Niezbędnym środkiem przy planowaniu planowanego urlopu jest powiadomienie pracownika o urlopie. Każda firma może mieć próbkę, ponieważ nie ma jednego szablonu. W takim przypadku pracownik powinien otrzymać powiadomienie na 2 tygodnie przed rozpoczęciem wakacji. Aby zakończyć proces, pracownik musi złożyć swój podpis.
Po co powiadamiać
Zgodnie z prawem (art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) każdy pracodawca jest obowiązany powiadomić pracownika na piśmie o rozpoczęciu urlopu. Jednocześnie dokument powinien wskazywać datę rozpoczęcia wakacji. Ważne jest również uwzględnienie rocznego harmonogramu wakacji, który jest zatwierdzany przez firmę.
Takie podejście jest szczególnie ważne w przypadku firm, których proces nie jest przerywany. W takich warunkach konieczne jest pozwolenie pracownikom na przestrzeganie jasnego harmonogramu, w przeciwnym razie proces produkcyjny może zostać uszkodzony.
Urlop ma kilka rodzajów:
- szkolenie;
- dodatkowe;
- roczne.
Jeśli urlop zostanie przyznany na wniosek pracownika, zniknie potrzeba powiadomienia.
Jak powstaje dokument?
Należy rozumieć, że nie ma jednego formularza do powiadomienia pracownika o urlopie. Każda firma może wykonać próbkę z uwzględnieniem specyfiki przedsiębiorstwa.
Ale wciąż są punkty obowiązkowe i w takiej czy innej formie muszą zostać wyświetlone. Chodzi o następujące informacje:
- data dokumentu wychodzącego i jego numer rejestracyjny;
- dane pracodawcy (oficjalne);
- dane poszczególnych urlopowiczów;
- stanowisko zajmowane przez pracownika;
- odniesienie do artykułu Kodeksu pracy, który jest podstawą powiadomienia;
- Podpis osoby zarządzającej organizacją.
Tekst samego dokumentu nie powinien być obszerny. Zazwyczaj wskazuje tylko niezbędne informacje dotyczące nadchodzących wakacji: fakt, że są one zapewniane, liczba dni odpoczynku i przepracowany czas, które są brane pod uwagę.
W rezultacie każda firma opracowuje własną próbkę powiadomienia pracownika o urlopie, w której zmieniane są tylko inicjały, czas trwania i daty.
Zastosowanie takiego szablonu może znacznie skrócić czas poświęcony na kompilację alertu.
Wprowadzenie pracowników
Aby pracownik miał czas na przygotowanie się do nadchodzących wakacji, musi o nim wiedzieć z wyprzedzeniem. W tym celu stosuje się zawiadomienie o przyznaniu urlopu pracownikowi. Próbka powinna zawierać wszystkie niezbędne bloki informacji. Aby proces ten był legalny, konieczne jest osobiste zapoznanie specjalisty z decyzją kierownictwa.
Oznacza to, że zawiadomienie jest przekazywane osobiście każdemu pracownikowi.
Pracownik może dowiedzieć się o fakcie urlopu na kilka sposobów: - po przeczytaniu zamówienia na zapewnienie określonej liczby dni odpoczynku;
- spotkanie z pracownikiem zasobów ludzkich organizacji;
- podpisanie arkusza wyciągów w trakcie zatwierdzania planu urlopowego.
Nie jest wykluczona sytuacja, w której pracownik nie zgadza się z terminami ustalonymi przez władze. W takim przypadku musisz sporządzić akt, w którym zostanie wyświetlona reakcja pracownika.
Warto pamiętać, że procedura ubiegania się pracownika o urlop polega na skompletowaniu dwóch kopii dokumentu. I specjalista powinien podpisać każdego z nich.
Jeśli zawiadomienie nie zostanie sporządzone i przekazane pracownikowi, może zostać nałożona grzywna administracyjna (art.5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych) i urlop został przeniesiony (pracownik ma do tego prawo).
Czy muszę zarejestrować dokument?
Aby zoptymalizować proces przechowywania i rejestrowania powiadomień, musisz prowadzić specjalny dziennik. Również w tym przypadku nie ma jednego formularza, którego można by użyć. Z tego powodu administracja firmy powinna opracować własny szablon czasopisma. W rezultacie będzie dokładnie pasować do modelu powiadomienia o udzieleniu urlopu pracownikowi określonego przedsiębiorstwa, co pozytywnie wpłynie na szybkość formalności.
