Boekhouding en verbetering van magazijnactiviteiten is de sleutel tot het kwaliteitswerk van elke moderne onderneming. Precies hoe het werk van het magazijn wordt aangepast, bepaalt hoe rationeel het bedrijf werkt, hoe efficiënt de productiemiddelen worden gebruikt. Debuggen, verbetering van het systeem, geautomatiseerde boekhouding van magazijnactiviteiten zorgen voor een betere winstgevendheid en productiviteit, en het eindproduct wordt beter.
Waarom hebben we een magazijn nodig?
Het hoofddoel van het magazijn in elk bedrijf is de opslag van productie-voorraden - MPZ. Magazijn - een platform voor verschillende werken: hier worden de materialen voorbereid voor gebruik als onderdeel van het productieproces en naar de consument verzonden. De moderne, efficiënte organisatie en technologie van magazijnactiviteiten met behulp van de nieuwste methoden, software maakt het mogelijk om materiaalverliezen te minimaliseren, zowel tijdens opslag als bij gebruik. Dit heeft op zijn beurt invloed op de kosten van goederen. Maar de onzorgvuldige registratie van magazijnactiviteiten creëert omstandigheden waarin diefstal niet kan worden vermeden. Het hoofd van het bedrijf, ongeacht hoe zeker hij is in elk van de werknemers, moet zich ervan bewust zijn dat er altijd de mogelijkheid is van oneerlijk werknemersgedrag veroorzaakt door zowel zijn persoonlijke kwaliteiten als externe druk.
Een integraal onderdeel van het magazijnsysteem is de specialist in magazijnactiviteiten. Hangt af van zijn kwalificaties, oplettendheid, opleiding, of het magazijn "zo nauwkeurig als een klok" zal zijn, of dat problemen regelmatig zullen worden aangepakt. Bij het selecteren van personeel voor een magazijn is het niet voldoende om ervoor te zorgen dat de kandidaat 1C: Warehouse bezit. U moet weten hoe goed hij logistiek begrijpt en of hij de logica begrijpt van het organiseren van opslagzones.
Ondersoorten van magazijnen
Afhankelijk van de bestemming zijn er verschillende groepen magazijnen. Klassiek classificatiesysteem:
- materiaal;
- interne productie.
De tweede groep is verdeeld in magazijnen:
- tussen workshops;
- in de workshops.
Materiaal, zoals de naam al aangeeft, is nodig om de materiële reserves van de onderneming op te slaan. Hier is alles wat het bedrijf nodig heeft voor een workflow zonder onderbrekingen. Ze passen het werk van het materiaalmagazijn aan, voeren basismagazijnactiviteiten zodanig uit dat het productieproces altijd wordt voorzien van materialen met een marge. De duidelijkheid van magazijnlogistiek bepaalt het succes van het bedrijf, de productielijnen, het vermogen van de onderneming om bestellingen af te handelen en de afdelingshoofden - met taken.
Intra-productie - dit zijn de soorten magazijnen die in de winkels en tussen hen bestaan, die nodig zijn voor de MPZ. Het bevat ook inter-operationele reserves die nodig zijn om taken duidelijk en tijdig te kunnen uitvoeren. Het bijhouden van magazijnactiviteiten vindt plaats wanneer wordt gecorrigeerd voor de in productie geïntroduceerde dienst. Dat wil zeggen, elk nieuw schema, elke opeenvolgende ploeg van werknemers moet over alle grondstoffen beschikken die nodig zijn voor normaal functioneren.
Wat zijn er nog meer?
Bovendien kunt u met magazijnboekhouding universele en gespecialiseerde plaatsen toewijzen voor de opslag van MPZ.
Universeel ontwerp, zodat u gemakkelijk een groot aantal waarden voor een lange tijd bij het bedrijf kunt opslaan. Dit is meestal de manier waarop centrale magazijnen worden georganiseerd. De hier opgeslagen reserves zijn bedoeld voor beheer en productie.
Gespecialiseerde zijn die waar alleen specifieke soorten waarden voorkomen. Dit kunnen metaal of verven, vernissen of hout, elektrische producten, diepvriesproducten, enzovoort zijn.
