Aký druh dokumentu je popis úlohy? Je k dispozícii v každej inštitúcii a určuje funkcie, práva a mieru zodpovednosti zamestnanca, ktorý zastáva konkrétne postavenie. Poučenie je potrebné pre správne rozdelenie povinností, včasné splnenie pracovnej úlohy, definovanie pracovných kontaktov zamestnancov a ich vzťahov, organizáciu jednotnej záťaže.
Odkiaľ pochádzajú pokyny
Pri vypracúvaní tohto dokumentu sa spoliehajú na existujúcu štruktúru organizácie, klasifikačnú príručku a normy riadenia.
Zoberme si príklad povolania manažéra kancelárie, ako sa robí opis práce tajomníka. Jeho vzorka (spravidla typická) má niekoľko častí.
Prvým sú všeobecné ustanovenia. Prvá časť poskytuje informácie o najatej osobe: kto sa môže presne uchádzať o túto pozíciu, ktorej sa tajomník podrobuje a čoho sa bude v práci riadiť, opisuje jeho vedomosti a zručnosti a kto ho počas svojej neprítomnosti nahradí. Druhá časť je o funkčných zodpovednostiach. Čo vyžaduje opis práce tajomníka?
Kontroluje vykonávanie pokynov a príkazov vedúceho inými zamestnancami, organizuje stretnutia a stretnutia, telefonuje jeho bezprostredný šéf, prijíma návštevníkov, korešpondenciu registrov.
Toto sú bežné funkcie - vykonáva ich každý sekretár. Môžu sa rozširovať v závislosti od špecifík podniku, o ktorých budeme diskutovať nižšie.
Ostatné položky a oddiely
V časti „Povinnosti“ sa podrobne opisujú všetky podrobnosti o činnosti. Jeho obsah vyplýva z predchádzajúceho.
V odseku „Práva“ je v popise práce tajomníka vysvetlené, o čo sa môže uchádzať. Sú to: optimalizácia pracovného procesu, schopnosť používať potrebné dokumenty alebo informácie pre prácu, zvyšovanie odbornej úrovne.
Posledný odsek „Zodpovednosť“ popisuje, za čo je tajomník zodpovedný zamestnávateľovi. Táto časť, rovnako ako predchádzajúca, je zvyčajne štandardom pre väčšinu týchto pokynov.
A ešte viac?
Čo presne tento zamestnanec robí? Zvážte, ktorá funkčnosť obsahuje typický popis práce sekretárky hlavy.
Z technického hľadiska organizuje a zabezpečuje riadiace činnosti vedúceho. Prijíma prichádzajúcu korešpondenciu, prevody konkrétnym zamestnancom alebo štrukturálnym jednotkám.
Vykonáva papierovanie, vykonáva rôzne operácie na počítači na zhromažďovanie a spracovanie informácií potrebných na prijímanie rozhodnutí.
Opis práce tajomníka - referenta preberá mnoho rôznych zodpovedností. Prijíma žiadosti a pripravuje dokumenty na podpis vedúcemu, vyberie materiály potrebné pre túto prácu. Kontroluje správnosť vykonania a vykonáva úpravy návrhov dokumentov, organizuje telefónne hovory vedúceho, opravuje informácie v jeho neprítomnosti, odosiela a prijíma ich faxom, kopíruje dokumenty na kopírovacom stroji, prijíma a odosiela telefónne správy.
Opis práce tajomníka - referenta znamená postavenie kompetentného a kompetentného asistenta, ktorý pripravuje žiadosti a listy v mene vedúceho, a vypracúva na ne odpovede.
A to nie je všetko ...
Tajomník tiež plánuje a organizuje stretnutia a zasadnutia orgánov, pre ktoré zhromažďuje potrebné materiály, upozorňuje účastníkov na program podujatia, jeho dátum a vyhotovuje zápisnice.
Presne a včas dohliada na to, ako zamestnanci plnia objednávky a objednávky, a vedie evidenčnú kartu. Na základe popisu práce tajomníka je okrem iného povinný zabezpečiť vedúcemu pracoviska kancelárske vybavenie a kancelárske potreby.
Vytlačí kancelárske materiály, vedie databázu aktuálnych informácií. Riadi prijímanie návštevníkov, pomáha pri operatívnom posudzovaní žiadostí a iných problémov. Vykonáva prípady, odovzdáva do archívu, kontroluje ich bezpečnosť.
