Å planlegge anskaffelse av varer er et av de viktigste stadiene i aktivitetene til enhver moderne institusjon eller bedrift. Den er beregnet på dannelse av forberedende dokumentasjon om nødvendig for å kjøpe et produkt, bestille arbeid, tjenester. Det mest aktuelle området for kommuner, statseide selskaper. Flere planleggingsmetoder er utviklet som anses som en del av spesialiserte utdanningskurs. Teoretiske beregninger er selvfølgelig anvendelige i praksis, omfanget av deres anvendelse er ekstremt bredt. Dette skyldes i stor grad kravene i gjeldende lovverk om begrunnelse for anskaffelser av kommuner og offentlige etater.
En start uten feil er nøkkelen til suksess
For tiden praktiseres anskaffelsesplanlegging i samsvar med føderal lov 44. Dette dokumentet har erklært på føderalt nivå hvor viktig prosedyren for å utarbeide en plan er. Kravene til å utarbeide anskaffelser dukket først opp i 2013, og siden har situasjonen definitivt ikke blitt lettere for enkeltinstitusjoner å implementere. Juridiske standarder som er relevante for våre dager, krever at du planlegger anskaffelser i samsvar med lovene, nøye dokumenterer hvert trinn, enhver operasjon.
Organisering av anskaffelser, utarbeidelse av en plan er oppgaver som med lovens ufravikelighet løses i vår tid ved hjelp av mer moderne metoder. Dette gir økt økonomisk effektivitet av resultatet for å overholde etablerte standarder. Anskaffelsesplanleggingssystemet er nøkkelen til et positivt resultat av hele arrangementet. Behov er viktig å analysere, gitt mengden av midler som er avsatt til foretaket. Det beste alternativet er selvfølgelig å fordele de økonomiske massene i beløpene som kreves av en bestemt institusjon for å gjennomføre alle planlagte transaksjoner, men budsjettmessige begrensninger tillater sjelden å realisere 100%.
Gjør det riktig
Forresten, relevansen og kompleksiteten i spørsmålet om planlegging av anskaffelsesplaner, utarbeiding av prosjekter er allerede synlig fra overflod av spesialiserte publikasjoner som har blitt utgitt nylig, og avslører ulike subtile aspekter og nyanser av problemet. Mye skyldes den vanskelige økonomiske situasjonen i landet, på grunnlag av hvilken kravene i loven skjerpes, samt overvåking av at de overholdes. Det er en positiv side: det er mulig å effektivt forhindre misbruk, korrupsjonskomponenten og ineffektivt sløsing med budsjettbesparelser.
Årlig anskaffelsesplanlegging er det vanligste alternativet. Det vil ikke være overflødig å utarbeide planer over lengre tid (femårsplan), men de er bare dannet generelt. Det er kortsiktige planer (for eksempel i en måned), men disse gjenspeiler bare de nåværende behovene til bedriften. En årlig plan er ikke bare en liste over nødvendige anskaffelser, men også et dokument som demonstrerer utsiktene til institusjonen, dens utviklingsstrategi og forbedring av arbeidsprosessen. Ofte er en forklarende merknad knyttet til planen som begrunner behovet for hvert av elementene som er oppført. Dette bidrar til å forhindre mistanke om misbruk og bevise behovet for tildeling av midler.
Hovedmål: analysere anskaffelseseksempler
Planlegging, anskaffelser kan være det ansvarsområdet selskapet forsømmer.I en slik situasjon vil kvaliteten på tjenesten som leveres som et resultat av arbeidet med institusjonen av produktet være ganske lav, og vilkårene vil være lange. Hvis det ikke var mulig å beregne prisen på kontrakten riktig, planlegge anskaffelsen, er det en mulighet for ineffektivt bruk av midler, som kan betraktes som et lovbrudd med de påfølgende konsekvensene.
Kommunisk anskaffelsesplanlegging er med på å forhindre uforutsette kanselleringer. Initiativtaker til transaksjonsblokken kan være kontrollerende myndighet, entreprenør eller institusjonen selv, som plutselig fant en feil, og derfor ble tvunget til å snarest avslutte samarbeidet etter avtale. Dette fører til midlertidige tap, økonomiske. En kunde som feilaktig har fullført anskaffelsesprosessen, kan bli utsatt for straff. Spesielt følger det av eksisterende lover at en tjenestemann som uforsvarlig feil valgte anskaffelsesmetoden, blir tvunget til å svare: straffen når 50 000 rubler.
