Facturile sunt prezentate de documentația contabilă principală, care trebuie să fie întocmită de fiecare antreprenor sau manager de companie, dacă activitățile companiei sunt legate de utilizarea mașinilor. Dacă compania este proprietarul autoturismului, atunci indicatoarele care confirmă posibilitatea utilizării vehiculului în procesul de afaceri. Dacă mașina aparține angajatului, foile vă permit să determinați valoarea optimă a compensației pentru utilizarea mașinii în scopuri oficiale. Completarea procesului de completare este un proces important, deoarece nu se pot face greșeli grave în timpul procedurii. Procesul este realizat de oficialii companiei.
Conceptul și nevoia de a face legături
Ele sunt documentele primare care confirmă utilizarea utilajului pentru companie. Acestea conțin informații importante despre vehiculul direct, șoferul și compania. Aceste documente pot fi verificate de către inspectoratul muncii, inspectorii fiscali sau poliția rutieră, astfel că oficialii companiei trebuie să țină cont de regulile de completare a foilor de călătorie. Acestea vor ajuta la evitarea diverselor încălcări și erori.
Dacă inspectorii găsesc informații și erori inexacte, aceasta va deveni baza impunerii unor amenzi mari.
De ce este folosit?
Completarea procesului de operare este realizată de fiecare organizație, care într-un fel sau altul este asociat cu necesitatea de a utiliza vehicule. Folosind acest document, puteți atinge mai multe obiective simultan, care includ:
- circulația mașinii este monitorizată în timpul zilei de lucru;
- pe baza acestui document, se calculează salariul șoferului;
- suma fixă de bani cheltuită pe combustibil și lubrifianți;
- amortizarea este calculată corect pe proprietatea folosită;
- cheltuielile totale pentru autoturism sunt luate în considerare.
În plus, șoferul are nevoie de avizul de prezentare la ofițerul de poliție rutieră, deoarece acesta este cel care confirmă legalitatea transportului de mărfuri sau pasageri. El acționează ca dovadă că vehiculul este în stare optimă și că un anumit cetățean este șoferul oficial. Dacă pe parcursul verificării se constată erori în document sau nu se evidențiază deloc absența unei versiuni, șoferul va fi răspunzător în temeiul art. 12.13 Cod administrativ.
Caracteristicile documentului
Completarea procesului de călătorie este considerată un proces destul de simplu. Fiecare companie alege în mod independent dacă va utiliza un singur formular sau dacă va fi elaborată o formă unică a acestui document, care este înscrisă în documentația internă de reglementare a organizației.
În cazul în care compania este specializată în transportul de persoane sau mărfuri, atunci procedura de contabilitate a autovehiculelor trebuie efectuată numai pe un formular special aprobat. Cine trebuie să emită indicații șoferilor? Procesul este realizat exclusiv de angajatorul care pregătește și completează acest document. De obicei, directorul companiei emite o comandă prin care el numește persoana responsabilă. Acest angajat al companiei este cel care este implicat în crearea, completarea și transferul pliantelor către șoferi.
Caracteristicile completării unui document includ:
- o foaie este redactată exclusiv atunci când utilizați mașina în scop de afaceri;
- nu contează pentru ce motiv proprietarul companiei folosește un anumit vehicul, așa că mașina poate fi deținută de companie în baza dreptului de proprietate sau închiriată;
- perioada de valabilitate maximă a unui document este de 30 de zile;
- este permis să se scrie pentru o zi sau chiar pentru o excursie.
Conform noilor reguli în vigoare în 2018, este permisă extinderea valabilității foii.
Tipuri de documente
Normele pentru completarea documentelor pot varia ușor în funcție de varietatea acestui document. Fiecare tip de vehicul folosește propriul tip de prospect. Prin urmare, există linii directoare pentru următoarele vehicule:
- camioane;
- autoturisme;
- transport special;
- taxi, care poate fi o mașină sau un camion;
- autobuzele care pot fi destinate traficului public de pasageri sau altor scopuri.
