Den statlige virksomheten og kontorområdet er den viktigste grenen i det offentlige liv i enhver stat. Dokumentert informasjon er juridiske data. Lovgivende aktiviteter bidrar til konstruksjon av sivil lov og orden og velferd, som er veldig viktige.
Konseptet med dokumentert informasjon
En slik betegnelse brukes ved første øyekast ikke veldig ofte i rettsvitenskap, men samtidig er den veldig viktig. Basert på føderal lovgivning er dokumentert informasjon en type sett med visse data som er registrert på et håndgripelig medium for sikkerhets skyld.
Dette materialet forutsetter også tilstedeværelsen av detaljer om tilgjengelige kilder til deres opprinnelse, som generelt tillater å bestemme arten av disse dataene eller deres medier, uavhengig av presentasjonsformen. Uten dem mister begrepet dokumentert informasjon faktisk betydningen. Krav innebærer iboende to grunnleggende funksjoner - informasjon og sikkerhetssertifisering. På den ene siden inneholder de de nødvendige dataene, og på den andre siden gjør det umulig å forfalske dokumenter.
International Organization for Standardization
Behandlingen av dokumentert informasjon er regulert av en rekke juridiske handlinger, føderale forordninger, pålegg, internasjonale forskriftsdokumenter. Den internasjonale organisasjonen for standardisering (ISO) tar kontinuerlig direkte del i utviklingen av dogmer, regler og forskrifter om dannelse, lagring, bruk av informasjon. Utviklingen gjøres i retning av å eliminere brudd på avviket i virkelighetens innhold, i dannelse av krav til form for datapresentasjon.
Tegn på dokumentert informasjon
Det første tegnet og det viktigste er tilstedeværelsen av en materialbærer. Som sådan kan absolutt ethvert objekt i den omliggende verden handle, inkludert objekter og fysiske felt der visse handlinger eller informasjon vises. De samme dataene kan spilles inn på forskjellige medier. Det vil også være sant at forskjellige materialer kan dokumenteres på samme sted.
Den neste viktigste funksjonen i dokumentert informasjon er muligheten til å identifisere innspilt materiale. Dette gis ved hjelp av rekvisitterens støttende rolle. Deres tilstedeværelse er med på å fastslå formålet med dataene, deres art, kilde, tidspunkt for dokumentasjon. I noen tilfeller gir detaljene den nødvendige grad av beskyttelse av en bestemt prøve i form av en vedlagt elektronisk digital signatur.
Den tredje egenskapen til dokumentert informasjon er muligheten til å velge forskjellige varianter og former som formidler innholdet. Det kan også lagres på forskjellige medier i forskjellige former uten å miste innholdet og detaljene. Det vil si at lagring av dokumentert informasjon innebærer muligheten for å kopiere den. Slike materialer kan eksistere i form av forskjellige modifikasjoner.
Dokumentinformasjon
I henhold til versjonen av International Organization for Standardization er dokumentert informasjon data som må lagres og brukes under spesiell kontroll. På underordnelsesområdet ligger direkte bæreren av en materiell karakter som dette materialet er lagret på.Kravssettet for dokumentert informasjonshåndtering er presentert i kapittel 7 i ISO 9001: 2015. Hvis du prøver å oppsummere og skildre disse forpliktelsesoppgavene, vil de ha følgende skjema:
- regelmessig analyse av tilgjengelighetsnivået til informasjon i den grad det er nødvendig, på stedet der det er nødvendig og på det tidspunktet når det er nødvendig;
- regelmessig vurdering av grad av sikkerhet for dokumenterte data;
- løse problemer angående organisering av prosessene for distribusjon, søk, tilgangskontroll og bruk av informasjon;
- vurdering av virkningen av effektive prosesser for å beskytte og lagre dokumenter mot forskjellige feil, for eksempel om lesbarheten deres er garantert;
- verifisering av overholdelse av reglene for beslag og lagring.
Hva skjer?
