Elk bedrijf dat functioneert, moet een groot aantal documenten voorbereiden. Ze hebben betrekking op het geselecteerde belastingregime, werknemers of samenwerking met grote aannemers. Om ervoor te zorgen dat elke medewerker van de onderneming de nodige documentatie kan vinden, vereist dit competente en gestructureerde opslag. Veel documenten moeten langer dan 75 jaar in het bedrijf zijn, omdat ze informatie bevatten over de werknemers van de onderneming. Daarom is een competente archivering van documenten in de organisatie vereist. Als het bedrijf groot is, is het raadzaam om uw eigen volledige archief te maken. Maar in kleine organisaties worden papieren eenvoudig opgeslagen in een aparte kast.
Regels voor archiveren
Archiveringsdocumenten is een verplicht proces voor elk bedrijf, wat wordt aangegeven in de bepalingen van de federale wet nr. 125. In kleine bedrijven worden alle noodzakelijke acties uitgevoerd door de secretaris, maar in grote organisaties houdt een afzonderlijke medewerker zich bezig met archiveren.
De aangewezen medewerker moet de wettelijke vereisten kennen met betrekking tot het archiveren van personeelsdocumenten in de organisatie, en moet ook de bewaartermijnen van verschillende documenten begrijpen. Hiervoor worden aparte papers gestart voor verschillende papers. De documentatie met betrekking tot het personeel van het bedrijf moet ten minste 50 jaar worden bewaard als de papieren na 2003 zijn gemaakt en als de organisatie documenten heeft die vóór 2003 zijn gevormd, moeten ze 75 jaar worden bewaard.
De nuances van het maken van een archief
In grote bedrijven worden tijdens het zakendoen een groot aantal documenten gegenereerd, zodat ze worden opgeslagen in een aparte ruimte die het archief wordt genoemd. Het wordt vertegenwoordigd door een afzonderlijke structurele eenheid en tijdens de oprichting wordt een speciale verordening uitgegeven door het management, de lokale regelgevende handeling van het bedrijf.
In deze verordening worden de basisregels voor het archiveren van documenten in de organisatie gegeven, evenals de verantwoordelijkheid van de bij dit proces betrokken ambtenaren voor verschillende geconstateerde overtredingen.
Proces regels
Tijdens het archiveren van documenten in de organisatie moeten de volgende verantwoordelijke werknemers rekening houden met de volgende regels:
- documentatie wordt alleen via inventaris naar het archief overgedragen;
- als papieren worden ingediend bij het werk van een medewerker, is het belangrijk om rekening te houden met de vereisten van speciale richtlijnen, zodat het in de toekomst gemakkelijk is om het juiste document te vinden;
- elke afdeling van het bedrijf moet de documenten voor opslag overdragen aan de verantwoordelijke persoon binnen de wettelijke termijnen;
- indien om verschillende redenen het schema wordt geschonden, op basis waarvan verschillende documentatie naar het archief wordt overgedragen, moet de ambtenaar het hoofd van het bedrijf hiervan op de hoogte stellen.
De geletterdheid van het samenstellen van het archief hangt af van de juistheid van dit proces.
Doel van het proces
Archivering van documenten in de organisatie is vereist om alle documentatie te optimaliseren, evenals voor de competente opslag ervan. Als er een goed gestructureerd archief is, kan elke medewerker van het bedrijf, indien nodig, verschillende documenten vinden met betrekking tot het personeel, verschillende orders of tegenpartijen.
Steeds vaker schakelen bedrijven over op elektronisch documentbeheer, dus alle documenten worden opgeslagen op een computer, waarvoor een elektronische versie van het archief wordt gevormd.Maar hierbij wordt rekening gehouden met het feit dat documenten alleen rechtsgeldigheid hebben als er een papieren formaat is, daarom is elektronische opslag van documenten alleen een aanvulling op het standaardarchief.
