Auditul intern trebuie finalizat cel târziu în ce perioadă?

Se efectuează un audit intern în cazurile în care a avut loc un incident care necesită o investigație, când nu este posibil să se stabilească și apoi să se pedepsească angajatul vinovat. Cel mai adesea acest lucru se datorează neglijenței sau furtului la locul de muncă. Fiecare manager trebuie să știe cum și în ce interval de timp se realizează un audit intern la întreprindere.

Verificare birou: ce este?

Auditul intern este o anchetă în timpul căreia se stabilește care dintre angajați este vinovat de un incident și din ce motive s-a produs. De regulă, acesta se desfășoară ca parte a serviciului public, deși deseori trebuie verificate și firmele comerciale. Dar, în acest caz, actele locale sunt în mod necesar aprobate. În mod obișnuit, verificările sunt efectuate cu probleme mari.

În ciuda faptului că legea nu precizează procedura de desfășurare a unei investigații în structurile comerciale, toate măsurile trebuie efectuate corect, iar auditul intern trebuie finalizat exact la timp. Fiecare etapă este documentată, este obligatorie în timpul acesteia trebuie găsite dovezi solide ale vinovăției salariatului. Dacă inspectorii nu respectă regulile de bază, atunci persoana cu care se desfășoară procedura are dreptul să contacteze inspectoratul muncii.

Legislația Federației Ruse explică doar conceptul de verificare, care este realizat în legătură cu serviciile publice. Toate regulile sunt specificate în Legea federală nr. 79 din 2017. Și dacă verificările sunt efectuate în raport cu organele Ministerului Afacerilor Interne, atunci ordinul nr. 161 din 2013 este valabil pentru acestea.

În ce cazuri este programat un control?

Codul Muncii din Rusia nu are conceptul exact de „anchetă internă”, dar sancțiunile pentru neglijență sunt prescrise de un set de reguli. Cu toate acestea, nicio sancțiune disciplinară nu este impusă fără justificare numai dacă există fapte și sunt documentate.

Pentru aceasta, declarațiile explicative ale tuturor angajaților sunt obligatorii, amploarea prejudiciului cauzat este estimată și este important să aflăm dacă acțiunile angajatului au intenție rău intenționată. Auditul intern ar trebui finalizat la timp și nu mai mult cu o zi.

O inspecție oficială se efectuează în mai multe cazuri:

• dacă angajatul nu a venit la muncă și nu a avertizat;

• dacă s-au produs pagube materiale;
• dacă se relevă faptul că salariatul și-a abuzat poziția.

O salariată disciplinară poate fi aplicată unui angajat pentru săvârșirea unei infracțiuni, el poate fi respins în temeiul articolului și obligat la plata tuturor pagubelor care i-au fost cauzate. Pentru ca acțiunile angajatorului să fie îndreptățite, este necesar să se efectueze un audit intern, iar acesta trebuie finalizat exact în timp stabilit de lege.

Sarcinile principale ale verificării

În timpul unei investigații interne, este important să aflați următoarele sarcini:

1. Pentru a stabili faptul că acest angajat a fost cel care a săvârșit o conduită incorectă și numai pe baza acesteia i se impune o sancțiune disciplinară.
2. Identificați timpul și circumstanțele întâmplărilor, analizați toate acțiunile, determinați daunele exact cauzate companiei sau unei persoane specifice.
3. Găsiți angajatul care a comis fapta.
4. Determinați vinovăția persoanei.
5. Pentru a analiza motivele actului perfect, circumstanțe suplimentare.

Șeful companiei trebuie să aprobe în mod necesar recomandările privind punerea în aplicare a măsurilor preventive, care sunt pur și simplu necesare pentru a elimina toate cauzele unei încălcări disciplinare.

