De vrachtbrieven worden gepresenteerd door de primaire boekhouddocumentatie, die moet worden samengesteld door elke ondernemer of bedrijfsmanager, als de activiteiten van het bedrijf verband houden met het gebruik van auto's. Als het bedrijf de eigenaar van de auto is, dan zijn het de vrachtbrieven die de mogelijkheid bevestigen om het voertuig te gebruiken tijdens het zakendoen. Als de auto van de werknemer is, kunt u met behulp van de bladen de optimale vergoeding bepalen voor het gebruik van de auto voor officiële doeleinden. Het invullen van de vrachtbrief is een belangrijk proces, omdat er tijdens de procedure geen ernstige fouten kunnen worden gemaakt. Het proces wordt uitgevoerd door bedrijfsfunctionarissen.
Het concept en de behoefte aan vrachtbrieven
Dit zijn de primaire documenten die het gebruik van de machine voor het bedrijf bevestigen. Ze bevatten belangrijke informatie over het directe voertuig, de bestuurder en het bedrijf. Deze documenten kunnen worden gecontroleerd door de arbeidsinspectie, belastinginspecteurs of verkeerspolitie, dus bedrijfsfunctionarissen moeten rekening houden met de regels voor het invullen van reisbladen. Ze helpen verschillende schendingen en fouten te voorkomen.
Als de inspecteurs onjuiste informatie en fouten vinden, wordt dit de basis voor het opleggen van hoge boetes.
Waarom gebruikt?
Het vullen van de vrachtbrief wordt uitgevoerd door elke organisatie, die op een of andere manier verband houdt met de noodzaak om voertuigen te gebruiken. Met dit document kunt u verschillende doelen tegelijk bereiken, waaronder:
- de beweging van de auto wordt gedurende de werkdag gevolgd;
- op basis van dit document wordt het bestuurderssalaris berekend;
- vaste hoeveelheid geld uitgegeven aan brandstof en smeermiddelen;
- afschrijving wordt correct berekend op het gebruikte onroerend goed;
- totale kosten voor de auto worden in aanmerking genomen.
Bovendien heeft de bestuurder de vrachtbrief nodig voor de presentatie aan de verkeerspolitieagent, aangezien hij de wettigheid van het goederen- of personenvervoer bevestigt. Hij fungeert als bewijs dat het voertuig in optimale staat verkeert en dat een bepaalde burger de officiële bestuurder is. Als tijdens de controle fouten in het document worden gevonden of de afwezigheid van een vrachtbrief wordt onthuld, wordt de bestuurder aansprakelijk gesteld op basis van art. 12.13 Administratieve code.
Documentfuncties
Het vullen van de vrachtbrief wordt als een vrij eenvoudig proces beschouwd. Elk bedrijf kiest onafhankelijk of een enkel formulier wordt gebruikt of dat een uniek formulier van dit document wordt ontwikkeld, dat is vastgelegd in de interne documentatie van de organisatie.
Als het bedrijf gespecialiseerd is in het vervoer van personen of goederen, moet de boekhoudprocedure voor auto's alleen worden uitgevoerd op een speciaal goedgekeurd formulier. Wie moet de bestuurder aanwijzingen geven? Het proces wordt uitsluitend uitgevoerd door de werkgever die dit document opstelt en invult. Meestal geeft de directeur van het bedrijf een bevel uit waarmee hij de verantwoordelijke benoemt. Het is deze medewerker van het bedrijf die betrokken is bij het maken, vullen en overbrengen van folders naar chauffeurs.
De kenmerken van het invullen van een document zijn onder meer:
- een blad wordt uitsluitend uitgeschreven wanneer de auto voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt;
- het maakt niet uit om welke reden de eigenaar van het bedrijf een bepaald voertuig gebruikt, dus de auto kan eigendom zijn van het bedrijf op basis van eigendom of verhuurd worden;
- de maximale geldigheidsduur van een document is 30 dagen;
- het is toegestaan om het voor één dag of zelfs voor één reis uit te schrijven.
Volgens de nieuwe regels die in 2018 van kracht zijn, is het toegestaan om de geldigheid van het blad te verlengen.
Document types
De regels voor het invullen van de vrachtbrieven kunnen enigszins variëren, afhankelijk van de variëteit van dit document. Elk type voertuig gebruikt zijn eigen type folder. Daarom zijn er vrachtbrieven voor de volgende voertuigen:
- vrachtwagens;
- personenauto's;
- speciaal transport;
- taxi, dit kan een auto of een vrachtwagen zijn;
- bussen die bedoeld kunnen zijn voor openbaar passagiersverkeer of andere doeleinden.
