Stanowisko specjalisty ds. Zakupów: próbka

W tym artykule szczegółowo zbadane zostanie stanowisko specjalisty ds. Zamówień, w szczególności jego opis stanowiska. Jest to dokument, który jest dostarczany pracownikowi przez samą firmę i który jasno określa wszystkie jego prawa i obowiązki, zasady aktywności zawodowej, określenie granic odpowiedzialności w przypadkach naruszenia porządku pracy i inne lokalne regulacyjne rzeczy, które należy zbadać przed podjęciem pracy. Musisz wiedzieć, jak poprawnie napisać tę instrukcję i z czego ona się składa, a także wziąć pod uwagę wszystkie funkcje osoby wykonującej tę pracę. Ponadto w tym artykule zaprezentowany zostanie przykładowy opis stanowiska specjalisty ds. Zakupów, dzięki czemu czytelnik będzie mógł nie tylko poznać specyfikę pracy tego pracownika, ale także przyjrzeć się, jak ważne jest stanowisko wewnętrzne (i inne) na tym stanowisku dokument prawny.

Prawo federalne

Wszystkie informacje na temat stanowisk i instrukcji odpowiadających im omówione w tym artykule oparte są na ustawie federalnej Federacji Rosyjskiej w sprawie systemu umów w dziedzinie handlu, zamówień publicznych, realizacji robót i usług, które spełniają potrzeby struktur państwowych i gminnych. Liczba tej ustawy wynosi 44 i została przyjęta 5 kwietnia 2013 r. W związku z tym opis stanowiska specjalisty ds. Zamówień z 44 przepisami federalnymi jest bezpośrednio powiązany, a także ta sama instrukcja dla kierownika ds. Zamówień.

Specjalista ds. Zakupów i kierownik ds. Zakupów

W niektórych miejscach porównamy specjalistę ds. Zamówień w tym artykule z podobnym stanowiskiem, zwanym „kierownikiem ds. Zakupów”, ze względu na to, że mają znaczące punkty przecięcia i w pełni obejmują ten temat. Opisy stanowisk specjalisty ds. Zakupów i kierownika dostaw są również bardzo podobne.

Specjalista ds. Zakupów, podobnie jak kierownik odpowiedzialny za zaopatrzenie w jego firmie, to praktycznie nowy zawód: przynajmniej jest ona znacznie młodsza niż wiele innych specjalizacji z tej sfery komercyjnej pracy. Nie oznacza to jednak wcale, że przed ich pojawieniem się absolutnie nie było potrzeby tego rodzaju specjalistów: istniał, a ludzie wykonywali te same zadania wcześniej w różnych organizacjach i przedsiębiorstwach (zwykle związanych z produkcją przemysłową), tylko tytuł postu był inny. Pracownicy, którzy obecnie nazywani są specjalistami ds. Zaopatrzenia, zostali następnie nazwani inżynierami odpowiedzialnymi za wsparcie materialne i techniczne ich przedsiębiorstwa ze wszystkim, co jest niezbędne do pomyślnego wdrożenia jego działań.

Zawód tych specjalistów

Zanim przejdziemy do opisu stanowiska specjalisty ds. Zakupów i jego współpracowników w osobie kierownika, który zapewnia organizację, a także wszystkich aspektów ich pracy, powinniśmy krótko opisać, co oboje robią.

Jeśli zredukujemy do wspólnego mianownika wszystkie funkcje działalności tych specjalistów, bez przeprowadzania dogłębnej analizy (jak zostanie to przedstawione poniżej) wszystkich subtelności ich pracy w danym przedsiębiorstwie w określonych warunkach materialnych, możemy wyróżnić główne, podstawowe zadanie, przed którym stają.Jak już można się domyślić, zadanie to polega na terminowym i systematycznie stałym dostarczaniu głównemu przedsiębiorstwu wartości materialnych niezbędnych do utrzymania systemu pracy. Mówiąc najprościej, specjaliści ci zajmują się ciągłą dostawą surowców wymaganych ze względu na specyfikę produkcji jego organizacji.

To nie jest tak proste zadanie, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Dostarczenie przedsiębiorstwu różnych towarów i innych materialnych produktów jest warte poważnej pracy, która obejmuje ogromną liczbę powiązanych obowiązków, takich jak: analiza cen i zalet jakościowych konkretnego dostawcy, ich bezpośrednie wyszukiwanie oraz zawarcie i utrzymanie umowy, śledzenie wszystkich bieżących bieżących transakcji oraz ich wsparcie w celu zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa i wydajności w zakresie uzyskiwania deklarowanego zysku przez firmę, a także wielu innych.

