Organizarea înregistrărilor de personal la întreprindere nu este o sarcină dificilă, dar dificilă. Se rezolvă prin lansarea secvențială a proceselor de personal, care sunt reglementate de legislația în vigoare.
În general, întreținerea corectă a documentației personalului nu numai că salvează compania de inspecțiile efectuate de autoritățile de reglementare, dar permite și angajaților să evite probleme, de exemplu, cu obținerea de pensii sau posibilitatea de a solicita alte garanții sociale. Se întâmplă adesea că, din cauza înregistrării necorespunzătoare a înregistrărilor la locul de muncă, oamenii trebuie să petreacă o sumă imensă de timp, finanțe și nervi pentru a demonstra oricărei autorități dreptul lor de a primi beneficii, indemnizații și alte plăți. Prin urmare, fiecare manager ar trebui să-și amintească că menținerea registrelor de personal și organizarea corespunzătoare a muncii de birou reprezintă una dintre principalele sarcini pentru care este responsabil față de personalul său și de stat.
Acest articol va vorbi despre corectitudinea stabilirii acestui proces, precum și despre toate nuanțele sale. Apoi, va fi posibil să obțineți un răspuns la întrebarea cum să organizați înregistrările personalului de la zero pas cu pas și să nu faceți greșeli.
Concepte și definiții
Înainte de a înțelege configurarea acestui proces, ar trebui să definiți conceptele de bază. Deci, înregistrări de personal - acesta este procesul de organizare a contabilității angajaților, care este asociată cu înregistrarea oficială a angajării, trecerea de la o poziție la alta și eliberarea de personal, precum și contabilizarea relațiilor de muncă ale întreprinderii și ale personalului acesteia.
Gestionarea înregistrărilor de resurse umane este o activitate care oferă documentare și organizarea lucrărilor cu documente de HR.
Astfel, devine clar că managementul resurselor umane și evidența personalului sunt două fenomene interrelaționate care vizează implementarea politicii de personal a întreprinderii.
Obiectivele și obiectivele
Scopul înregistrărilor de personal este de a stabili un sistem de lucru eficient, de gestionare a evidențelor de personal și înregistrarea corespunzătoare a relațiilor de muncă între angajator (întreprindere) și angajat (personal) direct.
Dar sarcinile pe care înregistrările de personal sunt proiectate să le rezolve sunt următoarele - reglementarea relației dintre angajator și angajații întreprinderii și crearea cadrului legal pentru relațiile de muncă.
După ce ați înțeles care este contabilitatea resurselor umane, puteți începe să luați în considerare modul de organizare a înregistrărilor de personal de la zero la pas.
Etapele organizării registrelor de personal
Deci, înainte de a începe organizarea înregistrărilor de personal pas cu pas de la zero, aveți nevoie de un plan clar de acțiune, împărțit pe etape. Acest lucru va ajuta să nu pierdeți puncte importante în acest proces.
Deci, organizarea înregistrărilor de personal în general implică parcurgerea următoarelor etape:
- Crearea unui serviciu de personal (departament) în cazul în care compania intenționează să angajeze un număr mare de angajați sau să aloce sarcini de contabilitate unui specialist specific dacă compania intenționează să aibă un număr mic de personal.
- Elaborarea documentațiilor de reglementare de bază (în domeniul gestionării personalului unei întreprinderi).
- Organizarea lucrărilor de birou (determinarea cine și cum va întocmi documentația, elaborarea formularelor de comandă pe probleme de personal, menținerea jurnalelor de raportare etc.).
- Automatizarea înregistrărilor de personal (dacă este necesar).
- Identificarea modalităților de control al exactității contabilității (reglementarea și atribuirea autorității funcționarilor responsabili de contabilitatea corespunzătoare).
Fiecare dintre aceste etape are anumite sarcini și subtasche-uri. Este necesar să le luăm în considerare pe toate.
Cine ar trebui să țină evidența?
După cum sa menționat anterior, există două modalități de a determina cine va fi implicat în păstrarea evidenței personalului într-o întreprindere. În general, depinde de câte persoane sunt planificate să fie angajate pentru a-și atinge obiectivele (de regulă, obiectivul unei întreprinderi este de a organiza activități comerciale cu profit).