Archiveringsprocedure
De procedure voor het archiveren van documenten is hetzelfde voor alle bedrijven, maar elke organisatie kan zijn eigen aanpassingen maken. De standaardprocedure is onderverdeeld in de volgende stappen:
- Aanvankelijk worden de kenmerken gemarkeerd van documenten die zijn voorbereid voor verzending naar het archief;
- indien nodig worden aanvullende acties uitgevoerd, waaronder het nieten van papier of het maken van verschillende toevoegingen;
- documenten worden aangepast, waardoor het in de toekomst mogelijk wordt om de benodigde papieren gemakkelijk te vinden in de totale hoeveelheid documentatie;
- onnodige documenten worden legaal vernietigd, omdat ze geen enkele waarde vertegenwoordigen voor de werking van de onderneming;
- documenten worden gesystematiseerd, waarna ze worden gestikt op basis van hun type;
- papieren zijn onderverdeeld in de volgende typen: boekhouding, personeel of management;
- als het onmogelijk is om papieren als bovenstaande types te classificeren, worden ze gecombineerd en in een afzonderlijk geval opgenomen;
- elk zegel is aangebracht met het zegel van de organisatie, evenals de handtekening van de bevoegde medewerker;
- voor elk geval wordt een inventaris gevormd met informatie over welke documenten zich in een bepaalde map bevinden;
- er worden catalogi van cases gesorteerd op type gemaakt;
- alle correct voorbereide cases worden verzonden voor opslag naar het archief, dat meestal wordt gepresenteerd als een aparte ruimte, waarin zich een groot aantal handige rekken bevinden.
De procedure wordt alleen uitgevoerd door een bevoegd persoon, die door het hoofd van de organisatie over de nodige autoriteit beschikt. Als regels voor het archiveren van documenten worden overtreden of de documentatie volledig verloren gaat, is deze specifieke medewerker van de onderneming verantwoordelijk voor de geïdentificeerde overtredingen.
Kenmerken van de samenstelling van de nomenclatuur
Als het bedrijf echt veel papieren heeft, wordt bij het archiveren van documenten in de organisatie een nomenclatuur van cases opgesteld. Met zijn hulp in de toekomst zal het mogelijk zijn om gemakkelijk het juiste te vinden tussen de vele mappen.
Bij het opstellen van de lijst met zaken wordt de volgende informatie vermeld:
- de index van het specifieke geval, vertegenwoordigd door het toegewezen voorwaardelijke nummer, waarbij het eerste deel van dit nummer de afdelingscode is van waaruit de documenten zijn ontvangen;
- naam van de zaak;
- aantal papieren opgeslagen in de map;
- de periode waarin deze documenten moeten worden opgeslagen op basis van wettelijke vereisten;
- verschillende aantekeningen die zijn achtergelaten door de verantwoordelijke, u kunt bijvoorbeeld aangeven dat een bepaalde case een extra elektronische versie heeft.
In kleine organisaties, waar niet te veel documenten jaarlijks naar het archief worden overgedragen, is het mogelijk dat de nomenclatuur van cases niet wordt samengesteld.
Regels voor de publicatie van de "Verordening betreffende het archief"
In grote bedrijven wordt het archief gepresenteerd in een aparte ruimte, waarin gedurende een lange periode een groot aantal bestanden en documenten wordt opgeslagen. Tegelijkertijd heeft de organisatie een specialist in dienst die zich uitsluitend bezighoudt met het archiveren van documenten. Om zijn werk duidelijk te reguleren, publiceren bedrijfsleiders vaak een speciale "Verordening betreffende het Archief". De regels voor het gebruik hiervan zijn:
- er wordt aangegeven wat voor soort werk door de verantwoordelijke persoon moet worden uitgevoerd;
- regels voor het overbrengen van documenten van verschillende afdelingen naar het archief worden gegeven;
- somt de regels op voor de registratie van de inventaris en de nomenclatuur van zaken;
- informatie over de juiste voorbereiding van papieren die worden overgedragen naar het archief wordt ingevoerd;
- er wordt aangegeven dat de aangewezen medewerker moet worden betrokken bij de afstemming van de samenstelling van de documenten en de uitvoering ervan.
Als de archiefmedewerker vaststelt dat er sprake is van schendingen van de documentatie, worden de papieren ter revisie naar de juiste afdeling van het bedrijf gestuurd. Als er geen fouten of tekortkomingen zijn, worden de papieren geaccepteerd voor naaien. Als de informatie moeilijk leesbaar is, wordt een kopie van het document gemaakt.
