Een noodzakelijke maatregel bij het plannen van een geplande vakantie is een kennisgeving van verlof aan de werknemer. Elk bedrijf kan een voorbeeld hebben, omdat er geen enkele sjabloon is. In dit geval moet de werknemer 2 weken voor aanvang van de vakantie een waarschuwing krijgen. Om het proces te voltooien, moet de werknemer zijn handtekening zetten.
Waarom op de hoogte stellen
Volgens de wet (artikel 123 van het arbeidswetboek van de Russische Federatie) is elke werkgever verplicht de werknemer schriftelijk in kennis te stellen van het begin van het verlof. Tegelijkertijd moet het document de datum van het begin van de vakantie vermelden. Het is ook belangrijk om rekening te houden met het jaarlijkse vakantieschema, dat door het bedrijf is goedgekeurd.
Deze aanpak is vooral belangrijk voor bedrijven waarvan het proces niet wordt onderbroken. In dergelijke omstandigheden is het noodzakelijk om medewerkers volgens een duidelijk schema te laten gaan, anders kan het productieproces worden beschadigd.
Legaal verlof kent verschillende soorten:
- opleiding;
- optioneel;
- per jaar.
Als het verlof wordt verleend op verzoek van de werknemer, verdwijnt de behoefte aan kennisgeving.
Hoe is het document samengesteld
Het moet duidelijk zijn dat er geen enkel formulier is voor het melden van vakantie aan de werknemer. Elk bedrijf kan een steekproef maken waarbij rekening wordt gehouden met de bijzonderheden van de onderneming.
Maar er zijn nog steeds verplichte punten, en in een of andere vorm moeten ze worden weergegeven. Het gaat om de volgende informatie:
- datum van uitgaand document en zijn registratienummer;
- werkgeversgegevens (officieel);
- individuele vakantiegegevens;
- functie bekleed door de werknemer;
- verwijzing naar het artikel van de Arbeidswet, die de basis vormt voor de kennisgeving;
- Handtekening van de persoon die de organisatie beheert.
De tekst van het document zelf mag niet volumineus zijn. Het geeft meestal alleen de nodige informatie over de komende vakantie aan: het feit van de voorziening, het aantal rustdagen en de gewerkte tijd, waarmee rekening wordt gehouden.
Als gevolg hiervan stelt elk bedrijf zijn eigen steekproef van werknemersmeldingen van vakantie samen, waarin alleen initialen, duur en datums worden gewijzigd.
Het gebruik van een dergelijke sjabloon kan de tijd die wordt besteed aan het opstellen van een melding aanzienlijk verminderen.
Introductie van medewerkers
Zodat de werknemer tijd heeft om zich voor te bereiden op de komende vakantie, moet hij dit van tevoren weten. Hiervoor wordt de kennisgeving van verlof aan de werknemer gebruikt. Het monster moet alle benodigde informatieblokken bevatten. En om dit proces legaal te maken, is het noodzakelijk om de specialist persoonlijk vertrouwd te maken met de beslissing van het management.
Dit betekent dat de kennisgeving persoonlijk aan elke werknemer wordt overhandigd.
De werknemer kan op verschillende manieren meer te weten komen over het feit van de vakantie: - de bestelling hebben gelezen over het voorzien van een bepaald aantal dagen rust;
- ontmoeting met een medewerker van de human resources van de organisatie;
- ondertekening van het afschriftblad tijdens het goedkeuren van het vakantieplan.
Een situatie is niet uitgesloten waarin de werknemer het niet eens is met de door de autoriteiten gestelde termijnen. In dit geval moet u een handeling opstellen waarin de reactie van de werknemer wordt weergegeven.
Het is de moeite waard eraan te denken dat de procedure voor het toepassen van kennisgeving van verlof door de werknemer bestaat uit het samenstellen van twee exemplaren van het document. En een specialist moet ze allemaal ondertekenen.
Als de kennisgeving niet is opgesteld en aan de werknemer is verstrekt, kan uiteindelijk een bestuurlijke boete worden opgelegd (Art.5.27 van het Wetboek van administratieve overtredingen) en de vakantie werd overgedragen (de werknemer heeft het recht om dit wettelijk te doen).