Pentru companiile mari, este recomandată crearea unui serviciu de personal sau a unui departament de personal cu drepturi depline. Pentru întreprinderile mici, atribuirea de sarcini de personal unui contabil sau secretar este permisă. Cu toate acestea, există o a treia opțiune - transferul înregistrărilor contabile către externalizarea către organizații specializate.
Atunci când creați un serviciu sau departament, va trebui să creați anumite documente de reglementare, și anume furnizarea cu privire la serviciul (departamentul) și fișele postului angajaților. În cazul atribuirii atribuțiilor unui contabil sau secretar, va fi necesară înregistrarea funcțiilor personalului în fișa postului angajatului selectat. Dacă există o astfel de nevoie, este recomandat să trimiteți un contabil sau un secretar la cursurile de resurse umane. Acest lucru va contribui la îmbunătățirea abilităților angajaților cărora li se va încredința sarcini în materie de personal. Dar, dacă s-a decis colaborarea cu organizații terțe în problema transferului obligațiilor contabile către acestea, atunci este necesar un contract.
Elaborarea documentației obligatorii pentru personal
Există o serie de documente care îi ghidează în mod obligatoriu pe cei care păstrează evidența personalului și gestionarea înregistrărilor. În primul rând, un astfel de document este lista de personal. Este un document care afișează componența, numărul de personal și salariile angajaților, precum și titlurile postului. În tabelul de personal, posturile angajaților sunt împărțite în unități, ceea ce face posibilă realizarea unei analize cantitative și calitative a întregii întreprinderi.
Următorul pas este elaborarea unui formular standard de comenzi de personal, care va afișa informații despre admitere, transfer în altă poziție, trimitere în concediu și concediere a angajaților întreprinderii.
Următorul document obligatoriu este reglementările interne ale muncii. Acestea afișează principalele puncte care reglementează activitatea forței de muncă a tuturor angajaților întreprinderii. Conform acestui document, dacă un angajat încalcă regulile descrise în document, el poate fi pedepsit disciplinându-l.
Un alt document al evidenței personalului este un acord model privind încheierea relațiilor de muncă între întreprindere și angajat. Contractele de muncă pot fi de același tip sau se pot întocmi separat pentru fiecare post. În plus, compania trebuie să fi elaborat o foaie de timp, care să afișeze orele reale pentru care angajatul va primi salarii.
Ar trebui să vă amintiți, de asemenea, programul de vacanță la întreprindere. Acest document este elaborat cu cel mult două săptămâni înainte de sfârșitul anului. Programul de vacanțe afișează un plan calendaristic pentru trimiterea persoanelor în vacanțe obligatorii. La întocmirea unui astfel de plan, trebuie amintit că personalul ar trebui trimis în vacanță, astfel încât absența simultană a anumitor lucrători să nu implice o rupere a procesului de muncă al întreprinderii.
Nu trebuie să uităm de elaborarea reglementărilor privind remunerarea.Acest document reflectă procesul de salarizare pentru personalul organizației și, de asemenea, reglementează calculul plăților suplimentare, de exemplu, indemnizații, stimulente sau bonusuri. Etapa finală este elaborarea de reglementări privind unitățile întreprinderii și fișele postului specialiștilor și lucrătorilor. În plus, se recomandă elaborarea unui regulament privind datele cu caracter personal. După ce documentele de reglementare au fost gata, puteți începe să organizați documentele.
Lucrare clericală
Lucrările de hârtie includ întreținerea corespunzătoare a documentației referitoare la recepția, circulația și eliberarea personalului.
Obligatoriu este efectuarea fișierelor personale care sunt stabilite pentru fiecare angajat al întreprinderii. Acesta include o carte de evidență a personalului personal, o cerere de admitere, o copie a pașaportului, copii ale documentelor educaționale, un certificat de examinare medicală, o copie a unui document de identitate militară (dacă există) și alte documente generate pe parcursul activității unui angajat. . Și, de asemenea, o altă sarcină și foarte importantă este completarea cărților de muncă.
Pe lângă toate cele de mai sus, pot fi elaborate și alte documente care sunt direct legate de specificul întreprinderii, asigurând funcționarea corectă în domeniul înregistrărilor de personal.
Ce reviste ar trebui să fie în managementul resurselor umane?