En etter en
I moderne virksomheter gjennomføres anskaffelsesplanlegging gjennom en systematisk tilnærming til problemet ved hjelp av effektive elektroniske, databehandlings- og programvaresystemer. Dette minimerer sannsynligheten for menneskelig feil. Operasjonssekvensen er dannelsen av planen, dens koordinering med høyere myndigheter, gjennomføringen av planen. Allerede på det forberedende stadiet er det nødvendig å begrunne alle planlagte operasjoner, verifisere samsvar med målene som er satt for institusjonen og normalisere anskaffelsen. Det siste innebærer kvalitetskontroll av det kjøpte produktet, den bestilte tjenesten med hensyn til gjeldende krav, forventede forbrukeregenskaper. På planstadiet analyseres den nødvendige mengden av produktet og den marginale prisen det kan kjøpes til.
Ledelse av anskaffelsesplanlegging inkluderer å organisere en offentlig diskusjon av arrangementet. Dette gjelder spesielt for en rekke transaksjoner som det er fastsatt reklame for i lovene. Det er slike hendelser at det rett og slett er umulig å gjennomføre uten foreløpig offentlig forskning med en vurdering av resultatene. For tiden brukes de mest moderne virkemidlene og kommunikasjonsmetodene, tekniske løsningene og informasjonsteknologiene aktivt for å organisere et slikt trinn.
Det er ingen slutt på papirene!
Planlegging av statlige og kommunale anskaffelser innebærer dannelse av en tidsplan, en anskaffelsesplan. Den andre typen dokumentasjon ble introdusert i 2016. Den første ble praktisert før, dens form har holdt seg uendret i flere år. Tidsplanen er dannet for året. Anskaffelsesplanen er utarbeidet for en gjennomsnittlig periode og inkluderer alle navnene på produkter som institusjonen trenger og kjøpt fra leverandøren. Normalt dekker et slikt dokument en treårsperiode, siden det er for denne perioden det blir dannet et budsjett.
Offentlig anskaffelsesplanlegging er en spesielt vanskelig sak. Det er nødvendig å fokusere på den føderale loven som ble vedtatt i 2011 under nummer 223. Han erklærte mulighetene for å utarbeide en fleksibel plan som dekker en periode på tolv måneder. Noen kjøp trenger ikke å være berettiget. Dette gjelder listen som faller inn under standardene i den andre delen av den femtende artikkelen i den tidligere nevnte 44. føderale loven. Ansatte i offentlig sektor har rett til å justere planer i samsvar med behovet. Det er ingen tidsbegrensning eller grunn.
Alt etter planen
Anskaffelser i budsjettplanlegging i et grafisk format innebærer bruk av dokumentasjon utviklet over en treårsperiode og som beskriver institusjonens grunnleggende behov som et fundament.Ikke alle juridiske personer fra første gang kan med hell danne en slik anskaffelsesplan som kan oversettes til virkelighet. Derfor bestemmer loven muligheten for å gjøre justeringer av de dokumentene som allerede er publisert gjennom et spesialisert informasjonssystem.
Ofte må det gjøres endringer når behovene for varer oppdages som ikke kunne identifiseres tidligere. Gjennom det elektroniske budsjettet er anskaffelsesplanlegging en ganske fleksibel prosess, du kan legge til nye elementer, spesielt hvis de økonomiske mulighetene for gjennomføring av dem skyldes besparelser i anbud som allerede har gått før justeringstidspunktet. Endringer kan gjøres når det blir stimulert av resultatene av offentlig diskusjon, hvis det var organisert som å oppfylle kravene i lovene.
Anskaffelseslogistikk
For å sikre at anskaffelsesplanlegging (det elektroniske budsjettet, gjennomført gjennom moderne programvareprodukter, gir betydelig hjelp til spesialister) er så effektivt som mulig, organiser arrangementer, med hensyn til kravene til logistikk. Når du utarbeider planen, må du bli styrt av bedriftens behov, kostnadene forbundet med arbeidsprosesser, lagringsplasser tilgjengelig for bruk. Rollen og mengden materiale som trengs for produksjonsprosessen, tidspunktet det skal leveres spiller en rolle. For å lykkes, må du ta hensyn til leverandørenes ressurser, muligheten til å organisere din egen produksjon av noen forbruksvarer som er aktuelle for produksjon av sluttproduktet, levering av tjenester.
