Per dag op zakenreis: grootte, normen en betalingsprocedure

Zakenreizen zijn zakenreizen waar verschillende medewerkers van de organisatie naartoe gaan. Tijdens dergelijke reizen worden belangrijke problemen voor het bedrijf opgelost, bijvoorbeeld het werk van de vestiging wordt gecontroleerd, een contract wordt ondertekend met nieuwe aannemers of bepaalde goederen worden gekocht van de leverancier. Een bedrijfsmedewerker die op deze reis reist, kan op tal van kosten rekenen. Voor maaltijden en accommodatie wordt een dagelijkse verblijfsvergoeding toegekend tijdens een zakenreis, waarvan de omvang aanzienlijk kan verschillen in verschillende organisaties. De norm wordt vastgelegd in de interne lokale documentatie door een bevel van het bedrijf uit te geven.

Doel van de betaling

Het bedrag van de dagvergoeding tijdens zakenreizen wordt in elk geval afzonderlijk bepaald, omdat het rekening houdt met hoeveel geld de werknemer tijdens de reis heeft uitgegeven. De verblijfsvergoeding wordt weergegeven door het budget van de werknemer in een andere stad of land. Alle uitgaven worden vergoed op basis van wettelijke vereisten. Gedurende de tijd dat de werknemer op zakenreis is, blijven het salaris en de plaats in het bedrijf behouden.

In bijna alle bedrijven wordt per dag voor zakenreizen van één dag niet betaald, waarbij de werknemer niet overnacht in een andere regio verblijft. Per diem wordt gebruikt voor de volgende doeleinden:

selectie en betaling van de woonplaats van de werknemer;
werknemersvoeding in horecagelegenheden, evenals een vergoeding voor de kosten van de aankoop van verschillende producten in winkels;
reizen naar een andere regio of een ander land, evenals kosten voor verplaatsingen in de stad met verschillende soorten openbaar vervoer;
het uitvoeren van verschillende evenementen op basis van een managementopdracht;
andere belangrijke kosten, maar deze moeten noodzakelijk en passend zijn, anders kan het management van de onderneming weigeren geld over te maken.

De dagvergoeding voor een zakenreis in Rusland wordt voor elke werknemer afzonderlijk bepaald. Maar tegelijkertijd kunnen maximale betalingen op lokaal niveau worden geregistreerd.

Wanneer worden ze vermeld?

Elk bedrijf bepaalt individueel wanneer het dagschema moet worden overgedragen aan de medewerker van de organisatie. Hiervoor kunnen twee opties worden gebruikt:

overdracht van middelen vooraf, en in dit geval wordt meestal een vast bedrag betaald, dat de werknemer tijdens een reis kan beheren, maar indien nodig, na een zakenreis, kan hij om extra middelen vragen;
betaling van per diems na de reis, waarbij de werknemer zijn eigen middelen moet uitgeven, en vervolgens een rapport opstellen met informatie over alle kosten, op basis waarvan de kosten worden gecompenseerd.

De tweede optie wordt meestal gebruikt, daarom moet bijna elke medewerker van het bedrijf na de reis een speciaal rapport maken.

Welke documenten worden door de werknemer opgesteld?

Na de reis kan een medewerker van het bedrijf rekenen op een vergoeding voor de gemaakte kosten. Wat per dag op een zakenreis wordt vergoed, hangt af van de kosten van de burger. Om geld te ontvangen, bereidt de werknemer de volgende documenten voor:

direct rapport, dat informatie bevat over hoeveel geld een burger tijdens de reis heeft uitgegeven;
een huurovereenkomst als een burger een privé-appartement heeft gebruikt om op reis te wonen;
hotel ontvangst;
documenten ter bevestiging van reiskosten, waaronder cheques, ontvangstbewijzen voor beddengoed in een trein, instapkaarten voor een vliegtuig of andere soortgelijke papieren;
bewijs van het gebruik van taxidiensten geleverd door verschillende bonnen, cheques of tickets, en als een burger persoonlijk vervoer gebruikt, geeft hij de ontvangen cheques bij benzinestations door aan de werkgever;
documenten die andere soorten uitgaven bevestigen.

Op basis van een dergelijk rapport en andere documenten berekent de accountant van het bedrijf de dagvergoeding, daarom worden de door de werknemer gemaakte kosten vergoed.

Hoe wordt de uitbetaling ingesteld?

Elk bedrijf bepaalt onafhankelijk de omvang van deze betalingen, waarbij rekening wordt gehouden met het doel van de reis, de financiële mogelijkheden van de organisatie en andere individuele factoren. In dit geval wordt rekening gehouden met de normen die zijn vastgelegd in de interne documentatie van het bedrijf.

Om het per diem op een zakenreis goed te keuren, wordt een speciale positie in het bedrijf gevormd. Het wordt ondertekend door het hoofd van het bedrijf. Bovendien wordt een order voor per diems op zakenreis uitgegeven. In dit geval wordt rekening gehouden met de normen op basis waarvan middelen van deze betalingen naar verschillende fondsen worden overgedragen.