Pentru fiecare vehicul se folosește formularul corespunzător. Dacă organizația este implicată independent în elaborarea documentației, atunci formularul selectat este fixat într-un jurnal special.
Nuanțele umpluturii
Procedura de completare a formularului de control este determinată individual în fiecare companie. Cel mai adesea, sunt utilizate următoarele reguli și caracteristici:
- un dispecerat este numit prin ordin al șefului companiei, care întocmește fișele de călătorie pentru fiecare autoturism folosit de angajați în procesul de îndeplinire a atribuțiilor de muncă;
- dacă compania este mică, atunci documentația este adesea completată de șoferul direct al mașinii, dar acestea introduc informații doar într-o parte a formularului, care se referă la kilometrajul mașinii, pentru care sunt luați în considerare indicatorii de contorizare;
- este permis să introduceți informații pentru a utiliza un program special cu care părțile suplimentare ale documentului sunt ascunse;
- Înainte de a trimite mașina într-un zbor, angajatul responsabil al companiei trebuie să se asigure că vehiculul este în stare optimă;
- înainte de zbor, chiar șoferii trebuie să fie supuși unui examen medical care să confirme că cetățenii pot conduce.
După zbor, foaia este transferată înapoi la expeditor. Imediat ce documentul expiră, acesta este transferat pentru stocare în arhiva companiei timp de 5 ani. Pentru erori și încălcarea responsabilității sunt liderii organizației.
Un exemplu de completare a unui formular de control al vehiculului poate fi găsit mai jos.
Ce informații sunt incluse?
Completarea drumului rutier al unei mașini sau camioane trebuie efectuată de un angajat autorizat al companiei. El trebuie să înțeleagă mai întâi regulile acestui proces. Detaliile obligatorii la completarea formularului de prezentare sunt prezentate cu următoarele informații:
- numele documentului;
- numărul lui;
- perioada de valabilitate;
- informatii despre proprietarul masinii;
- tipul și marca mașinii;
- numere de înmatriculare auto;
- indicatori de contor și sunt îndepărtați atunci când mașina iese din întreprindere, precum și la trimiterea vehiculului în garaj;
- ora exactă de plecare și sosire;
- informații despre angajatul responsabil al companiei, care pune mașina pe linie și întocmește o direcție;
- informatii despre sofer;
- ora și data trecerii examenului medical al șoferului;
- informații despre ofițerul medical care efectuează examinarea;
- o notă cu privire la ora și data inspecției tehnice a mașinii, iar procedura poate fi efectuată direct în organizație, dacă există echipamentele necesare și specialiști relevanți;
- informații despre mecanicii care au efectuat inspecția.
Este permis să introduceți alte informații în document. Acest lucru este posibil dacă organizația folosește propria formulă de parcurs.
Ce informații sunt opționale?
Procedura de completare a documentului poate varia ușor de la o companie la alta. Sunt luate în considerare următoarele puncte:
- Nu necesită prezența pe foaia de imprimare a companiei cu detaliile;
- în special, trebuie acordată o atenție deosebită studierii stării tehnice a mașinii;
- forma unică a acestui document a fost abrogată de drept;
- nu este necesar să indicați ruta în text, deoarece sunt necesare doar datele prezentate de odometru.
În practică, poliția rutieră sau angajații altor organe de inspecție consideră adesea că lipsa informațiilor despre traseu reprezintă o încălcare gravă, astfel că șoferii și proprietarii companiilor sunt trași la răspundere. În acest caz, trebuie să mergeți în instanță pentru a contesta amenzi mari. Pentru a evita astfel de situații neplăcute, se recomandă să se scrie direct în textul documentului care este punctul final al traseului.
