Bedrifter må ta hensyn til hvor mye tid alle ansatte i bedriften faktisk jobber i løpet av dagen eller skiftet. Dette krever vedlikehold av en tidsplan for ansatte. Dette dokumentet er utarbeidet i en spesiell form. Hver bedrift og individuell entreprenør må fylle ut denne dokumentasjonen. For å gjøre dette må man bruke registreringsskjemaene T-12 og T-13 utviklet av Statens statistikkutvalg. Å fylle ut timelisten er ganske enkel, men for dette må noen regler og krav tas med i betraktningen slik at rapporten er riktig. Avhengig av innholdet avhenger av riktig beregning av lønn til ansatte.
Dokumentkonsept
Den spesielle formen for rapportkortet ble godkjent i 2004 av Goskomstat. Behandlingen av timelister i organisasjoner utføres av ansatte ved personaltjenesten eller regnskapsavdelingen.
Basert på dette skjemaet kan virksomhetsledelsen utføre forskjellige handlinger:
- ta hensyn til alle timene som hver ansatt i bedriften har jobbet;
- overvåke disiplin på arbeidsplassen;
- gjenspeile alle deltakere og fravær fra ansatte;
- registrere det faktum at hver spesialist er sent;
- ha informasjon som lar deg bestemme hvor fullstendig arbeidet ble utført av en spesialist i selskapet;
- bruk denne informasjonen til kompetent lønnsliste;
- legg inn data i statistiske former.
Dette dokumentet brukes ofte av ansatte ved regnskapsavdelingen når de beregner optimal lønn, bonus og godtgjørelser til andre ansatte i bedriften. Ved å opprettholde et tidsskjema for ansatte for personaltjenesten kan du kontrollere oppmøte og forsinkelse. Hvis overtredelser blir oppdaget, blir de aktuelle ansatte i foretaket ansvarliggjort, og forskjellige typer disiplinære sanksjoner kan anvendes.
Nyansene ved å bruke dokumentet
Skattekoden inneholder informasjon om at hver person som offisielt jobber i et selskap ved oppsigelse kan be om et tidsskjema sammen med andre dokumenter, som inkluderer arbeidsboken. Denne informasjonen er indikert i art. 84.1 Skattekode.
Siden 2013 kan bedriftsledere ikke bruke enhetlige skjemaer når de opprettholder en tidsplan for ansatte, siden de er kansellert. Men vanligvis bruker selskapets spesialister nettopp disse dokumentene. Et eksempel på en tidsplan er under.
Det er tillatt at spesialistene i regnskapsavdelingen eller personalavdelingen uavhengig gjør forskjellige endringer i dette dokumentet. De avhenger av detaljene i hele foretaket og antall ansatte i staten.
Skjemaet introdusert av Goskomstat anses som praktisk, slik at det enkelt kan behandles og endres. Ofte brukes den uten endringer.
Hvilke former er praktiske?
Det er tre dokumentformer som anses som enkle å bruke. Du kan enkelt gjøre forskjellige justeringer av dem. Valget avhenger av bedriftens retning og antall stillinger i selskapet.
Vedlikehold av et tidsskjema kan utføres ved bruk av tre skjemaer som grunnlag:
- T-13. Dette skjemaet brukes vanligvis av selskaper der en turnstile eller annet utstyr er installert ved inngangen, basert på hvilken det automatisk registreres når en spesiell spesialist kommer på jobb.Dokumentasjonen fylles ut både ved manuell metode og ved bruk av forskjellige dataprogrammer.
- T-12. Dette alternativet er en universell form. Det fylles vanligvis ut av spesialister fra bedriften manuelt. Den har en tilleggsdel hvor informasjon om betalingsbeløpet for utført arbeid kan legges inn.
- 0504421. Dette skjemaet anses som spesifikt, ettersom det bare brukes av budsjettorganisasjoner. Den mest aktuelle blant lærere eller lærere som jobber i forskjellige utdanningsinstitusjoner.
Hvert dokument har sine egne egenskaper, derfor fylles det ut på en bestemt måte.
Hvem fyller timelisten?
Spesielt bør selskapet utnevne en spesifikk person som er ansvarlig for å opprettholde timelisten. Vanligvis velges en personalsjef eller regnskapsfører for dette. For å gjøre dette, bør det utstedes en ordre innledningsvis, på grunnlag av hvilken de tilsvarende krefter overføres til spesialisten.
På timelisten må signeres av den som er ansvarlig for å vedlikeholde timelisten og lederen for personalavdelingen. Det er ikke nødvendig for selskapet å tildele en stilling separat for en slik ansatt, siden hver person som er utstyrt med ledelsen av foretaket med den rette myndighet kan takle oppgaven. Plikten til å føre en tidsplan overføres på grunnlag av en ordre. Den indikerer hvilken ansatt i bedriften som er ansvarlig for å opprettholde dette dokumentet.
En egen klausul må legges til ansettelseskontrakten til den valgte spesialisten. Det indikerer at en innbygger har spesifikke krefter. Hvis denne prosessen ikke er fullført, kan spesialisten nekte ekstra arbeid.
