Gecentraliseerde boekhouding is de laatste tijd niet langer voorbehouden aan gemeentelijke instellingen. Grote particuliere bedrijven werken ook in overeenstemming met dit principe, kleine bedrijven geven er de voorkeur aan af te zien van het vormen van eigen accountantsmedewerkers en wenden zich tot speciale organisaties die zich bezighouden met outsourcing.
definitie
Centralized Accounting (CB) is een instelling die de functies van boekhouddiensten voor verschillende bedrijven tegelijkertijd uitvoert. Deze organisatie wordt toegepast in de boekhouding en de fiscale boekhouding voor ondernemingen met verschillende eigendomsvormen.
Mogelijke organisatie van de Centrale Bank in de volgende vormen:
- outsourcing bedrijf;
- diensten op het gebied van insourcing.
Bij uitbesteding krijgt een accountantskantoor, bij overeenkomst in de vorm van een overeenkomst, op basis van een vergoeding de mogelijkheid om boekhoudkundige en fiscale gegevens voor andere organisaties bij te houden. In het geval van insourcing worden boekhoudfuncties in de moederorganisatie opgebouwd.
Een bijzonder kenmerk van de centralisatie van boekhouddiensten in de gemeentelijke sector is de uitvoering van boekhoudverantwoordelijkheden, maar voorziet niet in de betaling van dergelijke diensten.
Indien mogelijk onderscheidt centralisatie de volgende boekhoudmethoden:
- volledige centralisatie;
- vorm van gedeeltelijke centralisatie;
- controle op het werk in een bepaalde sector - op het gebied van gecentraliseerde aanbesteding van materiële activa en goederen;
- voorbereiding van geconsolideerde rapportage.
Regelgevend kader
De belangrijkste regelgevingshandelingen die de activiteiten van gecentraliseerde boekhouding in gemeentelijke onderwijsinstellingen reguleren, zijn:
- managementorders, interne bedrijfsregels;
- collectieve overeenkomst;
- documenten over de organisatie van het bonussysteem;
- financieel beleid van het bedrijf.
De betekenis van creatie
De brief van het ministerie van Financiën van de Russische Federatie van 08.19.2003 nr. 03-01-01 / 11-241 geeft de hoofdtaak aan van het centraliseren van de boekhouding in de gemeentelijke sector: de noodzaak om de kosten te minimaliseren en de productiviteit van de boekhoudkundige diensten te verhogen.
De lijst met taken die worden opgelost door de inspanningen van de Centrale Bank omvatten:
- Verhoogde nauwkeurigheid van de inloggegevens
- de mogelijkheid om een enkele methode te gebruiken voor verschillende boekhoudkundige gevallen;
- vermindering van het belastingrisico;
- operationele voorbereiding van alle soorten rapportage;
- het handhaven van een loonlijst door het totale aantal werknemers dat op financiële afdelingen werkt te verminderen;
- verlaging van de kosten voor het bijhouden van records in de organisatie.
Wet nr. 402-FZ “On Accounting” spreekt van het recht van een management-economische entiteit om onafhankelijk te beslissen hoe gegevens in een organisatie moeten worden bewaard: zonder de hulp van andere bedrijven, door derden of speciale bedrijven op contractbasis.
Verschillende effectenstructuren worden gecreëerd met de volgende doelstellingen:
- de vaststelling van uniforme methodologische en wettelijke bepalingen inzake gecentraliseerde boekhouding;
- administratie;
- minimalisering van kosten in het bedrijf bij het opstellen van rapporten;
- het verzamelen van nauwkeurige informatie voor het bedienen van de Centrale Bank;
- rationeler gebruik van budgetbedragen.
Benadrukt moet worden dat de volgorde van organisatie en de functionaliteit van de Centrale Bank niet afhangt van de vraag of deze optreedt als een eenheid of als een onafhankelijke juridische entiteit.
