I forretningskorrespondanse har hvert dokument sin egen betydning og kan på en eller annen måte påvirke forholdet mellom partnere. Blant det enorme antallet forskjellige typer slike dokumenter, er et spesielt sted okkupert av svarbrevet.
Klassifisering av forretningsdokumenter
I forholdet mellom partene blir de fleste spørsmål løst skriftlig. Og i følge loven er verbale avtaler som kjent ikke gyldige. Derfor, til enhver bedrift, forretningskorrespondanse. Det er et generelt akseptert middel for utveksling av informasjon som et resultat av offisielle kontakter mellom ulike organisasjoner og bedrifter.
Alle forretningsbrev er delt inn i to kategorier:
- De som krever obligatorisk respons.
- De som ikke trenger en slik reaksjon.
Svarbrevet tilhører den andre kategorien. Det er en av de kommersielle dokumenttypene sammen med et forespørsel brev, informasjon, advarsel, tilbud, påminnelse eller presentasjon. Slike verdipapirer brukes vanligvis på tidspunktet for inngåelse og videre støtte til ulike avtaler og andre avtaler mellom partene. Svarbrevet, i motsetning til de andre, ber ikke om noe og tilbyr ikke noe. Den inneholder bare informasjon som tidligere ble bedt om av den andre parten.
Bekreftelse av søknad
Det utarbeides et svarbrev i forskjellige tilfeller. Dette kan være en reaksjon på en spesifikk klage, krav eller forespørsel. Dessuten kan det være både positivt og negativt. I det andre tilfellet vil dokumentet allerede presentere et slags avvisningsbrev. Men det er nødvendig å gi det med en detaljert forklaring av årsakene som førte til en slik beslutning. Vi kan for eksempel vurdere saken når selskapet mottok en offisiell skriftlig ordre for produksjon av en bestemt type produkt i en spesifikk periode. Hvis et slikt samarbeid er ønskelig for bedriften, er det nødvendig å svare umiddelbart. Svaret er vilkårlig. Det kan begynne med ordene: “Vi vil fullføre” eller “Vi vil produsere”. Som en periode er det bedre å angi sendingsdato, med hensyn til tiden som kreves for å produsere varene og overføre dem til lageret. I tillegg er det nødvendig å stille betalingsbetingelser, fordi kunden kan stole på flere trinn. Videre gjenstår det bare å beregne det totale beløpet og oppgi dine detaljer som kunden vil foreta pengeoverføringer for. Et slikt dokument er vanligvis signert av direktøren og hovedkontoen, og helt på slutten rapporteres koordinatene til direktøren.
Korrespondanse med enkeltpersoner
Noen virksomheter har, etter sin virksomhet, direkte kontakt med enkeltpersoner. Dette kan være en organisasjon som jobber i servicesektoren, eller et selskap som produserer forbruksvarer. Informasjon av en veldig annen karakter, både positiv og negativ, kan komme til et slikt foretaks adresse fra innbyggerne. Likevel krever det et passende svar og en obligatorisk respons. I slike tilfeller kan du ikke begrense deg til en personlig samtale eller en telefonsamtale. En innbygger må få full avklaring på alle spørsmål av interesse for ham. Dette skal være et detaljert svar på brevet.
En prøve av et slikt dokument må oppfylle visse krav:
- For enhver forretningskorrespondanse er det bedre å bruke det offisielle skjemaet.
- Det er nødvendig å ta hensyn til særegenhetene ved å sammenstille slike dokumenter.Hovedsaken er at de skal skrives i samsvar med den velkjente parallellismens regel, det vil si inneholde de samme ordforrådene og språklige vendinger som ble brukt av forfatterinitiatoren. Dette vil maksimere gjensidig forståelse.
- Sørg for å lage en lenke til forespørselsbrevet, angi nummer og dato.
- Det er bedre å starte teksten med uttrykket: "Til ditt bokstavenummer ...", "Som svar på forespørselen din ..." eller "Vi informerer deg ...".
Følgende er en redegjørelse for de faktiske forhold, og en endelig beslutning tas.
Strengt formell
Hvis du vil svare på det offisielle brevet, må du gjøre dette riktig. Det må huskes at en slik appell absolutt må være høflig og korrekt. Ikke glem leseferdighet også. Det er latterlig å se åpenbare feil i informasjonen fra en anerkjent organisasjon.
Fra første stund skrives adressen ut i øverste høyre hjørne. Det er en nøyaktig kopi av det som er angitt på konvolutten. Svaret blir alltid gitt til en slags forespørsel, i registreringsstempelet øverst til venstre må dets originale detaljer (antall og avreisedato) noteres. Så kommer en kort appell til adressaten (du kan ganske enkelt angi etternavn uten initialer). Teksten skal inneholde detaljerte forklaringer om interesseproblemet. Som argumenter skal bare bekreftede data brukes. I ingen tilfeller kan ikke stole på rykter og spekulasjoner. Om nødvendig kan du bruke utdrag fra forskrifter med de relevante artiklene. Direktøren for foretaket signerer et slikt dokument, og en merknad blir gjort litt lavere med dataene til navnet og telefonnummeret til den ansvarlige utøvende.