Różnica między specjalistą a menedżerem

Bardzo często, to znaczy w większości przypadków, pracodawcy jakiejkolwiek organizacji nie postrzegają stanowisk specjalisty ds. Zakupów i kierownika ds. Zakupów jako mających jakiekolwiek różnice między sobą. W rzeczywistości większość pracodawców postrzega tę parę jako synonim tandemowy, chociaż są tacy, którzy tak nie uważają. Jeśli działamy z bardziej biznesowym podejściem do oficjalnego postrzegania zróżnicowania pracy tych pracowników, otrzymujemy:

Specjalista ds. Zakupów jest pracownikiem firmy, która jest bezpośrednio zaangażowana w dostarczanie firmie tych materiałów i towarów, które odpowiadają charakterowi jej działalności produkcyjnej (na przykład, jeśli taki pracownik pracuje w fabryce mebli, musi monitorować dostawy drewna do magazynów swojej firmy, lakier i inne materiały niezbędne w tym przypadku).
Kierownik zakupów jest pracownikiem firmy, który jest bezpośrednio zaangażowany we wszystkie sprawy wynikające z dostarczenia innych aktywów materialnych niezwiązanych z samą działalnością organizacji (na przykład mogą to być artykuły biurowe do pracy menedżerów zarządzających, zapasy żywności do codziennego żywienia w jadalni i itp.).

Stanowisko specjalisty ds. Zakupów

Będąc tym samym nadrzędnym i dominującym wewnętrznym dokumentem prawnym organizacji dotyczącym pracowników na danym stanowisku, a także umową o pracę zawartą między pracownikiem a jego pracodawcą, opis stanowiska każdego pracownika jest główną listą wszystkich zasad, praw, obowiązków i innych rzeczy niezbędnych do zapoznania się i nauki oraz szczegóły dotyczące konkretnego postu opisanego w tym dokumencie. Należy to wziąć pod uwagę, ponieważ jeśli odwołujesz się do przepisów obowiązujących w naszym kraju dotyczących działalności związanej z pracą, okazuje się, że żaden pracownik bez osobistej woli (prawnie zabezpieczony oficjalną zgodą) nie ma obowiązku wykonywania czynności, które nie zostały bezpośrednio określone w samej umowie o pracę. Dlatego, ze względu na ścisłą interakcję tego dokumentu z opisem stanowiska specjalisty ds. Zakupów (lub innej osoby pracującej), to opis stanowiska określa ostateczną wydajność i produktywność pracownika. Dlatego bardzo ważne jest, aby pracodawca wiedział, jak prawidłowo sporządzić taką instrukcję, podobnie jak pracownik powinien wiedzieć, czy proces ten został przeprowadzony prawidłowo i czy treść instrukcji jest zgodna z wszystkimi przepisami prawa i innymi czynnikami regulacyjnymi.

Sekcje ofert pracy specjalisty ds. Zakupów

Zarówno pod względem formy, jak i treści, dokument ten musi zostać wdrożony zgodnie ze wszystkimi standardami przyjętymi w obrocie gospodarczym dokumentów prawnych, które określają jakość i dokładność przedłożenia podstawowych informacji o przyszłym stanowisku wnioskodawcy.

Tak wygląda próbka. W opisie stanowiska specjalisty ds. Zamówień zgodnie ze standardem zawodowym ten specjalista (lub tylko osoba ubiegająca się o ten tytuł) zobaczy następujące sekcje:

