Hvordan ordne ting i mapper? Hvorfor trengs nomenklatur, og hva aksepteres generelt med dette begrepet? Hvordan lagre filer, mapper, og hvordan ellers kan du organisere dokumentasjon hos bedriften? For tiden er kontorarbeid et så kompleks av oppgaver som krever en systematisk tilnærming og ytterste nøyaktighet. Om hva nomenklaturen for saker er og hva den er ment for, bør ikke bare vite de ansatte som er ansvarlige for dokumentflyten i selskapet, men også alt ledelsespersonalet som er interessert i å opprettholde kontrollen over arbeidsprosessene i organisasjonen.
Generell terminologi
Tatt i betraktning hva nomenklaturen til tilfeller er, er det først og fremst nødvendig å merke seg at dette uttrykket brukes for å betegne en slik systematiseringsmetode, som innebærer dannelse av en liste over saker innstiftet i foretaket og institusjonen. For hver av dem er lagringsperioder tydelig foreskrevet, mens de fokuserer på reglene som er trådt i kraft av gjeldende lover i landet vårt.
Teori og dagligliv
Hva er nomenklaturen til saker i praktisk anvendelse? Dette er en slik distribusjonsordning som hjelper til med å gruppere utført dokumentasjon, og dermed skape saker. For å gjøre dette godkjente selskapet ordningen, klassifisering, og deretter anvendt i praksis. Det innføres også en indeksindeks for saker, dokumenter. Du må spesifisere lagringsvarigheten og bestemme utformingen av kortindeksen, brukt som referansemateriale og brukt til å søke etter dokumentasjon fra antall uoppfylte. Når du besvarer spørsmålet om hva nomenklaturen til saker er, skal det bemerkes at begrepet brukes for å utpeke et slikt regnskapsdokument, som regulerer arbeidet til avdelinger som er ansvarlige for geistlig arbeid, arkiver. Nomenklaturen stave tydelig ut alle disse tilfellene, lagringsvarigheten er i løpet av et tiår, det vil si de som hører til antall midlertidig lagringsdokumentasjon.
Hvorfor trengs dette?
Hvem trenger å vite hva nomenklaturen til tilfeller er, hvordan implementere den? Først av alt er dette personene som er ansvarlige for å organisere arbeidsflyten i bedriften, samt institusjonssjefen, juridisk enhet. Nomenklaturen hjelper deg med å raskt finne nødvendig dokument hvis arten eller innholdet er kjent. Kvaliteten på dannelsen, utførelse av nomenklaturen til saker avgjør hvor raskt det vil være mulig å jobbe med dokumentasjon innenfor institusjonens vegger. For øyeblikket er faktumet om tilgjengeligheten av nomenklatur etablert som obligatorisk for enhver juridisk enhet, enten det er en institusjon eller organisasjon, foretak.
På statlig nivå er Unified State Customs Service blitt vedtatt - dette er et slikt system som skisserer reglene for å opprettholde dokumentasjon. I vedleggene til den kan du finne den aktuelle prøven av sakslisten. I tillegg har en slik enhetlig statlig systematisk informasjonskilde samlet alle bestemmelsene som må styres av utviklingen og gjennomføringen av nomenklaturen for saker i et år i en institusjon eller virksomhet.
Spørsmål Funksjoner
For tiden, i kontorarbeid, er nomenklatur et komplekst konsept som inkluderer flere typer og grupper av dokumentasjon. Det er vanlig å snakke om en typisk, omtrentlig, spesifikk nomenklatur.Enkeltpersoner introduseres vanligvis på nivået med institusjonen som en helhet og av en egen strukturell enhet.
Typisk, eksemplarisk nomenklatur kalles for å kombinere dokumentasjon som har lik karakter og sammensetning. Modellen regulerer også det spesifikke indekseringssystemet, som brukes i et bestemt byrå. Det er nødvendig å bruke en slik liste over saksnavn. Men den omtrentlige er rådgivende, selv om det generelt sett er rimelig og praktisk å overholde det, siden det bidrar til å effektivisere hele volumet av offisielle papirer som akkumuleres i selskapet.
Systemet som basis for ordre
Enhver moderne bedrift trenger å systematisere den nåværende dokumentasjonen, og det er nomenklaturen som representerer en slik klassifiseringsveiledning som kan løse organisasjonens problemer. Dette er et dokument der navnene på alle forholdene i bedriften som kan startes er indikert linje for linje. Samtidig er det tydelig stavet hvor lang tid papiret må lagres. Nomenklaturen for regnskap, personaltjenester, foretaket som helhet må godkjennes av lederen.
