Zasadniczo akta osobowe zawierają specjalną dokumentację, która odzwierciedla informacje o pracowniku i jego pracy przez określony czas lub o studencie i jego studiach w określonej instytucji szkolnictwa wyższego. Zazwyczaj tworzenie i prowadzenie akt osobowych pracowników odbywa się przez długi czas. Tak czy inaczej, są one uwzględnione w liczbie dokumentów dotyczących personelu. Jaka jest dziś kolejność tego wydarzenia? Jakie informacje zawiera plik akt pracownika? Dlaczego Odpowiedzi na te i inne równie poważne pytania można znaleźć w trakcie czytania tego artykułu.
Ogólne pytania
Na początek należy jednak zauważyć, że zarządzanie aktami osobistymi pracowników nie jest procesem obowiązkowym w odniesieniu do absolutnie wszystkich kategorii pracodawców. Zgodnie z rosyjskim prawem sprawy osobiste należy prowadzić wyłącznie w odniesieniu do obywateli zajmujących stanowiska publiczne. Należy dodać, że odpowiednią procedurę reguluje dekret prezydencki „W sprawie zarządzenia sprawami osób, które wypełniają rosyjskie stanowiska państwowe w nakazie mianowania, a także stanowisko państwa w sprawie służby federalnej” z 01.06.1998 r.
Obowiązek, w tym tworzenie i przechowywanie akt osobowych pracowników, może zostać przeniesiony na pracodawcę - przedsiębiorstwo państwowe (organizację) również w drodze przemysłowego aktu normatywnego. Na przykład: zarządzenie Rosyjskiego Urzędu Nadzoru Konsumentów z dnia 16 marca 2005 r., Które zatwierdza Regulamin Federalnej Służby Cywilnej, dotyczące nadzoru w dziedzinie ochrony praw konsumentów i dobrobytu ludzi (zgodnie z klauzulą 7.7 tego artykułu, sprawy osobiste są powierzone zarządzaniu sprawami), a także rezolucja „ W odniesieniu do Federalnej Służby Celnej ”z dnia 21 sierpnia 2004 r., Na mocy której zatwierdzono rozporządzenie w sprawie FCS. Na podstawie tego dokumentu utworzono i wprowadzono do obrotu rozporządzenie w sprawie GUK (głównego działu personalnego). Zgodnie z paragrafem piętnastym rozporządzenia FCS GUK jest odpowiedzialny za prowadzenie akt osobowych wszystkich pracowników serwisu.
Ponadto procedura zarządzania aktami osobistymi pracowników może być określona przez spółkę zarządzającą (innymi słowy przez wyższą organizację). W innych przedsiębiorstwach i organizacjach kierownictwo ma prawo do podejmowania decyzji dotyczących konieczności przeprowadzenia analizowanego procesu, a także (w przypadku decyzji w pozytywnym kierunku) - do jakich kategorii pracowników wskazane jest prowadzenie spraw osobistych. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia akt osobowych pracowników przewiduje, że analizowana procedura z reguły ma zastosowanie do następujących kategorii obywateli:
- Pracownicy pracujący na wysokich stanowiskach (bezpośredni kierownik struktury, jego asystenci (zastępcy), kierownictwo w odniesieniu do jednostek strukturalnych itp.).
- Pracownicy firmy, za których ustalono odpowiedzialność zgodnie z obowiązującymi przepisami rosyjskimi (na przykład główny księgowy, jego zastępcy, kasjer itd.).
Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników, jak się okazało, nie implikują pewnego obowiązku. Jednak wiele prywatnych firm zapewnia prowadzenie spraw osobistych w odniesieniu do absolutnie wszystkich swoich pracowników.Nie zależy to od statusu i rangi, a także od wykonywanych czynności (nawiasem mówiąc, dlatego nawet tu personel techniczny jest włączony). Dlaczego Faktem jest, że prowadzenie akt osobowych pracowników jest bardzo wygodnym źródłem informacji. Ponadto przepis ten dotyczy absolutnie każdego pracownika. Pojedynczy folder zawiera najważniejsze kopie zamówień dla pracownika, jego dokumentację osobistą, a także inne niezbędne dokumenty. Należy zauważyć, że jest to instrukcja prowadzenia akt osobowych pracowników o charakterze osobistym, która służy jako narzędzie do konsolidacji informacji.
Utworzenie pliku osobistego
Dziś tworzenie spraw o charakterze osobistym odbywa się w przypadku zorganizowanej grupy udokumentowanych danych o pracowniku przekazanych mu przez pracodawcę podczas przenoszenia lub przyjmowania pracy. Instrukcje dotyczące procedury przechowywania akt osobowych pracowników sugerują, że wszystkie odpowiednie operacje, w ten czy inny sposób, są przypisane do specjalnie upoważnionego specjalisty lub organu personalnego, który jest indywidualnie odpowiedzialny za zorganizowanie właściwego przetwarzania takiej dokumentacji.
Tworzenie spraw o charakterze osobistym odbywa się natychmiast po przyjęciu lub przeniesieniu pracownika na stanowisko kierownicze lub stanowisko, zgodnie z którymi ustawa przewiduje odpowiedzialność. Procedura przechowywania akt osobowych pracowników nie wyklucza innego stanowiska, gdy jest to określone w instrukcjach dotyczących procedury wykonywania niektórych operacji na aktach osobowych pracowników.
Zgodnie z zaleceniami metodologicznymi moskiewskiego archiwum miejskiego, a także VNIIDAD FAS Federacji Rosyjskiej, akta osobowe, w taki czy inny sposób, zawierają dokumentację dostarczoną przez pracowników podczas zatrudnienia, a także powstałą w trakcie ich późniejszej działalności zawodowej w określonym przedsiębiorstwie lub organizacji. Obejmuje to następujące dokumenty:
- Arkusz osobisty zgodny z personelem lub odpowiednim profilem.
- Dodatek do formularza wniosku lub karty osobistej.
- Autobiografia pracownicza.
- Kopie dokumentacji edukacyjnej.
- Drugi egzemplarz umowy o pracę.
- Umowa dotycząca odpowiedzialności.
- Listy polecające z poprzednich miejsc pracy (charakterystyka).
- Wniosek o zatrudnienie (przeniesienie na odpowiednie stanowisko).
- Kopie zamówień lub wyciągi z nich odpowiadające zatrudnieniu lub przeniesieniu na inną pozycję.
- Wyciągi z dokumentacji (lub kopii dokumentów) dotyczące nagrody lub postępowania dyscyplinarnego pracownika.
- Kopie (wyciągi) dokumentacji certyfikacyjnej (arkusze certyfikacji, recenzje itp.)
Bezpieczeństwo plików osobistych
Przepis dotyczący zarządzania aktami osobistymi pracowników sugeruje, że w celu zorganizowania ich absolutnego bezpieczeństwa i łatwości obsługi są one umieszczane (mianowicie szyte nitką i igłą na cztery nakłucia) w osobnym folderze w procesie formowania papieru.
Ważne jest, aby pamiętać, że oprócz dokumentacji wymienionej powyżej, niektóre inne dokumenty mogą być umieszczane w aktach osobistych (na przykład dokumenty dotyczące pracownika, który przeszedł konkurs związany z obsadzeniem wakującego stanowiska; kopie dokumentów dotyczących nagradzania pracowników, przyznawania tytułów honorowych i tak dalej). Ponadto uwierzytelnione zdjęcia certyfikatu pracownika są umieszczane w aktach osobowych, ale nie są archiwizowane.
Kolejność prowadzenia akt osobowych pracowników oznacza również ich wstępną rejestrację. W ten sposób:
- Każdy plik osobisty ma przypisany indywidualny numer konta.