Uitrusting en boekhouding
Effectieve boekhouding van magazijnactiviteiten is alleen mogelijk wanneer de te registreren waarden worden opgeslagen in een logisch, systematisch systeem. Dit betekent dat er een duidelijk ontworpen ruimte moet zijn en dat magazijnbeheerders weegschalen en andere meetinstrumenten kunnen gebruiken. Ze beoordelen ter plaatse de kwaliteitsparameters van de binnenkomende goederen en bewaken de veiligheid ervan, meten het volume van de uitgegeven artikelen en identificeren eventuele inconsistenties en bepalen ook de oorzaak van wat er is gebeurd.
De hoeveelheden ontvangen materialen worden in aanmerking genomen op basis van de rekeneenheid die door de onderneming is vastgesteld. Om de positie te bepalen, te meten, te wegen en te overwegen hoeveel stukken er zijn aangekomen. In sommige gevallen wordt de zogenaamde theoretische berekening gebruikt.
Boekhouding: waarom is dit nodig?
Waar is het 1C: Warehouse-programma voor? Waarom moeten we de voorraden van de onderneming bijhouden? Deze vraag kan zich voordoen bij managers die onvoorwaardelijk geloven in de eerlijkheid van hun werknemers. Desalniettemin, ongeacht hoe managers vertrouwen hadden in het personeel, boekhouding is een verplicht onderdeel van elk magazijn, er is geen ontkomen aan.
De boekhouding voor magazijnactiviteiten is gericht op het waarborgen van de veiligheid van de waarden die binnen de onderneming worden ontvangen. De gegevens verzameld in het boekhoudsysteem maken het mogelijk om te bepalen of het bedrijf traag bewegende posities heeft of dat er redundantie van materialen is. Uit het werk van het boekhoudsysteem is duidelijk hoe groot de omzet is, niet alleen in het algemeen, maar ook met betrekking tot een specifiek type materiaal. Eindelijk, op elk moment, beantwoordt de database de vraag: "Hoeveel items zijn er nog in het magazijn?"
Magazijn: we accepteren posities
Een van de belangrijkste bewerkingen in het magazijn is de acceptatie van goederen. Een geautomatiseerd programma voor voorraadboekhouding wordt meestal opgezet voor kwantitatieve boekhouding, maar daarnaast moet ook kwaliteit worden uitgevoerd.
De operator die verantwoordelijk is voor het innemen van posities controleert het aantal ontvangen posities en controleert de kwaliteit van elke positie. In dit geval moet u eerst de naleving verduidelijken in termen van volume, alleen dan in termen van kwaliteit. In sommige magazijnen valt de acceptatie bij de opslaghouder, de persoon die verantwoordelijk is voor het magazijn, de manager, en voor sommigen wordt de verantwoordelijkheid gedeeld tussen de manager en het technische personeel.
Als materialen die tot speciale categorieën behoren, in het magazijn worden geaccepteerd - de zogenaamde verantwoordelijke afspraak, wordt een commissie voor acceptatie aangesteld. De procedure voor het ontvangen van waardevolle posities is vergelijkbaar. Het programma voor voorraadboekhouding moet de volledige nomenclatuur in de database bevatten in overeenstemming met de op het evenement goedgekeurde volgorde. In dezelfde volgorde wordt het selectiecomité geïntroduceerd, waarbij de samenstelling op naam wordt benoemd. In sommige bedrijven ligt de verantwoordelijkheid voor het plaatsen van een bestelling bij de hoofdingenieur.
Magazijnboekhouding: hoe werkt het?
Dus de materialen in het magazijn worden geaccepteerd, facturen worden gecontroleerd, posities worden herteld, de kwaliteit van elk van hen is onderzocht: gepalpeerd, geroken, geproefd. Wat is de volgende stap? En dan begint de echte magie van voorraadbeheer - degene die niet toestaat dat de waarden die in het bedrijf verschijnen zich om de hoeken verspreiden, zoals ratten dat graag doen.
Een van de belangrijkste assistenten van de magazijnbeheerder, en via hem - het hoofd van het bedrijf - zijn dit documenten van magazijnactiviteiten. Ze weerspiegelen welke materialen in het magazijn zijn aangekomen, welke zijn verdwenen, wat is opgebruikt en aan wie het is afgeschreven. Een dergelijke boekhouding moet operationeel zijn, de huidige stand van zaken weerspiegelen, rekening houden met alle verantwoordelijke werknemers en hun bedrijfsvoering. Wijs waarden toe aan inventarisnummers en voer vervolgens boekhoudkaarten in, die het aantal posities aangeven dat in het bedrijf verscheen, hun verbruik.
