Een interne audit wordt uitgevoerd in gevallen waarin een incident heeft plaatsgevonden dat een onderzoek vereist, wanneer het niet mogelijk is om de schuldige werknemer vast te stellen en vervolgens te bestraffen. Meestal is dit te wijten aan nalatigheid of diefstal op het werk. Elke manager moet weten hoe en in welk tijdsbestek een interne audit bij de onderneming wordt uitgevoerd.
Office check: wat is het?
Een interne audit is een onderzoek waarbij wordt vastgesteld welke van de medewerkers zich schuldig heeft gemaakt aan een incident en om welke redenen dit heeft plaatsgevonden. In de regel wordt het uitgevoerd als onderdeel van de openbare dienst, hoewel commerciële bedrijven vaak ook moeten worden gecontroleerd. Maar in dit geval zijn lokale handelingen noodzakelijkerwijs goedgekeurd. Doorgaans worden controles uitgevoerd bij grote problemen.
Ondanks het feit dat de wet niet de procedure beschrijft voor het uitvoeren van een onderzoek naar commerciële structuren, moeten alle maatregelen correct worden uitgevoerd en moet de interne audit precies op tijd worden voltooid. Elke fase is gedocumenteerd, het is verplicht en er moet degelijk bewijs worden gevonden van de schuld van de werknemer. Als de inspecteurs zich niet houden aan de basisregels, heeft de persoon met wie de procedure loopt het recht om contact op te nemen met de arbeidsinspectie.
De wetgeving van de Russische Federatie beschrijft alleen het concept van verificatie, dat wordt uitgevoerd met betrekking tot openbare diensten. Alle regels zijn vastgelegd in federale wet nr. 79 van 2017. En als de controles worden uitgevoerd met betrekking tot de organen van het ministerie van Binnenlandse Zaken, dan is order nr. 161 van 2013 voor hen geldig.
In welke gevallen is een controle gepland?
De Arbeidswet van Rusland heeft niet het exacte concept van "intern onderzoek", maar straffen voor nalatigheid worden voorgeschreven door een reeks regels. Er wordt echter geen tuchtsanctie opgelegd zonder rechtvaardiging alleen als er feiten zijn en deze zijn gedocumenteerd.
Hiervoor zijn verklarende verklaringen van alle werknemers verplicht, wordt de omvang van de veroorzaakte schade geschat en is het belangrijk om uit te zoeken of de acties van de werknemer kwaadwillende bedoelingen hadden. Een interne audit moet op tijd worden voltooid en niet een dag langer.
Een officiële inspectie wordt in verschillende gevallen uitgevoerd:
- als de werknemer niet naar het werk is gekomen en niet heeft gewaarschuwd;
- indien materiële schade is veroorzaakt;
- als het feit wordt onthuld dat de werknemer zijn positie heeft misbruikt.
Een disciplinaire sanctie kan worden opgelegd aan een werknemer voor het plegen van een misdrijf; hij kan worden ontslagen op grond van het artikel en verplicht zijn om alle aan hem veroorzaakte schade te vergoeden. Opdat de acties van de werkgever gerechtvaardigd zijn, is het noodzakelijk om een interne audit uit te voeren en deze moet precies binnen de wettelijk vastgestelde tijd worden voltooid.
De belangrijkste verificatietaken
Tijdens een intern onderzoek is het belangrijk om de volgende taken te ontdekken:
- Om vast te stellen dat het deze werknemer was die het wangedrag heeft begaan, en alleen op basis hiervan wordt hem een disciplinaire sanctie opgelegd.
- Identificeer het tijdstip en de omstandigheden van wat er is gebeurd, analyseer alle acties, bepaal de exacte schade aan het bedrijf of een specifieke persoon.
- Zoek de werknemer die de handeling heeft gepleegd.
- Bepaal de schuld van de persoon.
- Om de motieven van de perfecte act, aanvullende omstandigheden te analyseren.
Het hoofd van het bedrijf moet noodzakelijkerwijs de aanbevelingen betreffende de implementatie van preventieve maatregelen goedkeuren, die eenvoudigweg nodig zijn om alle oorzaken van een disciplinaire overtreding weg te nemen.