Lewa górna kolumna tego dokumentu zawiera informacje o organizacji, która wydaje go osobie ubiegającej się o stanowisko. Właściwy odzwierciedla informacje dla czytelnika o tym, w jaki sposób i przez kogo zatwierdzono opis stanowiska specjalisty ds. Zamówień, a jego tekst został uzgodniony zgodnie ze wszystkimi wymaganymi standardami. Po słowie „Zatwierdzony” następują następujące dane: data, w której dokument został bezpośrednio zatwierdzony oraz informacje o menedżerze organizacji, który przeprowadził to zatwierdzenie. Po tym następuje jego osobisty podpis. Słowo „uzgodniony” obejmuje również datę zatwierdzenia oraz dane dotyczące pracowników tych działów, którzy byli bezpośrednio zaangażowani w przygotowanie opisu stanowiska. Oni z kolei muszą również pozostawić swoje obrazy we właściwej linii, idąc za powyższymi danymi. Departamenty i instytucje, z którymi organizacja współpracuje w przygotowaniu opisu stanowiska dla pracownika na jego stanowisku: usługa zapewniająca odpowiednią poradę prawną i bezpośrednią pomoc, dział zasobów ludzkich i dział firmy, który następnie kończy się ubieganiem się o stanowisko przez pracownika.
Sekcja opisu stanowiska specjalisty ds. Zamówień publicznych w instytucji budżetowej, zawierająca informacje ogólne, zawiera: listę wszystkich wymagań, które musi spełniać kandydat na stanowisko (takich jak odpowiedni wiek, otrzymany stopień, wcześniejsze doświadczenie zawodowe, wszystkie niezbędne elementy do wykonania pracy) i umiejętności itp.), a także wykaz dokumentów obejmujących różne akty prawne zarówno ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej, jak i samej organizacji, w których ogranicznik - z tej listy, jest on zobowiązany do być świadomy w momencie oficjalnego wprowadzenia do pozycji roboczej. W tej części podkreślono między innymi różne problemy techniczne, które pracownik może napotkać podczas wykonywania swoich obowiązków: miejsce tego pracownika w całym systemie przedsiębiorstwa (pod względem odpowiedzialności, relacji, harmonogramu pracy i harmonogramu itp.), Procedura rejestracji do pracy lub zwolnienia ze stanowiska, procedury zastępowania przez pracownika innego pracownika przedsiębiorstwa lub zastępowania pracownika przez tę osobę, wszystkie informacje o osobie wyznaczonej mu przez kierownika itp.
Główną częścią takiego dokumentu, jak opis stanowiska specjalisty ds. Zakupów (w szkole, w szczególności, to wakat jest istotny nie tylko w przedsiębiorstwach produkcyjnych), jest przejrzysta lista wszystkich praw i obowiązków pracownika. Oczywiście, po pierwsze, pracownik ma możliwość zapoznania się ze swoimi obowiązkami, które powinny być tak dokładnie i dokładnie, jak to możliwe, aby uniknąć wszelkich nieporozumień ze strony kandydata i potencjalnych problemów w przyszłości podczas pracy. Prawa bezpośrednio wynikają z obowiązków i mają na celu znaczne ułatwienie pracownikowi wykonywania wszystkich funkcji powierzonych mu drogą pocztową. Takimi prawami mogą być: a) prawo do pełnego otrzymania informacji na temat ich pracy; b) prawo do wyrażania władzom propozycji, które w taki czy inny sposób wpływają na aktywność pracowników pracownika lub całego przedsiębiorstwa jako całości; c) prawo do rozwoju kariery w organizacji itp.
Ostatnia część opisu stanowiska specjalisty ds. Zamówień publicznych zawiera informacje na temat odpowiedzialności, którą pracownik będzie zmuszony wziąć na siebie, jeśli nie wypełni swoich bezpośrednich obowiązków związanych z realizacją czynności pracowniczych.

Opis stanowiska menedżera zakupów

Pod względem treści i wykonania dokument instruktażowy kierownika ds. Zakupów jest pod każdym względem podobny do opisu stanowiska specjalisty ds. Zamówień, ale nie należy zapominać o ich znaczących różnicach. Przede wszystkim jest to ważne dla dużych przedsiębiorstw, których pracownicy zapewniają miejsca na oba te stanowiska. Dlatego przy opracowywaniu opisów stanowisk ich kompilatorzy powinni zwrócić szczególną uwagę na bardziej szczegółowe zestawienie i określenie kryteriów wyboru kandydatów na te oferty pracy, a także poważnie zająć się zróżnicowaniem obowiązków i specyfiką działalności specjalisty ds. Zamówień i kierownika zakupów.

W sferze pracy z reguły istnieje opinia, że specjalista ds. Zakupów zajmuje wyższą pozycję niż jego kolega, który jest odpowiedzialny za dostarczanie organizacji wartości materialnych wszystkich profili. Obecność tej opinii wśród mas wynika w szczególności z różnicy w wynagrodzeniach przedstawicieli tych dwóch stanowisk: ta pierwsza ma większą motywację pieniężną do aktywności zawodowej niż druga. Jednak wymagania dotyczące tego są odpowiednio bardziej rygorystyczne.