Archiefvereisten
Elk bedrijf moet rekening houden met de basisvereisten voor de juiste archivering van documenten in de organisatie. Het bijhouden van registers moet onderworpen zijn aan de basisvoorwaarden van de wet. In grote bedrijven wordt het archief vertegenwoordigd door een aparte ruimte, die moet worden beschermd tegen werknemers van het bedrijf of door onbevoegden. Daarom wordt bij het creëren van deze eenheid rekening gehouden met de volgende vereisten:
- het terrein moet geïsoleerd zijn van andere afdelingen en kantoren;
- het stelt een brand- en inbraakalarm in werking;
- de grootte van deze ruimte hangt af van hoeveel documenten elk jaar naar het archief worden overgedragen;
- speciale lange rekken zijn in de kamer geïnstalleerd en het is raadzaam om metalen structuren te kiezen;
- tussen de rekken is er een afstand die niet minder dan 75 cm mag zijn;
- de lengte van de planken kan verschillen en is afhankelijk van de hoogte van de plafonds;
- Bovendien zijn speciale kluizen in de kamer geïnstalleerd, waarin de meest waardevolle en belangrijke documenten zich bevinden.
In elk bedrijf kan de oppervlakte van het geselecteerde pand volledig verschillen, aangezien hiervoor verschillende factoren in aanmerking worden genomen.
Hoe worden dingen goed voorbereid?
Archivering van boekhoudkundige documenten is alleen toegestaan na bekwame voorbereidende voorbereiding van deze documentatie. Daarom moet u de volgende stappen uitvoeren voordat u dit of dat papier naar het archief verzendt:
- in eerste instantie moet de verantwoordelijke persoon ervoor zorgen dat de echt overgedragen documentatie niet vereist is tijdens het uitvoeren van de huidige activiteiten van het bedrijf;
- een beschrijving van de documenten en de directe casus wordt gemaakt;
- er wordt een onderzoek uitgevoerd om te controleren of de documentatie en cases echt waardevol zijn, daarom moeten ze gedurende een bepaalde periode in het bedrijf worden bewaard;
- indien nodig worden documenten opgeslagen, gekopieerd of aangepast en pas daarna overgedragen naar het archief.
Bestellingen met betrekking tot ingehuurde werknemers en met verschillende opslagperioden moeten voor verschillende gevallen worden ingedeeld, want als ze gemengd zijn, kan er verwarring zijn tijdens de vernietiging van bepaalde papieren.
De nuances van het werken met vragen
Het archiveren van personeelsdocumenten en andere papieren die tijdens het werk van de organisatie worden gevormd, wordt uitgevoerd door een verantwoordelijke medewerker die een bepaald salaris ontvangt voor zijn activiteiten. Als het hoofd of andere werknemers van het bedrijf de beschikbare documenten in het archief moeten bestuderen, moeten ze een speciaal verzoek indienen bij de aangewezen persoon.
Informatie uit het archief wordt uitgegeven in de vorm van een archiefcertificaat, kopie of uittreksel. Het certificaat wordt gepresenteerd door een document dat archiefinformatie over het gevraagde onderwerp bevat.
Een gearchiveerde kopie wordt weergegeven door het reproduceren van tekst of een afbeelding uit een document dat in het archief is opgeslagen. Bovendien biedt het zoekgegevens.
Een uittreksel letterlijk woord reproduceert slechts een bepaald deel van de documentatie. Om dit te doen, moet de werknemer die het verzoek indient, aangeven over welke specifieke kwestie informatie vereist is.
conclusie
Veel documenten die tijdens het werk van het bedrijf zijn gemaakt, moeten voor een lange periode worden bewaard. Om optimale omstandigheden te creëren, wordt in het bedrijf een archief gemaakt, gepresenteerd door een afzonderlijke structurele eenheid. Daarnaast wordt een verantwoordelijke persoon aangesteld die verantwoordelijk is voor het accepteren van documentatie in het archief. Dezelfde specialist reageert op verzoeken van andere werknemers en managers.
Bij het archiveren van de documentatie moet rekening worden gehouden met bepaalde regels en vereisten waarmee u het papier correct kunt structureren en ideale opslagomstandigheden kunt bieden.