Serviciile de transport de marfă sunt considerate destul de populare, dar pentru furnizarea acestora, companiile trebuie să întocmească corect diverse documente de transport. Dacă lipsește, aceasta poate deveni baza problemelor cu poliția rutieră sau inspectoratul fiscal. Toate serviciile care implică transportul de mărfuri sunt expediere de marfă. Pentru furnizarea acestora, este necesar între client, reprezentat de destinatar sau expeditorul încărcăturii, și expeditor să încheie un acord de expediție, pentru care cerințele art. 801 Cod civil. Trebuie să i se atașeze o chitanță de expediere care conține informații despre mărfurile transportate. Fiecare participant la un astfel de acord trebuie să înțeleagă pentru ce înseamnă chitanta de expediere, cum este întocmit, de către cine este semnat și ce informații conține.
Conceptul documentului
Chitanța de expediere este prezentată de documentația generată atunci când clientul transferă mărfurile către expeditor. Cetățenii se întreabă adesea dacă este necesară o primire de expediere. Este obligatoriu pentru înregistrare, deoarece este o parte indispensabilă a contractului pentru transportul de mărfuri.
Documentația este completată de expeditorul direct, dar în același timp trebuie să aibă semnătura expeditorului. De ce am nevoie de o chitanță de expediere? Este o dovadă că expeditorul a acceptat într-adevăr mărfurile, prin urmare, este obligat doar să o transporte la locul indicat la timp.
În plus, acest document servește ca dovadă că expeditorul acționează ca proprietar al mărfii transportate pentru o anumită perioadă de timp. El este cel care trebuie să aibă grijă ca nicio circumstanță să nu afecteze negativ integritatea articolelor transportate. Expeditorul este responsabil pentru încărcătură, deci dacă este deteriorat, atunci specialistul va trebui să acopere daunele cauzate clientului.
Tipuri de documente de expediere
Clauza 5 din Regulile de activitate de expediere, care au fost aprobate prin PP nr. 554, enumeră toate documentele care ar trebui să fie disponibile expeditorului. Acestea includ:
- bon de expediere directă;
- o comandă destinată expeditorului și întocmită de expeditor;
- bon de depozit
De ce am nevoie de o chitanță de expediere? Transportatorul de marfă poate confirma că a primit bunuri specifice de la client, în detrimentul ei. După transportarea articolelor, acesta încetează să mai fie responsabil pentru ele.
Este obligatoriu compilarea acesteia?
La întocmirea contractului de expediție de transport, este obligatoriu să-i atașăm documentație suplimentară. Adesea, participanții la o tranzacție au o întrebare dacă este necesară o primire de expediere. Este un document indispensabil întocmit în scris și semnat de ambele părți la proces.
Dacă acest document nu este disponibil, atunci vor apărea dificultăți ținând cont de costul transportului. Acest lucru va duce la incapacitatea de a calcula corect impozitul pe venit.
Clauza 6 din reguli prevede că, în loc de o primire de expediere, pot fi utilizate alte documente care confirmă acceptarea și transportul unei mărfuri specifice. Aceste lucrări sunt întocmite în scris și includ o listă a tuturor mărfurilor transportate de expeditor. Contractul întocmit între cele două părți la tranzacție ar trebui să indice ce documente suplimentare sunt atașate la acord.
Cine întocmește?
Completarea unei chitanțe de expediere este considerată un proces simplu, iar expeditorul însuși trebuie să se ocupe de aceasta. Un specialist poate contacta clientul pentru informații suplimentare despre mărfurile transportate.
Este emis clientului după ce toate mărfurile au fost acceptate. Pe baza acestui document, expeditorul are dreptul să dețină mărfurile până la sfârșitul transportului. Prin urmare, factura de încărcare și chitanța de expediere sunt cele mai importante documente pentru orice transportator. Pe baza acestei documentații, o contabilitate corespunzătoare este furnizată în orice companie.
Se poate utiliza o chitanță în locul unei facturi?