Wanneer wordt betaald met inkomstenbelasting en bijdragen aan verschillende fondsen?

Bij de berekening van de dagvergoeding moeten werkgevers overwegen hoeveel ze niet hoeven te betalen aan inkomstenbelasting en andere bijdragen aan overheidsorganisaties. Daarom, als het management van het bedrijf niet wil dat de betalingen worden belast, worden de volgende beperkingen in acht genomen:

als u een reis binnen Rusland plant, moeten de maximale betalingen 700 roebel zijn. in één dag;
als een werknemer naar een andere staat wordt gestuurd, worden hem maximaal 2,5 duizend roebel betaald. per dag.

Als de werknemer meer geld uitgeeft, wordt uit het verschil inkomstenbelasting betaald en wordt het benodigde bedrag overgeboekt naar staatsmiddelen. Hoewel de wet geen vereisten voor een minimale betaling bevat, moet elke organisatie rekening houden met het werkelijke bedrag dat een werknemer nodig heeft om een taak in een andere stad of staat te voltooien. Daarom kan een buitensporige verlaging van de dagvergoeding op een zakenreis naar Rusland leiden tot onvrede bij de werknemers van het bedrijf.

De duur van de reis wordt ook in aanmerking genomen, omdat als een dag voldoende is om de taak te voltooien, de werkgever alleen de reiskosten kan compenseren die in het rapport worden vermeld. Sommige organisaties dragen eenvoudig 50% van de vastgestelde norm over aan de werknemer.

Algemene regels voor het overboeken van middelen

Bij het berekenen van het bedrag per dag tijdens een zakenreis in Rusland moeten werkgevers rekening houden met enkele belangrijke regels. Deze omvatten:

Per dag wordt alleen betaald op voorwaarde dat de reis te wijten is aan productiebehoeften en niet als een initiatief van de directe werknemer fungeert;
tijdens een zakenreis geeft het hoofd een bestelling uit met alle voorwaarden en vereisten voor een zakenreis;
de werknemer kan een voorschot vragen, uitgegeven op basis van een uitbetalingsbevel;
de aangewezen werknemer die geld van de werkgever heeft ontvangen, moet bepaalde taken uitvoeren waarvoor een opdracht wordt gevormd;
binnen drie dagen na de reis dient de werknemer een speciaal voorschotrapport in, waaraan andere documenten zijn bevestigd die de gemaakte kosten bevestigen;
het rapport wordt gecontroleerd door de accountant of econoom van het bedrijf, waarna het document wordt goedgekeurd door het hoofd;
Het bedrag van de betaling wordt berekend rekening houdend met de datum van vertrek en aankomst.

Als op basis van door een werknemer ingediende documenten wordt vastgesteld dat hij minder heeft uitgegeven dan vooraf werd uitgegeven in de vorm van een dagelijkse verblijfsvergoeding voor een zakenreis, moet hij het verschil terugbetalen aan de kassier van het bedrijf.

Worden per dag betaald voor een dagje uit?

Om verschillende problemen op te lossen, is het vaak nodig om niet meer dan een dag door te brengen, dus de vraag rijst of per dag onder dergelijke omstandigheden wordt betaald. Een reis in 1 dag op basis van de TC vereist de overdracht van per diem. Een dergelijke reis is op een standaard manier gemaakt, daarom geeft de urenstaat aan dat de werknemer niet aanwezig was op de hoofdplaats. De volgende dag genereert een medewerker van het bedrijf een reisverslag, op basis waarvan hij een vergoeding ontvangt van het hoofd van het bedrijf.

Veel bedrijven betalen niet per dag voor zakenreizen van één dag, tenzij anders bepaald door interne lokale documentatie.

Wat te doen als de werkreis vroeg eindigt?

Vaak ontvangen werknemers van tevoren contant geld, maar tegelijkertijd keren ze eerder dan gepland terug naar huis, omdat ze snel de taken uitvoeren die door het hoofd zijn ingesteld. In dit geval moeten ze een onkostendeclaratie correct opstellen.

De accountant van het bedrijf voert op basis van de ontvangen documentatie een herberekening uit. Het resterende verschil met de werknemer wordt teruggegeven aan de kassier van het bedrijf.

Hoe wordt weekendwerk betaald?

De verblijfsvergoeding op een zakenreis wordt betaald voor elke kalenderdag tijdens het reizen, maar alleen als de werknemer zijn taken niet alleen op weekdagen, maar ook in het weekend beheert.

Als een burger naar een andere stad wordt gestuurd om het werk van de nieuwe vestiging gedurende enkele weken te volgen, krijgt hij geen dagelijkse vergoeding voor het weekend.

