Arbeidsprosessen består av å sette oppgaver av lederen og implementeringen av en ansatt i selskapet. Fra tid til annen utarbeider hver ansatt en fremdriftsrapport. Hyppigheten avhenger av de interne reglene i foretaket, samt form. Ikke undervurder relevansen av dette dokumentet for ledelsen.
I denne artikkelen skal vi se på hvordan du korrekt kan utarbeide en rapport om utført arbeid, et utvalg av å fylle ut et dokument og noen tips om utarbeidelse av det.
Hvorfor du trenger å kunne rapportere ordentlig om arbeidet
Arbeidsflyten kan presenteres i form av en kompleks mekanisme der hver ansatt i selskapet er et utstyr. I dette eksemplet er lederen for organisasjonen en ingeniør som må sørge for at alle mekanismer fungerer jevnt og raskt som mulig.
I det virkelige liv er det ganske vanskelig for sjefer å vurdere hvor godt de ansatte gjør jobben sin hvis de ikke ser resultatene av arbeidet sitt. Derfor, i nesten alle virksomheter, forplikter ledelsen hver ansatt til regelmessig å utarbeide en rapport om utført arbeid. Ofte opprettes dette dokumentet med en frekvens på 1 uke. Dermed kan sjefene se hva de ansatte gjorde, samt hvor nyttige de var for selskapet.
Feil eksempel
Dokumentet er i gratis form. Kanskje det er grunnen til at det er et stort antall rapporter som ikke snakker med ledelsen om noe eller får deg til å tro at arbeideren ikke takler funksjonene som er tildelt ham. Dessuten kan en spesifikk ansatt være en virkelig hardtarbeider og overfylle planen sin. Skylden for dette er en feil utarbeidet rapport om utført arbeid. Et eksempel på et slikt dokument er gitt nedenfor.
“Til: sjefen for planavdelingen Ivanov P. M.
Fra: økonom i 1. kategori av planavdelingen Petrov Yu. R.
Type dokument: fremdriftsrapport for perioden 02.15.16 til 02.19.16
Følgende er fullført:
- implementert arbeidstid produksjon verksted;
- timekeeping-resultater er inkludert i arbeidsprogrammet;
- kalkulerte nye tidsstandarder;
- Svar på forespørsler fra arbeidstilsyn, så vel som flere klienter, ble samlet;
- deltok på en konferanse for å forbedre arbeidseffektiviteten i bedriften.
Dato for sammenstilling: 02.19.16
Signert: Petrov Yu. R. ”
Hvis den ansatte utarbeider en rapport om arbeidet som er utført på denne måten, vil ledelsen vurdere at han ikke er tilstrekkelig lastet.
Hva er feilene?
Eksemplet ovenfor viser tydelig standardfeilene i utarbeidelsen av slike dokumenter.
De viktigste er:
- mangel på en liste over oppgaver som ble utført;
- ingen planer for neste rapporteringsperiode;
- mangel på spesifisitet;
- det er ingen analyse;
- mangelen på initiativ fra arbeidstakeren understrekes av mangelen på tilbud i hans arbeidsfelt.
Ovennevnte krav bør brukes både ved utarbeidelse av ukentlige skjemaer, og når det blir generert en rapport om arbeidet som er gjort for året.
Egnet alternativ
Det er sannsynlig at første gang å utarbeide en kvalitetsrapport ikke vil fungere. For å gjøre det enklere for deg gir vi et eksempel på hvordan du kan skrive en rapport til lederen om arbeidet som er gjort, angitt i det første eksemplet:
“Til: sjefen for planavdelingen Ivanov P. M.
Fra: økonom i 1. kategori av planavdelingen Petrov Yu. R.
Rapport om resultatene av arbeidskraft for (02.15.16-19.02.16 gg.)
For rapporteringsuka ble følgende oppgaver satt for meg:
- For å utføre tidspunktet for arbeidet med produksjonsverkstedet, som gjeldende tidsstandarder er fraværende eller utdatert for.
- Basert på målingene, forbered deg på godkjenning av nye standarder for arbeidet med den aktuelle konstruksjonsenheten.
- Delta på en konferanse for å forbedre arbeidseffektiviteten i bedriften, planlagt for 02/18/2016, utarbeide spørsmål og forslag.
Alle oppgavene ble fullført, nemlig:
- 5 ganger ble brukt og samme antall nye standarder ble satt sammen for arbeidet med produksjonsverkstedet;
- deltok på konferansen, memorandum med forslag vedlagt.
Arbeidet ble også utført med innkommende dokumentasjon, nemlig:
- Utarbeidet 2 svar på IOT-forespørsler.
- Svar på bokstaver i gr. Yurieva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K. B.
For perioden 02.22.16 til 02.26.16 planlegges en forretningsreise for å verifisere arbeidet med strukturenheten til Pechersk-filialen.
Dato for sammenstilling: 02.19.16
Signatur: Petrov Yu.R. ”
Enig i at denne versjonen av rapporten leser bedre, og ledelsen kan se hvor godt en av de ansatte fungerer.
Hvordan skrive rapporter i lengre perioder?
En periode på en uke å male vakkert på papir er selvfølgelig ikke vanskelig. Det er vanskeligere å utarbeide en rapport om arbeidet som er gjort i et halvt år eller til og med et år. Det er imidlertid enklere å gjøre enn det kan virke ved første øyekast. Hvis du for eksempel har ukentlige rapporter for den nødvendige perioden, kan du trygt bruke dem.
Maksimalt volum - 1 ark A4
Samtidig bør du prøve å forstørre informasjonen litt, slik at resultatet får plass på 1-2 sider. I tilfelle at ukentlige resultater i organisasjonen ikke blir gjennomført, men du var forpliktet til å generere en rapport om arbeidet som ble gjort for året, ikke få panikk og kjemp i hysteri.
All informasjonen er rundt deg: se på historien til meldinger i dokumentloggene eller i e-post, åpne mappen med rapportene dine, undersøk turarkene. Alt dette vil bidra til å minne om utnyttelsene du oppnådde i løpet av arbeidsåret.
For å oppsummere
Over ga vi noen eksempler på hvordan du skriver en fremdriftsrapport. Hovedsaken er å oppgi de utførte operasjonene, og angi kvantitative egenskaper (så mange ganger eller slikt og et slikt antall brikker, etc.). Dermed vil du informere guiden om nøyaktig hvor mye arbeid du klarte å fullføre.
Ikke glem å indikere i begynnelsen av rapporten en liste over spesifikke oppgaver du har fått til å fullføre. En viktig del er gjennomføringen av rapporten. Husk å skrive det du vil realisere på jobb i løpet av en nær fremtid. På denne måten vil du vise at du ser bredere ut enn bare området med dine umiddelbare oppgaver og funksjoner som må utføres i henhold til stillingsbeskrivelsen.
Du kan også vurdere eksemplet over.
For å gjøre det enklere å sette sammen slike rapporter, kan du registrere arbeidet som gjøres hver dag i en notisbok eller elektronisk dokument. Du bruker bare 3-5 minutter om dagen på denne bagatellen. Dette er ikke så mye. På grunn av slike poster vil du imidlertid kunne lage en rapport om arbeidet ditt for en hvilken som helst periode i fremtiden uten problemer.