Jej prevádzkový režim je stanovený v súlade s pravidlami pracovného harmonogramu organizácie. Opis práce tajomníka vedúceho úradu mu ukladá úradné povinnosti a služobné cesty v prípade potreby v priemysle.
Hovorte o právach a povinnostiach
Práva tajomníka v organizácii znamenajú možnosť požadovať od vedenia bežné pracovné podmienky, pomoc pri výkone úradných povinností, informačnú podporu - môže požadovať akékoľvek dokumenty, ktoré potrebuje pri svojej práci.
Má právo zlepšovať svoju vlastnú kvalifikáciu, vedieť o nadchádzajúcich rozhodnutiach vedenia týkajúcich sa jeho činnosti, predkladať návrhy a klásť otázky.
Tajomník má v rámci svojej právomoci právo podpisovať referenčné a informačné dokumenty.
Rovnako ako každý zamestnanec zodpovedá za svoje vlastné neplnenie pracovných povinností podľa Zákonníka práce Ruskej federácie, za trestné činy spáchané v priebehu činnosti, za spôsobenie materiálnych škôd.
Ak sú opatrenia týkajúce sa práv a zodpovednosti prijaté pre túto pozíciu v rôznych inštitúciách dosť podobné, potom sa funkcia tajomníkov, ako už bolo uvedené, môže značne líšiť. Zvážte tieto rozdiely ako príklad zodpovednosti ostatných predstaviteľov pošty.
Opis práce tajomníka výcvikovej jednotky
Tento špecialista je považovaný za technického dodávateľa. Na to, aby bol menovaný na túto pozíciu, potrebuje vyššie odborné alebo stredné odborné vzdelanie. Čo presne by mal robiť sekretár školiaceho oddelenia?
Rovnako ako každý tajomník je povinný odborne viesť papierovanie, poznať vedenie všetkých oddelení inštitúcie, byť schopný používať hlasové záznamníky, prijímacie a komunikačné zariadenia, magnetofóny. Dodržiavajte normy systému obchodnej dokumentácie a pracovné predpisy, ako aj ochranu a bezpečnosť práce.
Povinnosti tajomníka školiaca časť
Opis práce tajomníka vzdelávacej inštitúcie má svoje vlastné špecifiká. Vedie zápisnice zo zasadnutí výberovej komisie, zostavuje osobné spisy žiakov (študentov). Vydáva a zapisuje potrebné informácie do identifikačných kariet študentov a akademických záznamov, vypĺňa knihy o vydávaní diplomov a ich duplikátov, osvedčení, registre študentov v abecednom poradí.
Zohľadňuje hodiny výučby a účasť študentov, pripravuje školiace denníky, príkazy na pohyb kontingentu. Dostáva účtovnú a reportovaciu dokumentáciu o aplikáciách, spracováva osobné súbory študentov a predkladá sa do archívu.
Jeho činnosť sa uskutočňuje v úzkom kontakte s vedúcimi katedier, učiteľmi a účtovnými oddeleniami vzdelávacej inštitúcie.
A čo robí sekretárka školy?
V náplni práce tajomníka školy sa uvádza, že tento zamestnanec prijíma a odvoláva priamo riaditeľ, musí mať stredné odborné vzdelanie alebo všeobecné vzdelanie so špeciálnym vzdelaním pre požadovaný program.
Vo svojej činnosti sa riadi normatívnymi dokumentmi o papierovaní, pracovnou legislatívou, pokynmi na vedenie pracovných kníh, normami ochrany práce, chartou školy a vlastnými inštrukciami.
Hovorí kompetentnou písomnou rečou, vie ako pracovať na kancelárskej technike.
Hlavné smery práce
Opis práce tajomníka školy ich uvádza dostatočne podrobne. Slúži na činnosť riaditeľa školy a jeho zástupcov, vedie papierovanie, zhromažďuje informácie o školských pracovníkoch a žiakoch. Organizuje telefónne hovory pre riaditeľa, prijíma a odosiela faxy, telefónne správy, zaznamenáva správy v neprítomnosti riaditeľa.
Tajomník organizuje zasadnutia školskej rady, valné zhromaždenia zamestnancov, poručnícke a pedagogické rady, ktoré vedie riaditeľ stretnutí. Zhromažďuje a pripravuje potrebné materiály, upozorňuje pozvaných na podujatie, registruje účastníkov. Vypracuje konečné protokoly.