- Odpowiednie pozycje są wypełniane na grzbiecie teczki osobistej i na przedniej okładce.
- Wewnętrzny spis jest koniecznie zawarty w aktach osobistych.
Prowadzenie ksiąg pracy i akt osobowych pracowników
Należy zauważyć, że prowadzenie działalności o charakterze osobistym nie kończy się przez cały okres pracy każdego z pracowników określonej struktury, gdy jej zasady nie są temu sprzeczne. Tak więc prowadzenie spraw osobistych w każdym przypadku przewiduje następujące kwestie:
- Prowadzenie rejestrów w niezbędnych sekcjach sprawy.
- Pomieszczenia dokumentacji, które mają być przechowywane jako część akt osobowych.
- Zajęcie dokumentacji, której potrzeba minęła.
- Okresowa kontrola stanu akt osobowych zgodnie z przedmiotem zachowania zawartych w nich dokumentów.
Prowadzenie akt osobowych pracownika w organizacji zakłada, że zapisy dokonywane są w dokumentacji akt osobowych na podstawie niektórych dokumentów lub ich uwierzytelnionych kopii. Ważne jest, aby dodać, że upoważniony urzędnik może wyjaśnić niezbędne niuanse dla wykonania procedury przed dokonaniem określonych wpisów podczas osobistej rozmowy z pracownikiem. Absolutnie wszystkie zapisy istotne w odniesieniu do dokumentacji podczas prowadzenia akt osobowych są wykonywane ręcznie długopisem lub wiecznym piórem w kolorze niebieskim, czarnym lub fioletowym. Rozporządzenie w sprawie prowadzenia akt osobowych pracowników oznacza wykluczenie poprawek w dokumentacji i odpowiedniość czytelnego pisma odręcznego. Następnie, gdy pojawi się prawdziwa potrzeba, zapisy te są poświadczane podpisem upoważnionego urzędnika z działu zarządzania personelem. Ponadto firma jest stemplowana.
Dodatkowe informacje
Domniemany porządek, prowadzenie akt osobowych pracownika jest zapewniony zgodnie z następującą zasadą: gromadzenie dokumentacji podlega obowiązkowemu rozpowszechnieniu w aktach osobowych zgodnie z sekcjami. Ponadto wewnątrz części papierowych ułożono w kolejności chronologicznej. Ważne jest, aby pamiętać, że poszczególne dokumenty złożone w aktach osobistych w taki czy inny sposób podlegają numeracji. Informacje na temat tych papierów wartościowych (z uwzględnieniem numeracji stron), w granicach których znajdują się w aktach osobowych, w każdym razie odzwierciedlają wewnętrzny spis.
Standardowa instrukcja dotycząca prowadzenia akt osobowych pracowników Republiki Białorusi mówi, że pracownicy zobowiązują się do terminowego przekazywania informacji służbie personelu. Informacje te z reguły interpretują zmiany w poszczególnych danych, które są zawarte w składzie akt osobowych. Zazwyczaj jest to napisane na piśmie jako oświadczenie. Ponadto dokumentacja potwierdzająca zmiany służy jako aplikacja. Nieco później, kiedy wszystkie wpisy zostaną wprowadzone do akt osobowych, dokumentacja w taki czy inny sposób jest zwracana pracownikowi. Nawiasem mówiąc, w razie potrzeby najpierw wykonuje się kopie tych dokumentów i są one poświadczane, a następnie dołączane do akt osobowych.
Przechowywanie i księgowanie akt osobowych
Po dokładnym przestudiowaniu zarządzania aktami osobistymi pracowników zaleca się rozważenie kwestii przechowywania i księgowości. Dlatego te procedury są zorganizowane w celu jednoznacznego i szybkiego wyszukiwania spraw osobistych, zapewniając ich absolutne bezpieczeństwo, a także poufność informacji zawartych w dokumentacji przed nieautoryzowanym dostępem.