Voor elk voertuig wordt de overeenkomstige vorm gebruikt. Als de organisatie onafhankelijk bezig is met de ontwikkeling van documentatie, wordt het geselecteerde formulier vastgelegd in een speciaal dagboek.
De nuances van het vullen
De procedure voor het vullen van de vrachtbrief wordt individueel bepaald in elk bedrijf. Meestal worden hiervoor de volgende regels en functies gebruikt:
- een coördinator wordt benoemd in opdracht van het hoofd van het bedrijf, die reisbladen opstelt voor elke auto die door werknemers wordt gebruikt bij het vervullen van hun taken;
- als het bedrijf klein is, wordt de documentatie vaak ingevuld door de directe bestuurder van de auto, maar ze voeren informatie alleen in een deel van het formulier in, dat betrekking heeft op de kilometerstand van de auto, waarvoor kilometerteller-indicatoren in aanmerking worden genomen;
- het is toegestaan om informatie in te voeren om een speciaal programma te gebruiken waarmee de extra delen van het document worden verborgen;
- Voordat de auto op een vlucht wordt verzonden, moet de verantwoordelijke medewerker van het bedrijf ervoor zorgen dat het voertuig in optimale staat verkeert;
- voor de vlucht moeten zelfs bestuurders een medisch onderzoek ondergaan waaruit blijkt dat burgers kunnen rijden.
Na de vlucht wordt het blad teruggebracht naar de coördinator. Zodra het document verloopt, wordt het gedurende 5 jaar opgeslagen voor opslag in het archief van het bedrijf. Voor fouten en schending van verantwoordelijkheid zijn de leiders van de organisatie.
Een voorbeeld van het invullen van een vrachtbrief is hieronder te vinden.
Welke informatie is inbegrepen?
Het invullen van de vrachtbrief van een auto of vrachtwagen moet worden uitgevoerd door een geautoriseerde medewerker van het bedrijf. Hij moet eerst de regels van dit proces begrijpen. Verplichte details bij het invullen van de vrachtbrief worden gepresenteerd met de volgende informatie:
- naam van het document;
- zijn nummer;
- geldigheidsperiode;
- informatie over de autobezitter;
- type en merk van machine;
- auto registratienummers;
- kilometertellerindicatoren en deze worden verwijderd wanneer de auto de onderneming verlaat, evenals wanneer het voertuig naar de garage wordt gestuurd;
- exacte tijd van vertrek en aankomst;
- informatie over de verantwoordelijke medewerker van het bedrijf, die de auto online zet en een vrachtbrief opstelt;
- bestuurder informatie;
- tijd en datum van slagen voor het medisch onderzoek van de bestuurder;
- informatie over de arts die het onderzoek uitvoert;
- een markering op het tijdstip en de datum van de technische inspectie van de auto, en de procedure kan rechtstreeks in de organisatie worden uitgevoerd, als er de nodige apparatuur en relevante specialisten zijn;
- informatie over de monteurs die de inspectie hebben uitgevoerd.
Het is toegestaan om andere informatie in het document in te voeren. Dit is mogelijk als de organisatie haar eigen vrachtbrief gebruikt.
Welke informatie is optioneel?
De procedure voor het invullen van de vrachtbrief kan van bedrijf tot bedrijf enigszins verschillen. De volgende punten worden in acht genomen:
- Het vereist niet de aanwezigheid op het drukvel van het bedrijf met de details;
- er moet vooral veel aandacht worden besteed aan de studie van de technische staat van de auto;
- de enige vorm van dit document is bij wet afgeschaft;
- het is niet nodig om de route in de tekst aan te geven, omdat alleen de gegevens van de kilometerteller nodig zijn.
In de praktijk zijn de verkeerspolitie of werknemers van andere inspectie-instellingen vaak van mening dat het gebrek aan informatie over de route een ernstige overtreding is, zodat bestuurders en eigenaren van bedrijven verantwoordelijk worden gehouden. In dit geval moet u naar de rechter stappen om hoge boetes aan te vechten. Om dergelijke onaangename situaties te voorkomen, wordt aanbevolen om direct in de tekst van het document op te schrijven wat het eindpunt van de route is.