Hovedmålene med innføringen av nomenklaturen
En slik offisiell artikkel forenkler systematiseringen av den interne arbeidsflyten. Det er faktisk en slik plan, som tydelig staver hvilke algoritmer som skal brukes for å distribuere utførte dokumenter, og i hvilke saker de skal plasseres. Dette danner arkivsystemet til foretaket og gjør det lettere å orientere seg blant de akkumulerte papirressursene.
Samtidig inneholder nomenklaturen for personalsaker, regnskap, samt den generelle for virksomheten, en klar definisjon av tidsintervaller i forhold til forskjellige kategorier av dokumentasjon. Det strukturerte systemet presiserer nøyaktig hvor mye tid man kan lagre dokumenter som er ordnet i en bestemt sak. Når du oppretter en sak ved bruk av utførte dokumenter, må du umiddelbart anta hvor lang holdbarhet vil være. Dette stadiet kalles den primære undersøkelsen, som gjør det mulig å identifisere verdien av dokumentasjonen.
Indeks, system og grunnleggende informasjon
Nomenklaturen til saker erklærer offisielt ved hvilket system det er nødvendig å indeksere saker. Denne informasjonen er relevant for registrering, siden indeksen opprettet av nomenklaturen er et element i registreringsnummeret som er tilordnet hvert enkelt dokument i foretaket. Nomenklaturen er en informativ referanse som lar deg raskt analysere de strukturelle trekkene til en bestemt juridisk enhet.
Dokumentasjon brukes når det er nødvendig å opprette en saksliste. Dette er relevant for lagring av verdipapirer, som ved lov har en frist på mer enn et tiår, inkludert permanent lagring. Dette gjør nomenklaturen til saker til hovedbokføringsdokumentet som brukes i avdelingene som er ansvarlige for geistlige arbeider i bedriften.
Regnskap og videreutvikling
Ofte er sakens nomenklatur det mest praktiske dokumentet som regnskapssystemet implementeres i bedriften, som lar deg kontrollere midlertidige anliggender, det vil si beregnet på lagring i et tiår.
Et annet viktig formål med nomenklaturen til saker er dens anvendbarhet i dannelsen av en referansekortfil, nødvendig for å opprettholde relevant informasjon om den utførte dokumentasjonen. Klassifiseringssystemet som brukes i dannelsen av nomenklaturen blir grunnlaget for å lage et filskap som gir referanseinformasjon om dokumentflyten i organisasjonen.
Hvordan ser det ut?
En eksempler på nomenklatur av tilfeller kan se ut som følger.
Når du utarbeider dokumentasjon, er det nødvendig å oppgi navn på bedriften, avdelinger som nomenklaturen er angitt for, samt aktuelle datoer.
Dette er viktig!
Noen ganger virker det for gründeren at med en relativt liten arbeidsflyt er innføring av nomenklatur bare et rot, overdreven "papirarbeid" som ikke vil gi reelle fordeler. Denne tilnærmingen til spørsmålet er kategorisk ukorrekt. Det er nødvendig å introdusere riktig, passende, under hensyntagen til den aktuelle organisasjonens nomenklatur i ethvert moderne selskap. Når du utvikler et dokument, er det nødvendig å sikre at det dekker hele volumet av virksomhetens arbeidsflyt, inkludert stadier av opprettelsen. Det er nødvendig at alle sektorer av selskapets aktiviteter, prosesser og aktivitet gjenspeiles i nomenklaturen.
Du kan lese de generelt aksepterte kravene til utarbeidelse av et slikt normativt dokument i rettsakter vedtatt på statlig nivå. Arbeidsreglene som er innført for arkivene til selskaper, standardinstrukser for dokumentsirkulasjonen av foretak, er viet til dette. I 1988 ble det utviklet et statlig system for dokumentasjonsstøtte, som fortsatt er relevant i dag. Dokumenter som jevnlig er vedtatt på statlig nivå, blir ferdigstilt under hensyntagen til realiteten i vår tid, inkludert bruk av elektroniske datamaskiner, mens de grunnleggende teoriene om systematisering og klassifisering forblir de samme.