De hoofdtaken van de dienst
Een van de belangrijkste taken van de Centrale Bank zijn:
- organisatie en administratie van FCD-bedrijven;
- controle over het economisch gebruik van materiële en financiële middelen in het bedrijf, in zijn divisies;
- zorgen voor de rationele organisatie van boekhouding en rapportage in het bedrijf en haar divisies op basis van maximale centralisatie en mechanisatie van educatief en computationeel werk, progressieve vormen, alsmede boekhoud- en auditmethoden;
- ontwikkeling en implementatie van maatregelen die gericht waren op de implementatie van monetaire discipline.
functies
De functies van gecentraliseerde boekhouding zijn als volgt:
- organisatie van de boekhouding van inkomende contanten, voorraden, feitelijke reflectie op de rekeningen van boekhoudkundige handelingen die verband houden met de beweging van inventarisitems;
- verantwoording voor de uitvoering van kostenramingen, de resultaten van de economische en financiële werkzaamheden van de organisatie, contanten, afwikkeling en krediettransacties;
- biedt controle over de wettigheid, tijdigheid en correctheid van documenten, het opstellen van economisch haalbare rapporten, over loonberekeningen met werknemers van de organisatie, de juiste berekening en overdracht van betalingen naar budgetten van verschillende niveaus, bijdragen aan de sociale verzekering van de staat;
- voert economische analyse van economische en monetaire werkzaamheden uit in overeenstemming met boekhouding en rapportage;
- neemt constructieve maatregelen om tekorten, verduistering van fondsen en inventaris, schendingen van monetaire en financiële wetten te voorkomen;
- voert werkzaamheden uit om de implementatie van personeel, monetaire en contante discipline, de voorbereiding van kostenramingen en de wettigheid van afschrijvingen te waarborgen.
rechten
Basisrechten van de Centrale Bank:
- ontvangt de nodige documenten voor boekhouding;
- bereidt ontwerpwetgevingshandelingen voor met betrekking tot de werkzaamheden van de Centrale Bank;
- stuurt verzoeken naar structurele eenheden, documenten en informatie die nodig is voor de implementatie van boekhoudmogelijkheden;
- Neemt deel aan vergaderingen van bedrijfsfunctionarissen bij het bespreken van monetaire aangelegenheden.
Bevat de organisatie van gecentraliseerde boekhouding
Tijdens het onafhankelijke werk stellen gecentraliseerde bestuursorganen lokale regels op en keuren deze goed in de vorm van de volgende documenten:
- orders, instructies en administratieve documenten die zijn goedgekeurd door de manager;
- collectieve overeenkomst en contract;
- bepalingen over waarderingsgrondslagen en personeelsbeloningen, beloningen;
- interne regels.
Het doel van gecentraliseerde boekhouding voor dienstverlenende instellingen is het handhaven van belastingen en boekhouding.
De multifunctionele verplichtingen van de Centrale Bank omvatten ook:
- de vorming van de verklaringen;
- mogelijke weerspiegeling van operaties in fysieke en waardetermen;
- verificatie van de primaire, herziening van de deadlines voor de levering ervan;
- monitoring van de dynamiek van de kwantitatieve en kwalitatieve samenstelling van aandelen;
- audit van het gebruik van arbeidsmiddelen en financieel beheer van de onderneming;
- Nederzettingen met aannemers en werknemers.
Medewerkers van de Centrale Bank spelen een grote rol in de inventaris en verlenen adviesdiensten.
De taken van gecentraliseerde boekhouding kunnen omvatten het indienen van rapportagedocumenten bij regelgevende instanties en managementboekhouding, het opstellen van analyses, de berekening van schattingen van inkomsten en uitgaven en de verificatie van het goedgekeurde budget.
De voordelen
De positieve resultaten van de implementatie van gecentraliseerde boekhouding kunnen zijn:
- geen noodzaak om hun eigen afdelingen boekhouding en financiën te onderhouden;
- beheerskosten worden verlaagd;
- uitvoering van geplande projecten en programma's in korte tijd;
- een afzonderlijke benadering van de uitvoering van de doelstellingen van de boekhouding;
- het gebruik van de hulpbronnen van het bedrijf wordt efficiënter dankzij het dubbele monitoringsysteem;
- er is geen noodzaak om financiële middelen en tijd te besteden aan het volgen van opfriscursussen en een speciale beoordeling van de werkcriteria voor boekhouding;
- de risico's van financieel werk worden geminimaliseerd vanwege het feit dat het kwalificatieniveau van alle gecentraliseerde accountants extreem hoog is.
tekortkomingen
De nadelen zijn onder meer:
- verminderde kansen voor het hoofd van gecentraliseerde boekhouding met betrekking tot het proces van het besteden van fondsen;
- gecentraliseerde boekhouding zal alle soorten kosten correleren met het inkomstenplan voor het jaar;
- de invoering van aanvullende verplichtingen voor werknemers van de Centrale Bank kan alleen plaatsvinden in geval van een verhoging van de betaling onder het contract.
Voor de gemeentelijke sector zijn er geen directe invloedhefbomen op de lijst van diensten die door de klant worden geleverd.