Onderzoeksprocedure
Ten eerste ontvangt het hoofd van de onderneming informatie dat de handeling is gepleegd, waarna hij het besluit goedkeurt om een intern onderzoek te starten. De duur van een officiële audit is niet meer dan een maand. Meestal duurt het minstens 3 weken, maar in sommige omstandigheden kan het langer duren, wat gemotiveerd moet zijn. Een onderzoek wordt uitgevoerd door een speciaal aangestelde medewerker of commissie alleen op basis van een bestelling of speciale administratieve documentatie, die dergelijke informatie moet bevatten:
- reden om vast te houden;
- leden van de commissie en haar voorzitter;
- maximale periode voor het uitvoeren van een interne audit;
- bevoegdheden van de commissie;
- voorwaarden waarin het hoofd van de onderneming de resultaten van het onderzoek zou moeten ontvangen.
In de regel omvat de commissie personeel van de personeelsafdeling, een vertegenwoordiger van veiligheid en financiën. De voorzitter is verantwoordelijk voor haar werk.
De commissie mag geen familieleden en familieleden van de schuldige werknemer (inclusief hem) omvatten. Dit kan leiden tot een bevooroordeelde oplossing.
Een bevel om met de werkzaamheden van de commissie te beginnen, waarin de voorwaarden van de officiële audit van een ambtenaar moeten worden vermeld, moet worden ondertekend door alle leden van de commissie, evenals door de persoon die wordt beschuldigd van nalatigheid.
Commissieactie als de werknemer niet naar zijn werk ging
Een werknemer krijgt alleen verzuim als hij 4 uur of langer niet op zijn werkplek is verschenen. Maar het is belangrijk om de redenen voor zijn falen te overwegen, omdat ze ernstig kunnen zijn. Totdat ze worden opgehelderd, wordt aangenomen dat de werknemer niet om onverklaarbare reden naar het werk is gekomen. Als de werknemer geen goede reden heeft en zijn verzuim om te verschijnen tot ernstige gevolgen heeft geleid, is het werkproces verstoord, dan kan de werknemer worden berispt of ontslagen. Maar er moeten serieuze redenen hiervoor zijn, dus er is geen manier om te doen zonder verificatie.
In eerste instantie moet worden vastgesteld dat de werknemer echt afwezig was op de werkplek.
Een memo kan rechtstreeks door de manager of een andere medewerker worden geschreven. Nadat hij op het werk is verschenen, krijgt de werknemer een schriftelijke verklaring waarom hij niet op de werkplek was. Goede redenen om te overwegen:
- Ziekte van de werknemer of zijn familieleden. Dit feit moet worden gedocumenteerd, een certificaat afgegeven door een medische instelling of ziekteverlof.
- Vertraging vanwege het feit dat er geen transport was dat zou leveren op de werkplek. Als er bijvoorbeeld een ongeluk op de weg gebeurde of er zich sneeuwbollen vormden, wat leidde tot een stop van het openbaar vervoer.
- Onvoorziene omstandigheden onafhankelijk van de wil van de werknemer. Tijdens een reis naar zijn werk had zijn transport bijvoorbeeld een ongeluk.
In navolging van artikel 81 van de Arbeidswet van de Russische Federatie, als een persoon niet de hele dag op het werk is verschenen, kan dit feit als verzuim worden beschouwd. Een handeling die op dezelfde dag wordt opgesteld, helpt bij het verhelpen van een verzuim.
Het document is opgesteld in vrije vorm, het belangrijkste is dat het nauwkeurig feiten moet bevatten over de afwezigheid van een werknemer op de werkplek, evenals de tijd. Het moet worden ondertekend door leden van de commissie.
Als de werknemer de volgende dag niet op het werk verscheen, moet een andere handeling worden opgesteld.
Welke acties worden uitgevoerd wanneer er schade is aangericht?
Materiële schade kan aan het bedrijf worden veroorzaakt door nalatigheid of het gebruik van kwaadwillende bedoelingen. Een interne audit wordt op tijd uitgevoerd en dit is verplicht. Tijdens de implementatie is het belangrijk om uit te zoeken om welke reden en hoe de schade precies is veroorzaakt:
- de producten zijn gemaakt met defecten;
- de diensten zijn van onvoldoende kwaliteit;
- er is een toe-eigening van het eigendom van de onderneming;
- het feit van niet-naleving van veiligheidsregels wordt vastgelegd;
- hardwareschade gedetecteerd.
