Re-sortarea bunurilor este un caz de lipsă simultană și excedent de articole de inventar care au același nume, dar în același timp aparțin unor soiuri diferite. Acest lucru se întâmplă adesea din greșeală a depozitarilor unui reprezentant de vânzări sau a colecționarilor unui furnizor.
Cum se manifestă
Un exemplu care demonstrează ce înseamnă o re-sortare a mărfurilor este următorul. Conform documentelor din depozit trebuie să rămână făină de cea mai înaltă calitate 10 kg, iar făina de clasa I, de asemenea, 10 kg. Însă în timpul auditului s-a constatat că, în realitate, existau 9 kg de făină premium și 11 kg de făină de clasa întâi. Dacă analizăm rezultatele verificării, putem spune următoarele:
- Verificată soldul mărfurilor cu un singur nume - făină.
- Faina premium nu este suficienta 1 kg. Această situație se aplică penuriei.
- Faina de clasa I este cu 1 kg mai mult. Acest caz se numește surplus.
Trebuie menționat faptul că re-clasificarea poate fi detectată numai atunci când rămân mărfurile cu același nume sunt păstrate în depozit.
Legislația nu reglementează acțiunile lucrătorilor în cazul unei realocări. În prezent, acest lucru este determinat de Instrucțiunea de inventariere a mijloacelor fixe nr. 69.
Cum merge
Pot exista mai multe motive pentru apariția recalificării. Iată câteva dintre ele:
- Lucrați cu personalul la un nivel scăzut. Adică nu studiază. Personalul neprofesional are voie să lucreze independent.
- La momentul primirii mărfii, depozitarul a valorificat incorect mărfurile.
- Facturile au fost scrise incorect atunci când mărfurile au fost emise din depozit.
- Slab control asupra gestionării muncii clericale în depozit.
- Încălcarea instrucțiunilor care definesc procedura de depozitare și contabilitate a inventarului în depozit.
- Greșeli comise de casierii în podelele de tranzacționare atunci când mărfurile sunt livrate clienților.
- Încălcarea etichetării produsului.
- Atitudine nedreaptă cu privire la îndeplinirea îndatoririlor lor de către lucrătorii care se ocupă de bunuri materiale.
- Există cazuri de abuz asupra persoanelor responsabile financiar.
- Documentele au fost emise de diverși angajați. Deci, o comandă de primire poate fi făcută de către administratorul magazinului, iar depozitarul scrie nota de livrare din depozit. Mărfurile cu o denumire pot fi înscrise în aceste documente, dar soiul este indicat de o altă persoană sau nu este aplicat deloc.
- Investigații slabe ale apariției re-grefei. Perpetenții nu sunt identificați și nu li se aplică penalități.
Consecințele
Managerii nu acordă întotdeauna atenție prezenței supra-gradatorilor și nu aprofundează cauzele apariției acestuia. Mulți cred că nu poate aduce pierderi mari sau dacă reclasarea nesemnificativă a bunurilor se suprapune cu surplusuri.
Acest lucru este departe de caz! Cert este că această abordare duce la abuzul persoanelor individuale responsabile financiar. Pe de altă parte, cu o cifră de afaceri mare de bunuri, re-gradarea poate duce la pierderi semnificative. Pe baza acestui lucru, șeful întreprinderii ar trebui să organizeze controlul asupra mișcării materialelor, precum și să dezvolte măsuri pentru reducerea dimensiunii acesteia.
Care sunt pericolele re-sortării bunurilor? Acest eveniment poate cauza următoarele probleme:
- există un deficit de anumite bunuri, care nu pot fi acoperite de surplusul rezultat;
- poate apărea o situație care să conducă la pierderi mari;
- există confuzie în documentele contabile, iar pentru eliminarea acestuia sunt necesare resurse umane suplimentare;
- sistemul de comandă poate fi încălcat, deoarece se va baza pe solduri denaturate;
- pot apărea neînțelegeri cu cumpărătorii.
În această situație, se întocmește un document corespunzător. Un eșantion al actului de re-sortare a mărfurilor pe care le oferim în articol.
