W naszym artykule chcemy porozmawiać o listach. W końcu są one najczęstszym sposobem wymiany informacji. W życiu codziennym i pracy nie można się bez nich obejść.
Co to jest list serwisowy
List to powszechna nazwa dokumentów, które różnią się pod względem treści, które służą jako środek komunikacji między całkowicie różnymi strukturami i organizacjami w trakcie ich działalności.
Listy są papierami zjednoczonymi w jednej dużej grupie metodą transferu - pocztą. Ogromna ich liczba gromadzi się w dowolnej organizacji. Są one podzielone na wychodzące i przychodzące.
Bardzo dużą ilość informacji można podać literami: życzenie, powitanie, cokolwiek. Wydawany jest na specjalistycznych formularzach A4. W przypadku, gdy litera jest mała i nie zawiera więcej niż siedem wierszy, dopuszczalne jest użycie formatu A5.
Każdy dokument musi być opatrzony datą, a zatem także listem. Jego data jest dniem podpisania.
Robienie listu serwisowego
List jest zbudowany zgodnie z pewnym schematem:
- Wprowadzenie Wskazuje motywy i powody napisania dokumentu, fakty, linki do przeszłych wydarzeń, decyzje wyższych organizacji.
- Dowody Określa uzasadnienie wszystkiego, co jest określone w dokumencie.
- Wniosek Wyciąga wnioski, przedstawia propozycje, wnioski, wymagania.
Ta opcja jest również możliwa, gdy list serwisowy zawiera tylko ostatnią część bez żadnego wyjaśnienia.
Z reguły litery nie mają dużych objętości, zwykle chodzi o jedną stronę.
Cel kompilacji
Celem każdego listu jest motywacja. Tak więc treść powinna być jasna, zrozumiała, zwięzła, bez zbędnych i niepotrzebnych informacji. Podczas przetwarzania dokumentu należy przestrzegać kilku zasad.
Oficjalny list biznesowy jest poświęcony jednemu wydaniu. Upraszcza to ich dalsze przetwarzanie, co pozwala przyspieszyć wykonywanie w organizacji.
Tekst jest prezentowany w trzeciej osobie i w liczbie pojedynczej. Na przykład: „W najbliższej przyszłości szkoła planuje ...”.
Szef organizacji ma prawo podpisać każdy oficjalny dokument, a zatem listy, a podczas jego nieobecności uprawnienia są przekazywane tymczasowo dyrektorowi.
Obecnie list usługowy można wysyłać nie tylko pocztą, istnieje również telegraf, faks i oczywiście poczta internetowa, co jest najwygodniejszą i najbardziej popularną opcją.
Wymagania dotyczące przygotowania i wykonania dokumentu
Niezależnie od tego, w jaki sposób dokument zostanie wysłany, przygotowanie listu serwisowego podlega jednolitym wymaganiom projektowym. Są nieskomplikowane, a znajomość niektórych niuansów może czasem się przydać.
Zobaczmy, jak napisać list serwisowy. Przykład podano poniżej.
Tak powstaje podobny list.
Dane bankowe
Oficjalny list to ogólna nazwa dużej grupy dokumentów biznesowych niezbędnych do komunikacji między instytucjami między sobą oraz ze zwykłymi obywatelami. Zawierają wymagane elementy w projekcie.
Dane do listu bankowego:
- Data
- Numer litery.
- Linki do numerów rejestracyjnych i dat dokumentów, na które zapisano odpowiedź.
- Tytuł tekstu w jednym zdaniu.
Ponadto poszczególne elementy szczegółów muszą być poprawnie wskazane:
- Nazwa firmy
- Jednostka strukturalna.
- Pozycja wykonawcy.
- Nazwisko i inicjały.
- Adres odbiorcy
W przypadku, gdy list jest zaadresowany do kilku osób lub organizacji, najpierw wskaż głównego odbiorcę (jego adres), a następnie resztę.
Klasyfikacja listów serwisowych
Listy usług mogą być klasyfikowane według zupełnie innych podstaw, które mogą być związane z celem, treścią, znaczeniem, pilnością, statusem adresata.
Zasadniczo wszystkie listy biznesowe można podzielić na następujące typy:
- Towarzyszący.
- Poproś o list.
- Informacyjny.
- Promocyjne.
- Gwarancja
- Roszczenie
- Arbitraż
- Litery przypomnienia.
- Listy potwierdzające.
- Listy z prośbą.
- Listy powiadomień.
Taka klasyfikacja jest najbardziej uniwersalna. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym odmianom pisania biznesowego.
List motywacyjny
List motywacyjny - dokument, w którym informuje odbiorcę, że zostały mu przesłane jakieś dokumenty, być może coś jest wyjaśniane lub wyjaśniane. Taki list nie zawiera części adresowej.
Z reguły taki dokument zaczyna się od słów: „Wysyłamy ci ...”, „Informujemy…”
Jednocześnie mogą być również zawarte wszelkie dodatkowe informacje dotyczące sytuacji produkcyjnej lub zarządzania. Na przykład: „Zgodnie z umowami ...”
