Er zijn verschillende opslagperioden in papierwerk van documenten van een bepaald type. Sommigen van hen hebben betrekking op die van onbeperkte informatieve waarde, terwijl anderen de relevantie snel genoeg verliezen. Dus welke documenten en hoe lang moet u bewaren? Hoe moeten ze worden verwijderd? Dit alles wordt zeer duidelijk vermeld in de wetgeving.
Drie soorten bewaartermijnen
De lijst met documentopslagperioden in papierwerk: tijdelijk (tot 10 jaar), langdurig (meer dan 10 jaar) en permanent. Als we het hebben over gevallen van langdurige en permanente opslag, worden ze na voltooiing overgebracht naar speciale afdelingen voor een periode van 2 jaar en vervolgens worden ze gearchiveerd.
Heeft het uiterlijk van de media invloed op de opslagtijd?
Het type informatiedrager (papier of elektronisch) heeft geen invloed op de opslagperiode. Wat belangrijk is, is de informatie die het bevat. Verder gebruik van een bepaald geval wordt bepaald door een speciaal onderzoek. Het classificeert alle documenten, geeft aan of ze kunnen worden gebruikt in het belang (of tegen) de wetenschap, de staat, de samenleving, individuen, enz.
Waarom is een onderzoek om de waarde van documenten te bepalen?
Het is onmogelijk om zonder deze procedure te werken op het gebied van kantoorwerk, of het nu een staatsarchief, organisatie of onderneming is.
Doelstellingen van het onderzoek - het bepalen of wijzigen van de houdbaarheid van het document; om een selectie te maken van die gevallen die moeten worden verwijderd omdat ze geen waarde meer dragen of hun relevantie hebben verloren; de bewaartermijn aangeven van documenten die geen historische of wetenschappelijke waarde hebben, maar praktische waarde hebben. Ook moet het onderzoek bepalen op welk type waarde andere documentatie betrekking heeft: politiek, wetenschappelijk, economisch, cultureel, industrieel, enz.
Voor informatie over personeel, boekhouding, opslag en verdere benoeming van zaken, dient u de Wet op de archieven te raadplegen.
Het resultaat van het onderzoek moet een lijst zijn met 12 secties van documenten die voortvloeien uit het functioneren van overheidsstructuren, organisaties, instellingen en andere bedrijven. We zullen speciale aandacht besteden aan boekhoudkundige en personeelsaangelegenheden, rekening houdend met de voorwaarden en voorwaarden voor de opslag van documenten bij ondernemingen. Raak medische documenten licht aan.
Medische dossiers
Medische papieren, evenals andere informatief belangrijke, hebben hun eigen specifieke bewaartermijnen voor documenten in het administratieve werk van een medische organisatie. Deze periode wordt gereguleerd door wettelijke rechtshandelingen van de Russische Federatie en varieert van 1 jaar tot 50 jaar voor verschillende categorieën documenten.
Boekhoudkundige gegevens
Voor documentatie geproduceerd door boekhoudafdelingen zijn afzonderlijke voorwaarden en bewaartermijnen van toepassing op documenten in papierwerk. Na verwerking moeten de primaire documentatie, saldi, gegevens van boekhoudregisters, rapporten worden opgeslagen in een speciale ruimte of in een gesloten kast - totdat ze worden overgedragen naar het archief van de organisatie. Strikte meldingsformulieren moeten in metalen kasten of kluizen worden bewaard. De hoofdaccountant benoemt een persoon die bevoegd is om deze kwesties te controleren.
Als dit type document is verloren, beschadigd, illegaal is overgedragen aan derden, moet het management van de organisatie de wetshandhavingsinstanties hiervan op de hoogte stellen. Vernietiging of inbeslagname van documentatie dient uitsluitend plaats te vinden volgens de wettelijke voorschriften.
Bewaartermijn van boekhoudbescheiden
Bestaande normen voor boekhoudkundige houdbaarheid:
- primaire documentatie, formulieren - 3 jaar;
- contante documenten, informatie met betrekking tot financiële transacties - 5 jaar;
- betalings- en afrekeningsbladen (als er geen persoonlijke rekening is) - 75 jaar.
Het is verboden om zaken aan het einde van de opslagperiode in beslag te nemen zonder verificatie door de belastingdienst, en een speciaal aangewezen commissie moet een beslissing nemen over de vernietiging van documenten in kantoorwerk met een verlopen opslagperiode.
