Cum să aranjați lucrurile în dosare? De ce este nevoie de nomenclatură și ce se înțelege în general prin acest termen? Cum să stocați fișiere, foldere și cum altfel puteți organiza documentația la întreprindere? În prezent, munca de birou este un astfel de complex de sarcini care necesită o abordare sistematică și acuratețe maximă. Despre care este nomenclatura afacerilor și pentru ce este destinată, ar trebui să știe nu doar angajații responsabili pentru fluxul de documente în cadrul companiei, ci și tot personalul de management interesat să mențină controlul asupra proceselor de muncă ale organizației.
Terminologie generală
Având în vedere care este nomenclatura cazurilor, este necesar, în primul rând, să menționăm că acest termen este folosit pentru a denumi o astfel de metodă de sistematizare, care implică formarea unei liste de cazuri instituite în cadrul întreprinderii și instituției. Pentru fiecare dintre acestea, perioadele de depozitare sunt clar prescrise, în timp ce se concentrează pe regulile intrate în vigoare de legile actuale ale țării noastre.
Teorie și viață de zi cu zi
Care este nomenclatura cazurilor în aplicare practică? Aceasta este o astfel de schemă de distribuție care ajută la gruparea documentației executate, creând astfel cazuri. Pentru aceasta, compania a aprobat schema, clasificarea, apoi a fost aplicată în practică. Un indice de index este, de asemenea, introdus pentru cazuri, documente. Trebuie să specificați durata depozitării și să determinați designul indexului cardului, utilizat ca material de referință și folosit pentru a căuta documentația din numărul neîmplinit. Când răspundeți la întrebarea care este nomenclatura cazurilor, trebuie menționat faptul că termenul este utilizat pentru a desemna un astfel de document contabil, care reglementează activitatea departamentelor responsabile de lucrările clericale, arhive. Nomenclatura prezintă în mod clar toate acele cazuri, durata de stocare este într-un deceniu, adică cele aparținând numărului de documentații de stocare temporară.
De ce este nevoie de asta?
Cine trebuie să știe care este nomenclatura cazurilor, cum să o pună în practică? În primul rând, acestea sunt persoanele responsabile cu organizarea fluxului de lucru la întreprindere, precum și șeful instituției, persoana juridică. Nomenclatura ajută la găsirea rapidă a documentului necesar dacă specia sau conținutul sunt cunoscute. Calitatea formării, executării nomenclaturii cazurilor determină cât de repede va fi posibil să lucrați cu documentație în pereții instituției. În prezent, disponibilitatea nomenclaturii este stabilită ca obligatorie pentru orice persoană juridică, indiferent dacă este o instituție sau o organizație, o întreprindere.
La nivel de stat a fost adoptat Serviciul Vamal Unificat al Statului - acesta este un astfel de sistem care conține regulile de menținere a documentației. În anexele la acesta, puteți găsi eșantionul relevant actual al nomenclaturii cazurilor. În plus, o astfel de sursă sistematică de informații unică de stat a adunat toate dispozițiile care trebuie să fie ghidate de elaborarea și implementarea nomenclaturii cazurilor pentru un an într-o instituție sau întreprindere.
Caracteristicile întrebării
În prezent, în lucrările de birou, nomenclatura este un concept complex care include mai multe tipuri și grupuri de documentație. Se obișnuiește să vorbim despre o nomenclatură specifică, aproximativă, aproximativă.De obicei, persoanele sunt introduse la nivelul instituției în ansamblul său și al unei unități structurale separate.
Nomenclatura tipică, exemplară, este invitată să combine documentația care este similară în natură și compoziție. Modelul reglementează, de asemenea, sistemul specific de indexare, care este utilizat în cadrul unei anumite agenții. Este necesar să se aplice o astfel de listă de nume de caz. Dar cea aproximativă este de natură consultativă, deși, în general, este rezonabil și convenabil să o respectați, deoarece contribuie la eficientizarea întregului volum de documente oficiale care se acumulează în companie.