Nuanțele de utilizare a documentului
Completarea curții de transport a unui camion sau a unui alt transport este un proces obligatoriu pentru orice companie care utilizează diferite mașini pentru activități de muncă. Utilizarea acestui document are următoarele caracteristici:
- Formularul 4-C se aplică dacă indicatorii de piesă sunt folosiți pentru calcularea salariilor șoferului;
- dacă se utilizează salariile bazate pe timp, se creează un formular de comandă sub forma 4-P;
- în afară de acest document, șoferii trebuie să aibă documentația de însoțire furnizată de factura de încărcare a mărfurilor transportate;
- un document este întocmit exclusiv de o persoană responsabilă care lucrează la o schimbare specifică;
- documentul trebuie să fie marcat de un mecanic care verifică starea tehnică a mașinii, un lucrător medical care efectuează un examen medical, un dispecer care trimite mașina într-un zbor și, de asemenea, șoferul direct.
Fiecare agent de trimitere trebuie să fie disponibil în fiecare companie în cantitate optimă.
Perioada de păstrare a documentelor
Companiile trebuie să își păstreze foile de călătorie timp de cel puțin 5 ani, ceea ce este prevăzut în Ordinul Ministerului Transporturilor nr. 152 și Legea Federală nr. 402.
Dacă se produc erori sau încălcări grave în timpul completării documentului, documentul este invalidat, prin urmare nu poate fi utilizat în niciun scop. Răspunderea pentru astfel de erori revine funcționarilor care completează documentația, precum și managerului direct al companiei.
Cum să vă dezvoltați propria formă?
Nu toate companiile preferă să folosească formulare uniforme, așa că preferă să își dezvolte propriile forme ale documentului. Pentru aceasta, este permisă utilizarea oricărei structuri, precum și includerea diferitelor puncte în document.
Însă, la formarea unui nou formular, se ia în considerare faptul că în text trebuie incluse detalii obligatorii. Fără ele, calea de parcurs este recunoscută cu ușurință ca invalidă, prin urmare, nu va fi posibilă utilizarea acesteia în niciun scop.
După elaborarea formularului, este necesar să transferați eșantionul către Serviciul Fiscal Federal la locul de înregistrare. În acest caz, este posibil să se evite problemele viitoare cu alocarea cheltuielilor de pe liniile de drum la costurile companiei.
Responsabilitatea pentru absența unui document
Dacă șoferul se deplasează de-a lungul drumurilor fără setul de documente necesare, care includ calea de parcurs, atunci aceasta este o încălcare semnificativă. Este adus în responsabilitatea administrativă de către poliția rutieră, așa că va trebui să plătească o amendă de 500 de ruble.
Persoanele juridice cu astfel de încălcări plătesc o amendă în valoare de 100 mii de ruble. Aceleași sancțiuni se aplică și firmelor care transportă persoane sau mărfuri prin transport electric.
Alte caracteristici
La completarea drumului rutier al unui autobuz sau al unui alt transport, sunt luate în considerare alte nuanțe:
- nu este necesară întocmirea unei cărți de circulație dacă se folosește o mașină închiriată, dar cu ajutorul acesteia este posibil să se țină seama de costurile combustibilului și lubrifianților în cheltuielile companiei;
- un pliant este întocmit pentru o călătorie, dar perioada de valabilitate a acestuia poate varia de la 1 la 30 de zile;
- nu este permisă completarea parțială a documentației, altfel un astfel de document va fi declarat invalid.
Persoana responsabilă desemnată ca dispecerat trebuie să treacă mai întâi cursuri speciale care îi permit să înțeleagă regulile pentru întocmirea documentației de bază pe care trebuie să o aibă fiecare șofer al companiei. În plus, șoferul trebuie să aibă un certificat de examinare medicală înainte de zbor.
concluzie
Expedientele sunt documente importante ale oricărei companii specializate în transportul de mărfuri sau persoane. Acestea sunt compilate de angajați speciali ai întreprinderii desemnați la post prin emiterea unei comenzi de către conducerea organizației.
Fiecare firmă își poate dezvolta propria formă de documentare, dar unele detalii obligatorii trebuie să fie prezente pe formular. Dacă sunt detectate erori sau încălcări, foaia va fi considerată nulă sau nulă.