HR administratie
Personeelsdocumentatie heeft een grote maatschappelijke betekenis (allereerst gaat het om de beschikbaarheid van persoonlijke gegevens), daarom wordt hun opslag bepaald door speciale regels. Een aanzienlijk deel hiervan dient als een daadwerkelijke bevestiging van de rechten van werknemers op sociale zekerheid (op oudere leeftijd, handicap, enz.), Bevat informatie over hun anciënniteit, enz. In dit verband hebben de meeste personeelsdocumenten betrekking op personen met een lange of permanente opslagperiode en worden ze gebruikt in archieven waar burgers contact opnemen voor achtergrondinformatie. Ze hebben ook archeologische en biografische waarde, dienen als bronnen voor statistische enquêtes of historische en sociale studies.
De belangrijkste voorwaarde voor het opslaan van documentatie van de personeelsafdeling is de beperking van illegale toegang tot persoonlijke informatie over werknemers, evenals de mogelijkheid om snel de juiste dingen te vinden.
Twee soorten opslag kunnen worden onderscheiden in de organisatie van kantoorwerk en de perioden van opslag van personeelsdocumenten: huidige en volgende. Het eerste type is verdeeld in twee subtypen: opslag van documentatie tijdens uitvoering en opslag van uitgevoerde documentatie.
Gevallen tijdens de uitvoering ervan bevinden zich bij de persoon die ze behandelt in speciale mappen met namen (bijvoorbeeld "Urgent", "Ter ondertekening"). Het telefoonnummer, achternaam, voorletters van de aannemer moeten hier ook worden vermeld. Nadat ze zijn ingediend en opgeslagen in overeenstemming met de nomenclatuur.
orden
Alle bestellingen moeten in de originelen worden bewaard en hun kopieën (voor incentives, boetes, aanwerving, ontslag, enz.) Worden opgenomen in het persoonlijke dossier van de werknemer. Het wordt in een genummerde map geplaatst en de pagina's moeten worden geflitst. De omslag van het persoonlijke bestand heeft een eigen serienummer. De huidige opslagperiode voor HR-records is alleen van toepassing op werknemers die momenteel in dienst zijn. Na ontslag moet de zaak uit de map worden verwijderd en worden uitgevoerd voor overdracht naar het archief.
Opslagomstandigheden voor arbeidsboeken van werknemers, evenals zegels, stempels, briefhoofden, sleutels tot kasten met documentatie, betekenen dat ze in de kluis van het hoofd van de personeelsafdeling worden bewaard. Bovendien wordt aanbevolen dat de personeelsfunctionaris bij het verlaten van zijn kantoor alle aantekeningen en documenten in een kast opruimt en de computer uitzet. Aan het einde van de werkdag is het noodzakelijk om alle documentatie in een metalen kast te plaatsen en af te sluiten. De sleutel wordt overhandigd aan het afdelingshoofd met een lijst in het bijbehorende journaal. Alle concepten en geweigerde formulieren worden vernietigd, computers worden losgekoppeld van het netwerk. Als de werknemer een kopie of een uittreksel uit het document heeft ontvangen, moet hij hier een handtekening in achterlaten.
Alleen documenten met een opslagperiode van meer dan 10 jaar vallen in het archieffonds. Ze hebben sociale, economische, politieke, historische en andere waarde. Het schema waarmee documenten in het archief worden ingediend, wordt goedgekeurd door de manager of werkgever. Documenten moeten hier in de vorm van originelen komen. Als dit niet mogelijk is, wordt een kopie hiervan gewaarmerkt en overhandigd.
Regelt de term en procedure voor het opslaan van personeelsdocumentatie "Lijst met typische managementdocumenten", goedgekeurd door het Federale Archief. De opslagperioden van documenten in papierwerk en de procedure voor het opslaan van arbeidsboeken zijn goedgekeurd in een speciale regelgevende handeling - Besluit van de regering van de Russische Federatie "over arbeidsboeken".
Opslagvoorwaarden voor personeelsdocumentatie
Dus, gedurende 5 jaar worden opgeslagen:
- Documenten (certificaten, informatie, verklaringen, etc.) met betrekking tot de beschikbaarheid, verwerving of verplaatsing van werknemers.