Procedura de investigare

În primul rând, șeful întreprinderii primește informații despre faptul că fapta a fost săvârșită, după care el este cel care aprobă decizia de a începe o anchetă internă. Durata unui audit oficial nu este mai mare de o lună. Cel mai adesea, durează cel puțin 3 săptămâni, dar în unele circumstanțe poate dura mai mult, ceea ce trebuie motivat. Ancheta este efectuată de un angajat sau o comisie special desemnată numai pe baza unei comenzi sau a unei documentații administrative speciale, care trebuie să includă aceste informații:

• motiv de deținere;
• membrii comisiei și președintele acesteia;
• perioada maximă pentru efectuarea unui audit intern;
• puterile comisiei;
• termeni în care șeful întreprinderii ar trebui să primească rezultatele investigației.

De regulă, comisia include personalul departamentului de personal, un reprezentant al securității și finanțelor. Președintele este responsabil pentru activitatea ei.

Comisia nu trebuie să includă membrii familiei și rudele salariatului vinovat (inclusiv el). Aceasta poate duce la o soluție părtinitoare.

Un ordin pentru începerea activității comisiei, care trebuie să indice termenii auditului oficial al unui funcționar public, trebuie să fie semnat de toți membrii comisiei, precum și de persoana acuzată de neglijență.

Acțiunea Comisiei în cazul în care angajatul nu a plecat la muncă

Un angajat i se acordă absentism numai dacă nu a apărut la locul său de muncă timp de 4 ore sau mai mult. Dar este important să luăm în considerare motivele eșecului său de a apărea, deoarece acestea pot fi grave. Până la clarificarea lor, se crede că angajatul nu a venit la muncă dintr-un motiv neexplicat. Dacă angajatul nu are un motiv întemeiat și nerespectarea sa a dus la consecințe grave, procesul de muncă a fost perturbat, atunci angajatul poate fi mustrat sau concediat. Însă, trebuie să existe motive serioase, astfel încât nu există nicio modalitate de a face fără verificare.

Inițial, este necesar să remediați faptul că angajatul a lipsit cu adevărat de la locul de muncă.

O notă poate fi scrisă direct de către manager sau de orice alt angajat. După ce a apărut la locul de muncă, se ia o explicație scrisă de la angajat pentru ce motiv nu a fost la locul de muncă. Motive bune de luat în considerare:

• Boala angajatului sau a membrilor familiei sale. Acest fapt trebuie să fie documentat, un certificat emis de o instituție medicală sau un concediu medical.
• Întârziere din cauza faptului că nu a existat niciun transport care să livreze la locul de muncă. De exemplu, dacă a avut loc un accident pe șosea sau s-au format furturi de zăpadă, ceea ce a dus la oprirea transportului public.

• Circumstanțe neprevăzute independent de voința lucrătorului. De exemplu, în timpul unei călătorii la serviciu, transportul său a avut un accident.

După articolul 81 din Codul Muncii al Federației Ruse, dacă o persoană nu a apărut la serviciu pe parcursul zilei, atunci acest fapt poate fi considerat absentism. Un act întocmit în aceeași zi va ajuta la remedierea unei nerespectări.

Documentul este întocmit în formă gratuită, cel mai important, trebuie să conțină cu exactitate date despre absența unui angajat la locul de muncă, precum și timp. Trebuie să fie semnat de către membrii comisiei.

Dacă a doua zi angajatul nu a apărut la serviciu, atunci este necesar să se întocmească un alt act.

Ce acțiuni se efectuează atunci când se face avarie?

Deteriorarea materială poate fi cauzată companiei din cauza neglijenței sau a utilizării unei intenții rău intenționate. Un audit intern se efectuează la timp, iar acest lucru este obligatoriu. În timpul punerii în aplicare, este important să aflăm care este motivul și exact cum au fost cauzate pagubele:

• produsele au fost realizate cu defecte;

• serviciile sunt de calitate inadecvată;
• există o însușire a proprietății întreprinderii;
• se înregistrează faptul că nu se respectă regulile de siguranță;
• a fost detectată deteriorarea hardware.

