Fiind un document necesar și important, o carte de lucru poate confirma nu numai experiența de muncă a unei persoane, dar poate ajuta și la calcularea corectă a pensiei viitoare a acesteia. Din păcate, există situații în care formularul de angajare poate fi deteriorat sau pierdut. Apoi, trebuie să faceți urgent o carte de lucru duplicată. De ce avem nevoie de asta, vom lua în considerare în continuare.
Conceptul
În cartea de lucru se înțelege un document individual care poate confirma informații despre angajare (cu condiția ca acesta să fie oficial) și despre experiența de muncă. Toate datele sunt prezentate sub rezerva art. 66 din Codul Muncii al Federației Ruse.
Cartea de lucru conține următoarele date:
- Date personale.
- Informații despre munca efectuată.
- Date despre transferuri, concedieri și premii.
- Informații despre documentele care stau la baza înscrierii în muncă.
Un eșantion al unei cărți de lucru duplicate trebuie să coincidă complet cu originalul și să includă toate informațiile indicate în prima copie. Excepție fac acele fapte atunci când înregistrările au fost contestate în instanță sau informațiile au fost pierdute și nu pot fi restabilite.
În care cazuri emit
O carte de lucru duplicată este emisă numai atunci când operațiunea originalului devine imposibilă. Astfel de cazuri includ:
- pierderea unui document de către un angajat;
- pierderea unui document de către un angajator;
- deteriorarea formei;
- introducerea de informații incorecte cu privire la concediere sau transfer.
Fiecare dintre aceste cazuri are propriile sale caracteristici.
În cazul în care nu există forță de muncă inițială, un duplicat este emis salariatului. Pentru a face acest lucru, el trebuie să scrie o cerere pentru întocmirea unui al doilea document, să plătească un nou formular (în cazul în care forța de muncă este pierdută sau deteriorată din vina angajatului). Uneori, o pierdere poate fi observată nu imediat, ci după ceva timp: după ce a fost concediat de la un loc de muncă anterior și când a fost plasat într-un loc nou.
Și ce se întâmplă dacă angajatorul anterior nu dorește să facă un duplicat din cauza limitării concedierii? Întrucât nu există nicio prevedere legislativă pentru cât timp este posibil să se aplice documente duplicate la locul de muncă vechi, fostul angajat trebuie să insiste asupra reeditării documentului dacă munca originală a devenit inutilizabilă. Sau mergeți în instanță.
Eliberarea unei cărți de lucru duplicate are loc numai la cerere. Pe pagina de titlu trebuie să existe o notă conform căreia acesta este un duplicat. Pentru a restabili informațiile, un cetățean trebuie să prezinte documente care confirmă datele cu caracter personal și care asigură vechimea.
Dacă angajatorul pierde forța de muncă de către angajator, atunci o comisie specială poate confirma vechimea în muncă. Membrii comisiei trebuie să prezinte documente sau copii care confirmă informații despre specializare și locurile în care angajatul a lucrat. Dacă nu există astfel de documente, comisia întocmește un act cu privire la mărturiile martorilor care au informații fiabile despre activitatea de muncă a acestui angajat.
înregistrare
Înregistrarea unei cărți de lucru duplicate (un eșantion este prezentat mai jos) are loc în cazurile în care un cetățean a avut un loc de muncă oficial și nu joacă un rol aici, formularul este pierdut sau deteriorat.
Duplicatul are aceeași yursila ca și documentul original. Duplicatele pot fi emise direct de către șeful însuși sau de o persoană autorizată în acest sens. În cele mai multe cazuri, acesta este un ofițer de resurse umane, un contabil sau un secretar. Toate documentele care sunt prezentate pentru formularul de reintrare trebuie să fie prezentate de către angajat.Dar, în ciuda acestui fapt, compania este obligată să asiste angajatul în toate modurile posibile pentru a le obține (dacă circumstanțele o impun).
Preț de emisiune
Având în vedere normele de menținere și păstrare a forței de muncă, un cetățean trebuie să informeze șeful ultimului său loc de muncă despre pierderea formularului. În acest caz, șeful este obligat să emită un duplicat al cărții de lucru în cel mult 15 zile de la data scrierii cererii relevante.
Conform regulilor stabilite prin lege, o organizație poate percepe unui membru de personal o taxă pentru un formular de angajare. Plata nu se efectuează dacă:
- pierderea documentelor produse de angajator din cauza unor circumstanțe neprevăzute;
- pagina de titlu a fost completată incorect;
- deteriorarea documentului s-a produs prin vina angajatului.
Astfel, compania poate lua o recompensă monetară pentru un duplicat în cazul în care pierderea cărții sau deteriorarea acesteia s-au produs din vina persoanei de contact.
În articol este prezentată o carte de muncă duplicată (un exemplu de design al formularului).
Instrucțiuni pas cu pas
Să aruncăm o privire mai atentă la instrucțiunile pas cu pas despre cum să obțineți o carte de lucru duplicată. Modul de întocmire a unui document repetat și a unei proceduri clare sunt prevăzute în legislația muncii. Ce trebuie să faci:
- Cetățeanul care a pierdut documentul trebuie să scrie o declarație organizației, care este considerat ultimul loc de muncă oficial.
- Întreprinderea din cererea depusă este obligată să colecteze informațiile necesare despre vechimea cetățeanului.
- O comandă este semnată (o carte de lucru duplicată poate fi emisă numai pe baza unei comenzi).
- Munca trebuie executată ținând cont de anumite reguli: informațiile trebuie introduse în conformitate cu originalul.