Sistemul ca bază de ordine
Orice întreprindere modernă trebuie să sistematizeze documentația actuală și este nomenclatorul care reprezintă un astfel de ghid de clasificare care poate rezolva problemele organizației. Acesta este un document în care numele tuturor afacerilor întreprinderii care pot fi pornite sunt indicate linie cu linie. În același timp, este clar precizat cât timp trebuie păstrată hârtia. Nomenclatura de contabilitate, servicii de personal, întreprinderea în ansamblu trebuie să fie aprobată de șeful acesteia.
Principalele obiective ale introducerii nomenclaturii
Un astfel de document oficial simplifică sistematizarea fluxului de lucru intern. De fapt, este un astfel de plan, care explică clar ce algoritmi ar trebui folosiți pentru distribuirea documentelor executate și în ce chestiuni ar trebui plasate. Aceasta formează sistemul de arhivare a întreprinderii și facilitează orientarea printre resursele de hârtie acumulate.
În același timp, nomenclatorul afacerilor personalului, contabilitatea, precum și cel general pentru întreprindere, conțin o definiție clară a intervalelor de timp în raport cu diferite categorii de documentație. Sistemul structurat precizează exact cât timp pentru stocarea documentelor aranjate într-un caz specific. Când creați un caz folosind documente executate, trebuie să presupuneți imediat cât va fi de valabilitate. Această etapă se numește examinarea primară, care permite identificarea valorii documentației.
Index, sistem și informații de bază
Nomenclatura cazurilor declară oficial prin care sistem este necesar să se indexeze cazuri. Aceste informații sunt relevante pentru înregistrare, deoarece indicele stabilit de nomenclatură este un element al numărului de înregistrare alocat fiecărui document individual din întreprindere. Nomenclatura este o referință informativă care vă permite să analizați rapid caracteristicile structurale ale unei anumite persoane juridice.
Documentarea este utilizată atunci când este necesară crearea unei liste de cazuri. Acest lucru este relevant pentru depozitarea valorilor mobiliare, care, prin lege, au un termen mai mare de un deceniu, inclusiv stocarea permanentă. Acest lucru face ca nomenclatorul cazurilor să fie principalul document contabil utilizat în departamentele responsabile de activitatea de serviciu din cadrul întreprinderii.
Contabilitate și dezvoltare ulterioară
Adesea, nomenclatura cazurilor este cel mai convenabil document prin care sistemul de contabilitate este implementat la întreprindere, ceea ce vă permite să controlați afacerile temporare, adică destinate depozitării timp de un deceniu.
Un alt scop important al nomenclaturii cazurilor este aplicabilitatea sa în formarea unui fișier de card de referință, necesar pentru a menține informații relevante cu privire la documentația executată. Sistemul de clasificare utilizat la formarea nomenclaturii devine baza pentru crearea unui cabinet de fișiere care oferă informații de referință despre fluxul de documente din cadrul organizației.
Cum arată?
Un exemplu de nomenclatură de cazuri poate arăta după cum urmează.
La pregătirea documentației, este necesar să indicați numele întreprinderii, departamentele pentru care este înscrisă nomenclatura, precum și datele curente.
Acest lucru este important!
Uneori, antreprenorului pare că, cu un flux de lucru relativ mic, introducerea nomenclaturii este doar o mizerie, „hârtie” excesivă, care nu va aduce beneficii reale. Această abordare a întrebării este incorectă categoric. Este necesară introducerea corectă, adecvată, ținând cont de nomenclatura organizației particulare în orice companie modernă. La elaborarea unui document, este necesar să vă asigurați că acesta acoperă întregul volum al fluxului de lucru al întreprinderii, inclusiv etapele de creare. Este necesar ca toate sectoarele activităților, proceselor și activității companiei să fie reflectate în nomenclator.
Puteți citi cerințele general acceptate pentru întocmirea unui astfel de document normativ în acte juridice adoptate la nivel de stat. Regulile de lucru introduse pentru arhivele companiilor, instrucțiunile standard care reglementează circulația documentelor întreprinderilor sunt dedicate acestui lucru. În 1988, a fost dezvoltat un sistem de asistență pentru documentare, care este încă relevant în prezent. Documentele adoptate în mod regulat la nivel de stat sunt finalizate ținând cont de realitățile din zilele noastre, inclusiv utilizarea computerelor electronice, în timp ce teoriile de bază ale sistematizării și clasificării rămân aceleași.