Formene for dokumentert informasjon avhenger først og fremst av innholdet i det materielle mediet. Det er flere hovedtyper. Det vanligste:
- papir;
- lydopptak;
- videomaterialer;
- elektronisk dokumentert informasjon.
Variasjoner av data på konkrete medier
Informasjon utover versjonen av mange forskere, utover kriteriene for ordnethet og organisasjonsgrad er delt inn i dokumenterte og udokumenterte. Hva er forskjellen mellom dem?
Dokumentert er en spesifikk organisatorisk, offisiell form for eksistens av informasjon. Formålet med eksistensen av denne typen data er relatert til offentlig velferd og rettsstaten. Typene dokumentert informasjon kan være forskjellige. Tross alt avhenger det av klassifiseringskriteriet som er lagt til grunn.
Informasjon om kriterier for tilgjengelighet er:
- med begrenset tilgang;
- statlig hemmelig materiale;
- fortrolig art;
- med ubegrenset tilgang, offentlig.
Hvis mulig, skjer det:
- fritt distribuert;
- data hvis avsløring er strengt forbudt;
- Informasjon avslørt i samsvar med føderal lov;
- materiell, hvis avsløring er mulig etter avtale med en viss krets av personer.
Dokumenterte informasjonsegenskaper
Dokumentert informasjon er data som eksisterer under visse objektive forhold og har en rekke funksjoner.
Egenskapene inkluderer:
- fast karakter, det vil si besittelse av kilden, dokumentasjonsøyeblikket og oppbevaringsplikten;
- relevans - muligheten til å oppfylle kravene til en potensiell forbruker, å møte forespørsler;
- verdi - data passer til formålet;
- fullstendighet - det optimale forholdet mellom mottatt og nødvendig informasjon;
- nytteverdi - graden av dens nødvendighet;
- pålitelighet - viser informasjonsnivået til informasjon;
- nyhet - relevans, siden dokumenterte materialer er en forklaring på informasjon som kan bli utdatert eller slutte å være gyldig;
- aktualitet;
- tilgjengelighet - forbrukerens mulighet til fritt å motta data;
- sikkerhet - mangel på uautorisert tilgang;
- ergonomi - det optimale forholdet mellom volum og form for data for en bestemt forbruker;
- tilstrekkelighet - korrespondanse av informasjon til virkeligheten, beredskap til å reflektere reelle objektive forhold.
Beskytte dokumentert informasjon i russisk lov
Tre kilder til føderal lov gir dokumentert informasjonsbetegnelse. Den første kilden gir en smal tolkning. Den opplyser at dokumentert informasjon er registrering av viktige data ved bruk av et materielt medium gjennom prosessen med å dokumentere nødvendige data, der det er detaljer som gjør det mulig å identifisere, utpeke eller bestemme dets materielle medium (informasjonslov, artikkel nr. 2).
En annen kilde har en bredere tolkning.Den sier at et dokument betyr tilstedeværelsen av et medium med innspilt informasjon av tekst, lyd eller grafisk art. Innholdet er beregnet for overføring til det tiltenkte formål på et bestemt tidspunkt.
Eksempler på dokumenterte data
Dokumentert informasjon er rettsakter, papirer, arkiver som er lagret for forskjellige formål. Den lagrede informasjonen i de aller fleste tilfeller er beregnet på offentlig bruk. Eksempler inkluderer:
- rettsakter, regelverk;
- dokumenter som inneholder informasjon om nødsituasjoner av miljømessig, demografisk, sanitær-epidemiologisk, meteorologisk art;
- dokumenter som finnes i biblioteksamlinger og andre forskjellige midler til informasjonssystemer;
- informasjon om massemedier og annen offentlig informasjon i samsvar med lovgivningen i Russland.
Basert på det foregående er det verdt å merke seg at i totaldokumenter og dokumentert informasjon er de viktigste elementene i statssikkerhet og offentlig velferd. Det er ofte et depot av strategisk viktig informasjon for staten. Det er grunnen til at denne typen informasjon bør lagres nøye under hensyntagen til kravene som er gitt i statlig lovgivning.