Kaart als basis van alle dingen
De kaart wordt gebruikt om alle informatie op te slaan met betrekking tot de waarde waaraan deze is toegewezen. Het invullen van de kaarten wordt toevertrouwd aan de materieel verantwoordelijke persoon waarmee zij voorafgaand een aansprakelijkheidsovereenkomst sluiten. Er wordt een speciaal register geopend voor kaarten, waarvan een specifiek wordt uitgegeven tegen ontvangstbewijs.
Magazijnboekhouding kan zonder registers worden bijgehouden, maar met behulp van boeken die op de voorgeschreven manier zijn opgesteld. In de praktijk zijn echter bijna alle moderne bedrijven overgestapt op geautomatiseerde boekhouding. In dit geval wordt de kaart in elektronische vorm onderhouden en hebben alleen gebruikers met accounts in het systeem toegang. Het programma slaat informatie op over wie die of andere wijzigingen op de kaart heeft aangebracht, die dient als een analoog aan de lijst in het register bij het ontvangen van een papieren kopie van het boekhoudingsdocument.
Geen rapportage - nergens
Boekhouding voor magazijnactiviteiten omvat dagelijkse monitoring van voorraadsaldi in het bezit van de onderneming. Elke maand stelt de persoon die verantwoordelijk is voor het magazijn, de eerste documentatie analyseert, een rapport op voor het hoofd van de onderneming. Het rapport wordt naar de boekhoudafdeling gestuurd en wordt ondersteund met documentatie over de ontvangst, verlies van waarden.
Het rapport moet dergelijke materialen, producten, hoeveelheden weergeven, waarvan de samenstelling tijdens de rapportageperiode is gewijzigd. Aan het begin van elke maand wordt een afzonderlijk rapport opgesteld waarin wordt aangegeven hoe groot de saldi zijn voor verschillende posities waarover de onderneming beschikt. De primaire documentatie van het bedrijf dient als basis voor het vaststellen van de aankomst van waarden, vertrek. Maak op basis van deze gegevens een code en saldi die de toestand van het bedrijf aan het einde van de maand weergeven. De informatie in de overzichten moet vergelijkbaar zijn met die in het magazijnboekhoudsysteem en in de positiekaarten.
Speciale gevallen
In sommige gevallen wordt de boekhouding van magazijnactiviteiten op basis van algemene categorieën uitgevoerd. Als een bedrijf bijvoorbeeld een productielijn heeft waarmee machines kunnen worden gerepareerd, kan de boekhouding van alle kleine reserveonderdelen als onpraktisch worden beschouwd. In dit geval kunt u een algemene categorie invoeren, bijvoorbeeld "reserveonderdelen voor freesmachines". Dit helpt om gegevensverwerking minder arbeid en tijdrovend te maken. Boekhouding wordt uitgevoerd in totale termen, individuele namen van waarden verschijnen er niet in.
Sommige bedrijven hebben medicijnen op voorraad. In dit geval is de boekhouding van magazijnactiviteiten zodanig opgezet dat de totale hoeveelheid altijd bekend is, maar dat geen specifieke artikelen worden vermeld. Speciale kaarten mogen alleen worden geliquideerd op geneesmiddelen die alcohol of giftige stoffen bevatten. Rapportage over medicijnen wordt toegewezen aan artsen, dierenartsen van de onderneming. Ze maken persoonlijk lijsten, die vervolgens worden verzonden naar accountants.
Warehousing en logistiek
Verschillende magazijnen voeren verschillende bewerkingen uit: dit wordt bepaald door de specifieke kenmerken van een bepaalde organisatie. Dienovereenkomstig bepaalt dit de soorten magazijnoperaties die het bedrijf vereist. Het grootste aantal magazijnen in ons land is nu detailhandel, groothandel, dienstverlenende bedrijven. Gezien het werk van groothandelsbedrijven kunnen we de volgende magazijnactiviteiten onderscheiden:
- lossen van auto's met goederen;
- aanvaarding van de gebrachte;
- artikelen verplaatsen binnen het magazijn;
- plaatsing van goederen in de daarvoor gereserveerde secties;
- selectie van waarden;
- personeelsbezetting;
- laden.