În această situație, trebuie să stabiliți cantitatea de daune. Dacă s-a produs furtul, atunci se realizează un inventar și se întocmește un act. Daunele aduse proprietăților vor necesita examinări suplimentare, iar aceste condiții trebuie, de asemenea, îndeplinite dacă au fost încălcate reglementările de securitate. De exemplu, dacă un lucrător a plecat de la serviciu și a uitat să oprească dispozitivul de încălzire, rezultând un incendiu. În acest caz, numai comisia de expertiză poate afla valoarea pagubelor.

Un audit intern ar trebui să fie completat de către funcționarii publici la timp și, în cursul acestuia, este necesar să aflăm motivația angajatului. Este important să înțelegem dacă comportamentul incorect este neglijent sau dacă salariatul a fost deteriorat în mod rău.

Acțiuni de abuz

Abuzul de poziție înseamnă utilizarea poziției cuiva pentru profit. În acest caz, interesele întregii întreprinderi și ale angajaților acesteia pot fi afectate. Un astfel de exemplu este încheierea unui contract de furnizare a mărfurilor la un preț umflat atunci când contrapartida plătește „prima”.

Identificarea unor astfel de încălcări poate fi mult mai dificilă decât pare. Adesea, auditorii și auditorii profesioniști nu se pot descurca fără ajutor.

Auditul intern în Ministerul Afacerilor Interne: reguli și termene

Deseori inspecțiile sunt efectuate de poliție, unde este necesar să se stabilească circumstanțele, motivele și natura infracțiunii disciplinare comise de unul dintre angajați. În timpul anchetei, sunt stabilite în mod obligatoriu faptele specificate la articolul 29 din Legea federală nr. 3. Procedura poate fi efectuată la cererea unuia dintre angajați.

Șeful instruiește persoana autorizată să efectueze un audit intern al ofițerului de poliție, termenul este stabilit, în conformitate cu Ordinul nr. 161, pentru care este emisă o rezoluție corespunzătoare. Este permisă întocmirea unui act specific sau completarea unui formular special, care indică data și numărul documentului la care se referă.

Ordinul 161 prevede, de asemenea, perioada de timp pentru efectuarea unui audit intern. Acesta trebuie completat în cel mult 30 de zile de la întocmirea și semnarea documentului de la începutul ședinței.

Perioada alocată auditului intern nu include incapacitatea angajatului de a lucra atunci când este în concediu, călătorie de afaceri sau concediu medical, dacă acesta este absent de la serviciu din alte motive întemeiate. Toate circumstanțele trebuie confirmate printr-un certificat emis de departamentul de personal.

Condițiile auditului intern din cadrul Ministerului Afacerilor Interne nu trebuie să depășească o lună de la data emiterii ordinului privind desfășurarea acesteia. Dacă ultima zi a inspecției se încadrează în concediu sau zi liberă, atunci ziua finalizării acesteia trebuie considerată ziua lucrătoare anterioară.

Cum se verifică?

Șeful are dreptul să-și pedepsească angajatul numai dacă sunt respectate toate etapele procedurii de sancționare, care sunt descrise cu precizie la articolul 193 din Codul Muncii al Federației Ruse. În cazul în care cel puțin unul dintre alineatele protocolului este încălcat, salariatul acuzat are dreptul să conteste decizia în instanță și să aducă administrația la răspundere penală.

Toate persoanele incluse în comisie trebuie să respecte regulile de procedură și să respecte aceste principii:

• toate faptele descoperite ar trebui evaluate în mod obiectiv, în niciun caz nu ar trebui să li se permită influența personală și neplăcerile personale să influențeze cursul anchetei;
• până când se dovedește vinovat, ceea ce faptele confirmă, angajatul este presupus nevinovat;
• Toate acțiunile comisiei trebuie efectuate cu respectarea strictă a instrucțiunilor și a comenzilor.