Adesea, cetățenii au întrebarea necesității unei facturi dacă există o chitanță. Caracteristicile compilării diferitelor documente includ:
- dacă antreprenorul acționează ca expeditor, atunci costurile de transport ale acestuia sunt confirmate de documentele de expediere corespunzătoare;
- expeditorul nu trebuie să întocmească un conosament, ci este un document obligatoriu pentru transportator, care este adesea implicat în transportul direct al mărfurilor;
- aceste documente sunt complet diferite și nu se pot înlocui.
Dacă expeditorul se angajează în mod independent în transport, prin urmare, el nu implică un transportator terț, atunci nu are nevoie de factură, astfel încât doar o primire este suficientă. Clientul poate urmări marfa pe o chitanță de expediere în același mod ca și pe alte documente de transport.
Cum este întocmit corect?
Este important nu numai să înțelegem pentru ce este recepția de expediere, ci și cum să o compilăm corect, astfel încât să fie folosită cu adevărat ca documentație oficială. La formarea acestui document, regulile sunt luate în considerare:
- a stabilit neapărat data la care se întocmește chitanța;
- placa numerică a documentului este înregistrată;
- informații despre expeditor și destinatar sunt indicate;
- sunt enumerate alte persoane care sunt implicate în procesul de transport de marfă;
- se introduc informații despre expeditorul direct care este responsabil pentru încărcătură în timpul transportului său.
Toți participanții la proces pot fi atât persoane fizice, cât și companii diferite. Dacă organizația acționează ca participant, atunci numele și datele de contact sunt înregistrate în chitanță. Dacă o persoană acționează ca parte la tranzacție, atunci i se cere să înregistreze numele complet al cetățeanului, numărul său de telefon și datele pașaportului.
Tipul și conținutul documentului
Nu există o formă strictă de primire a recepției, prin urmare, documentația poate fi întocmită pe foaia standard A4 sau pe antetul organizației de transport. Pentru aceasta, se poate folosi o versiune tipărită sau scrisă de mână.
Mai jos se găsește o primire de expediere a probelor.
Semnătura expeditorului este inclusă în mod necesar în document, ceea ce confirmă că toate informațiile introduse în document sunt fiabile, iar specialistul a acceptat cu adevărat încărcătura pentru depozitare. O chitanță este generată exclusiv în două copii, deoarece unul rămâne la clientul organizației, iar celălalt este transferat direct expeditorului.
Dacă este necesar, se pot face copii suplimentare, care sunt în mod necesar semnate de expeditor. Fără semnătura lui, sunt considerați invalizi. De îndată ce marfa este livrată la adresa de destinație, chitanța de la client nu este returnată expeditorului, ci rămâne la expeditor. Prin urmare, documentul nu este negociabil.
Procedura de completare a documentației
Efectuarea unei chitanțe de expediere este considerată un proces simplu. Pentru a face acest lucru, este suficient să introduceți secvențial anumite informații. Prin urmare, este recomandat să utilizați următorul algoritm:
- inițial, data este stabilită la formarea chitanței și trebuie să respecte data la care expeditorul primește mărfurile de la client;
- un document specific este atribuit documentației, pentru care sunt luate în considerare caracteristicile fluxului intern de documente al unei anumite organizații de transport;
- datele privind clientul depus de F. I. O. și datele pașaportului sunt înscrise în formular, iar dacă este companie, atunci sunt indicate numele, detaliile, adresa legală și informațiile de contact;
- sunt furnizate date despre transportatorul direct, iar dacă este persoană privată, trebuie să fie incluse datele sale de pașaport;
- este indicată țara de origine a mărfurilor;
- un număr de identificare sau un cod de marfă al încărcăturii este furnizat pentru a prezenta aceste informații inspectorilor atunci când vehiculul este oprit;
- informațiile sunt furnizate cu privire la marcaj, ceea ce vă permite să stabiliți, în astfel de condiții, mărfurile trebuie transportate, ce condiții trebuie îndeplinite și, de obicei, marcajul este reprezentat de semne, simboluri sau alte semne olografice diferite;
- tipul de ambalaj este indicat, deoarece poate fi reprezentat de un recipient de plastic, o cutie de carton, o pungă sau alte articole;
- prescrie cât spațiu ocupă marfa în transport;
- greutatea încărcăturii este indicată, atât netă cât și brută;
- se introduc date despre volumul și dimensiunile articolelor transportate;
- valoarea integrală a încărcăturii este dată pe baza documentelor de plată disponibile primite de la client;
- se acordă o atenție deosebită condițiilor de transport, care indică obligațiile expeditorului de a asigura siguranța încărcăturii în timpul transportului;
- o linie este creată pentru condiții speciale în care pot fi introduse informații diferite dacă ambele părți sunt de acord cu disponibilitatea acestora;
- la sfârșit, semnătura expeditorului cu transcrierea este pusă pe chitanță.