Over het algemeen kan dit worden beschreven met de term "logistiek". In ons geval beschrijft logistiek het laden en lossen van kostbaarheden.
En hoe werken we?
Het kenmerk van magazijnoperaties van laden en lossen hangt af van het soort lading waarmee u moet werken, met welk soort transport u dient. Een sterke invloed op het werk wordt geleverd door het niveau van mechanisatie van de eenvoudigste processen.Acceptatie van goederen door kwaliteit is een van de belangrijkste momenten van het hele complex met betrekking tot de ontvangst van posities in het magazijn.
Hoe de stromen van materiële activa precies worden gecontroleerd, wordt bepaald door informatie over de kwantiteit en kwaliteit van posities in het magazijn te analyseren. De praktijk leert dat de gegevens in boekhoudsystemen vaak onjuist of onvolledig zijn, wat leidt tot managementfouten en verliezen voor het bedrijf. Technologische operaties die plaatsvinden tijdens de logistiek van goederen worden geassocieerd met niet-geplande veranderingen in kwantiteit en kwaliteit. Ladingen kunnen worden gestolen, beschadigd, verloren, er is het concept van 'excessieve achteruitgang'. Het personeel kan een fout maken, batches onjuist vormen, goederen verkeerd verzenden. Dit alles leidt tot tekorten, herindeling, overmatig volume.
Bij het accepteren van de goederen is het erg belangrijk om de aanvrager zorgvuldig te evalueren en de waarden regelmatig te vergelijken met de aangegeven lijst. Daarom moeten voor elke positie begeleidende documenten in de regel worden uitgegeven. Het documenteren van elke stap is de meest effectieve methode om nauwkeurige voorraadpositiegegevens te verkrijgen.
Gegevens moeten actueel zijn!
Het is echter belangrijk om niet alleen alle door het bedrijf ontvangen posities correct te registreren. Het is noodzakelijk om een boekhoudsysteem voor magazijnactiviteiten in te voeren, dat de database op elk moment up-to-date houdt. En hier komen de meest moderne technologische oplossingen te hulp. Dit is gespecialiseerde software die speciaal is ontworpen voor magazijnen. Een typisch voorbeeld is een 1C-bedrijfsproduct, het zogenaamde "magazijn". Het gebruik van dergelijke software kan fouten in verband met verlies van informatie minimaliseren en de menselijke factor verminderen.
Om ervoor te zorgen dat de gegevens op elk moment zo nauwkeurig mogelijk zijn en de werkelijke situatie in het magazijn weerspiegelen, moet u een systeem invoeren voor het regelen van de beweging van waarden die alle bewegingen weerspiegelt. Alle stappen - van de bron tot de consument - moeten hun plaats vinden in de interne documentatie van het bedrijf. Alleen een dergelijke totale controle kan een hoge mate van betrouwbaarheid bieden van de gegevens die worden gebruikt voor managementbeslissingen.
We slaan op en nemen af
Goederen die van de leverancier in het magazijn worden afgehaald, worden in een ruimte geplaatst die is bedoeld voor regelmatige opslag. Als de goederen in containers zijn aangekomen of stukgoederen zijn, kunnen ze worden gestapeld. Een handige optie is de installatie van planken. Waarden kunnen daar echter niet eeuwig blijven liggen, dus vroeg of laat komt de tijd voor de volgende magazijnbewerking - selectie van de opgeslagen positie. Dit kan worden gedaan als onderdeel van een pakket of als een geheel.
Het wordt aanbevolen om de bewerking zo mogelijk te mechaniseren, maar dit is niet altijd mogelijk en niet elke onderneming heeft voldoende middelen om de benodigde machines te kopen. Selectie wordt onderscheiden met behulp van technieken voor kleinschalige mechanisatie en volledig gemechaniseerd.
Magazijnen worden in verschillende mate gemechaniseerd, op basis van dit onderscheid: statistisch, hooggelegen dynamisch. In het eerste geval zijn er rekken waarlangs de werknemer die de cellen selecteert, beweegt. In de regel werkt hij als vorkheftruck: vangt het benodigde vrachtpakket, haalt het uit, verplaatst het naar een beweegbaar platform en levert het aan de picker. Als u niet het hele pakket nodig hebt, wordt de benodigde hoeveelheid positie ingenomen en wordt de rest teruggezet in het rek.