Vareskjemaer
I den klassiske versjonen er dette dokumentet satt sammen som en tabell. Indekser, klassifiseringer blir grunnlaget for registreringsprosessene for dokumentasjon generert i bedriften, går videre til den til eksterne mottakere og aksepteres for behandling fra eksterne kilder. En godt sammensatt nomenklatur er et praktisk verktøy for dannelse av andre klassifisere som nødvendigvis følger med prosessen med kontorarbeid i ethvert moderne selskap. Så en foreløpig gjennomgang av dokumentasjonen krever ofte en klassifisering av spørsmål, områder for diskusjon. Spesielle klassifiserere kreves også for den utførte dokumentasjonen. Når du introduserer et elektronisk system, er det nødvendig å utvikle navigatører, representasjoner som gjenspeiler forskjellige strukturelle enheter og utøvere. I tillegg, basert på nomenklaturen til tilfeller, kan du utvikle et system som lar deg organisere dokumentasjonen underlagt spesiell kontroll, så vel som andre typer.
Nomenklaturen tilhører kategorien planleggingsdokumentasjon. I den kan du finne overskriftene på sakene som er foreslått for planlegging, regnskap i forskjellige aktivitetsretninger, virksomhetens økonomiske aktivitet. Funksjonene tildelt selskapet er synlige fra nomenklaturen. Dokumentet er forberedt for neste år, så det er nødvendig å legge i det ikke bare tilgjengelige muligheter og behov for arbeidsflyten, men også de som er planlagt i løpet av en nær fremtid. Det er ønskelig at det, når man sammenstiller nomenklaturen, ville være mulig å forutsi behovene til dokumenthåndteringssystemet hos bedriften i løpet av de neste fem årene, selv om dette ikke alltid er mulig under de nåværende vanskelige økonomiske forhold som tvinger foretakene til å tilpasse seg.
Virkelighet og plan
I praktisk anvendelse blir oftest sakens nomenklatur betraktet som regnskapsdokumentasjon, som skyldes tilstedeværelsen av et tall, en indeks for hver overskrift som er oppført. Den endelige nomenklaturoppsummeringen som oppsummerer årets resultater gjør det mulig for oss å konkludere om antall og kategorier av saker som er satt opp i løpet av den siste perioden. Du kan også beregne, uten å gjøre spesielle anstrengelser og uten å kaste bort tid forgjeves, antall saker, bind som er satt i gang den siste tiden. Dette gir en kvantitativ beskrivelse av dokumentarfondet, arbeidsflytsystemet. Behovet for en slik analyse oppstår både innenfor rammen av en egen strukturell enhet og organisasjonen som helhet.
Nomenklatur som fungerer som regnskapsmateriell kan brukes når filer overføres til arkivet.Dette gjelder først og fremst de som er ment for midlertidig lagring - ikke mer enn et tiår. Nomenklaturen gir også et praktisk grunnlag for dannelse av en inventar, som inkluderer saker beregnet på lagring løpende eller midlertidig, hvis perioden overstiger et tiår. Nomenklaturen er praktisk når en oversikt over saker som inneholder dokumentasjon om personell i selskapet dannes, samt handlinger som løser ødeleggelse av dokumenter, tildeling av papirer som ikke trenger eller ikke kan lagres.
Spesifikasjonene til visse typer organisasjoner
Et obligatorisk tiltak vil være sammenstillingen av en nomenklatur for enhver statlig institusjon. Dette dokumentet må være til stede i kommunale, underordnede territorielle rettssubjekter. En slik obligatorisk prosedyre skyldes det faktum at overføring av dokumentasjon generert i organisasjoner, institusjoner for lagring i arkivene til kommunen eller på føderalt nivå.
Hvis vi snakker om en privat organisasjon, er dannelsen av nomenklaturen også nødvendig, men kravene som gjelder den er mye mindre strenge. På den ene siden er dokumentet også multifunksjonelt - det avhenger ikke av statlig deltakelse i selskapet. Det anbefales å utvikle en nomenklatur på et tidspunkt der det opprettes en juridisk enhet. Under overtakelsen, fusjon, er det nødvendig å omforme et slikt system for dokumentflytklassifisering, dersom det samtidig dannes en ny juridisk enhet. I henhold til reglene er utvikling av nomenklaturen en ekstremt prioritert oppgave, og det er nødvendig å jobbe med den allerede før dannelsen av instruksjonen som beskriver arbeidsflytens regler.