Należy zauważyć, że akta osobowe pracowników firmy są zawarte w nomenklaturze jednostki personalnej zgodnie z ogólną nazwą „Akta osobowe”. Ponadto wskazano tam okresy przechowywania. Z reguły okres przechowywania papierów wartościowych sięga siedemdziesięciu pięciu lat.
Dekret o prowadzeniu akt osobowych pracowników nakazuje, aby dokumentacja była przechowywana w dziale personalnym (zwykle w takich celach organizowane są tam pomieszczenia) oddzielnie od innych dokumentów. Należy dodać, że obsługa personelu przechowuje tylko akta osobowe odpowiednich pracowników. Sprawy zwalnianych pracowników są przekazywane zgodnie z procedurą ustanowioną przez prawo do przechowywania do archiwum struktury lub archiwum terytorialnego.
Należy zauważyć, że warunki przechowywania, w taki czy inny sposób, powinny zapewniać absolutne bezpieczeństwo bezpośrednio osobistych plików, a także umieszczonej w nich dokumentacji (informacji) przed ujawnieniem lub kradzieżą. Właśnie dlatego dziś zaleca się przechowywanie akt osobistych w sejfach (szafkach), umieszczając je w pozycji pionowej na półkach (bez korzeni).
Co jeszcze
Nawiasem mówiąc, w szafce lub sejfie na drzwiach można umieścić podsumowanie opisów w odniesieniu do przechowywanych plików osobistych. Ważne jest, aby dostęp do informacji mieli wyłącznie upoważnieni urzędnicy, a także ich przywódcy. Następnie, gdy liczba plików osobistych przekroczy dopuszczalną wartość, są one rejestrowane w specjalnym rejestrze lub dzienniku. Systematyzacja spraw odbywa się za pomocą jednej z następujących metod:
- Zgodnie z kolejnością liczb.
- Zgodnie z bezpośrednią kolejnością alfabetyczną.
- Zgodnie z sekcjami według nazw jednostek strukturalnych według tabeli personelu, wewnątrz sekcji, w kolejności alfabetycznej rachunku bezpośredniego lub w kolejności liczb.
Aby zmniejszyć całkowitą liczbę jednostek rozliczeniowych, pliki osobiste mogą być przechowywane w ramach tak zwanych strojów - grup alfabetycznych do przechowywania. Tak więc absolutnie każda teczka osobista zawarta w zamówieniu poprzedzona jest kartką z nazwiskiem pracownika. Należy dodać, że sprawy osobiste, składające się z porządku, są również pogrupowane zgodnie z porządkiem alfabetycznym. Na początku zestawu znajduje się lista podsumowująca zawarte w nim pliki osobiste.
Wydawanie plików osobistych na czas
Wydawanie spraw osobistych pracownikom określonej struktury do użytku tymczasowego, aby mogli oni zapoznać się z wprowadzonymi tam informacjami, zwykle odbywa się wyłącznie za zgodą działu personalnego. Zapoznanie pracownika z jego osobistymi aktami przy odbiorze jest zwykle przeprowadzane bezpośrednio w obecności urzędnika, który jest odpowiedzialny za obsługę dokumentacji takiego planu.
Należy zauważyć, że pracownicy są zaznajomieni z osobistymi sprawami przynajmniej raz w ciągu roku, a także zgodnie z wnioskiem tych osób w innych przypadkach określonych przez prawo rosyjskie. Zapoznanie się z osobistymi sprawami pracowników organizacji jest surowo zabronione:
- Dokonaj poprawek w już utworzonych aktach osobowych.
- Wprowadź nowe wpisy do swoich plików osobistych.
- Wyodrębnij z plików osobistych dokumentację lub umieść w nich nowe.
- Przechowuj pliki osobiste poza okresem udostępnionym przez upoważnione osoby.