De nuances van een buitenlandse reis

Werknemers kunnen op zakenreis gaan, niet alleen in Rusland, maar zelfs in een ander land. De kenmerken van een dergelijke reis zijn onder meer:

het dagtarief voor een zakenreis naar een ander land wordt meestal vastgesteld op 2,5 duizend roebel;
geld wordt alleen in roebels betaald voor die dagen dat een burger zich op het grondgebied van de Russische Federatie bevindt;
bij het overschrijden van de grens wordt per diem betaald in de valuta van het land waar de medewerker van het bedrijf naartoe wordt gestuurd;
Als de werknemer op dezelfde dag in de Russische Federatie en in een andere staat is, is de betaling verdeeld in twee delen, waarvan er één in roebels wordt gepresenteerd en de tweede in valuta wordt overgemaakt.

Elk bedrijf heeft het recht in zijn interne documentatie een andere procedure vast te stellen op basis waarvan het dagvergoeding voor een zakenreis wordt betaald.

Wat moet ik doen als een medewerker valuta in een ander land koopt?

Tijdens zakenreizen kunnen werknemers per dag betalen voor accommodatie en maaltijden, en voor andere verplichte kosten. Als een burger naar een ander land wordt gestuurd, kan de werkgever hem geld uitgeven, zowel in roebel als in vreemde valuta.

Als geld in roebels wordt gegeven, moet de werknemer bij aankomst in het buitenland onafhankelijk de benodigde hoeveelheid valuta verwerven. Tegelijkertijd moet hij aan de werkgever een bewijs sturen dat per bankafschrift is ingediend. Het geeft aan hoeveel valuta is gekocht toen het proces werd voltooid en tegen welke koers de aankoop werd gedaan.

De verblijfsvergoeding voor reizen naar het buitenland wordt in rekening gebracht tegen het tarief dat door de bank wordt vastgesteld op de dag dat het bedrijfsreisverslag aan het bedrijfsmanagement wordt voorgelegd.

Wat moet ik doen als een werknemer dezelfde dag terugkeert en vertrekt?

Vaak zijn er situaties waarin een werknemer die is teruggekeerd van een zakenreis op dezelfde dag vertrekt voor een andere werkreis. Deze situatie is op geen enkele manier in strijd met de wettelijke vereisten. In normatieve handelingen zijn er geen instructies met betrekking tot de uitvoeringsregels. Daarom kan de werkgever twee methoden gebruiken:

Voor elke reis worden twee sets documenten voorbereid. Daarom geeft de werkgever twee orders uit en vormt hij ook twee certificaten en taken. De dagvergoeding wordt tweemaal betaald, en de dag waarop twee reizen elkaar kruisen, wordt dubbel betaald.
Combineert twee reizen.Dit proces wordt gebruikt als van tevoren bekend is dat één medewerker twee ritten tegelijk zal ontvangen. Daarom worden documenten onmiddellijk samengesteld, op basis waarvan de eerste reis wordt verlengd. Volgens de wet zijn er geen beperkingen op de duur van de reis, dus de organisatie kan deze onbeperkt verlengen.

De keuze hangt alleen af van de beslissing van het directe management van het bedrijf.

accounting

Veel bedrijven betalen niet één dag per dag voor een zakenreis, maar volgens de wet moet elk bedrijf zakenreizen correct regelen. Hiervoor wordt niet alleen een order door het hoofd uitgegeven en een opdrachttoewijzing opgesteld, maar wordt de nodige informatie ook in boekhoudkundige documenten ingevoerd.

De volgende boekingen worden gebruikt voor de dagelijkse verblijfsvergoeding:

D71 K50.2 - de uitgifte van middelen van het wisselkantoor van de onderneming;
D71 K50.1 - de uitgifte van contant geld in roebel, als u een reis plant over het grondgebied van Rusland;
D20, 23, 25, 26, 44 K71 - aanvaarding van het werknemersrapport voor boekhouding;
D91 K71 - afschrijving op kosten van het wisselkoersverschil bij het kopen van een valuta;
D50 K71 - de terugbetaling van het restant door de werknemer als hij niet al het ontvangen voorschot heeft besteed;
D71 K50 - uitgifte van een overschrijding als de werknemer niet genoeg eerder ontvangen middelen had;
D70 K68 - opbouw van inkomstenbelasting als de werknemer meer heeft uitgegeven dan het bedrag van de wettelijk vastgestelde norm.

Als de werknemer meer dan 700 roebel op zakenreis heeft doorgebracht. of 2,5 duizend roebel., wordt de inkomstenbelasting betaald uit het verschil. Belastingbetaling wordt vastgelegd in de rapporten 2-PIT en 6-PIT.

dagelijkse verblijfsvergoeding voor een zakenreis in Rusland

conclusie

Zakenreizen gaan noodzakelijkerwijs gepaard met de overdracht van per diem aan de werknemer. Ze worden gebruikt om te betalen voor kost en inwoning. Hun grootte is afhankelijk van of de taken worden uitgevoerd door een werknemer in het land of dat hij naar een andere staat wordt gestuurd.

Geld kan vooraf of na de reis worden overgemaakt. Als het bedrag de wettelijk vastgestelde normen niet overschrijdt, hoeft u geen inkomstenbelastingbetalingen in te houden.