Managerul trebuie să respecte strict legislația și să utilizeze instrucțiuni speciale:

• emite un ordin de inițiere a unei investigații;
• primi o declarație scrisă de la un angajat care este acuzat de neglijență;
• memo din cap;
• reclamații ale părții afectate sau ale clienților;
• memorii de la alți angajați;
• un act de inventar care confirmă deficitul;
• un act al auditorului;
• numirea membrilor comisiei;
• termenul este stipulat, auditul intern trebuie finalizat cel târziu la data specificată.

Este foarte important să obțineți o notă explicativă de la angajatul care a comis infracțiuni. În ea, el trebuie să explice neapărat de ce a făcut acest lucru, ceea ce l-a determinat să nu vină la muncă sau să-și abuzeze poziția. Dacă refuză să explice ceva, atunci se întocmește un act.

Activitățile suplimentare depind de faptul dacă infractorul oferă sau nu o explicație.

Date pentru efectuarea unui audit intern

Legea Federației Ruse permite o perioadă de maximum o lună pentru inspecția oficială de către poliție, iar în alte organizații nu trebuie să depășească acest număr de zile. Se calculează perioada de la data semnării comenzii. Acest lucru este stabilit de articolul 192 din Codul muncii al Federației Ruse.

Dar timpul pentru proces poate fi mărit dacă angajatul, care este acuzat de neglijență, nu a fost la locul de muncă la acel moment din cauza tratamentului internat sau a altor circumstanțe valabile.

Conform Legii federale nr. 133, auditul intern trebuie finalizat în cel mult 6 luni de la data semnării comenzii.

Dacă comisia pentru perioada alocată nu a luat nicio decizie, angajatul nu poate fi considerat vinovat, chiar dacă în viitor concluzia nu va fi în favoarea sa. Dacă comisia a reușit să găsească dovezi ale vinovăției angajatului, atunci el trebuie condamnat în cel mult 6 luni de la data actului final.

Cum sunt validate rezultatele verificării

După ce toate datele au fost colectate și procesate, este programată o întâlnire. În cadrul acesteia, toți membrii comisiei ar trebui să discute mai multe aspecte importante:

1. A fost dezvăluită o încălcare a activității de muncă, în ce se exprimă?
2. Ce a provocat acest act?
3. Care este natura acțiunilor angajatului vinovat?
4. Care au fost consecințele acestui incident, care sunt acestea?
5. Există circumstanțe speciale care să ajute la înlăturarea acuzațiilor de la el?

Numai discuțiile pot ajuta la clarificarea tuturor acestor puncte. Toate argumentele trebuie înregistrate în protocol. După încheierea dezbaterii, se întocmește un act final, care constă neapărat din 3 părți:

1. Partea introductivă constă într-o descriere a naturii acțiunilor angajatului. Descrie ce s-a întâmplat exact, la ce oră. Sunt introduse datele privind membrii comisiei și pozițiile acestora. Indicat atunci când un audit intern trebuie finalizat de funcționarii publici sau reprezentanții serviciului public.
2. A doua parte descrie toate acțiunile întreprinse pentru stabilirea vinovăției angajatului și modul în care au fost colectate exact dovezile.
3. Concluzia, unde vor fi făcute concluziile comisiei.

La acest act trebuie atașat un pachet de documente:

• note și memorii;
• ordinele;
• încheierea comisiei;
• și alte documente cu fapte care confirmă vinovăția salariatului.

Actul și toate anexele sale sunt semnate de fiecare membru al comisiei.

concluzie

Doar un audit intern, care trebuie finalizat exact la timp, poate acuza angajatul de o infracțiune. În orice caz este imposibil să învinovăți o persoană fără probe. Este imposibil să învinovățești o persoană în mod nefondat, deoarece are toate drepturile de a merge în instanță cu un proces împotriva unui lider care l-a calomniat.