Măsuri preventive
Practica arată că, de obicei, re-clasificarea are loc în întreprinderile în care nu se acordă atenție standardizării proceselor de tranzacționare. Drept urmare, recalificarea poate reduce semnificativ stabilitatea financiară a companiei.
Mulți oameni se întreabă, dar cum puteți minimiza apariția supraevaluării? Fiecare companie își dezvoltă propriile măsuri pentru prevenirea acestui eveniment. Cu toate acestea, există și acțiuni generale, a căror implementare duce la minimizarea depășirii. Acestea includ:
- Elaborarea documentației locale de reglementare, care reflectă regulile de contabilitate și emiterea valorilor materiale. Poate fi diverse ajutoare tehnologice, poziții, fișe de post sau standarde.
- Organizarea unui control efectiv asupra implementării întregului cadru de reglementare în depozite, precum și în alte secțiuni și ateliere în care se schimbă mărfurile.
- Informare periodică a personalului.
- Implementarea proceselor automatizate pentru recepția și emiterea mărfurilor bazate pe sisteme informatice speciale. Pentru aceasta, AVM-urile personale ar trebui implementate pe scară largă.
- Atragerea personalului special instruit pentru a lucra cu sisteme automate de contabilitate a activelor materiale. Este recomandabil să fie utilizat doar personal permanent pentru această muncă.
- Organizarea frecventelor mini-verificări pentru prezența reziduurilor de produs.
- Mai des efectuează certificarea angajaților. Aceasta contribuie la îmbunătățirea continuă a abilităților lor. Astfel de lucrători fac mai puține greșeli.
Astfel, prezența altoirii poate duce la probleme considerabile. Cu toate acestea, este imposibil să scapi complet de ea. Cum ar trebui să ținem cont și să formalizăm prezența unui re-gradator?
Cum se întocmește actul de transfer de bunuri
Prezența unei grefe poate fi detectată în timpul primirii mărfurilor sau în timpul inventarului. Dacă a fost descoperită la primirea mărfurilor de la furnizor, persoana sau comisia responsabilă financiar, care a fost organizată pentru perioada de primire a mărfurilor, întocmește documentul corespunzător.
Actul de transfer de mărfuri, a cărui formă într-o formă unificată nr. M-7 este denumită „Legea de acceptare a mărfurilor”, trebuie să fie aprobată de șeful întreprinderii.
Dacă este detectată o reevaluare în perioada de inventar, comisia specială trebuie să elaboreze un protocol care să reflecte toate deficiențele și surplusurile identificate de mărfuri.
Înainte de a decide dacă să declanșăm sau nu, este necesar să se stabilească natura apariției deficitului. Dacă s-a format nu din cauza declinului natural al stocurilor, ci din cauza celor responsabile din punct de vedere material, atunci trebuie stabilit ce fel de persoane sunt.
După identificarea făptuitorilor, protocolul comisiei de inventar descrie detaliile modului în care s-a produs re-sortarea mărfurilor. Aceasta înseamnă că explicațiile care sunt atașate protocolului trebuie luate de la părțile vinovate. Explicațiile sunt luate atât de la persoane responsabile financiar, cât și, dacă este necesar, de la membrii comisiei de inventariere.
Apoi, protocolul întocmit ar trebui revizuit și aprobat de șeful întreprinderii în termen de cinci zile.
Pe lângă protocolul întocmit, re-clasificarea ar trebui să fie reflectată și în documentele contabile. Au stabilit atât surplusul, cât și lipsa mărfurilor. Astfel de înregistrări sunt înregistrate în contul 28. Dacă mărfurile sunt în exces, atunci aceasta este înregistrată în partea sa de debit. Dacă există o penurie, atunci înregistrările se fac în zona de credit a contului.
concluzie
Astfel, documentul principal, pe baza căruia rezultatele inventarului sunt reflectate în contabilitate, este protocolul ședinței comisiei speciale.Acest document stabilește motivele recalificării, făptuitorii, determină cantitatea de lipsuri și excedente. Toate listele de mărfuri sunt atașate la acest protocol, explicând toți cei responsabili și calculând costul lipsei valorilor și surplusurilor materiale.