Ważne niuanse
W przypadku stwierdzenia nieścisłości w aktach lub znalezienia nieaktualnej dokumentacji w sprawie osobistej pracownik jest uprawniony do złożenia wniosku o obsługę personelu w tym zakresie. Należy dodać, że do wniosku należy załączyć dokumenty, zgodnie z którymi należałoby wprowadzić pewne zmiany w uprzednio wykonanych aktach lub kopiach niektórych jednostek dokumentacji w celu dokonania wymiany.
Ważne jest, aby wiedzieć, że wydanie sprawy osobistej do czasowego użytku odbywa się dokładnie na czas niezbędny do wykonania niezbędnych operacji, zgodnie z listą osób uprawnionych do otrzymywania akt osobowych, która jest zatwierdzona przez zarząd struktury. Nawiasem mówiąc, fakt wydania sprawy o charakterze osobistym, w taki czy inny sposób, jest zapisany na karcie kontrolnej (dzienniku).
Ważne jest, aby wiedzieć, że zapoznanie się (praca) z plikami osobistymi odbywa się w specjalnie zaprojektowanym pomieszczeniu. Ponadto czas zapoznawania się (pracy) w taki czy inny sposób jest ograniczony do dnia roboczego.Tak więc na koniec dnia roboczego pracownik odpowiedzialny za załatwianie spraw osobistych musi upewnić się, że wszystkie akta osobowe wydane do użytku tymczasowego zostały zwrócone do miejsca przechowywania. W razie potrzeby urzędnik zobowiązuje się do podjęcia odpowiednich środków w celu zwrotu lub wyszukiwania dokumentacji.
Przekazywanie akt osobowych lub poszczególnych dokumentów w ich składzie do czasowego wykorzystania innym instytucjom (organizacjom, przedsiębiorstwom) odbywa się wyłącznie w przypadku zezwolenia na zarządzanie strukturą na podstawie prawidłowo wykonanego wniosku.
Ważne jest, aby wiedzieć, że powstaje akt dotyczący wydania akt osobowych, których jedna kopia w taki czy inny sposób jest przekazywana wraz z aktami osobistymi lub osobnym dokumentem upoważnionej osobie wzywającej. Druga kopia jest przechowywana w sprawach dotyczących struktury bezpośrednio przed zwróceniem akt osobowych lub oddzielnego dokumentu do pierwotnego miejsca przechowywania.
Usunięcie dokumentów z akt osobowych
Ważne jest, aby pamiętać, że usunięcie niektórych jednostek dokumentacji z akt osobowych odbywa się wyłącznie po uzyskaniu zgody kierownictwa, pod warunkiem, że odpowiedni rekord zostanie umieszczony w kolumnie „Uwaga” w wewnętrznej inwentaryzacji. W przypadku tymczasowego zajęcia papieru w jego miejscu (mianowicie między arkuszami sąsiednich dokumentów), karta zastępcza (innymi słowy, certyfikat zastępczy) jest wkładana zgodnie z zasadami, które wskazują datę i przyczynę zajęcia wraz z podpisem osoby, która wydała dokument, a także podpisem tego dokumentu pracownik, który otrzymał go zgodnie z zasadami tymczasowego użytkowania dotyczącymi struktury.
Aby zapewnić absolutną kontrolę nad bezpieczeństwem akt osobowych w konkretnej instytucji (organizacji, przedsiębiorstwie) co roku (a mianowicie nie później niż w pierwszym kwartale następującym po raportowaniu), sprawdzany jest ich status i dostępność. Musisz wiedzieć, że niedociągnięcia i braki zidentyfikowane podczas procesu kontroli są rejestrowane w każdym przypadku w akcie, który następuje natychmiast po zatwierdzeniu przez przewodniczącego komisji kierownictwu organizacji w celu rozpatrzenia i podjęcia dalszych decyzji dotyczących zagubionej lub niedokładnej dokumentacji.