Ďalšie úlohy
Rovnako ako každý tajomník poskytuje riaditeľovi kancelárske potreby a kancelárske vybavenie, vytvára podmienky na to, aby šéf pracoval efektívne. Vysiela a prijíma informácie, tlačí dokumenty a materiály.
Formuláre prípadov podľa schválenej nomenklatúry sa do archívu včas odovzdajú. Prijíma korešpondenciu, systematizuje spôsobom prijatým v škole, prevody od riaditeľa k menovaným účinkujúcim, monitoruje implementáciu, korešpondenciu posiela.
Prijíma žiadosti a dokumenty zamestnancov, študentov, rodičov. Organizuje príjem, optimálnu postupnosť žiadostí a návrhov.
Opis práce sekretárky v škole spravidla predpokladá nepravidelný rozvrh práce, ktorý je viazaný na rozvrh práce, ale vychádza z pracovného týždňa 40 hodín. V tomto procese spolupracuje s administratívnym, pedagogickým a servisným personálom.
Opis práce súdneho úradníka
Má tiež svoje vlastné špecifické vlastnosti. Súdny úradník vo svojej práci vychádza z úlohy zabezpečiť plynulé fungovanie súdneho aparátu. Musí vykonávať veľké množstvo nevyhnutnej rutinnej práce týkajúcej sa prijímania občanov, prípravy listov, otázok, výpisov a predvolaní, predvolania svedkov a účastníkov procesu.
Vypracúva a kontroluje zoznamy prípadov, ktoré sa budú posudzovať na schôdzi, skontroluje oznámenie o oznámení, vyhotoví kópie záverov, skontroluje prítomnosť osôb predvolaných na stretnutie a zaznamená čas ich prítomnosti na súde na súdne predvolania.
Okrem toho tajomník vyhotovuje dokumenty pre predvolaných obetí a svedkov, ktorí zaplatia cestovné, na žiadosť účastníkov predloží obsah súdneho záznamu, vyhotovuje prípady na konci preskúmania (administratívne, trestné a občianske), vedie evidenciu.
Ťažké povolanie
Jeho povinnosťou je tiež pripraviť kópie súdnych písomností, vykonať a odovzdať exekučný titul, ďalšie materiály súvisiace s výkonom trestu, ako aj v osobitnom súdnom poriadku.
Opis práce súdneho úradníka vyžaduje na splnenie povinností dostatočnú úroveň kvalifikácie. Musí dodržiavať určité zákazy a obmedzenia špecifické pre štátnu službu, normy úradného správania zamestnancov.
Aké znalosti a zručnosti požaduje súdny úradník?
Po prvé, legálne. V oficiálnom popise práce súdneho úradníka sa uvádza požiadavka poznať veľa zákonov, od ústavy a zákonníka práce až po administratívne pokyny schválené v jeho ustanovujúcom subjekte Ruskej federácie.
Väčšina z nich sa týka súdnych konaní a činnosti orgánov.Okrem nich musíte poznať základy interakcie s riadiacimi štruktúrami a rôznymi organizáciami, kancelársku prácu, gramatické normy ruského jazyka, jemnosti obchodného štýlu v písanom a hovorenom jazyku, pravidlá korektúry a úprav.
Zahŕňa to aj základnú úroveň kvalifikačných požiadaviek v oblasti informačných technológií, znalosť pracovných postupov a otázky bezpečnosti informácií.
A oveľa, oveľa viac ...
Tajomník potrebuje zručnosti pri plánovaní pracovného dňa, analýze a systematizácii prichádzajúcich informácií, príprave analytických materiálov a vedení konštruktívneho dialógu.
Vo svojej činnosti musí byť schopný pracovať s periférnymi počítačovými zariadeniami a internetom, používať e-mail, tabuľky a textové editory, pripravovať prezentácie atď.
Ako vidíme, popis práce sekretárky-pisárky za posledné desaťročia prešiel radikálnymi zmenami a dnes zahŕňa mnoho nových technických a informačných požiadaviek. Moderný sekretár musí byť nielen pozorný a výkonný zamestnanec, ale musí tiež držať krok s vekom a využívať najnovší vývoj vo svojom odbore.