- Documenten (lijsten, informatie, certificaten) met betrekking tot de vrijgave of behoefte aan werkpersoneel, het creëren van banen, geslacht, leeftijd en beroepskwalificaties van werknemers.
- Correspondentie over werkgelegenheidskwesties.
- Documenten over de overdracht van werknemers naar een kortere werkdag of week.
- Documenten met betrekking tot arbeidsconflicten.
- Rapporten met betrekking tot de status en verificatie van werk met medewerkers worden continu opgeslagen en applicaties (certificaten) voor de vrijgave en behoeften van medewerkers worden ook vijf jaar bewaard.
Gedurende 3 jaar worden opgeslagen:
- Documenten (informatie, werktijdsaldi, informatie, memo's) met betrekking tot de registratie van werktijd.
- Handelingen (informatie, kenmerken, berichten, certificaten, enz.), Die informatie bevatten over arbeidsdiscipline.
- Handelingen (rapporten en andere informatie) met betrekking tot de boekhouding van arbeidstussenvoegsels en boeken.
Een jaar opslag is van toepassing op urenstaten en tijdregistratieboeken, evenals vakantieplanningen.
Het persoonlijke dossier en de persoonlijke kaart van de werknemer worden 75 jaar bewaard, en als we het hebben over deze documentatie voor managers, werknemers met staatsprijzen of rangen, leden van de uitvoerende macht, bestuurlijke of controlerende structuren van de organisatie, dan permanent.
Het personeel van de organisatie en de wijzigingen daarin worden permanent opgeslagen en personeelsregelingen - gedurende 75 jaar.
Een typische functiebeschrijving op de plaats van goedkeuring en ontwikkeling wordt permanent, persoonlijk (als onderdeel van persoonlijke bestanden) opgeslagen - gedurende 75 jaar.
Het resterende exemplaar van de arbeidsovereenkomst, opgeslagen in het persoonlijk dossier van de werknemer, moet 75 jaar worden bewaard en vervolgens worden gearchiveerd. Als persoonlijke bestanden niet worden bewaard, moeten dergelijke contracten worden gevormd in een afzonderlijk bedrijf onder dezelfde opslagvoorwaarden.
Boekhoudkaarten, boeken, tijdschriften hebben ook hun eigen voorwaarden voor het opslaan van documenten in papierwerk:
- Ontvangst, verhuizing, ontslag van werknemers - 75 jaar.
- Boekhouding voor zakenreizigers - 5 jaar vanaf de datum van ontslag.
- Boekhouding voor militaire dienst - 3 jaar.
- Vakantie informatie - 3 jaar.
- Persoonlijke bestanden, kaarten, arbeidsovereenkomsten en overeenkomsten - 75 jaar.
- Uitgifte van arbeidsinzetstukken en boeken - 50 jaar.
- Afgifte van loonbewijzen (plaats of werkervaring) - 3 jaar.
- afgifte van reiscertificaten - 5 jaar.
Samenvattend al het bovenstaande, voor het gemak van degenen die informatie in geassembleerde vorm nodig hebben, kunt u de opslagperioden voor documenten in papierwerk in een tabel onafhankelijk indienen.
Wat te doen als het document beschadigd is?
Dergelijke documenten kunnen worden gerestaureerd. Als het rooster bijvoorbeeld beschadigd is (de houdbaarheid is vijfenzeventig jaar), kunt u informatie hierover vinden op de computer van de boekhoudafdeling. Het is onmogelijk om een beschadigde rapportkaart weg te gooien, omdat dit een ongeautoriseerde afname van de door de normen voorgeschreven opslagperioden is, wat kan leiden tot bestraffing van het management van de organisatie. Daarom moet elk document dat vóór de deadline onbruikbaar is geworden, worden hersteld. Nu gebruiken alle organisaties de software, die hiervoor de nodige informatie bevat.
Tot slot
De opslagperioden in papierwerk zijn dus afhankelijk van het type en de waarde van documenten. Een aanzienlijk deel van de personeelsdocumentatie is langer houdbaar. Van de kant van de wetgeving van de Russische Federatie bestaan hiervoor strikte voorgeschreven normen. De wet regelt ook de procedure en voorwaarden voor de opslag van bepaalde soorten documenten, evenals de verwijdering van documenten: het moet alleen plaatsvinden na onderzoek en dienovereenkomstig.