Există diferite perioade de stocare în documente de un anumit tip. Unele dintre ele se referă la cele cu valoare informativă nelimitată, în timp ce altele își pierd relevanța suficient de rapid. Deci ce fel de documente și cât trebuie să păstrez? Cum trebuie aruncate? Toate acestea sunt enunțate foarte clar în legislație.
Trei tipuri de perioade de retenție
Lista perioadelor de stocare a documentelor în documente: temporare (până la 10 ani), pe termen lung (peste 10 ani) și permanentă. Dacă vorbim despre cazuri de depozitare pe termen lung și permanent, atunci după finalizarea lor, sunt transferate la departamente speciale pentru o perioadă de 2 ani, apoi sunt arhivate.
Apariția mass-media afectează timpul de stocare?
Tipul de purtător de informații (hârtie sau electronic) nu afectează perioada de stocare. Informațiile pe care le conține sunt importante. Utilizarea suplimentară a unui caz particular este determinată de o examinare specială. Clasifică toate documentele, indică dacă pot fi utilizate în interesul (sau împotriva) științei, statului, societății, indivizilor etc.
De ce este necesară o examinare pentru a determina valoarea documentelor?
Este imposibil de făcut fără această procedură în domeniul lucrărilor de birou, fie că este vorba de o arhivă de stat, organizație sau întreprindere.
Obiectivele examinării - pentru a determina sau modifica termenul de valabilitate al documentului; să facă o selecție a acelor cazuri care sunt supuse eliminării, deoarece nu mai au valoare sau nu și-au pierdut relevanța; indicați perioada de conservare a documentelor care nu au valoare istorică sau științifică, dar au valoare practică. De asemenea, examinarea ar trebui să stabilească la ce tip de valoare se referă altă documentație: politică, științifică, economică, culturală, industrială etc.
Pentru informații privind personalul, contabilitatea, stocarea și numirea ulterioară a cazurilor, trebuie să vă referiți la Legea cu privire la arhivare.
Rezultatul examinării ar trebui să fie o listă care să conțină 12 secțiuni de documente rezultate din funcționarea structurilor, organizațiilor, instituțiilor și altor companii de stat. Vom acorda o atenție deosebită problemelor de contabilitate și personal, având în vedere condițiile și condițiile de depozitare a documentelor la întreprinderi. Atingeți ușor documentele medicale.
Fișele medicale
Lucrările medicale, precum și altele importante, informativ, au propriile lor perioade de depozitare pentru documentele din activitatea clericală a unei organizații medicale. Această perioadă este reglementată de acte juridice de reglementare ale Federației Ruse și variază de la 1 an la 50 de ani pentru diverse categorii de documente.
Înregistrări contabile
Pentru documentația produsă de departamentele de contabilitate, se aplică condiții separate și perioade de stocare pentru documente în documente. După procesare, documentația principală, soldurile, datele registrelor de contabilitate, rapoartele trebuie să fie stocate fie într-o cameră specială, fie într-un dulap închis - până când sunt transferate în arhiva organizației. Formulare de raportare stricte trebuie păstrate în dulapuri metalice sau seifuri. Contabilul șef numește o persoană autorizată să monitorizeze aceste probleme.
Dacă acest tip de document este pierdut, deteriorat, transferat ilegal către terți, atunci conducerea organizației trebuie să informeze autoritățile de aplicare a legii despre acest fapt. Distrugerea sau confiscarea documentației ar trebui să se producă numai în conformitate cu cerințele prevăzute de lege.
Perioada de depozitare a documentelor contabile
Standarde existente pentru perioada de valabilitate a dosarelor contabile:
- documentație primară, formulare - 3 ani;
- documente în numerar, informații legate de tranzacțiile financiare - 5 ani;
- fișe de plată și decontare (dacă nu există un cont personal) - 75 de ani.
