Definitie van de term
Er wordt aangenomen dat in Rusland voor het eerst, in vergelijking met buitenlandse praktijken, een documentbeheersysteem is opgezet, dat tot doel heeft de procedure vast te leggen voor het documenteren van managementactiviteiten binnen de staat. In 1973 werd een dergelijk systeem de Unified State Customs Service genoemd, wat staat voor 'een uniforme staat. archiveringssysteem. " In totaal heeft de USSR 16 uniforme systemen ontwikkeld.
De standaardisatie van documenten is het resultaat van de reorganisatie van de documentenstroom van het systeem in kwestie die aan bepaalde normen voldoet. Het verminderen van correspondentie en het verminderen van de complexiteit van het compileren, evenals de wens om dubbele gegevens te voorkomen, worden beschouwd als urgente kwesties die moeten worden aangepakt in managementwerk. Een effectief resultaat kan worden bereikt door de unificatie en standaardisatie van informatie over de inhoud en vorm.
De standaardisatie van documenten is de vorming van dezelfde standaardformulieren voor protocollen met een vergelijkbaar doel, wat een efficiënter gebruik van papier helpt bij het afdrukken van handelingen en beslissingen. Standaardisatie vergemakkelijkt de boekhoudkundige workflow en archiveringsdocumentatie.
Vergelijkbare terminologie
Een praktisch vergelijkbare definitie is "eenwording", wat het proces is om iets, inclusief gedocumenteerde handelingen, in een enkele vorm of gemeenschappelijk systeem te brengen, wat leidt tot een vermindering van de initiële set van de objecten in kwestie. De unificatie, standaardisatie en standaardisatie van documenten leidt tot de vorming van rationele uniformiteit in elk werkterrein, vooral in documentatie. De vermindering van de ongerechtvaardigde verscheidenheid aan gegevensformulieren en de oprichting van een enkele structuur vinden plaats door taalstructuren, details, boekhoudkundige informatie en de opslag ervan. Overtollige documentketens worden na verloop van tijd verwijderd om onnodige duplicatie van elementen te voorkomen.
Met de unificatie van documenten kunt u één afbeelding maken van de vormen van administratieve documenten die de functies en taken van het managementformaat uitvoeren. Deze aanpak zal leiden tot het werken met een grote hoeveelheid documenten om ze in het productiesysteem te normaliseren, en de uitwisseling van bedrijfsgegevens versnellen.
Verhoog de efficiëntie
Eén administratief systeem bevordert de operationele verwerking, vermindert de tijd die wordt besteed aan het werken met documenten die het hele administratieve personeel beïnvloeden: van gewone medewerkers tot managers.
De standaardisatie van documenten kan de samenstelling en vormen van objecten zijn. De eenmaking van de samenstelling van documenten is de toewijzing en consolidatie van het geheel van documenten die nodig zijn om bestuurstaken op te lossen. Verwacht wordt dat als gevolg van dergelijke acties de samenstelling van documenten zal verminderen.De eenmaking van formulieren is de selectie en consolidatie van informatie-indicatoren, inclusief details die overeenkomen met het doel van de documenten, evenals de definitie van algemene vereisten voor het creëren en uitvoeren ervan. In kantoorwerk kan eenwording zowel als een standaardisatiefase als als een onafhankelijk proces plaatsvinden.
De essentie van standaardisatie
De federale wet "inzake technische voorschriften" nr. 184 specificeert het principe van de definitie: standaardisatie van documenten is een holistisch werk gericht op het vaststellen van regels voor hun vrijwillig gebruik, als gevolg waarvan informatie moet worden gestroomlijnd op het gebied van productie en circulatie van producten, evenals een verbeterd concurrentievermogen diensten.
'Standaard' kan een document worden genoemd dat de kenmerken van de producten, de regels voor de implementatie van verschillende productieprocessen, de karakteristieke kenmerken van transport en opslag, werk of diensten aangeeft. De norm bevat bepaalde vereisten voor terminologie, etikettering, symboliek, verpakking, etiketten.
Normatieve documenten over standaardisatie bevatten optimale regels en vereisten voor het ontwerp, de voorbereiding, de opslag en de boekhouding van bedrijfsdocumenten, die op de voorgeschreven manier zijn goedgekeurd en worden aanbevolen voor herhaald gebruik bij kantoorwerk. Standaardisatie (in eenvoudige woorden) is de vorming en goedkeuring van uniforme regels die aan documenten worden gepresenteerd om ze te stroomlijnen.