In deze situatie moet u de hoeveelheid schade vaststellen. Als diefstal heeft plaatsgevonden, wordt een inventarisatie uitgevoerd en wordt een handeling opgesteld. Schade aan eigendommen vereist aanvullend onderzoek en aan deze voorwaarden moet ook worden voldaan als de veiligheidsvoorschriften worden overtreden. Als een werknemer bijvoorbeeld zijn werk heeft verlaten en het verwarmingsapparaat is vergeten uit te zetten, wat brand tot gevolg kan hebben. In dit geval kan alleen de deskundige commissie de hoeveelheid schade achterhalen.
Een interne audit moet door ambtenaren op tijd worden voltooid en in de loop daarvan moet de motivatie van de werknemer worden achterhaald. Het is belangrijk om te begrijpen of het wangedrag nalatig is of dat de werknemer kwaadwillig is beschadigd.
Misbruikacties
Misbruik van positie betekent het gebruik van iemands positie voor winst. In dit geval kunnen de belangen van de hele onderneming en haar werknemers worden beïnvloed. Een voorbeeld hiervan is het sluiten van een contract voor de levering van goederen tegen een te hoge prijs wanneer de tegenpartij "premie" betaalt.
Het identificeren van dergelijke overtredingen kan veel moeilijker zijn dan het lijkt. Professionele auditors en auditors kunnen vaak niet zonder hulp.
Interne audit bij het ministerie van binnenlandse zaken: regels en voorwaarden
Vaak worden inspecties uitgevoerd door de politie, waar het noodzakelijk is om de omstandigheden, redenen en aard van het door een van de werknemers gepleegde tucht vast te stellen. Tijdens het onderzoek zijn noodzakelijkerwijs de feiten vastgelegd in artikel 29 van de federale wet nr. 3. De procedure kan worden uitgevoerd op verzoek van een van de werknemers.
Het hoofd instrueert de bevoegde persoon om een interne audit van de politieagent uit te voeren, de deadline wordt bepaald in overeenstemming met Order nr. 161, waarvoor een overeenkomstige resolutie wordt afgegeven. Het is toegestaan om een specifieke handeling op te stellen of een speciaal formulier in te vullen, dat de datum en het nummer van het document aangeeft waarop het betrekking heeft.
Order 161 bepaalt ook de periode voor het uitvoeren van een interne audit. Het moet uiterlijk 30 dagen nadat het document aan het begin van de vergadering is opgesteld en ondertekend, worden ingevuld.
De periode voor de interne audit omvat niet het onvermogen van de werknemer om te werken wanneer hij op vakantie, zakenreis of ziekteverlof is, als hij om andere goede redenen afwezig is bij de dienst. Alle omstandigheden moeten worden bevestigd door een certificaat van de personeelsdienst.
De voorwaarden van de interne audit bij het ministerie van Binnenlandse Zaken mogen niet langer zijn dan een maand vanaf de datum van afgifte van het bevel over zijn gedrag. Als de laatste dag van de inspectie op een vakantie of vrije dag valt, moet de dag van voltooiing worden beschouwd als de vorige werkdag.
Hoe controleren?
De baas heeft het recht om zijn werknemer alleen te straffen als alle stappen van de sanctieprocedure, die nauwkeurig worden beschreven in artikel 193 van het arbeidswetboek van de Russische Federatie, worden nageleefd. Als ten minste een van de paragrafen van het protocol wordt geschonden, heeft de beschuldigde werknemer het recht om in beroep te gaan tegen de beslissing en de administratie strafrechtelijk aansprakelijk te stellen.
Alle personen die deel uitmaken van de commissie moeten het reglement van orde volgen en zich houden aan dergelijke principes:
- alle ontdekte feiten moeten objectief worden beoordeeld; in geen geval mogen persoonlijke persoonlijke voorkeuren en antipathieën de loop van het onderzoek beïnvloeden;
- tot bewezen schuldig is, wat de feiten bevestigen, wordt de werknemer onschuldig geacht;
- Alle acties van de commissie moeten worden uitgevoerd met strikte naleving van instructies en bestellingen.