Nu este necesară certificarea documentului cu sigiliul organizației. Un exemplu de primire de expediere este situat mai jos.
Alte nuanțe
Chitanța nu este prezentată cu un document negociabil, astfel încât clientul companiei nu trebuie să îl returneze expeditorului după ce își îndeplinește obligațiile în temeiul acordului existent.
Erorile din document nu sunt permise și corecțiile nu sunt permise. Dacă expeditorul face o greșeală în timpul pregătirii documentației, atunci trebuie doar să înceapă din nou pentru a întocmi chitanța. Majoritatea câmpurilor din acest document sunt destinate direct descrierii încărcăturii, ușor de identificat. Acest lucru este necesar nu numai pentru expeditor, ci și pentru inspectorii de trafic care pot opri camionul pentru inspecție. De obicei, studiază informațiile pe care le conțin facturile și chitanța de expediere. În aceste documente, datele trebuie să fie identice.
Alte documente de expediere includ un bon de depozit și o comandă generată direct pentru expeditor. Pe baza acestor documente, expeditorul își asumă responsabilitatea nu numai de a transporta marfa, ci și de a o proteja, astfel încât să rămână intactă în timpul transportului. Pentru aceste servicii este stabilită taxa pentru un specialist.
Dacă este necesar, contractantul poate angaja organizații terțe pentru a îndeplini sarcina. Cel mai adesea, serviciile de transport sunt utilizate pentru aceasta.
Este posibilă urmărirea încărcăturii?
Un alt scop unic al chitanței este capacitatea clientului de a urmări exact locul unde se află încărcătura. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza diverse servicii localizate pe Internet.
Urmărirea încărcăturii pe o chitanță de expediere este considerată un proces simplu, deoarece este suficient să introduceți documentul și numărul de marfă, precum și numărul cererii în serviciul selectat. Pe baza informațiilor introduse, clientul va putea înțelege exact unde se află încărcarea sa, precum și cât de rapid vor fi îndeplinite condițiile contractului de expeditor.
Consiliere juridică
Transmiterea chitanței este considerată un document important nu numai pentru clientul însuși, ci și pentru expeditorul direct.Acest lucru se datorează faptului că documentul este utilizat în contabilitatea fiscală pentru a calcula costurile suportate de un specialist în timpul transportului de mărfuri. Prin urmare, trebuie elaborat cu atenție, ținând cont de numeroase cerințe și fără erori. Dacă sunt identificate diferite greșeli sau inexactități, atunci aceasta poate deveni baza pentru ca angajații Serviciului Fiscal Federal să refuze să-l folosească pentru a reduce baza de impozitare.
Chitanța conține date numai cu privire la părțile la acord și la încărcătură. Nu conține informații despre perioada transportului de marfă. Prin urmare, este în plus necesar să emiteți și să plătiți separat o factură pentru plată. Expeditorul trebuie să aibă grijă de formarea bonului.
Întregul pachet de documente este solicitat nu numai de antreprenorul direct, ci și de client. Acest lucru vă va permite să faceți cu ușurință calcule fiscale și contabilitate.
concluzie
Transmiterea chitanței este considerată un document important pentru toate organizațiile și persoanele specializate în transportul de mărfuri. Pe baza acesteia, responsabilitatea pentru anumite mărfuri este transferată expeditorului.
Se cere abordarea responsabilă cu completarea și completarea unei astfel de chitanțe. Acesta trebuie să conțină informații extrem de fiabile și precise. Acest lucru va permite în viitor, în cazul unor cazuri neprevăzute, să confirme că mărfurile au fost acceptate și livrate de o anumită companie de transport la destinație.