De vorming van organisatiestructuur. Rechtsvorm van de Centrale Bank
Het creëren van gecentraliseerde boekhouding kan als volgt worden uitgevoerd:
- bepaling van het juridische type structuur;
- registratie bij overheidsinstanties;
- oprichting van een financiële autoriteit;
- vorming van een standaardcontract voor het verlenen van boekhoudkundige diensten;
- personeel en personeel;
- een prijslijst met services maken.
De verantwoordelijkheid voor de volledigheid van de boekhouding ligt bij de directeur van de Centrale Bank. In de variant met de toewijzing van boekhouding in een afzonderlijke eenheid, moet het Handvest worden gewijzigd, er een extra soort activiteit aan worden toegevoegd - het aanbieden van boekhoudkundige diensten.
Organisatie vorming
Bij het ontwikkelen van de optimale organisatiestructuur van gecentraliseerde boekhouding moet worden gezorgd voor:
- beheer van rapportagedocumentatie;
- planning-analytische of financiële afdeling;
- een groep toonaangevende professionals;
- rekenmachines;
- accountant;
- bedrijfseenheid.
Serviceovereenkomst
De vorm van het contract wordt afzonderlijk ontwikkeld wanneer u gratis of tegen betaling diensten verleent. Het document moet lezen:
- taken en doelstellingen van de Centrale Bank;
- rechten en plichten;
- aansprakelijkheid voor bepaalde overtredingen;
- een lijst van personen die gerechtigd zijn boekhouddocumenten te ondertekenen;
- deadlines voor registratie van de primaire en de verwerking ervan;
- workflow voorschriften;
- de mogelijkheid om de opslag van documenten te organiseren en met het archief te werken.
Wat is de personeelstafel?
In overeenstemming met de ontwikkelde organisatiestructuur van de dienst, is de personeelstabel samengesteld. Voor vacatures worden competente specialisten met een smal profiel geselecteerd.
De selectie van werknemers moet op een competitieve basis worden georganiseerd.
Het aantal werknemers wordt berekend op basis van een schatting van de loonkosten voor arbeid in elk boekhoudsegment.
Gecentraliseerde boekhouding is de beste oplossing voor budgetbedrijven en grote particuliere bedrijven.
Hoofdaccountant
De boekhoudafdeling van de organisatie wordt geleid door de hoofdaccountant die wordt benoemd en ontslagen door het hoofd van de organisatie.
De hoofdaccountant van de Centrale Bank kan alleen worden benoemd of ontslagen door die bestuursorganen die superieur zijn aan die bedrijven waarin de Centrale Bank is opgericht. Hij geniet de rechten en plichten waarin de relevante verordening en de personeelsdocumentatie voorzien. De hoofdaccountant is ondergeschikt aan het leiderschap van de organisatie waarbij de Centrale Bank is opgericht.
Het hoofddoel van de functie is de organisatie van het beheer van activiteiten en de ontwikkeling van het boekhoudsysteem in de managementstructuur van de organisatie. De capaciteiten van de hoofdaccountant worden vastgesteld door rechtshandelingen, arbeidscontracten en functiebeschrijvingen.
De hoofdaccountant is verantwoording verschuldigd aan het hoofd van de organisatie en is verantwoordelijk voor de vorming van boekhoudprincipes, boekhouding, actuele presentatie van volledige boekhouding.
De ambtenaar zorgt ervoor dat de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf voldoen aan de Russische wetgeving, controle over het verkeer van goederen en de uitvoering van verantwoordelijkheden.
De vereisten van de hoofdaccountant voor het documenteren van bedrijfsactiviteiten en het indienen bij de gecentraliseerde boekhoudafdeling van de nodige documenten en informatie zijn verplicht voor alle werknemers van het bedrijf.
Zonder de handtekening van de hoofdaccountant van financiële en afwikkelingsdocumenten worden monetaire verplichtingen voor schulden als ongeldig beschouwd.
De functie van hoofdaccountant wordt meestal bekleed door een persoon met een hogere financiële opleiding, en in sommige organisaties met een certificaat van een professionele accountant. Indien nodig kan een persoon die geen hoger speciaal onderwijs heeft genoten, worden aangesteld als hoofdaccountant als hij meer dan 3 jaar ervaring heeft met dit specialisme.
Centrale Bank in de publieke sector
Voor overheidsinstellingen kan boekhouding worden georganiseerd op basis van de gecentraliseerde boekhoudafdeling of de gecentraliseerde boekhoudafdeling van de districtsadministratie.