În primul rând, trebuie să începeți următoarele reviste:
- familiarizarea cu regulile programului intern de muncă;
- înregistrarea comenzilor de personal;
- înregistrarea comenzilor pentru angajare;
- înregistrarea comenzilor pentru vacanțe periodice;
- înregistrarea concediului medical;
- înregistrarea contractelor de muncă;
- contabilizarea lucrătorilor detașați;
- urmărirea timpului;
- contabilizarea mișcării cărților de muncă;
- contabilitate de carduri personale;
- verificări contabile.
Pe lângă revistele în sine, ca supliment al acestora, pot fi elaborate instrucțiuni pentru completarea acestora. Și, de asemenea, toată documentația care este înregistrată în aceste jurnale este stocată în dosare separate în conformitate cu nomenclatorul aprobat.
Automatizarea contabilității
După cum a reiesit din informațiile de mai sus, înregistrările de personal sunt un proces foarte dureros, care necesită o atenție specială din partea angajaților responsabili de menținerea acestei probleme. Prin urmare, astăzi poate fi simplificată prin automatizare.
Există multe programe care simplifică activitatea agenților de personal și reduc probabilitatea de a face greșeli. De regulă, o întreprindere trebuie să instaleze versiuni licențiate ale unui astfel de software. Cu toate acestea, este demn de remarcat faptul că achiziția unui astfel de program se va plăti pentru sine într-un timp scurt și nu va permite erori grave în lucrare. În general, astfel de programe rezolvă următoarele probleme:
- păstrarea evidenței personalului în conformitate cu legislația muncii;
- compilare și raportare cu privire la problema personalului;
- efectuarea de aprobări în timp util a tuturor proceselor de personal cu departamentul de contabilitate sau contabilitate.
Unul dintre cele mai populare și căutate programe de astăzi este 1C cu configurația „Managementul resurselor umane”.
Ce trebuie să faceți dacă este imposibil de organizat independent de la zero înregistrările de personal?
Dacă o întreprindere a trebuit să se confrunte cu o astfel de problemă atunci când nu este posibilă stabilirea independentă a proceselor de personal, atunci nu este dificil să rezolve o astfel de situație. În aceste scopuri, există companii care sunt capabile să furnizeze un astfel de serviciu.
Specialiștii companiilor de consultanță vor efectua un audit și vor dezvolta pachetul necesar de documente. În general, astfel de organizații sunt chemate să rezolve astfel de probleme:
- Alegeți sistemul optim de management al personalului la întreprindere.
- Elaborarea documentelor de reglementare internă.
- Elaborați instrucțiunile și reglementările necesare.
În plus, astfel de specialiști pot conduce, dacă este necesar, la crearea unui serviciu de gestionare a personalului și a unui departament de gestionare a documentelor. În general, implicarea specialiștilor terți ajută conducerea să stabilească munca în această direcție. Acest lucru este foarte util pentru întreprindere în ansamblul său, mai ales atunci când este creat.
concluzie
Rezumând acest articol, este demn de remarcat faptul că contabilitatea personalului și managementul personalului sunt procese legate de care politica de personal a întreprinderii va depinde complet de calitatea organizației primului.
În niciun caz nu trebuie să trecem cu vederea problemele personalului, pentru că nu numai activitățile organizației depind de ele, dar mai des soarta angajaților. Nu trebuie decât să ne imaginăm cât de indignați sunt acei oameni care nu își pot primi pensia binemeritată sau orice altă plată din cauza îndeplinirii calității slabe a funcției de către un ofițer de personal.
Având în vedere problema organizării înregistrărilor de personal de la zero, pas cu pas, putem începe să implementăm un program pentru a stabili acest proces în întreprindere. Cel mai important este să nu neglijăm recomandările Codului Muncii, deciziile Ministerului Muncii, Goskomstat, Rosarkhiv și alte departamente guvernamentale.
După ce toate procesele personalului din interior au fost ajustate, nu le pierdeți din vedere. Este important să ne amintim că lucrătorii care sunt angajați în evidența personalului trebuie să fie trimiși, cel puțin ocazional, la cursuri de administrare a resurselor umane, pentru a-și îmbunătăți abilitățile. De asemenea, ar trebui să efectueze un audit de rutină al proceselor contabile din domeniul personalului. Acest lucru va ajuta la menținerea lucrărilor în această direcție.