Officemanager is een van de meest noodzakelijke personeelsleden in het werk van elk modern bedrijf. Een breed scala aan verantwoordelijkheden omvat de functies van een organisatorische en toezichthoudende specialist. Het combineert tegelijkertijd maximaal drie gevolmachtigden: secretaris, manager, beheerder. De taken van een officemanager impliceren hoofdzakelijk een grote verantwoordelijkheid en grote zorgvuldigheid.
Specialistische vereisten
De instructies voor de job office manager bevatten de nodige vereisten voor het inhuren en implementeren in de toekomst. Het eerste wat een kandidaat voor deze functie zou moeten hebben, is passend onderwijs en professionele vaardigheden. De werknemer moet in het bezit zijn van een diploma van secundair gespecialiseerd, onvolledig hoger of hoger onderwijs.
De vaardigheden moeten kennis hebben over de structuur van het kantoor en de kenmerken van het werk. Het bestemmingsplan van de kamer is een belangrijke factor in functionaliteit. Als de officemanager bekend is met de principes van het organiseren van activiteiten, kan hij gemakkelijk individuele werkposities beheren. Personeel moet worden toegewezen volgens taken zodat ander werk niet wordt gestoord. De officemanager moet de reikwijdte van het werk en de mate van verantwoordelijkheid van elke specialist kennen.
Verantwoordelijkheden van de kantoorbeheerder
De manager is verplicht om optimaal comfortabele productie in het kantoorgebouw te organiseren. Naast het bestemmingsplan moet de manager werknemers beheren zodat alle functies van elk frame stabiel worden uitgevoerd. De basisprincipes van het kantoor worden door de beheerder vastgesteld met betrekking tot de items:
- Selectie en plaatsing van specialisten.
- Planningstrategieën en tactieken op het werk.
- Het bouwen van de organisatiestructuur van het kantoor.
Voor een stabiele werkconditie op kantoor moet ervoor worden gezorgd dat elke opname zijn activiteiten slaagt. Positieve resultaten van arbeid worden gerealiseerd door methoden van motivatie en beheer van de strategie. De ontwikkeling en implementatie van innovatieve benaderingen om de kwaliteit te verbeteren en de productiviteit te verhogen zijn de taken van een officemanager.
Bedrijfscommunicatie in het werkteam is gebaseerd op moraliteit en professionele ethiek. Een officemanager is een voorbeeld van beleefde toon en respect voor werknemers.
Interne controle
Alle beslissingen moeten worden beheerd door de beheerder. Controle wordt uitgevoerd op de volgende professionele gebieden:
- Introductie en onderhoud van het interne arbeidsplan.
- Naleving van specifieke bedrijfscommunicatienormen.
- Controle over de cultuur van spraak bij communicatie met klanten en zakelijke partners.
- Dresscode is een belangrijk punt in het werk van het bedrijf. Werknemers moeten geschikte uniformen dragen die door normen zijn vastgesteld. zakelijke omgeving en de statuten van het bedrijf.
De officemanager, wiens taakverantwoordelijkheden personeelsbeleid en activiteitencontrole omvatten, moet zijn eigen organisatiemethode en -structuur ontwikkelen voor het beoordelen van de kwaliteit van het werk. Elke werknemer is tuchtrechtelijk aansprakelijk in geval van schending van het werkschema en de arbeidsethiek. De manager draagt zelf een dergelijke verantwoordelijkheid. Het systeem van maatregelen om schendingen te voorkomen, methoden voor het oplossen van conflicten met management en andere werknemers, en methoden van morele prikkels zijn ontwikkeld door de beheerder.
Verplichtingen van de manager
De functies van de manager kunnen ook worden uitgevoerd door de officemanager. In dit geval moet hij personeel en gebouwen voorzien van de nodige benodigdheden. Elke medewerker moet een badge en visitekaartjes hebben, zodat zijn persoonlijkheid, naam, functie en contactgegevens altijd kunnen worden achterhaald en correct kunnen worden verwerkt. Het gezicht van de specialist is het gezicht van het kantoor en het bedrijf.
Kantoorbenodigdheden worden regelmatig verstrekt en vallen onder de verantwoordelijkheid van de officemanager. Er worden economische plannen opgesteld voor de levering van goederen, rekening houdend met de hoeveelheid aan het bedrijf geleverde producten, de kosten van bulkaankopen en kortingssystemen. Constante leveringen van kantoormateriaal, inclusief papier en verbruiksgoederen voor apparatuur, worden uitgevoerd met het sluiten van transacties met leveranciers en servicebedrijven met de directe deelname van de officemanager. De ontvangst van goederen wordt gecontroleerd door betalings- en boekhoudgegevens. De kwestie van kantoorbenodigdheden en voorraden aan personeel gebeurt met de benoeming van verantwoordelijke personen en de beschikbaarheid van regelingen en procedures voor de verdeling van economische waarden.