Deze aanpak maakt het mogelijk om de productiviteit van treasury-operaties in begrotingsinstellingen te verhogen en de kosten van het opstellen en bijhouden van activiteitenverslagen te minimaliseren.
Het creëren van gecentraliseerde boekhouding van gemeentelijke onderwijsinstellingen bespaart de organisatie kosten voor het maken en onderhouden van boekhouding.
Boekhouding biedt aanvullende diensten: belastingadvies, opslag van documenten, vertegenwoordiging bij regelgevende instanties.
MKU "Centralized Accounting" is een afzonderlijke onafhankelijke structurele eenheid van het uitvoerend-bestuursorgaan van het lokale zelfbestuur van gemeenten. Het is bedoeld om het boekhoudproces voor de indicatoren van FCD te organiseren met betrekking tot gemeentelijke instellingen en lokale overheden.
Centrale Bank in de regio Moskou
Op 16 december 2016 werd het concept van gecentraliseerde boekhouding in de regio Moskou aangenomen. Het werd goedgekeurd door de State Budgetary Institution van de MO "Centralized Accounting in the Moscow Region". Ongeveer 418 staatsinstellingen van de regio werden in dienst genomen.
Van hen:
- bij het ministerie van Volksgezondheid - 293 eenheden;
- in het ministerie van Onderwijs - 73 eenheden;
- in het ministerie van Cultuur - 26 eenheden;
- in het ministerie van fysieke cultuur - 26 eenheden.
De belangrijkste contacten van de instelling: Moskou, st. Kokkinaki, 6.
Gecentraliseerde boekhouding in de regio Moskou biedt services op de volgende gebieden:
- boekhouding - de vorming van een systeem voor het documenteren van informatie over boekhoudkundige objecten en de voorbereiding van hun rapportage;
- belastingaangifte.
De organisatie heeft een goedgekeurde structuur en personeel.
Kleuterscholen. Centrale bankfuncties
De gecentraliseerde boekhouding van kleuterscholen houdt zich bezig met het opstellen van schattingen van het verkeer van begrotingsmiddelen op basis van de aan hen verstrekte gegevens over inkomsten en uitgaven van ondernemingen. De mate van centralisatie wordt in dit geval niet vastgesteld door het bedrijf met de service, maar door de belangrijkste fondsenbeheerders. In een speciale overeenkomst worden de mate van centralisatie, de basisfuncties, plichten en rechten van de partijen ondertekend.
Hoe werkefficiëntie verhogen?
Voor het normale werk van de boekhouding, het beheer van verschillende gemeentelijke instellingen, is geschikte software vereist.
Het is noodzakelijk om veel gegevens in een kortere tijd te verwerken, om een geschiedenis van boekhoudkundige bewerkingen bij te houden.
Automatisering van de boekhouding maakt het hele proces transparanter. Dit minimaliseert fouten en problemen met regelgevende instanties.
Door de centralisatie van de boekhouding kunt u de kosten verlagen van het bedrijf dat de jaarrekening bijhoudt.
Elimineert de noodzaak om te zoeken naar nieuwe medewerkers en de vorming van boekhouding. De Centrale Bank spaart de middelen van gemeentelijke instellingen. Voor de implementatie van boekhouddiensten wordt een passend contract gesloten.
Na afweging van de voor- en nadelen, beslist het management hoe rekeningen te onderhouden: vorm uw eigen afdeling of houd centraal gegevens bij.
conclusie
Het formaat van de boekhouding via de Centrale Bank is de hoogste graad van systematisering van de boekhouding, wat inhoudt dat gespecialiseerde rapporten moeten worden bijgehouden voor verschillende soorten ondernemingen met hetzelfde soort werk.
Deze aanpak heeft veel voordelen die zorgen voor een efficiëntere rapportage en die de bedrijfskosten voor het onderhoud van specialisten minimaliseren.
Het belangrijkste kenmerk van de Centrale Bank is dat zij complexe interactie aangaat met een groot aantal begrotingsinstellingen. Daarom is een duidelijke regeling van dergelijke contractuele relaties vereist.
Het belangrijkste voordeel van het gebruik van de Centrale Bank is dus het economische voordeel voor het budget van het bedrijf in termen van kostenbesparing voor het onderhoud van boekhoudkundig personeel. Het nadeel is de afgelegen ligging van de daadwerkelijke locatie van de begrotingsinstelling.