Moet ik een document registreren
Om het proces van het opslaan en opnemen van meldingen te optimaliseren, moet u een speciaal dagboek bijhouden. Ook in dit geval is er geen enkele vorm die kan worden gebruikt. Om deze reden moet de bedrijfsadministratie haar eigen tijdschriftensjabloon ontwikkelen. Als gevolg hiervan past het precies in het model van de kennisgeving van verlof aan een werknemer van een bepaalde onderneming, wat de snelheid van het papierwerk positief zal beïnvloeden.
Op het voorblad van het tijdschrift moet u het volgende weergeven:
- de start- en einddatum van het gegevensinvoerproces;
- naam van het document en het bedrijf dat het tijdschrift heeft uitgegeven.
In het tabelgedeelte informatie zoals:
- naam van het document dat is opgesteld en de boekhoudprocedure ondergaat;
- datum van afgifte;
- serienummer;
- de betekenis van de kennisgeving aan de werknemer;
- persoonlijke gegevens en functie van de werknemer op wiens naam de kennisgeving wordt uitgegeven;
- informatie over het feit van aflevering van het document;
- informatie met betrekking tot de reactie op de kennisgeving.
Bewaar geregistreerde documenten gedurende 5 jaar. De onderneming is hiertoe verplicht in opdracht van het ministerie van Cultuur van de Russische Federatie.
Gelijktijdige kennisgeving
Naast de standaard voorbeeldaankondiging van het begin van de vakantie, gebruikt elk bedrijf periodiek speciale verklaringen. Of helemaal niet gebruikt. Bijvoorbeeld wanneer kennisgeving van deeltijders plaatsvindt.
Als een werknemer werkt als onderdeel van een extra vorm van tewerkstelling, is het eerste wat een personeelsfunctionaris moet weten voordat hij een document opstelt, de datums van de rest van de specialist op zijn belangrijkste werkplek.
Deze gegevens moeten vervolgens tijdens de ontwikkeling in het vakantieplan worden ingevoerd. Dientengevolge moeten rustdagen op beide plaatsen van het werk samenvallen.
In dergelijke omstandigheden moet het verstrekken van verlofinstructies voor de accountant de juiste berekening van de uitgifte van middelen omvatten. Toen bijvoorbeeld de geplande rusttijd voor de deeltijd kwam, maar hij niet de nodige werkervaring had opgedaan, moesten de ontbrekende dagen zonder onderhoud worden opgesteld. Dat wil zeggen dat alleen het salarisgedeelte van de vakantie moet worden betaald.
Wat het meldingsproces betreft, u kunt een dergelijke medewerker op de hoogte stellen zonder documentatie te gebruiken. Parttimers zijn handig wanneer ze jaarlijkse vakanties bieden, in één periode regelen bij twee ondernemingen.
Wanneer deeltijdwerkers de personeelsafdeling geen informatie verstrekken over de planning van een ander bedrijf, moeten ze officieel en 2 weken voor de vakantie op de hoogte worden gebracht.
Als u de kwestie van de rest van de autoriteiten moet oplossen, moet u op een gemeenschappelijke basis handelen. Het komt erop neer dat onder het onderwerp verlof de wet werknemers niet in posten verdeelt. Het beste moment om vertrouwd te raken met de kennisgeving is het moment van ondertekenen van de bestelling.
Niet-standaard situaties
In elk bedrijf zijn de omstandigheden soms zodanig dat de vakantie van de werknemer moet worden onderbroken vanwege verschillende productieredenen.
In het begin is het vermeldenswaard dat de wet de werkgever niet toestaat dit eenzijdig te doen. Het enige dat het bedrijf zich kan veroorloven, is een medewerker bellen nadat zijn toestemming is verkregen.
Tegelijkertijd zijn er categorieën werknemers wier vakantie onder geen enkele omstandigheid kan worden onderbroken:
- Specialisten die betrokken zijn bij de productie met schadelijke arbeidsomstandigheden.
- Vrouwen met zwangerschapsverlof.
- Werknemers die de leeftijd van 18 niet hebben bereikt.
Na ontvangst van de toestemming van de werknemer om zijn vakantie te onderbreken, moet het afdelingshoofd een kennisgeving aan de directeur opstellen waarin de reden wordt vermeld om de specialist te bellen.
uitslagen
De melding wordt gebruikt om te waarschuwen voor vakantie in gevallen waarin de werknemer op vakantie gaat volgens het schema. Als de werknemer zelf van plan is te pauzeren in de arbeidsactiviteit, is het niet nodig om hem op de hoogte te stellen.Officiële waarschuwing is ook niet vereist voor degenen die in deeltijdbedrijven werken.