Alle apparatuur wordt bestuurd door de supply manager, in dit geval de office manager. Verantwoordelijkheden omvatten het bewaken van de staat van technische apparatuur, communicatie. In het geval van een storing van apparaten en machines, wordt een servicebedrijf of reparatietechnicus ingeschakeld en worden de resultaten van zijn werk gecontroleerd. Een dergelijke controle vindt ook plaats wanneer nieuwe apparatuur op kantoor wordt afgeleverd.
Een inventaris van apparatuur en benodigdheden wordt door de officemanager uitgevoerd door de beschikbaarheid en technische staat van economisch eigendom periodiek te verzoenen met boekhoudgegevens.
Onder zijn verantwoordelijkheid beheert de manager van de economische ondersteuning de aan het kantoor toegewezen middelen voor de aankoop van goederen die nodig zijn voor het bedrijf en voor de technische behoeften van het pand. De supply manager organiseert het materiële en technische aanbod van deliberatieve evenementen, conferenties, onderhandelingen.
Secretaris en zijn taken
Alle bovengenoemde sleutelprocessen in het werk van de manager en zijn beslissingen moeten officieel worden vastgelegd, en daarom omvat de verantwoordelijkheid van de officemanager, secretaris in één persoon documentatieondersteuning voor organisatorische activiteiten. Elk document heeft, afhankelijk van het doel, zijn eigen vorm en structuur van compilatie. Alleen dan zal het genomen besluit of plan een wettelijke basis hebben en een strikte implementatie van alle punten vereisen. Dit is hoe de activiteit van een duidelijk en coherent bedrijf is opgebouwd.
Samenwerking en integratie
Secretaris-manager organiseert een vergadering en ontvangst van gasten. Delegaties en commissies, partners, klanten zijn belangrijke bezoekers van het bedrijf. De activiteiten van het bedrijf en de ontwikkeling ervan hangen er direct van af. Communicatie vindt plaats op zakelijk niveau met behulp van een formeel vriendelijke ethiek zonder over te gaan op persoonlijke relaties en interactie - alleen werk. De officemanager moet cultuur en respect symboliseren, niet alleen als een toonaangevende vertegenwoordiger, maar ook voor het bedrijf als geheel. De ontvangst en verzending van contactgegevens wordt rechtstreeks door de secretaris uitgevoerd. Voor samenwerking en het oplossen van belangrijke kwesties van interactie, wordt uitwisseling van visitekaartjes uitgevoerd, hun analyse en opslag op de afdeling. Het onderhouden van zakelijke correspondentie met partners en filialen is de verantwoordelijkheid van de officemanager. Hij zorgt ervoor dat elektronische en koeriersdiensten het nodige materiaal verzenden, informatie ontvangen en analyseren, onderhouden zakelijke correspondentie.
Manager in de managementstructuur
De manager is in de meeste gevallen direct ondergeschikt aan de algemeen directeur van het bedrijf en het senior management. Verantwoordelijkheid en rechten worden voorgeschreven door de autoriteiten, die toezien op de naleving ervan.De taken van de officemanager voor de cv omvatten een rapport over de uitgevoerde interne kantoororganisatie, het behalen van productiviteitsresultaten en de moeilijkheden die zich voordeden bij het werk en het aanbieden van activiteiten. Ze doen voorstellen voor het verbeteren van de omstandigheden, economische en economische kwesties met betrekking tot de aanschaf van apparatuur en materialen, verzoeken om herplaatsing, promotie en ontslag van werknemers. Disciplinaire straffen en prikkels voor vooraanstaande specialisten worden ter overweging genomen.
Specialistische instructie
Het inhuren van een nieuwe manager gaat gepaard met het samenstellen en aannemen van een reeks plichten, rechten en verantwoordelijkheden. De instructie van de officemanager bevat een volledige lijst van alle bovengenoemde normen en regels voor werk en organisatie, maar ook personen of functies die rapporteren aan de beheerder.
Carrièreladder
De carrière van de manager is gebaseerd op interne ontwikkeling en professionele groei, namelijk het verbeteren van vaardigheden. De verandering in invloed treedt op samen met een toename of afname van autoriteit in de ogen van ondergeschikten en andere werknemers. Verticale positieve mobiliteit van de positie wordt bepaald door successen in het bereiken van de doelen die het bedrijf heeft gesteld, initiatief en sociale kwaliteiten, innovatieve vaardigheden en effectieve werkmethoden.
Officemanager is een van de meest gewilde beroepen. Een effectieve specialist moet veel aandacht besteden aan human resources, deze eis is de verantwoordelijkheid van de officemanager voor het cv. Correct gematcht door intern leiderschapsvaardigheden en hooggekwalificeerd personeel zal de dynamiek van de ontwikkeling van het bedrijf positief beïnvloeden.