Personen som er valgt for å opprettholde timelisten må legge inn informasjon gjennom hele måneden, hvoretter dokumentasjonen blir overført til sjefen for personalavdelingen. Direktøren for avdelingen sjekker informasjonen med andre kilder, og signerer deretter skjemaet. Den overføres deretter til regnskapsavdelingen for å beregne lønnen til hver ansatt i foretaket.
Fylle regler
En ansatt i foretaket som er autorisert til å fylle ut dette dokumentet, bør forstå nyansene i prosessen med å legge inn informasjon. Reglene for vedlikehold av et tidsskjema anses som enkle og forståelige. Det anbefales å forstå dem godt innledningsvis, noe som vil gjøre det praktisk og enkelt å jobbe med rapporten. Produktiviteten til ikke bare personaltjenesten, men også regnskapsavdelingen er avhengig av dette. Basert på riktig lagt inn data vil ansatte i regnskapsavdelingen kunne beregne godtgjørelsen til hver ansatt i bedriften korrekt.
De grunnleggende reglene for å fylle ut et dokument inkluderer følgende:
- helt fra begynnelsen av er den gjeldende formen for å opprettholde et tidsskjema riktig valgt;
- dokumentet er bare fylt ut en kopi;
- det er tillatt for dette å manuelt legge inn data eller bruke en datamaskin;
- den ansatte som er involvert i denne prosessen, må ha den rette myndighet som arbeidsgiveren først gir ut en ordre for;
- utarbeide timelisten i begynnelsen av den nye måneden;
- informasjon om navnet på selskapet og eksisterende divisjoner legges inn på tittelsiden;
- datoen for regnskapsstart
- i slutten av måneden er rapporteringsdatoen satt;
- hovedarket i timelisten er representert av en tabell der data om hver enkelt ansatt i organisasjonen legges inn, og det er viktig å angi alle navnene riktig for å unngå forvirring eller feil;
- sikkert må pålitelig informasjon være tilgjengelig om hver ansatt, og nummeret som er tildelt spesialisten, som kan tas i en personlig fil, blir også registrert;
- timesheetskolonner er representert med bestemte dager i måneden;
- motsatte etternavn er det celler der informasjon om alle timer som er arbeidet eller skift legges inn;
- hvis det er helger eller helligdager, må denne informasjonen angis med spesielle merker;
- informasjon fra den ansvarlige personen må legges inn daglig, og spesialisten blir veiledet av offisielle dokumenter, som inkluderer forskjellige ordrer, uttalelser, sykefravær eller instruksjoner fra selskapets ledelse;
- hvis det blir registrert forsinkelse eller fravær, fikses de med spesielle koder som består av tall og bokstaver.
Dokumentet er festet med signatur fra lederen av foretaket. Uten denne signaturen vil den ikke bli ansett som gyldig. Fremgangsmåten for å opprettholde et tidsskjema anses som enkelt, derfor kan enhver ansatt i personaltjenesten takle denne prosessen. Hvis det oppdages feil eller brudd, er det den utnevnte spesialisten som er ansvarlig for denne informasjonen.
Nyansene ved å legge inn annen informasjon
Å fylle ut dette dokumentet er faktisk ganske enkelt. For å gjøre dette, trenger du bare å forstå formålet med hver enkelt celle. Ansvarlige personer med myndighet til å fylle ut dokumentasjonen skal ha god forståelse av sammensetningen av dokumentet. Funksjoner i fyllingsprosessen inkluderer:
- tillatt å øke antall kolonner;
- timens kostnadskoder vises øverst, og bunnen indikerer hvor mye spesialisten faktisk jobbet på en bestemt dag;
- hver ansatt i organisasjonen må ha et personlig nummer i timelisten, som brukes til å beregne lønn og utføre andre handlinger;
- to nummer tildeles deltidsarbeidere;
- det er påkrevd å angi både arbeidet dager og antall timer som faktisk ble jobbet av en spesialist hver dag;
- i slutten av hver måned blir rapportkortet overlevert til personalavdelingen, og spesialistene på denne avdelingen sjekker riktigheten av utarbeidelsen av dokumentet, og sørger også for at arbeidstiden som ansatte har savnet ikke er fravær;
- hvis noen spesialister forlater, brukes nummeret hans ikke fra neste måned når du fyller ut timelisten;
- Angi data om fravær, fridager, og også om fravær, ferier, forretningsreiser eller andre grunner som det ikke er noen spesialist på arbeidsplassen.
Hvis lengden på arbeidsdagen er angitt i timer, er det ikke nødvendig å fikse ufullstendige timer.
Spesifikasjoner for budsjettorganisasjoner
Foretak som er budsjettert bruker en annen form under drift. Det heter nr. 0504421. Dette skjemaet har noen forskjeller fra standardformen T-12 eller T-13. Dette skyldes det faktum at det gjenspeiler alle nyansene i arbeidet med en budsjettorganisasjon. I tabellen kan du legge inn forskjellige koder som indikerer en helg under trening eller studieferie.
