Menținerea documentației în numerar atunci când lucrați cu numerar este o cerință obligatorie pentru persoanele juridice și antreprenorii privați. Cartea de numerar este un document de contabilitate consolidat care înregistrează circulația banilor la casieria companiei. În cadrul unei întreprinderi mici, se începe într-un singur exemplar. Să luăm în considerare mai detaliat caracteristicile menținerii și stocării documentului. În special, cum să coase o carte de numerar într-un an.
Pentru ce este un document?
O carte de numerar este emisă pentru toate persoanele cu casă de marcat. Această cerință se aplică întreprinzătorilor individuali, inclusiv celor care lucrează la sistemul fiscal simplificat. Formularul KO-04 a fost aprobat în 1998 prin Decretul Comitetului de Statistică al Federației Ruse. Formularul de hârtie și cartea electronică de numerar sunt permise, formularul de versiune electronică poate fi păstrat în Word și Excel, cu protecție obligatorie împotriva accesului neautorizat. Casierul (operatorul) îl conduce, dar contabilul-șef exercită controlul asupra corectitudinii umplerii. Corectitudinea comportamentului este verificată în mod sistematic de către autoritățile de reglementare.
În cadrul companiilor mari, menținerea unei cărți de numerar este necesară în fiecare unitate, cu condiția ca fiecare dintre ele să fie listată într-un bilanț separat. O unitate are o copie a documentului. Copii ale cărții și originalele documentelor primare sunt furnizate biroului principal (societatea de administrare). Informațiile despre banii rămași sunt luate în considerare la întocmirea bilanțului și la raportarea întreprinderii în ansamblu. Ia în considerare mai jos cum să coase o carte de numerar într-un an.
Procedura de prelucrare a unui document scris de mână
Versiunea pe hârtie este o broșură A4 care este tipărită pe o imprimantă sau într-o tipografie și păstrată în manuscris. Fișele sunt în mod necesar numerotate și cusute. Trebuie să se conformeze formei KO-04. Trebuie să știi cum să coase o carte de numerar într-un an. Procesul de numerotare și menținere a formatului electronic și de hârtie diferă de versiunea clasică folosită în lucrările de birou.
Important! Pagini sunt numerotate, duplicând numărul. Prima pagină este originalul, a doua este o copie. O copie este completată cu hârtie carbon și transferată către departamentul de contabilitate pentru raportare. Pentru a detașa a doua pagină, este furnizată o linie tăiată.
Este mai convenabil să executați firmware-ul din partea de jos a paginii. Marginile firului sunt afișate pe spatele ultimei foi, fixate cu un nod, sigiliu de hârtie și sigiliu. Sigiliul este așezat astfel încât captează parțial pagina cărții și sigiliul. În apropiere, indicați numărul de pagini, puneți semnătura șefului sau contabilului șef.
Procedura de emitere a unei versiuni electronice
Când înregistrați un format electronic pentru o carte de numerar, formularul este împărțit condiționat în două părți de o linie care separă paginile par și impare. O tăietură a unei foi tipărite este realizată pe orizontală de-a lungul unei linii date. Partea de sus a paginii este originală, partea inferioară este separată pentru transmiterea către departamentul de contabilitate pentru raportare.
Important! Documentul este păstrat zilnic, cu excepția situațiilor în care nu au fost efectuate așezări. Casierul de la începutul și sfârșitul zilei oferă informații despre soldul de la casierie. Aceasta este o intrare obligatorie!
Luați în considerare modul de a aranja o carte de numerar pentru anul respectiv. Operatorul face note cu privire la circulația fondurilor din document în timp ce se efectuează tranzacții financiare. Asigurați-vă că completați informațiile pentru fiecare mandat de numerar primit și ieșit. La sfârșitul schimbului, suma totală a cheltuielilor, veniturile sunt obligatoriu eliminate, soldul numerarului este calculat.Documentele primare sunt atașate la o copie completă a cărții și transferate în contabilitate. Contabilul certifică pagina originală și copia sa cu propria semnătură.
Proiectarea paginii de întâmpinare. nuanțe
Pagina de titlu a cărții de numerar este completată în conformitate cu formularul unificat KO-4. Conține numele complet al companiei, unitatea structurală și OKPO. Antreprenorii privați indică numele complet, în cazul în care numele companiei lipsește. Ar trebui precizat pentru ce perioadă (luni și an) este început documentul.
Prima foaie: caracteristici ale transferului soldului banilor
Înainte de a coase o carte de numerar timp de un an, trebuie să cunoașteți subtilitățile completării acesteia. În partea de sus a paginii scrieți data, indicând ziua curentă, luna și anul. Asigurați-vă că indicați suma soldului în numerar la începutul zilei. Acesta este reportat din soldul prescris la sfârșitul zilei precedente. Dacă se deschide o nouă carte, restul este preluat de la precursor. În prima pagină, completată în prima zi a anului calendaristic, se înregistrează soldurile de numerar calculate la sfârșitul ultimei zile a anului trecut.