Formulare de articol
În versiunea clasică, acest document este compilat ca un tabel. Indexuri, clasificări devin baza proceselor de înregistrare a documentației generate în cadrul întreprinderii, trecând de la aceasta către destinatari externi și acceptate pentru procesare din surse externe. O nomenclatură bine compilată este un instrument convenabil pentru formarea altor clasificatori care însoțesc în mod necesar procesul de lucru al biroului oricărei companii moderne. Deci, o revizuire preliminară a documentației necesită adesea un clasificator de probleme, domenii pentru discuții. De asemenea, sunt necesare clasificatoare speciale pentru documentația executată. La introducerea unui sistem electronic, este necesar să se dezvolte navigatoare, reprezentări care reflectă diferite unități structurale și performanți. În plus, pe baza nomenclaturii cazurilor, puteți dezvolta un sistem care vă permite să organizați documentația care face obiectul unui control special, precum și alte tipuri.
Nomenclatura aparține categoriei documentației de planificare. În ea puteți găsi rubricile cazurilor propuse pentru planificare, contabilitate în diferite direcții de activitate, activitate economică a întreprinderii. Funcțiile atribuite companiei sunt vizibile din nomenclator. Documentul este pregătit pentru anul următor, astfel încât este necesar să se regăsească nu numai capacitățile și necesitățile disponibile ale fluxului de lucru, ci și cele planificate în viitorul apropiat. Este de dorit ca, la întocmirea nomenclaturii, să fie posibilă prezicerea corectă a nevoilor sistemului de gestionare a documentelor la întreprindere pentru următorii cinci ani, deși acest lucru nu este întotdeauna posibil în condițiile economice dificile actuale care obligă întreprinderile să se adapteze.
Realitate și plan
În aplicarea practică, cel mai adesea nomenclatura cazurilor este considerată documentație contabilă, care se datorează prezenței unui număr, un indice pentru fiecare rubrică enumerată. Înregistrarea finală a nomenclaturii care rezumă rezultatele anului ne permite să concluzionăm asupra numărului și categoriilor de cazuri instituite în perioada trecută. De asemenea, puteți calcula, fără a face eforturi speciale și fără a pierde timpul în zadar, numărul de cazuri, volume, instituite în timpul trecut. Aceasta oferă o descriere cantitativă a fondului documentar, a sistemului de lucru. Necesitatea unei astfel de analize apare atât în cadrul unei unități structurale separate, cât și a organizației în ansamblu.
Nomenclatorul care acționează ca înregistrări contabile poate fi utilizat atunci când fișierele sunt transferate în arhivă.Acest lucru este valabil în primul rând pentru cele destinate depozitării temporare - nu mai mult de un deceniu. Nomenclatura oferă, de asemenea, o bază convenabilă pentru formarea unui inventar, care include cazurile destinate depozitării în mod continuu sau temporar, dacă perioada depășește un deceniu. Nomenclatura este convenabilă atunci când se formează un inventar al cazurilor care conțin documentații cu privire la personalul companiei, precum și acte de remediere a distrugerii documentelor, alocarea de documente care nu au nevoie sau nu pot fi stocate.
Specificul anumitor tipuri de organizații
O măsură obligatorie va fi compilarea unei nomenclaturi pentru orice instituție de stat. Acest document trebuie să fie prezent la entitățile juridice municipale, teritoriale subordonate. O astfel de procedură obligatorie se datorează faptului transferului documentației generate în organizații, instituții pentru depozitarea în arhivele municipalității sau la nivel federal.
Dacă vorbim despre o organizație privată, atunci este necesară și formarea nomenclaturii, dar cerințele care se aplică acesteia sunt mult mai puțin stricte. Pe de o parte, documentul este, de asemenea, multifuncțional - nu depinde de participarea statului la companie. Se recomandă elaborarea unei nomenclaturi într-un moment în care se creează o persoană juridică. În timpul preluării, fuziunii, este necesară o nouă formare a unui astfel de sistem de clasificare a fluxului de documente, dacă în același timp este formată o nouă persoană juridică. Conform regulilor, dezvoltarea nomenclaturii este o sarcină extrem de prioritară și este necesar să se lucreze la ea chiar înainte de formarea instrucțiunii care descrie regulile fluxului de lucru.