Este interzisă confiscarea cauzelor la sfârșitul perioadei de depozitare fără verificare de către autoritățile fiscale, iar o comisie special desemnată trebuie să ia o decizie cu privire la distrugerea documentelor în activitatea de birou cu o perioadă de depozitare expirată.
Administrare HR
Documentația personalului are o importanță socială mare (în primul rând, se referă la disponibilitatea datelor cu caracter personal), prin urmare, stocarea acestora este determinată de reguli speciale. O parte semnificativă a acestora servește ca o confirmare reală a drepturilor lucrătorilor la securitatea socială (la bătrânețe, invaliditate etc.), conține informații despre vechimea lor, etc. În această privință, majoritatea documentelor de personal se referă la cele cu o perioadă lungă sau permanentă de depozitare și sunt utilizate în arhive. în care cetățenii contactează pentru informații de fond. De asemenea, au o valoare arheografică și biografică, servesc ca surse pentru anchete statistice sau studii istorice și sociale.
Principala condiție pentru stocarea documentației de la departamentul de personal este restricționarea accesului ilegal la informații personale despre angajați, precum și capacitatea de a găsi rapid lucrurile potrivite.
Două tipuri de depozitare pot fi distinse în organizarea lucrărilor de birou și perioadele de depozitare a documentelor personalului: curent și ulterior. Primul tip este împărțit în două subtipuri: stocarea documentației în timpul executării și stocarea documentației executate.
Cazurile din timpul executării lor sunt localizate la persoana care se ocupă cu acestea în dosare speciale cu nume (de exemplu, „Urgență”, „Pentru semnătură”). Numărul de telefon, prenumele, inițialele contractantului trebuie, de asemenea, indicate aici. După ce sunt depuse și depozitate în conformitate cu nomenclatorul.
ordinele
Toate comenzile trebuie păstrate în original, iar copiile acestora (pentru stimulente, penalități, angajare, concediere etc.) sunt înscrise în dosarul personal al angajatului. Acesta este plasat într-un folder numerotat, iar paginile sale trebuie să lumineze intermitent. Coperta dosarului personal are propriul său număr de serie. Perioada curentă de stocare a înregistrărilor de resurse umane se aplică numai angajaților angajați în prezent. După demitere, cazul trebuie eliminat din dosar și executat pentru transfer în arhivă.
Condițiile de depozitare pentru cărțile de muncă ale angajaților, precum și sigiliile, ștampilele, anteturile, cheile dulapurilor cu documentație înseamnă că acestea sunt păstrate în siguranța șefului departamentului de personal. În plus, este recomandat ca ofițerul de personal, părăsind biroul său, să curețe toate notele și documentele dintr-un dulap și să oprească computerul. La sfârșitul zilei de lucru, este necesar să așezați toată documentația într-un dulap metalic și să sigilați-o. Cheia este predată șefului de departament cu o listă în jurnalul corespunzător. Toate schițele și formularele respinse sunt distruse, calculatoarele sunt deconectate de la rețea. Dacă angajatul a primit o copie sau un extras din document, el trebuie să lase o semnătură pe acest lucru în jurnal.
Numai documentele a căror perioadă de depozitare este mai mare de 10 ani intră în fondul de arhivă. Au o valoare socială, economică, politică, istorică și de altă natură. Programul de depunere a documentelor la arhivă este aprobat de către manager sau angajator. Documentele ar trebui să fie prezentate sub formă de originale. Dacă acest lucru nu este posibil, atunci o copie a acesteia va fi certificată și predată.
Reglează termenul și procedura de stocare a documentației personalului „Lista documentelor tipice de management”, aprobată de Arhiva Federală. Perioadele de păstrare a documentelor în documente și procedura de păstrare a cărților de muncă sunt aprobate într-un act special de reglementare - Decretul Guvernului Federației Ruse „Cu privire la cărțile de muncă”.
Condiții de stocare a documentației personalului
Deci, timp de 5 ani sunt păstrate:
- Documente (certificate, informații, declarații etc.) privind disponibilitatea, achiziția sau deplasarea lucrătorilor.