Completarea formularului de fișă de carte
Coloanele 1-5 sunt completate din formularele RKO și PKO. În celula „Numărul documentului” se prescrie numărul curent din comanda înregistrată. Coloana 3 trebuie să indice numele complet destinatarul sau persoana care a predat banii. Numărul de cont corespunzător este necesar numai pentru persoanele juridice, întreprinzătorii individuali introduc o linie în casetă sau îl lasă liber. Sumele de consum / venit sunt indicate în număr, prescriind un ban. În linia de transfer, sumele de venituri și cheltuieli sunt răsucite separat. Coloanele și liniile care nu sunt umplute trebuie marcate cu o liniuță sub forma literei Z.
Cum se calculează suma reziduală la casă?
Soldurile de la sfârșitul zilei se calculează după formula: la soldul de bani de la începutul zilei, se adaugă valoarea venitului și se scade cheltuiala. În secție țineți cont de toate fondurile primite la casieria. Dacă soldul de la sfârșitul turei a lăsat banii destinați pentru emiterea de salarii, burse și alte prestații sociale, sunt indicate mai jos sub suma forfetară. Calculul vă permite să identificați excesele și lipsurile. Cum să coase o carte de numerar într-un an, luați în considerare mai jos.
Nuanțele menținerii unui document
Persoana responsabilă pentru emiterea și primirea banilor poate fi orice angajat numit de șeful companiei prin emiterea unei comenzi corespunzătoare. În firmele cu un număr mic de angajați, un manager poate conduce o carte de numerar cu propriile sale mâini. Baza pentru înregistrarea în document sunt tranzacțiile comerciale, care sunt reflectate în ordinele de credit și debit. Contabilitatea se efectuează în ziua decontării. Dacă în timpul zilei nu a existat nicio mișcare de bani, această zi nu este reflectată în carte.
Puteți face ajustări la document. Modificările sunt înregistrate cu o defalcare și data corectării. Informațiile sunt certificate de persoana care a efectuat ajustarea. După concilierea înregistrărilor la sfârșitul zilei cu suma de numerar de fapt, informațiile sunt verificate prin semnăturile operatorului și ale contabilului șef. Mulți sunt interesați de câți ani pentru a păstra o carte de numerar. Răspunsul este simplu. Se păstrează la întreprindere cel puțin 5 ani. Absența unei cărți de numerar și menținerea acesteia, încălcând legea, se pedepsește cu amenzi de 40-50 de mii de ruble pentru întreprinderi și 4-5 mii de ruble pentru funcționarul responsabil cu menținerea documentului.
Cum să clipești un document la sfârșitul anului?
Cartea standard are 50-100 de coli. În companiile mari, unde se desfășoară activități de afaceri, este posibil ca paginile să nu fie suficiente. Într-o astfel de situație, ei pornesc un nou document care îl continuă pe cel vechi. Indică perioada de timp în care este desfășurată. Versiunea de hârtie, care este completată manual, este clipească înainte de prima umplere.
Copiile documentelor pentru contabilitate sunt un set de casă de marcat și registru de casă eliberate într-o zi, foi de carte, completate cu o copie de carbon cu semnătura originală a oficialilor.Contabilul șef verifică înregistrările cu formularele de comandă, iar suma din documentația primară transferată este indicată în cartea de numerar. Această înregistrare este o chitanță la primirea documentației primare a casierului. Toate operațiunile de pe cont sunt înregistrate sub formă de înregistrări în conturile contabile relevante.
Important! Pe lângă comenzi, toată documentația primară este depusă cu o copie. Include încasări, procuri, plăți în avans, extrase din comenzi și alte documente legate de circulația banilor la casă.
Versiunea electronică este păstrată pe un computer diferit. Pentru a face acest lucru, utilizați software special. La formarea înregistrărilor la finalizare, se creează automat un formular. Dar este important să aflăm altceva. Cum este cusută cartea de numerar la sfârșitul anului? Poate fi tipărit la sfârșitul zilei și executat în duplicat, în același mod ca și versiunea pe hârtie. Stocați versiunea tipărită la casieria companiei.
Fișele originale sunt fulgerate într-o singură carte la sfârșitul anului, iar copiile sunt transferate zilnic la evidența contabilă. Dacă aveți gestionare electronică a documentelor, o imprimare este opțională. Paginile electronice sunt semnate prin semnătura digitală a casierului și contabilului șef. Este necesară protecția împotriva modificărilor după semnarea cărții și accesul neautorizat. Trebuie amintit că, în cazul în care există contabilități în conturi, cartea de numerar este un document care prezintă imaginea generală a fluxului de numerar și care confirmă legitimitatea operațiunilor.