Tekst takiego dokumentu może zawierać wyjaśnienia lub prośby dotyczące materiałów dołączonych do listu przewodniego. Jest sporządzony na formularzu. Oprócz wszystkich powyższych szczegółów powinien on zawierać notatkę dotyczącą obecności aplikacji.
List z zaproszeniem
W takim dokumencie adresat jest zapraszany do wzięcia udziału w wydarzeniu. Taki list można wysłać do konkretnej osoby lub organizacji. Zaczynają się od wyrażeń: „Zapraszamy do odwiedzenia ...”, „Zapraszamy do…”. Dokument ujawnia istotę nadchodzącego wydarzenia wraz z obowiązkowym wskazaniem daty i godziny wydarzenia, a także warunków uczestnictwa w nim.
List informacyjny
Ten rodzaj pisania jest bardzo powszechny. Informuje nadawcę o oficjalnych informacjach. Z reguły takie listy są dość typowe i są wysyłane przez struktury zarządzania do podległych organizacji. Mogą wskazywać szczegółowe przepisy prawne, wnioski i zalecenia.
Nawiasem mówiąc, biuletyny mogą mieć załączniki. Objętość dokumentu z reguły nie przekracza kilku stron. Są podpisane przez kierownika przedsiębiorstwa.
List promocyjny
Jest to również rodzaj listu informacyjnego, ale jest skierowany do konkretnej osoby lub organizacji, zawiera szczegółowy opis towarów i usług. Tekst listu zawiera szczegółowe informacje. Jego ostatecznym celem jest zachęcenie do nabycia czegoś przez adresata.
List gwarancyjny
Jest to dokument zawierający zobowiązania lub ich potwierdzenie. Adresowane są do konkretnych osób i organizacji. O jakich gwarancjach mówimy? Na przykład gwarancje zapłaty towarów, czynszu, usług, warunków pracy. Taki list z reguły podpisują dwie osoby - dyrektor i główny księgowy, a także poświadczony pieczęcią.
List reklamacyjny (reklamacja)
Jest to list biznesowy, który zawiera informacje o wykryciu niezgodności, na przykład produktu z normami określonymi w umowie. Celem takiego dokumentu jest zrekompensowanie strat poniesionych z naruszeniem postanowień umownych. Roszczenie należy złożyć na piśmie. W praktyce nie ma jednej formy takiego listu, ale istnieją obowiązkowe elementy, których należy przestrzegać.
Roszczenie musi zawierać następujące informacje:
- Pełny adres organizacji, do której dokument jest wysyłany.
- Wskazano podstawy (odniesienie do gwarancji, umowy).
- Szczegółowe wymagania (zwrot towaru, pieniądze, obniżka).
Reklamacja jest wysyłana listem poleconym lub listem poleconym odbioru przesyłki.Obejmuje kserokopie wszystkich dokumentów potwierdzających poprawność nadawcy. Paragon najlepiej przechowywać.
List zawsze zaczyna się od frazy: „Wysyłamy Ci skargę ...”
Wniosek
List z prośbą - dokument biznesowy wysłany w celu uzyskania oficjalnych informacji. Jego tekst ma jasne uzasadnienie dla potrzeby informacji. Mogą to być linki do przepisów ustawowych i wykonawczych. Listy są podpisywane przez oficjalnie upoważnionego urzędnika.
List z wnioskiem oznacza list z odpowiedzią. Szczególny status mają wnioski wysyłane przez władze.
List przypominający
Jest to dokument wykorzystywany w przypadkach, gdy organizacja nie wypełnia swoich obowiązków funkcjonalnych, a jedynie pełni rolę pośrednika. Z reguły list składa się z kilku części. Pierwszy z nich odnosi się do dokumentu, w którym obowiązki są ustalone. A po drugie - prośba o wykonanie dowolnej akcji.
List z powiadomieniem
Taki dokument informuje o zdarzeniach (publicznych). Listy są wysyłane do dużej liczby organizacji lub osób za ich zaangażowanie, udział. Mogą informować nie tylko o wydarzeniach, miejscu i czasie, ale także wzywać do uczestnictwa. List może zawierać załączniki, na przykład kwestionariusz uczestnika, program imprezy. Z reguły jest on wysyłany do całej listy odbiorców, co oznacza, że adresat nie jest wskazany. List podpisuje osoba odpowiedzialna za wydarzenie.
Zamiast posłowie
W naszym artykule przeanalizowaliśmy najczęściej używane rodzaje listów biznesowych, a także niuanse ich pisania. Po dokładnym przestudiowaniu tematu możesz teraz swobodnie poruszać się po nim i nie pomylić się, jeśli pojawi się propozycja: „Utwórz list polecający”. Jak widać, nie jest to trudne, zwłaszcza jeśli pamiętasz wszystkie podstawowe wymagania i szczegóły dotyczące pisania dokumentu. Przykład, w jaki sposób sporządzić list usługowy (próbka), podaliśmy w artykule. Powodzenia