- Documente (liste, informații, certificate) referitoare la eliberarea sau necesitatea personalului muncitor, crearea de locuri de muncă, sex, vârstă și calificări profesionale ale angajaților.
- Corespondența cu privire la problemele de angajare.
- Documente privind transferul angajaților într-o zi sau o săptămână de lucru mai scurtă.
- Documente referitoare la litigiile de muncă.
- Rapoartele privind starea și verificarea muncii cu angajații sunt stocate în mod continuu, iar cererile (certificate) pentru eliberarea și nevoile angajaților sunt, de asemenea, păstrate timp de cinci ani.
Timp de 3 ani sunt păstrate:
- Documente (informații, solduri de timp de lucru, informații, memorii) referitoare la înregistrarea timpului de lucru
- Acte (informații, caracteristici, mesaje, certificate etc.), care conțin informații despre disciplina muncii.
- Acte (rapoarte și alte informații) referitoare la contabilitatea fișelor de muncă și a cărților.
Depozitarea timp de un an se aplică foilor de timp și cărților de urmărire a timpului, precum și programelor de vacanță.
Fișierul personal și cardul personal al salariatului sunt păstrate timp de 75 de ani, iar dacă vorbim despre această documentație pentru manageri, angajați cu premii sau ranguri de stat, membri ai executivului, care guvernează sau controlează structurile organizației, apoi permanent.
Personalul organizației și modificările la acestea sunt stocate în mod continuu, iar modalitățile de personal - timp de 75 de ani.
O descriere tipică a postului la locul aprobării și dezvoltării este păstrată permanent, personal (ca parte a fișierelor personale) - timp de 75 de ani.
Copia rămasă de către angajator a contractului de muncă, depusă în dosarul personal al angajatului, trebuie păstrată timp de 75 de ani și arhivată. Dacă fișierele personale nu sunt păstrate, astfel de contracte ar trebui să fie constituite într-o afacere separată, în aceleași condiții de stocare.
Cardurile de contabilitate, cărțile, revistele au, de asemenea, propriile lor condiții pentru stocarea documentelor în documente:
- Primire, relocare, concediere angajați - 75 de ani.
- Contabilitate pentru călătorii de afaceri - 5 ani de la data concedierii.
- Contabilitate pentru serviciul militar - 3 ani.
- Informații despre vacanță - 3 ani.
- Fișiere personale, carduri, contracte de muncă și acorduri - 75 de ani.
- Eliberarea de cărți de muncă și cărți - 50 de ani.
- Emiterea certificatelor de salariu (loc sau experiență de muncă) - 3 ani.
- eliberarea certificatelor de călătorie - 5 ani.
Rezumând toate cele de mai sus, pentru comoditatea celor care au nevoie de informații sub formă asamblată, puteți trimite în mod independent perioadele de stocare a documentelor în documente într-un tabel.
Ce să faceți dacă documentul este deteriorat?
Astfel de documente sunt supuse restaurării. De exemplu, dacă foaia de timp este coruptă (termenul de valabilitate este de șaptezeci și cinci de ani), atunci informații despre aceasta pot fi găsite pe computerul departamentului de contabilitate. Este imposibil să aruncați un card de raport deteriorat, deoarece aceasta va fi o scădere neautorizată a perioadelor de depozitare prescrise de norme, ceea ce poate duce la pedepsirea conducerii organizației. Astfel, orice document care a devenit inutilizabil înainte de termen trebuie refacut. Acum toate organizațiile folosesc software-ul, care conține informațiile necesare pentru acest lucru.
În concluzie
Deci, perioadele de stocare în documente depind de tipul și valoarea documentelor. O parte semnificativă a documentației personalului are o durată de viață crescută. Din partea legislației Federației Ruse, există standarde stricte prescrise în acest sens. Legea reglementează, de asemenea, procedura și condițiile de păstrare a anumitor tipuri de documente, precum și eliminarea documentelor: ar trebui să apară numai după examinare și în consecință.