Dannelsen, med hensyn til hele den spesifiserte anskaffelsesplanen i budsjettplanlegging i forhold til statlige og private selskaper, lar deg etablere en arbeidsprosess uten driftsstans og økonomiske tap på grunn av overskuddskjøp, skade på forbruksvarer. For å identifisere hvor mye materiale som er nødvendig (nemlig denne indikatoren er grunnlaget for å beregne de fleste av de andre), er det nødvendig å mestre flere standardmetoder for beregning. For å bruke dem på et spesifikt selskap, må du først samle den mest komplette informasjonsbasen om bruk av lignende råvarer i industrien tidligere.
Hvor mye trengs?
En av metodene for anskaffelsesplanlegging er vurdering av volumet av produkter som må produseres, basert på kundens behov for det. Når man vet hvor betydelig etterspørselen etter produktet er for øyeblikket, kan man med rimelighet beregne hvor mye råstoff som vil trengs. For å forenkle beregningsskjemaets lister med produkter, materialer, ta hensyn til tiden som kreves for å levere forskjellige varer, lagringsvarigheten. Hvis noen forbruksvarer kan lages på egen hånd, må du på forhånd beregne hvor store tidskostnadene er.
Når de kjenner til tidsintervallene, anslår de brutto behov for stillinger mottatt fra leverandøren, produsert på egen hånd. Basert på den bestemmes netto etterspørsel ved å analysere eksisterende lagre, bestillinger og planlagte produksjonsvolumer. Blant bestillingene kan være de som ble gjort tidligere for den forrige vareserien. Når du planlegger en ny produksjonssyklus, trenger de ikke tas med i betraktningen.
Svingninger i etterspørsel
Denne metoden for å planlegge kjøp er relevant når forbrukerens interesse kan beskrives med et bølgekart med gjentagende elementer. For å oppnå utjevning er det nødvendig å vurdere hvor stort det faktiske forbruket av produktet i løpet av den siste tidsperioden er, for å identifisere forholdet med de tidligere beregnede indikatorene for det. For en ny periode er prognosen en indikator beregnet for den forrige tidsperioden, til hvilken den korrigerende verdien legges til - mengden gods multiplisert med signifikanskoeffisienten.
Alternativt alternativ
En annen metode for anskaffelsesplanlegging er deterministisk.De tyr til dette når det er kjent for hvor lang tid det tar å utføre en ordre, hvor mye materiale som kreves for det, i hvilke tid forbruksvarer vil bli levert.
Noen ganger er den stokastiske tilnærmingen mest anvendelig i praksis. Grunnlaget for beregningene er metodene for statistikk, matematikk. Ved hjelp av spesialiserte formler kan du vurdere hva behovet for et produkt forventes, og basert på denne planen kjøp av forbruksvarer.
Ved å bruke den akkumulerte erfaringen fra de ansatte, kan du implementere en heuristisk tilnærming til anskaffelsesplanlegging.
Det er en tid for alt
Planlegging for offentlige anskaffelser, private innebærer tilgjengeligheten av den mest komplette informasjonsbasen om produksjonsprosessen og resultatet av dens anvendelse. Det er nødvendig å gi analytikere tilgang til nøyaktig informasjon om bevegelse av forbruksvarer, komponenter, reservedeler. Det bør være data om alle stadier fra øyeblikket av forskning på anskaffelsesmarkedet til mottak av kjøpt på lageret.
For at det logistiske anskaffelsessystemet skal fungere bra, må du vite hvilke materialer som brukes i produksjonsprosessen. Dannelsen av anskaffelsesplanen innebærer en koordinert interaksjon mellom forskjellige personer ansatt i bedriften. Offentlig anskaffelsesplanlegging (og like i private selskaper) tvinger til å etablere gjensidige forhold mellom forskjellige avdelinger, avdelinger, grener av en juridisk enhet. Bare nøye organisert samhandling lar oss garantere korrektheten av beregninger, analyser og valget til fordel for den optimale metoden for anskaffelsesdannelse. Fellesarbeid lar deg bestemme for den beste prispolitikken, inngå en lønnsom kontrakt med leverandøren og spore mengden innkommende, tilgjengelige, forbrukte råvarer. Logistikk inkluderer kontroll over tidspunktet for leveranser, plassering av råvarer innen lagerområdene.
