Spośród ogromnej liczby opcji korespondencji biznesowej na szczególną uwagę zasługuje list potwierdzający. Co to jest iw jakich przypadkach należy sporządzić podobny dokument?
Główny cel
Etyka biznesu zawsze zapewnia wzajemny szacunek między stronami. Jest to warunek prawidłowego prowadzenia działalności. Bez niego nie można sobie wyobrazić długiej i owocnej współpracy. Pismo potwierdzające jest czasami po prostu konieczne.
Samo w sobie nie jest takie ważne. To tylko gest grzeczności. Wyjaśnia, że to, co uzgodnili partnerzy poprzedniego dnia, miało miejsce. Oznacza to, że list potwierdzający stwierdza spełnienie jakiegoś faktu lub działania. W takim przypadku istnieją dwie opcje:
- Potwierdzenie odbioru towarów, listów lub innych dokumentów wysyłanych na wcześniejsze żądanie. Tutaj jedna ze stron powiadamia drugą, że działanie zostało zakończone.
- Potwierdzenie zgody czymś konkretnym (cena lub ilość towaru, data nadchodzących negocjacji, warunki wysyłania towarów i inne). Tutaj towarzysze wyrażają zgodę na pewne punkty porozumienia.
Z tego jasno wynika, że list potwierdzający jest dokumentem opcjonalnym. Ale wysłanie go ponownie pokazuje partnerowi, z jaką uwagą i szacunkiem są traktowani.
Zasady pisowni
Aby zrozumieć, jak napisać list potwierdzający, musisz znać podstawowe zasady przetwarzania dokumentów biznesowych. Nie powinieneś podejmować pracy, dopóki sens takiego odwołania nie zostanie w pełni zrozumiany. W rzeczywistości nie ma nic skomplikowanego.
Taki list, jak każda inna korespondencja biznesowa, powinien składać się z trzech części: nagłówka, tekstu i wniosku. Każdy z nich ma swój własny ładunek semantyczny:
- Tytuł zawiera przede wszystkim szczegóły w postaci daty wyjazdu i wychodzącego numeru rejestracyjnego.
- Treść jest zwykle podzielona na dwie części: wstęp i treść. Taki list z reguły zaczyna się od odwołania do adresata. Są to zwykłe zasady dobrej formy. W większości przypadków napisany jest w imieniu szefa firmy partnerskiej, ale czasem wskazane jest skierowanie takiego oficjalnego dokumentu do specjalisty, który jest bezpośrednio zaangażowany w rozwiązanie tego problemu. Na przykład potwierdzenie zamówienia na pracę można wysłać do dyrektora sprzedaży lub zastępcy produkcyjnego.
- Podsumowując, zwyczajowo wyrażać wdzięczność. Możesz także dodać kilka słów o chęci kontynuowania współpracy.
Takie wiadomości umożliwiają partnerom wzajemne zaufanie.
Pisanie listu
Niektórzy mylą taki dokument z zawiadomieniem. Ale istnieje ogromna różnica między tymi dwiema literami. Jeden z nich po prostu zgłasza fakt lub zdarzenie, a drugi potwierdza zakończenie określonego działania na podstawie umowy wstępnej. Aby uniknąć błędów, musisz wiedzieć, jak powinien wyglądać list potwierdzający. Próbkę można przygotować niezależnie, ponieważ nie ma specjalnie zatwierdzonej formy takiego listu biznesowego.
Powinien być wystawiony na papierze firmowym organizacji wysyłającej. Jeśli firma go nie ma, można użyć stempla narożnego. Informacje należy umieszczać kolejno:
- Najpierw w lewym rogu w specjalnych kolumnach wskaż numer i datę zgodnie z wpisem do dziennika rejestracyjnego.
- Następnie po prawej stronie podaj pełne dane adresata (nazwa firmy i adres, stanowisko i pełna nazwa odbiorcy).
- Kluczowe zdanie jest napisane poniżej, które zawiera istotę tej wiadomości.
- Główna część rozpoczyna się od odwołania do adresata. Lepiej robić to z nazwy i patronimicznie, a na samym początku dodaj słowo „szanowany”.
- Ponadto, w jasnych słowach, należy poinformować, że warunki umowy zostały spełnione.
- Potem powinny pojawić się słowa uznania.
- Możesz zakończyć tekst wyrażeniem „Pozdrawiam”.
Dokument jest podpisany przez szefa, co musi zostać potwierdzone pieczęcią organizacji.