- Informațiile despre duplicat trebuie introduse în cartea de contabilitate.
- După primirea documentului finalizat, cetățeanul trebuie să îl semneze într-un jurnal special.
Documentare obligatorie
Pentru a obține un duplicat al forței de muncă, trebuie să colectați o serie de documente care confirmă vechimea unui cetățean. Dacă nu, atunci compania poate face o solicitare către FIU.
În cazul pierderii în masă a documentelor, conducerea companiei ar trebui să creeze o comisie a cărei sarcină va fi să constate dacă lucrările au fost efectuate, durata serviciului prin anchete și prelucrări de date.
Primul lucru pe care trebuie să-l facă un cetățean este să scrie o declarație, care ar trebui să precizeze:
- motivul lipsei unei forme;
- cererea unui duplicat;
- data scrierii și semnăturii.
Aplicația poate fi scrisă atât manual, cât și tipărită. Este posibil ca majoritatea companiilor să aibă formulare de pregătire gata.
Cum se întocmește o carte de lucru duplicată? Un formular de cerere de eșantion vă va spune principalele nuanțe.
După ce cererea a fost luată în considerare, șeful pregătește o comandă pentru a întocmi un duplicat. Comanda trebuie să indice:
- numărul documentului;
- principalele teze care stabilesc motivele pentru emiterea unui document;
- documentul în sine este publicat doar în scris;
- Înainte de a solicita semnătura persoanei, comanda trebuie să i se prezinte pentru revizuire.
Dacă nu sunt respectate cerințele de mai sus, documentul emis este considerat invalid.
Pentru a confirma experiența de lucru, documente precum:
- dosar personal al salariatului;
- ordinele de admitere, concediere, transfer;
- certificate;
- contracte de muncă;
- carte de decontare.
Informații de intrare
Cum se emite o carte de lucru duplicată? În primul rând, trebuie să începeți completând prima foaie, care ar trebui să conțină doar informații relevante. Aceste informații includ:
- detalii complete despre angajat;
- data nașterii;
- tipul de învățământ și disponibilitatea acesteia;
- profesie sau specialitate.
Încrederea datelor enumerate trebuie confirmată prin documente. Prin urmare, un cetățean trebuie să prezinte un pașaport și un document de învățământ. Prima foaie conține, de asemenea, semnăturile angajatului care primește duplicatul, precum și a persoanei responsabile, precum și ștampila companiei.
În continuare, în formularul de angajare, trebuie să specificați numărul de experiență de muncă. Pentru a face acest lucru, în a treia coloană, în informațiile despre lucrare, se face o înregistrare despre experiența generală. Aceste informații nu sunt certificate prin ștampilă și semnătură.
Următoarele coloane sunt completate în ordine: când angajatul a intrat în muncă, informații despre poziția și organizarea sa, motive pentru concediere sau transfer.
Duplicatul trebuie să reflecte doar informațiile care pot fi documentate. Nu sunt introduse alte informații.
Toate intrările sunt făcute cu pastă albastră sau neagră. Nu sunt permise erori, erori, prescurtări.
În documentul reeditat în colțul din dreapta sus al paginii de copertă ar trebui scris „Duplicat”.
Cronologia
După cum am menționat anterior, procesul de prelucrare a unui document repetat începe cu depunerea unei cereri. Legislația durează 15 zile pentru a completa o carte de lucru duplicată. În acest timp trebuie să i se furnizeze angajatului un duplicat. Aceeași regulă se aplică foștilor angajați. Mai mult, dreptul muncii nu prevede perioade de prescripție pentru ca un cetățean să solicite o muncă duplicată.
Puncte importante
Există situații în care șeful a emis un duplicat al forței de muncă, iar angajatul găsește originalul. În astfel de cazuri, un singur document poate avea un statut formal, care a fost înregistrat ultima dată în jurnalul de contabilitate. Prin urmare, acesta este un duplicat.
Originalul poate fi lăsat în cazul în care aveți nevoie de confirmarea oficială a vechimii în orice autoritate.
Extrădarea după concediere
Cum se poate copia cartea de muncă dacă angajatul a renunțat deja? Legislația prevede faptul că angajatorul nu poate refuza un cetățean doar pe motiv că nu mai lucrează în această organizație sau nu este în măsură să ofere informații despre locurile de muncă după concediere.
Compania trebuie să emită un duplicat al documentului pe baza cererii. Mai mult, faptul că un cetățean trebuie să ofere informații despre activitățile pe care le-a desfășurat după concediere nu a fost indicat nicăieri. Duplicatul trebuie eliberat în general.
Contabilitatea documentelor
După completarea documentului repetat, informațiile despre acesta sunt introduse într-un jurnal special de contabilitate. Datorită faptului că documentul duplicat poartă aceeași structură juridică ca și originalul, regulile pentru întreținerea, stocarea și contabilitatea acestuia trebuie să fie adecvate. Singura diferență este nota că acesta este un duplicat.
Un formular de carte de lucru este considerat un document important care confirmă nu numai activitatea de muncă a persoanei de-a lungul vieții sale, ci și o garanție a angajamentelor ulterioare ale pensiilor sale.
Și în ciuda faptului că legea prevede eliberarea de duplicate pentru originalele pierdute sau deteriorate, este mai bine să fiți mai atenți și mai atenți în gestionarea propriei cărți de lucru. Într-adevăr, colectarea de informații și informații necesare durează mult timp, iar unele informații pot fi pierdute cu totul. Prin urmare, trebuie să tratați cu atenție acest tip de documente, să monitorizați întreținerea și depozitarea acestora.