Standaardisatie omvat het opstellen van de basisvereisten voor documenten in een wettelijke norm. Dankzij dit proces vindt de vorming van talloze documenten plaats volgens één regel, die voor ontvangers gemakkelijker is waar te nemen. De standaardisatie van documenten is het resultaat van eenwording of de hoogste vorm.
Typische proceselementen
Transformaties kunnen betrekking hebben op bepaalde soorten documenten (GOST wordt aangegeven met een nummer), structuur- en ontwerpregels, elementen van een uniform documentatiesysteem (DCL). Een dergelijk systeem bestaat uit een combinatie van onderling gerelateerde vormen van documenten die een informatief beeld geven van sommige soorten economische en managementactiviteiten. USD is gebaseerd op uniforme regels en vereisten, heeft de gegevens die nodig zijn om elk werkveld te beheren.
Het gebruikelijke documentatiesysteem is zo georganiseerd dat het voldoet aan de behoeften van het documenteren van bepaalde activiteiten, en de documenten van het standaardisatiesysteem zijn het resultaat van het proces van het samenbrengen van documenten in één vorm en systeem, wanneer uniformiteit heerst, en een ongerechtvaardigde reeks documentsjablonen, hun details en indicatoren worden verminderd. Tijdens het standaardisatieproces is er een overgang naar rationele uniformiteit in de workflow.
Goedkeuringsniveau en gerelateerde categorieën
Standaardisatie is een vorm van wettelijke goedkeuring van de resultaten van eenwording, een combinatie van staten. normen en een enkele vorm van documenten inbegrepen.
USD is verdeeld in:
- staat. normen;
- gestandaardiseerde vormen van documenten;
- richtlijnen voor het gebruik ervan.
De details van het uniforme document worden toegepast in overeenstemming met de beoogde taak en het vastgestelde goedkeuringsniveau. Er is een indeling van standaardisatiedocumenten in de Russische Federatie in categorieën:
- Departementaal (divisie per bedrijfstak). Ze worden gebruikt om documentbeheerprocessen te documenteren die alle bedrijven gemeen hebben, ongeacht activiteit en wettelijke normen. Goedkeuring vindt plaats op federaal niveau.
- Vormen van documenten van bedrijven, organisaties en ondernemingen. Lokaal gedefinieerd.
- All-Russian. De makers van dergelijke vormen zijn de Federal Archival Agency, het Ministerie van Financiën van Rusland, de Federale Staatsdienst. statistieken, Centrale Bank van de Russische Federatie.Deze vormen van documenten zijn verplicht voor gebruik in alle organisaties, ongeacht de vorm van eigendom en achterstelling (bijvoorbeeld boekhoudbescheiden voor boekhouding en beloning, die werd goedgekeurd door het besluit van het RF State Committee van 5 februari 2004).
- Vormen van documenten van samenstellende entiteiten van de Federatie. Hun goedkeuring vindt plaats op regionaal, regionaal of lokaal niveau. Dergelijke vormen zijn gebruikelijk binnen het relevante onderwerp van de Russische Federatie.
De details van informatie-ondersteuning
Naast interdisciplinaire documentbeheersystemen worden documentvormen van het nationale standaardisatiesysteem gebruikt, die de kenmerken van de activiteiten van specifieke industrieën weerspiegelen. Dergelijke functies zijn onderverdeeld in:
- Aanvullende gegevensvereisten voor het oplossen van managementfuncties van een typisch plan (bijvoorbeeld ontslag / toelating van onderwijs of gezondheidspersoneel).
- Andere activiteiten waarvoor een soortgelijke industrie en haar beheersregels werden georganiseerd. Specifieke documentatie kan zijn:
- recepten;
- medische geschiedenis;
- ziekteverlof;
- getuigenverklaringen;
- gidsen;
- inventaris van zaken (archief);
- kaarten;
- put affaires (exploratie productie);
- prestatieverklaringen;
- schema (trainingsdocumentatie).
Definitie van documentatie
Dit probleem wordt verholpen door speciale bevoegde afdelingen en organisaties, bijvoorbeeld de Russische staat. de bibliotheek neemt de documentatie op zich die beschikbaar is in alle bibliotheken van het land. Sectorale documenten zijn normatief van aard als ze in het kader van een departementaal systeem (zoals een notarieel of gerechtelijk apparaat) zijn, soortgelijke sjablonen worden ook gebruikt in specifieke organisaties die vergelijkbare activiteiten uitvoeren (bijvoorbeeld medisch of verzekering).