De viktigste nyansene ved å opprettholde en tidsplan for ansatte i offentlig sektor inkluderer følgende:
- det er viktig å inkludere ikke bare institusjonens navn på tittelsiden, men også den tildelte digitale koden;
- Hvis du trenger å gjøre visse endringer i dokumentet, blir korreksjonskoden foreskrevet;
- det er grafer der du trenger å legge inn informasjon om subtotalene.
Når du bruker dette skjemaet, er det ikke nødvendig å registrere tilleggsberegninger. Når du fyller ut et dokument, brukes standardregler.
Hvilke koder brukes?
Når du fyller ut dette dokumentet, må du ha informasjon om hvilke koder som skal legges inn. De består av tall og bokstaver. På forsiden av denne rapporten er et transkript av alle koder. Ofte er det påkrevd å oppgi tilleggskoder, som en spesiell bestemmelse utstedes av lederen for foretaket for å opprettholde en tidsplan.
Hovedkodene som ble brukt for å fylle ut dette timearket inkluderer:
- varigheten av dagskiftet - Я01;
- nattarbeid - Н02;
- aktivitetene de ansatte må utføre i helger eller høytider - PB03;
- overtidsoppgaver - С04;
- sende en spesialist på forretningsreise - K06;
- registrering av obligatorisk betalt permisjon - OT9;
- gi spesialisten ekstra betalt permisjon - OD10;
- finne en sykmeldt person - B19;
- registrering av midlertidig uførhet uten betaling - T20.
Vanligvis er standardkoder som er innført ved lov, nok til å fylle ut et dokument riktig.
Hvilke feil blir det ofte gjort?
Det er noen vanlige uregelmessigheter som forårsaker betydelige feil i dokumentet. Disse inkluderer:
- bare initialene til de ansatte er angitt, og samtidig er det ingen informasjon om stillingen de besetter;
- Ferien er registrert som virkedager;
- på dagen før ferien merkes det ikke at arbeidsskiftet reduseres med en time.
Hvis en innbygger har en deltidsjobb i selskapet, må mye oppmerksomhet rettes mot den nøyaktige varigheten av arbeidsdagen. Ofte drar spesialister på forretningsreise, og under slike forhold brukes K06-koden ganske enkelt, så det er ikke nødvendig å indikere hvor mange timer en ansatt jobber per dag.
Hvordan fylles det med stykkbetaling?
Ganske ofte bruker virksomheter lønnsbeløp, noe som fører til vanskeligheter med å fylle ut timelisten. Instruksjoner for å opprettholde et tidsskjema for arbeidere er som følger:
- godtgjørelse avhenger av mengden arbeid som utføres av en spesialist;
- dokumentet skal ta hensyn til output for hver ansatt i bedriften;
- det er lov å måle arbeidskraft i timer, for eksempel er det påkrevd i skoler eller andre utdanningsinstitusjoner, derfor bør timelisten skrives i timelisten;
- i andre situasjoner brukes kode I01, så det er ikke nødvendig å fylle ut den siste linjen i denne dokumentasjonen;
- arbeid med høytider betales separat, og betalingsbeløpet avhenger av informasjonen i tariffavtalen.
Selv med en stykke-lønnsform er det ganske enkelt å fylle ut et tidsskjema.
Ansvar for feil
En spesifikk bedriftsspesialist har fullmakt til å føre et tidsskjema som arbeidsgiveren gir en passende ordre for. Han skal ha en god forståelse av hvordan han fyller bordet riktig. For å forenkle prosessen brukes ofte et spesielt program for å opprettholde et tidsskjema. Det er nok å legge inn relevante data i de nødvendige linjene, hvoretter dokumentet skrives ut og signeres. Om nødvendig er det bare å gjøre forskjellige endringer.
Hvis feil blir identifisert i dette dokumentet av tilsynsmyndigheter, vil selskapet bli holdt ansvarlig. Oftest avslører inspektøren at det er avvik i informasjonen som er angitt i timelisten med dataene som finnes i de primære dokumentene. Ofte skiller lønnsinformasjon seg fra dataene i oppgjørsdokumentasjonen.
Hvis det blir fastslått at det er brudd, blir selskapet administrativt ansvarlig, og det betaler derfor en bot på 5 tusen rubler. Hvis det avsløres et fullstendig fravær av dette dokumentet, øker boten til 50 tusen rubler, og den belastes sjefen for foretaket på grunnlag av bestemmelsene i art. 5.27 i koden for administrative lovbrudd. For å forhindre denne situasjonen, må virksomhetsledelsen overvåke riktigheten og aktualiteten til å lage en tidsplan.
konklusjon
Dermed er det obligatorisk å opprettholde en tidsplan for ansatte for hver organisasjon. Denne prosessen utføres av en ansvarlig spesialist, gitt den nødvendige myndighet ved å utstede en spesiell ordre av virksomhetslederen.
Det er viktig å forstå reglene for å fylle ut alle cellene i dette dokumentet. Hvis den inneholder feil eller er helt fraværende fra selskapet, kan tilsynsmyndigheter holde selskapet administrativt ansvarlig.Basert på informasjonen fra timelisten foretas beregningen av godtgjørelse til spesialister. Det er optimalt for dokumenthåndtering å bruke spesielle dataprogrammer som forenkler denne prosessen.