Onder het enorme aantal zakelijke correspondentie-opties verdient een bevestigingsbrief speciale aandacht. Wat is het en in welke gevallen moet een soortgelijk document worden opgesteld?
Hoofddoel
Bedrijfsethiek zorgt altijd voor wederzijds respect tussen de partijen. Dit is een voorwaarde voor de normale bedrijfsvoering. Zonder dit is het onmogelijk om een lange en vruchtbare samenwerking voor te stellen. Een bevestigingsbrief is soms gewoon nodig.
Op zichzelf is het niet zo belangrijk. Dit is slechts een gebaar van beleefdheid. Hij maakt duidelijk dat wat de partners de dag ervoor zijn overeengekomen, is gebeurd. Dat wil zeggen, een bevestigingsbrief vermeldt de vervulling van een feit of actie. In dit geval zijn er twee opties:
- Bevestiging van ontvangst van goederen, brieven of andere documenten die op voorafgaand verzoek zijn verzonden. Hier meldt een van de partijen de andere dat de actie is voltooid.
- Bevestiging van toestemming met iets specifieks (prijs of hoeveelheid goederen, datum van komende onderhandelingen, voorwaarden voor het verzenden van goederen, en anderen). Hier uiten metgezellen hun goedkeuring voor bepaalde punten van overeenstemming.
Hieruit blijkt dat de bevestigingsbrief een optioneel document is. Maar het opnieuw verzenden laat de partner zien met welke aandacht en respect ze worden behandeld.
Spellingsregels
Om te begrijpen hoe u een bevestigingsbrief moet schrijven, moet u de basisregels kennen voor het verwerken van handelspapieren. U moet pas beginnen met werken als de betekenis van een dergelijk beroep volledig is begrepen. In feite is er niets ingewikkelds.
Een dergelijke brief moet, net als alle andere zakelijke correspondentie, uit drie delen bestaan: kop, tekst en conclusie. Elk van hen draagt zijn eigen semantische lading:
- De titel bevat allereerst details in de vorm van de datum van vertrek en het uitgaande registratienummer.
- De inhoud is meestal verdeeld in twee delen: inleiding en hoofdtekst. Een dergelijke brief begint in de regel met een beroep op de geadresseerde. Dit zijn de gebruikelijke regels voor een goede vorm. In de meeste gevallen is het geschreven op naam van het hoofd van het partnerbedrijf, maar soms is het raadzaam om een dergelijk officieel document te richten tot een specialist die rechtstreeks betrokken is bij het oplossen van dit probleem. Een orderbevestiging voor werk kan bijvoorbeeld worden verzonden naar de verkoopdirecteur of productieadviseur.
- Concluderend is het gebruikelijk om dankbaarheid te uiten. U kunt ook een paar woorden toevoegen over de wens om de samenwerking voort te zetten.
Met dergelijke berichten kunnen partners vertrouwen in elkaar hebben.
Een brief schrijven
Sommige mensen verwarren een dergelijk document met een kennisgeving. Maar er is een enorm verschil tussen de twee letters. Een van hen meldt eenvoudig een feit of gebeurtenis en de andere bevestigt de voltooiing van een specifieke actie op basis van een voorlopige overeenkomst. Om fouten te voorkomen, moet u weten hoe een bevestigingsbrief eruit moet zien. Het monster kan onafhankelijk worden bereid, omdat er geen speciaal goedgekeurd formulier is voor een dergelijke zakelijke brief.
Het moet op het briefhoofd van de verzendende organisatie worden uitgegeven. Als het bedrijf er geen heeft, kan een hoekstempel worden gebruikt. Informatie moet achter elkaar worden geplaatst:
- Geef eerst in de linkerhoek in speciale kolommen het nummer en de datum aan volgens de vermelding in het registratiedagboek.
- Geef vervolgens aan de rechterkant de volledige gegevens van de geadresseerde (bedrijfsnaam en adres, functie en volledige naam van de ontvanger).
- Hieronder wordt een sleutelzin geschreven die de essentie van dit bericht bevat.
- Het grootste deel begint met een beroep op de geadresseerde. Het is beter om dit bij naam en patroniem te doen en in het begin het woord "gerespecteerd" toe te voegen.
- Verder moet in duidelijke bewoordingen worden gemeld dat aan de voorwaarden van de overeenkomst is voldaan.
- Daarna moeten er woorden van waardering zijn.
- U kunt de tekst eindigen met de zin 'Met vriendelijke groet'.
Het document wordt ondertekend door het hoofd, dat moet worden bevestigd door het zegel van de organisatie.