Na stronie tytułowej czasopisma należy wyświetlić:
- data rozpoczęcia i zakończenia procesu wprowadzania danych;
- nazwa dokumentu i firma, która wydała czasopismo.
W części tabelarycznej informacje takie jak:
- nazwa dokumentu, który został przygotowany i jest w trakcie procedury księgowej;
- data wydania;
- numer seryjny;
- znaczenie zawiadomienia wydanego pracownikowi;
- dane osobowe i stanowisko pracownika, na którego nazwisko wydawane jest zawiadomienie;
- informacje o fakcie dostarczenia dokumentu;
- informacje dotyczące odpowiedzi na powiadomienie.
Przechowuj zarejestrowane dokumenty przez 5 lat. Przedsiębiorstwo jest do tego zobowiązane zarządzeniem Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej.
Równoczesne powiadomienie
Oprócz standardowego przykładowego zawiadomienia o rozpoczęciu wakacji każda firma okresowo stosuje specjalne oświadczenia. Lub w ogóle nie używane. Na przykład, gdy nastąpi powiadomienie o niepełnym wymiarze godzin.
Jeśli pracownik pracuje w ramach dodatkowej formy zatrudnienia, pierwszą rzeczą, którą urzędnik ds. Personelu musi wiedzieć przed sporządzeniem dokumentu, są daty odpoczynku specjalisty w jego głównym miejscu pracy.
Dane te należy następnie wprowadzić do planu urlopowego podczas jego opracowywania. W rezultacie dni odpoczynku w obu miejscach pracy powinny się pokrywać.
W takich okolicznościach przekazanie instrukcji urlopowych księgowemu powinno obejmować prawidłowe obliczenie emisji środków. Na przykład, kiedy nadszedł planowany czas odpoczynku w niepełnym wymiarze godzin, ale nie zgromadził on niezbędnego doświadczenia zawodowego, wówczas dni, które brakuje, należy sporządzić bez konserwacji. Oznacza to, że należy wypłacać tylko część wynagrodzenia za wakacje.
Jeśli chodzi o proces powiadamiania, możesz powiadomić takiego pracownika bez korzystania z dokumentacji. Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze godzin są dogodni, gdy zapewniają coroczne wakacje, organizują się w jednym okresie w dwóch przedsiębiorstwach.
Jeżeli pracownicy pracujący w niepełnym wymiarze godzin nie udzielają działowi personalnemu informacji o harmonogramie innej firmy, muszą zostać oficjalnie powiadomieni i na 2 tygodnie przed urlopem.
Jeśli musisz rozwiązać problem reszty władz, musisz działać na wspólnej podstawie. Najważniejsze jest to, że w temacie urlopu prawo nie dzieli pracowników na stanowiska. Najlepszym momentem na zapoznanie się z ogłoszeniem będzie moment podpisania zamówienia.
Sytuacje niestandardowe
W każdej firmie czasami okoliczności są takie, że urlop pracownika musi zostać przerwany z różnych przyczyn produkcyjnych.
Początkowo warto zauważyć, że prawo nie zezwala pracodawcy na to jednostronnie. Firma może sobie tylko pozwolić na telefon do pracownika po uzyskaniu jego zgody.
Jednocześnie istnieją kategorie pracowników, których urlopu nie można pod żadnym pozorem przerywać:
- Specjaliści zajmujący się produkcją w szkodliwych warunkach pracy.
- Kobiety na urlopie macierzyńskim.
- Pracownicy, którzy nie ukończyli 18 lat.
Po otrzymaniu zgody pracownika na przerwanie urlopu kierownik działu musi przygotować dyrektorowi powiadomienie wskazujące powód wezwania specjalisty.
Podsumowanie
Powiadomienie służy do ostrzegania o urlopach w przypadkach, gdy pracownik wyjeżdża na urlop zgodnie z harmonogramem. Jeśli sam pracownik zamierza wstrzymać się z pracą, nie trzeba go powiadamiać.Oficjalne ostrzeżenie nie jest również wymagane w przypadku osób pracujących w firmach pracujących w niepełnym wymiarze godzin.