Ikke noe mer
Ved å organisere anskaffelseslogistikk, kan du oppnå et minimumslager på lageret med en uavbrutt tilførsel av råvarer til produksjonsprosessen. For at planleggingen skal være effektiv, er det nødvendig å formulere nøyaktig hvilke bestemte stillinger som kreves, og i hvilken grad, i hvilken tidsperiode de skal være nøyaktig til disposisjon for verkstedene, hvor store er mulighetene for kjente leverandører. Logistikere evaluerer dagens kapasiteter på lageret, jobber ut måter å organisere produksjonsprosessen på forbruksvarer ved å bruke sine egne kapasiteter.
Vi kjøper klokt
På mange måter er anskaffelsesplanlegging nært knyttet til valget av et spesifikt format for samarbeid med leverandører. Nylig er det mest utbredte alternativet utførelsen av et anbud. Det er like aktuelt for statlige virksomheter, institusjoner og når du søker etter en leverandør av en privat næringsdrivende. Anbudskonseptet kom inn i økonomien i lang tid. Organisering av budgivning er kundens ansvar, og kunngjør konkurransevilkårene for levering av produktet, levering av tjenester. Som en del av auksjonen kan de som ønsker, konkurrere om retten til å inngå en avtale med kunden på forhåndsmeldte forhold. Reglene som samarbeidet skal underordnes, må formuleres, publiseres på forhånd. For dette blir en full pakke med tilbudsdokumentasjon fylt ut, som indikerer vilkårene for alle faser av gjensidig arbeid. Navnene på produkter, tjenester, priser som passer kunden er listet opp.
Det klassiske anbudet er en prosedyre som involverer en overflod av konkurrenter. Å vinne retten til å inngå en kontrakt er ikke lett, men selve prosessen er kostnadseffektiv, rettferdig. Organisasjonen er tildelt lederne av bedriften som fungerer som kunde. Selskapet samler en anskaffelseskommisjon, hvis sammensetning er godkjent av de øverstbefalende.Disse spesialistene utarbeider en pakke med dokumenter, utarbeider alt som er nødvendig for å sette betingelsene for offentlig visning. Det er nødvendig å huske gjeldende regulerings- og rettsakter som gjelder anbud og auksjoner.
Forsiktig og grundig
Alle bud som sendes inn innen den begrensede tidsrammen, må analyseres av deltakerne i anskaffelseskommisjonen. Når det gjelder hvert av alternativene, formuleres et generelt vedtak: godta forslaget, utnevne en potensiell person som entreprenør eller avvise opsjonen. Ved å bestemme til fordel for et spesifikt resultat, må du sjekke konkurransevilkårene, analysere funksjonene i alle mottatte forslag. Det ideelle resultatet av prosedyren er en avtale til lavest mulig pris, underlagt alle krav og betingelser fra kunden. Upartialitet, åpenhet, åpenhet er hovedfordelene med en slik prosedyre.
Når man formulerer krav til utøvere, må man veiledes ikke bare av ens egne interesser, men også av gjennomsnittlige markedstilbud. Hvis kunden setter bevisst ugunstige forhold, er det knapt noen som ønsker å melde seg på et slikt samarbeid, som et resultat av anbudet vil ikke en eneste søknad vises. For ikke å være i en så ubehagelig situasjon, noe som fører til en forstyrrelse i leveringstiden, er det nødvendig å formulere tilstrekkelige forslag. En av måtene man har brukt mer og mer i det siste, er å stille betingelsene som er mest mulig mulige for kunden. Hver potensiell entreprenør tilbyr sine egne alternativer, tilsvarende pris eller rimeligere, og basert på en analyse av alle mottatte søknader kan du velge den mest vellykkede måten å samarbeide på.
Hvordan bruke?
Når du planlegger kjøp i form av et anbud, er det først nødvendig å analysere markedets pristilbud, utarbeide et sammendragsnoteringsgrunnlag, sammenligne forskjellige leverandører og deretter gå videre til organiseringen av anbudet. I den medfølgende dokumentasjonen angir kravene til pris på kontrakten, tidspunktet for utførelsen, kvalifiseringsnivået og kvaliteten på produktet. Hver av deltakerne i henhold til resultatene av anbudet mottar et individuelt nummer, den første er beregnet på vinneren. Hvis man nekter å inngå en avtale, vil den andre på listen og så videre ha prioritet. I løpet av anbudet er det forbudt å ta kontakt med kommisjonens medlemmer og representanter for interesserte potensielle entreprenører.