescherming van commerciële informatie
Om de verspreiding van vertrouwelijke gegevens te voorkomen, gebruiken ondernemingen bepaalde middelen. De volgende bescherming kan worden geboden aan commerciële informatie:
- ontwikkeling van specifieke instructies die werknemers uitleggen over de functies en regels van het werken met gegevens;
- benoeming van personen die verantwoordelijk zijn voor het bewaren van handelsgeheimen;
- het opzetten van een controlesysteem waarmee werknemers toegang krijgen tot bepaalde gegevens;
- een verplicht moment is het ondertekenen van documenten over niet-openbaarmaking van bedrijfsgeheimen met elke werknemer;
- invoering van een systeem van aanvullende prikkels voor werknemers die met gerubriceerde gegevens omgaan;
- automatisering van informatiebeveiligingssystemen;
- continue controle door management.
Gewetenloze methoden voor het verkrijgen van commerciële informatie
De verzameling gegevens over de interne en externe omgeving van de onderneming is commerciële informatie. Een aantal ondernemingen kan proberen het op oneerlijke wijze te verkrijgen:
- verspreiding van gegevens door werknemers zelf (bewust of onbedoeld);
- chantage van management of werknemers met toegang tot relevante gegevens;
- provocerende of leidende vragen tijdens conferenties of presentaties;
- identiteitsdiefstal;
- geheime surveillance (onafhankelijk, met de hulp van werknemers of door speciale apparatuur);
- werving van werknemers van een concurrerend bedrijf;
- omkoping van werknemers;
- afluisteren of onderscheppen van berichten.
bevindingen
Het gebruik van commerciële informatie bepaalt grotendeels de effectieve werking van het bedrijf. Dit is een complete set informatie over de activiteiten van de onderneming, die door het hoofd wordt gebruikt om managementbeslissingen te nemen, evenals externe gebruikers om kennis te maken met de organisatie.
Het is vermeldenswaard dat commerciële informatie zowel open (voor iedereen toegankelijk zonder uitzondering) als gesloten kan zijn (die alleen door een bepaalde kring van personen kan worden gebruikt).Tegelijkertijd regelt de wetgeving duidelijk de lijst met gegevens die niet kunnen worden geclassificeerd. Wat betreft het verbergen van bepaalde feiten, dit mag de samenleving niet schaden.
Om commerciële informatie te beschermen, neemt de organisatie bepaalde maatregelen. De kring van personen die er toegang toe hebben, is dus beperkt en er wordt een overeenkomst getekend met werknemers over de ontoelaatbaarheid van openbaarmaking. Verantwoordelijkheid wordt onthuld voor het vrijgeven van vertrouwelijke gegevens. Automatisering van het informatiebeveiligingssysteem met behulp van moderne computertechnologie is een prioriteit. Het management moet dit probleem echter ook persoonlijk in de gaten houden.