Opis stanowiska głównego specjalisty ds. Zakupów i opis stanowiska kierownika ds. Zakupów to dwa dokumenty, które są prawie identyczne, ale bardzo ważne jest, aby zrozumieć, że tylko jasne określenie obowiązków tych pracowników zoptymalizuje proces pracy i doprowadzi do bardziej efektywnych wyników pracy całego przedsiębiorstwa.

Wymagania dotyczące kandydatów

Kandydaci do obu zawodów ze względu na podobieństwo niektórych uprawnień i specyfikę ich obowiązków w pracy, a także dlatego, że zarówno kierownik zakupów, jak i specjalista ds. Zamówień mają prawie takie same opisy stanowisk w DOW (dokumentacja zarządcza), przedstawili te same wymagania. Zarówno specjalista ds. Zamówień, jak i kierownik ds. Zamówień powinni:

Mają możliwość negocjacji z klientami i uzyskania od nich wysokiej konwersji.
Być w stanie wziąć odpowiedzialność za podejmowanie trudnych decyzji.
Aby móc analizować sytuację na rynku lub dowolny inny przedmiot wymagany do analizy.
Aby wykonać pracę z imponującą ilością informacji i prowadzić nie mniej obszerną dokumentację.
Posiadać kompetencje teoretyczne w zakresie transportu ładunków i przepisów celnych.
Pewnie posiadaj komputer osobisty i korzystaj ze wszystkich programów niezbędnych do pracy.

Nie jest to jednak pełna lista wymagań przedstawianych kandydatom na jedno z dwóch stanowisk uwzględnionych w tym artykule. Do starszego specjalisty ds. Zakupów, którego opisy stanowisk już mieliśmy do czynienia, podobnie jak kierownik ds. Zakupów, pracodawca ma prawo przedstawić inne wymagania, które mogą obejmować na przykład biegłą znajomość języka obcego w przypadku jeśli organizacja prowadzi działalność, w tym za granicą, w kraju, w którym ma siedzibę.

Istnieją również różnice. Tak więc opis stanowiska specjalisty w dziedzinie zamówień publicznych przewiduje zatrudnienie tylko w przypadku szkolnictwa wyższego (finansowego, ekonomicznego, prawnego lub innego w podobnych dziedzinach), podczas gdy kierownik ds. Zamówień może zostać osobą z wykształceniem średnim specjalistycznym lub nawet zwykłym średnim.Jak wspomniano wcześniej, wynagrodzenie jest odmienne dla tych pracowników.

Różnica w obowiązkach zawodowych specjalisty i kierownika

Tutaj kierunkowość działalności firmy i specyfika procesu pracy w niej stają się bardzo ważnym czynnikiem.

Opisy zadań specjalisty ds. Zakupów (przykład, który już widziałeś) i kierownika ds. Zakupów obejmują następujące obowiązki:

Pełny zestaw towarów lub grupa towarów w magazynie przedsiębiorstwa, kontrola organizacyjna nad wszelkimi procesami związanymi z tymi towarami.
Bezpieczeństwo towaru na żądanie bez opóźnień.
Wyszukiwanie i negocjacje z najbardziej odpowiednim dostawcą dla organizacji.
Prowadzenie wszelkiej dokumentacji prawnej związanej z dostawcami.
Śledzenie finansów towarzyszących towarom.
Monitorowanie realizacji wszystkich dostaw na czas.
Śledzenie przepływu towarów w łańcuchu dostaw.
Wdrożenie kontroli jakości towarów dotarło do organizacji.
Odpowiadające rozwiązaniom kompetencji osobistych problemów pojawiających się w trakcie pracy z dostawcami.

Różnice między specjalistą ds. Zamówień a kierownikiem ds. Zamówień powinny być określane bezpośrednio przez organizacje, które bezpośrednio je zatrudniają, robiąc to tak jasno, jak to możliwe, aby uniknąć nieproduktywnej pracy, która nie spełnia wysokich standardów produkcji.

Pracodawca ma również prawo powierzyć swojemu pracownikowi dodatkowe funkcje pracy zgodnie ze specyfiką jego kierownictwa.

Podsumowanie

44 Prawo federalne reguluje opis stanowiska specjalisty ds. Zamówień publicznych w sposób wystarczająco szczegółowy. Po dokładnym przestudiowaniu tego dokumentu można znaleźć odpowiedzi na prawie wszystkie pytania dotyczące tego stanowiska. Dla specjalisty ds. Zakupów opis stanowiska jest najważniejszym dokumentem prawnym związanym z jego obowiązkami zawodowymi.