De nuances van het gebruik van het document
Het vullen van de vrachtbrief van een vrachtwagen of ander transport is een verplicht proces voor elk bedrijf dat verschillende machines gebruikt voor werkzaamheden. Het gebruik van dit document heeft de volgende kenmerken:
- Formulier 4-C is van toepassing als stukjesindicatoren worden gebruikt om het bestuurdersloon te berekenen;
- als op tijd gebaseerde lonen worden gebruikt, wordt een vrachtbrief aangemaakt in vorm 4-P;
- in aanvulling op dit document, moeten chauffeurs beschikken over de bij de vrachtbrief geleverde documentatie voor de vervoerde goederen;
- een document wordt uitsluitend uitgeschreven door een verantwoordelijke persoon die aan een specifieke dienst werkt;
- het document moet worden gemarkeerd door een monteur die de technische staat van de machine controleert, een medische medewerker die een medisch onderzoek uitvoert, een coördinator die een auto op een vlucht stuurt, en ook de directe bestuurder.
Elke vrachtbrief moet in elk bedrijf in de optimale hoeveelheid beschikbaar zijn.
Bewaartermijn document
Bedrijven moeten hun reisbladen ten minste 5 jaar bewaren, zoals voorgeschreven in de volgorde van het ministerie van transport nr. 152 en de federale wet nr. 402.
Als er ernstige fouten of schendingen worden gemaakt tijdens het vullen van de vrachtbrief, is het document ongeldig en kan het voor geen enkel doel worden gebruikt. De verantwoordelijkheid voor dergelijke fouten ligt bij ambtenaren die de documentatie invullen, evenals de directe manager van het bedrijf.
Hoe uw eigen vorm te ontwikkelen?
Niet alle bedrijven geven er de voorkeur aan om uniforme formulieren te gebruiken, dus geven ze er de voorkeur aan hun eigen vormen van het document te ontwikkelen. Hiervoor is het toegestaan om elke structuur te gebruiken, en om verschillende punten in het document op te nemen.
Maar bij het vormen van een nieuw formulier wordt er rekening mee gehouden dat verplichte details in de tekst moeten worden opgenomen. Zonder hen wordt de vrachtbrief gemakkelijk als ongeldig herkend, daarom is het voor geen enkel doel mogelijk deze te gebruiken.
Na het ontwikkelen van het formulier moet het monster worden overgedragen aan de Federale Belastingdienst op de plaats van registratie. In dit geval is het mogelijk om in de toekomst problemen met de toewijzing van kosten op vrachtbrieven aan de kosten van het bedrijf te voorkomen.
Verantwoordelijkheid voor het ontbreken van een document
Als de bestuurder over de weg rijdt zonder de benodigde documenten, inclusief de vrachtbrief, is dit een belangrijke overtreding. Hij wordt door de verkeerspolitie tot administratieve verantwoordelijkheid gebracht, dus hij zal een boete van 500 roebel moeten betalen.
Rechtspersonen met dergelijke overtredingen betalen een boete van 100 duizend roebel. Dezelfde straffen zijn van toepassing op bedrijven die personen of goederen vervoeren met elektrisch vervoer.
Overige functies
Bij het invullen van de vrachtbrief van een bus of ander transport wordt rekening gehouden met andere nuances:
- het is niet nodig om een vrachtbrief op te stellen als een huurauto wordt gebruikt, maar met zijn hulp is het mogelijk om rekening te houden met de kosten van brandstof en smeermiddelen in de kosten van het bedrijf;
- één folder wordt opgesteld voor één reis, maar de geldigheidsduur kan variëren van 1 tot 30 dagen;
- het is niet toegestaan om de documentatie gedeeltelijk in te vullen, anders wordt een dergelijk document ongeldig verklaard.
De verantwoordelijke persoon die is aangewezen als de coördinator moet eerst speciale cursussen volgen die hem toelaten de regels te begrijpen voor het samenstellen van de basisdocumentatie die elke bestuurder van het bedrijf moet hebben. Bovendien moet de bestuurder vóór de vlucht over een medische keuringsverklaring beschikken.
conclusie
Vrachtbrieven zijn belangrijke documenten in elk bedrijf dat gespecialiseerd is in het vervoer van goederen of personen. Ze worden samengesteld door speciale medewerkers van de onderneming die zijn aangesteld door een opdracht van het management van de organisatie.
Elk bedrijf kan zijn eigen vorm van documentatie ontwikkelen, maar sommige verplichte details moeten op het formulier aanwezig zijn. Als fouten of schendingen worden gedetecteerd, wordt het blad als ongeldig of nietig beschouwd.