Het gebruik van standaardisatiedocumenten in ondernemingen maakt het mogelijk om de kosten van het samenstellen, verwerken, produceren, verwerken en verwerken van documenten te verlagen. Zo wordt de documentstroom binnen de organisatie versneld. Reorganisatie van de inhoud van documenten verbetert de kwaliteit van beheertaken. De samenstelling van het document is vastgelegd in het formulierblad (een enkel regulerend document dat bestaat uit een lijst van documenten die nodig zijn voor de uitvoering van de taken van de managementactiviteit van het bedrijf die de juridische status heeft), en documentvormtransformaties worden vastgelegd in het Documentalbum. De urenstaat organiseert het documentatieproces, maakt een visueel schema voor het administreren van alle soorten activiteiten. Het rapport is opgesteld om bepaalde regels vast te stellen voor het bepalen van de plaats en tijd, evenals besluitvormers.
Opvallende kenmerken
Typen standaardisatiedocumenten met betrekking tot het album met documentformulieren (een verzameling sjablonen voor uniforme formulieren die nodig zijn voor documentair beheer in een instelling) worden gepresenteerd:
- een referentiemonster (op papier) opgeslagen op de kantoorafdeling of op kantoor;
- elektronische tegenhanger beschikbaar op elke werkplek.
Onderscheidende kenmerken van de vorming van deze documenten zijn:
- uniformiteit van creatie van regulering van de inhoud van documenten, uitsluiting van dubbele informatie;
- gemeenschappelijke terminologie en conventies, waarmee u indicatoren van verschillende managementniveaus en de beschouwde systemen kunt vergelijken;
- de vorming van uniforme modellen voor de constructie van specifieke vormen van documenten.
Principes en grondbeginselen van documentstandaardisatie
De CMEA-commissie heeft een samengestelde standaardisatie beschreven, waarin doelbewust een systeem van gerelateerde vereisten voor zowel een object als de elementen ervan wordt opgezet en toegepast om een optimale oplossing voor een specifiek probleem te bieden. Goedkeuring van documenten is gebaseerd op de staatseisen.normen en regels van CMEA, ISO en andere internationale organisaties die werken op het gebied van unificatie en standaardisatie van documenten.
Een scherpe verandering in de gebruikelijke inhoud van documenten kan een negatieve invloed hebben op de psychologische herstructurering van werknemers van de organisatie. Daarom moet het conversieproces soepel verlopen en alleen de meest noodzakelijke wijzigingen beïnvloeden, met behoud van de regels en grondslagen van nationale normalisatiedocumenten en zonder economische schade aan te richten. Eerst worden minimale veranderingen geïntroduceerd en vervolgens radicale veranderingen. Dankzij een gefaseerde conversie van standaarden kunnen alle deelnemers aan het proces hun workflow volledig standaardiseren.
Informatieverwerking
Het gemeenschappelijk vinden in documenten en het creëren van één algemeen geaccepteerde sjabloon vereenvoudigt handmatige methoden voor gegevensverwerking, het werk wordt efficiënter, de kosten van het financiële plan worden gereduceerd en de tijd die eerder werd gebruikt om leidinggevend personeel te trainen wordt verkort, wat resulteert in een onmiskenbare positieve dynamiek. Het is belangrijk om aandacht te schenken aan de naleving van de algemene vereisten voor beheersdocumenten in de werking van geautomatiseerde controlesystemen, wanneer het effect van unificatie en standaardisatie van alle documenten sterk toeneemt.
Archivering, dat de theoretische en praktische grondslagen van de archiefwetenschap bestudeert, beïnvloedt de verbetering van documentvormen. De automatisering van standaardisatieprocessen begon met de classificatie van het documentenschema in de nationale economie en ging vervolgens verder op managementgebied, waar het zijn huidige effectieve vorm bereikte. Nu dit proces van invloed is op internationale en nationale organisaties, werken 10 buitenlandse organisaties aan het vereenvoudigen van de workflow van buitenlandse handelsbetrekkingen, waaronder de Commissie voor buitenlandse handel, het ECE-comité voor handelsontwikkeling, de Internationale Organisatie voor Standaardisatie, enz.