De manager moet zich strikt aan de wet houden en speciale instructies gebruiken:
- een bevel geven om een onderzoek in te stellen;
- een schriftelijke verklaring ontvangen van een werknemer die wordt beschuldigd van nalatigheid;
- memo van het hoofd;
- klachten van de getroffen partij of klanten;
- memo's van andere werknemers;
- een inventarisatiehandeling die het tekort bevestigt;
- een handeling van de auditor;
- benoeming van commissieleden;
- de termijn is bepaald, de interne audit moet uiterlijk op de aangegeven datum zijn voltooid.
Het is heel belangrijk om een toelichting van de overtredende werknemer te krijgen. Daarin moet hij noodzakelijkerwijs uitleggen waarom hij dat deed, wat hem ertoe bracht niet te komen werken of zijn positie te misbruiken. Als hij weigert iets uit te leggen, wordt er een handeling opgesteld.
Verdere activiteiten zijn afhankelijk van of de dader een verklaring geeft of niet.
Datums voor het uitvoeren van een interne audit
De wet van de Russische Federatie voorziet in een periode van maximaal een maand voor officiële inspectie door de politie, en in andere organisaties mag dit aantal dagen niet worden overschreden. De periode vanaf de datum van ondertekening van de bestelling wordt berekend. Dit wordt vastgesteld door artikel 192 van de arbeidswet van de Russische Federatie.
Maar de tijd voor het proces kan worden verlengd als de werknemer, die wordt beschuldigd van nalatigheid, op dat moment niet op de werkplek was vanwege klinische behandeling of andere geldige omstandigheden.
Volgens de federale wet nr. 133 moet de interne audit uiterlijk 6 maanden na de datum van ondertekening van de bestelling zijn voltooid.
Als de commissie voor de toegewezen periode geen beslissing heeft genomen, kan de werknemer niet als schuldig worden beschouwd, ook al is de conclusie in de toekomst niet in zijn voordeel. Als de commissie erin is geslaagd bewijs te vinden van de schuld van de werknemer, moet deze uiterlijk 6 maanden na de datum van de definitieve handeling worden veroordeeld.
Hoe zijn gevalideerde verificatieresultaten
Nadat alle gegevens zijn verzameld en verwerkt, wordt een vergadering gepland. Daarbij zouden alle leden van de commissie verschillende belangrijke kwesties moeten bespreken:
- Werd een schending van de arbeidsactiviteit geopenbaard, in wat wordt het uitgedrukt?
- Wat heeft deze daad veroorzaakt?
- Wat is de aard van de acties van de schuldige werknemer?
- Waren de gevolgen van dit incident, wat zijn dat?
- Zijn er speciale omstandigheden die kunnen helpen om beschuldigingen van hem te verwijderen?
Alleen discussie kan helpen om al deze punten te verduidelijken. Alle argumenten moeten in het protocol worden vastgelegd. Nadat het debat is afgelopen, wordt een laatste handeling opgesteld, die noodzakelijkerwijs uit 3 delen bestaat:
- Het inleidende gedeelte bestaat uit een beschrijving van de aard van de acties van de werknemer. Het beschrijft wat er precies gebeurde, hoe laat. De gegevens over de leden van de commissie en hun posities worden ingevoerd. Wordt aangegeven wanneer een interne audit moet worden voltooid door ambtenaren of vertegenwoordigers van de openbare dienst.
- Het tweede deel beschrijft alle acties die werden ondernomen om de schuld van de werknemer vast te stellen, en hoe precies het bewijsmateriaal werd verzameld.
- De conclusie, waar de conclusies van de commissie worden gemaakt.
Een pakket documenten moet aan deze wet worden gehecht:
- memo's en memo's;
- orders;
- sluiting van de commissie;
- en andere documenten met feiten die de schuld van de werknemer bevestigen.
De wet en alle bijlagen worden ondertekend door elk lid van de commissie.
conclusie
Alleen een interne audit, die precies op tijd moet worden afgerond, kan de werknemer beschuldigen van een misdrijf. Het is in ieder geval onmogelijk iemand de schuld te geven zonder bewijs. Het is onmogelijk om iemand ongegrond te beschuldigen, omdat hij het recht heeft om naar de rechtbank te stappen met een rechtszaak tegen een leider die hem heeft belasterd.