Maar dynamische hooggelegen die zijn waar automatische liften werken. Ze sturen vrachtpakketten naar de picker en brengen ze terug naar de cellen. De mechanismen zijn uitgerust met vorken om het gewenste item te helpen oppakken. Als de selector slechts een deel van de inhoud van het vrachtpakket nodig heeft, wordt de rest naar de opslagcel gestuurd.
We komen tot een logische conclusie
Magazijnactiviteiten in verband met de logistiek van de goederen, de richting van de waarden naar de koper worden voltooid. Dit gebeurt op een locatie die bedoeld is voor het laden van posities.Om het magazijn soepel te laten werken, is het belangrijk om twee punten te controleren:
- gemak en efficiënt ruimtegebruik;
- documentatie van elke werkstap.
Documentatie, zoals eerder vermeld, is het meest effectief met behulp van elektronische databases. Als het bedrijf klein is, is het niet eens nodig om speciale software te installeren, u kunt een eenvoudige basis ontwikkelen voor het zelf registreren van de beweging van goederen.
Maar wat betreft de effectiviteit van het gebruik van de gebieden waarover het bedrijf beschikt, ze worden geleid door de vereisten:
- elke vierkante centimeter zou gunstig moeten zijn;
- de gangpaden moeten breed zijn;
- centrale looppaden nodig;
- sites voor acceptatie zijn georganiseerd waar de goederen aankomen;
- verzendgebieden zijn uitgerust waar de artikelen vandaan worden verzonden;
- banen moeten veilig zijn;
- vrachtstromen moeten zo worden verdeeld dat er geen tegemoetkomende bewegingen zijn.
inventaris
Misschien is de inventaris zo'n operatie in het magazijn, wat het meest zorgwekkend is voor zowel lineair personeel als managers. Het is vrij complex, omdat het veel werk met zich meebrengt en vaak ook conflictsituaties veroorzaakt. U kunt ze vermijden als u erin slaagt de workflow perfect in te stellen. In de realiteit van het moderne bedrijfsleven is het echter heel moeilijk.
Inventarisatie omvat de studie van vrije residuen, hun beoordeling, identificatie van de locatie. Er zijn verschillende hoofdfasen van het evenement. U kunt de kans op een fout minimaliseren als u bij het begin van de inventaris volledig van de reserves van het bedrijf afkomt.
De inventaris heeft de volgende volgorde:
- een lege reserve vormen;
- Maak een geplande lege aankoop
- voeg alle beschikbare posities in het vrije saldo toe aan de reserve;
- niet-geregistreerde waarden zijn opgenomen in de geplande aankoop;
- goederen in de vrije reserve worden als vermist beschouwd en opgenomen in een speciale lijst.
Het resultaat van deze reeks geeft:
- gratis leeg saldo;
- positieve reserve, inclusief alle overeenkomende posities;
- lijsten met ontbrekende waarden;
- Geplande inkoop, inclusief alles wat buiten de rekening bleek te zijn
Als gevolg van de inventaris worden ontbrekende waarden meestal afgeschreven, een positieve reserve wordt omgezet in een vrije balans. Ten slotte is de geplande aankoop gekocht.
Samenvatten
De administratieve verwerking van magazijnactiviteiten in elk modern bedrijf dat wil slagen en verliezen wil voorkomen, moet gebaseerd zijn op de specifieke kenmerken van het bedrijf, de reikwijdte en de kenmerken van de goederen waarmee interactie nodig is. Het is belangrijk om alle werkprocessen in het magazijn te documenteren om onaangename conflictsituaties te voorkomen.
Door een nauwkeurige en correcte boekhouding van magazijnactiviteiten hebben zowel werknemers als bedrijfsmanagers snel toegang tot informatie over de huidige stand van zaken in het bedrijf. Op basis van dergelijke gegevens kan het management de juiste managementbeslissingen nemen. Een goed afgestemd boekhoudsysteem helpt niet alleen om een fout in de monitoring van het werk van het bedrijf te elimineren, maar ook om verliezen te minimaliseren, het werk van de organisatie efficiënter te maken en ook de kans op diefstal en oneerlijkheid te elimineren.