Conform legilor rusești, cărțile de muncă aparțin unor forme de raportare stricte. Aceste documente sunt păstrate de un angajat care este numit prin ordin al șefului. Pur și simplu nu puteți lua și munci. Există un act special de acceptare și transfer al cărților de muncă, a căror probă va fi luată în considerare.
Cadrul legislativ
Procedura de înregistrare a forței de muncă și depozitarea acestora este determinată de norme legislative, în special, prin decretul Guvernului Federației Ruse 225. Formularul cărții de muncă este aprobat aici, precum și instrucțiuni pentru completarea acestuia.
În plus, documentul conține reguli pentru controlul circulației muncii. Un angajat este obligat să țină jurnale precum:
- Cartea relatării muncii și a frunzelor libere.
- Carte de formulare de venituri și cheltuieli.
Ultima revistă este deschisă pentru cont pentru noi formulare achiziționate pe baza unui mandat de numerar. Iar cartea de contabilitate ține evidența mișcării documentației privind admiterea și concedierea angajaților.
De ce este necesar
Așa cum am menționat deja, înregistrarea este responsabilitatea unui angajat autorizat numit printr-o comandă specială pentru organizație. Dar se poate întâmpla ca acest angajat să se îmbolnăvească, să plece în concediu sau compania să fie reorganizată prin afiliere. În consecință, activitatea de muncă va fi încredințată unui terț. Și în acest caz, pur și simplu pentru a întocmi un ordin privind îndeplinirea temporară a atribuțiilor în administrarea resurselor umane nu va fi suficient. Va fi necesar să formulăm un act de acceptare și de transfer al cărților de muncă și de inserții la acestea.
În aceste condiții, toate părțile sunt interesate de fiabilitatea datelor transmise. Conform ordinului organizației, persoanele care trimit și primesc sunt responsabile pentru siguranța documentelor, iar responsabilitatea administrativă este asigurată în ceea ce privește depozitarea și întreținerea necorespunzătoare.
Din acest motiv, părțile trebuie să verifice cu atenție numărul lucrătorilor și inserțiile acestora cu mențiunile din jurnal.
înregistrare
Întrucât legea nu reglementează forma specifică de transfer de muncă de la un angajat la altul, actul de acceptare și transfer al cărților de muncă (un eșantion va fi prezentat ulterior) poate fi emis sub orice formă, dar cu o indicație detaliată a tuturor datelor.
Dacă este necesar, transferați documentele personalului către organizație printr-o comandă, se creează o comisie specială, care va prelua cazul și va verifica toate datele specificate în reviste.
Comisia este formată din următorii angajați:
- Șef resurse umane.
- Avocat.
- Director adjunct
- Transfer de cazuri de agent de resurse umane.
- Ofițer resurse umane, gazdă.
Mai departe, pe baza următorului ordin, este elaborat un document despre activitatea comisiei, care va fi ghidat de acesta atunci când transmite forme de cărți de muncă și la formarea actului.
luare
Actul de acceptare a muncii, deși nu are forme stabilite, trebuie să țină seama de o serie de condiții obligatorii. Să luăm în considerare mai detaliat conținutul și forma documentului. Următoarele informații trebuie să fie afișate în act:
- detalii despre organizarea și numele documentului;
- data formării documentului și locația organizației;
- numărul de serie al înregistrării;
- detalii despre fiecare angajat a cărui carte de muncă este păstrată în departamentul de personal, trebuie, de asemenea, indicat poziția fiecărui angajat;
- seria și numărul cărții de lucru, precum și inserția în cazul existenței acesteia;
- data primirii salariatului la locul de muncă sau înregistrarea carnetului de muncă;
- note privind informațiile despre document (de exemplu, lipsa cererii după încetarea contractului de muncă).
Următoarea este o generalitate a datelor: câte cărți de muncă totale, inserturi pentru acestea sunt fixate. După aceea, este compilat un alt tabel, care afișează informații despre formele de muncă neutilizate, precum și inserții, care sunt obținute în caz de pierdere sau deteriorare a documentelor.
În concluzie, este înregistrat faptul transferului atât a cărților de muncă, cât și a inserțiilor, precum și a revistelor în sine: circulația documentelor enumerate și contabilitatea acestora.
Următorul lucru este un act de acceptare și transfer al cărților de muncă - un document de probă.
semnături
După finalizarea actului asupra documentelor transferate, acesta trebuie semnat de către toți reprezentanții comisiei prezenți în timpul inventarierii documentelor. Deci, membrii comisiei își confirmă acordul cu privire la disponibilitatea tuturor forței de muncă din întreprindere.
În plus, actul de acceptare și transfer al cărților de muncă (eșantionul este prezentat anterior) trebuie semnat de către angajații care transmit și primesc documente. Semnăturile lor se află în coloana „transmise-primite”, indicând astfel înlăturarea și transferul puterilor relevante.
Acei angajați ale căror documente sunt inventariate nu semnează.
Forma actului, desigur, este scrisă. Vă va ajuta să evitați posibile întrebări suplimentare și două situații. Cel mai important, acest act va scuti angajații de eventuala răspundere pentru întreținerea incorectă a documentelor de personal.