Popisy úloh Office Manager: Ukážka

Vedúci kancelárie vykonáva úplnú kontrolu, prijímanie a počítanie celého objemu dokumentácie, ako aj osobných vyhlásení adresovaných riaditeľovi spoločnosti. Po skontrolovaní a spočítaní všetkých kópií by ich mal tento zamestnanec vziať na podpis.

Dokumentácia oddelenia

1. Na všetkých zmluvách a objednávkach je pečať s erbom.
2. Vykonávanie prác s rôznymi dokumentáciami, ktoré pozostávajú z prípravy, schválenia projektu. Vedúci kancelárie by sa mal podieľať nielen na návrhu a dokončení dokumentácie, ale mal by upozorniť aj svojich zamestnancov na ich obsah, rozlúštiť nejasné podrobnosti a byť schopný vysvetliť všetky aspekty, o ktorých môžu mať ľudia otázky. Niekedy musí tento zamestnanec tiež sledovať výkonnosť a efektívnosť rôznych inovácií, ak to vyžaduje manažment.
3. Úplná registrácia všetkej prichádzajúcej korešpondencie. Kancelársky manažér pracuje s listami, správami a upozorneniami. Informácie je povinný prijať a zaregistrovať v plnom rozsahu a potom ich preniesť na adresáta. Ak je to potrebné, pridá k dokumentácii k nahlasovaniu informácie av niektorých prípadoch ich zbiera a ukladá a zodpovedá aj za dôvernosť a bezpečnosť všetkých prijatých dokumentácií.

Ďalšie povinnosti

1. Zasielanie a garantovanie prijatia dokumentácie elektronickou a poštovou adresou, ako aj objednávka a dohľad nad doručením kuriérom.
2. Účasť na schôdzach za účelom zaznamenávania alebo filmovania všetkých udalostí, ktoré sa na nich konajú, ako aj registrácia prijatých údajov najlepším možným spôsobom, ich odovzdanie úradníkom.
3. Vydanie plnomocenstva na základe predchádzajúceho príkazu pre úradníkov, ktoré im umožňujú prijímať určitú korešpondenciu alebo vykonávať iné činnosti.
4. Vykonávanie kopírovania a duplikácie dokumentácie v tlači, ako aj monitorovanie bezpečnosti a správneho distribúcie všetkých kópií.
5. Príprava projektov a šablón listov, ak je doručená objednávka generálneho riaditeľa. Povinnosti vedúceho kancelárie zahŕňajú aj vybavovanie a zasielanie rôznych žiadostí, ak je to potrebné a významne ovplyvňuje činnosť spoločnosti.
6. Tlač kancelárskych materiálov, ako aj tvorba databázy, jej distribúcia a rozširovanie o nové podsekcie.

Zodpovednosti podobné tajomníkovi

1. Neustály pobyt na pracovisku s cieľom prijímať hovory včas, zaznamenávať všetky prijaté údaje alebo prenášať hovory na telefóny zamestnancov, ktorým je určený.
2. Zaznamenávanie informácií, ktoré boli zaslané osobne generálnemu riaditeľovi, ich zaznamenávanie v celom rozsahu, následné uchovávanie a prenos.
3. Príprava podujatí v rámci spoločnosti v mene generálneho riaditeľa. Platí to pre informovanie zamestnancov a organizovanie priestorov, nákup potrebných vecí na plnohodnotné stretnutie alebo iné podobné udalosti, ktoré sú určené popisom práce manažéra predaja kancelárie.

Dôležité a naliehavé úlohy

1. Organizačné činnosti pri projektoch zameraných na stretnutia zákazníkov, hostí alebo návštevníkov spoločnosti.
2. Rezervácia vstupeniek na služobné cesty zamestnancov, rezervácie hotelových izieb, sledovanie priebehu pracovných ciest, včasná reakcia na hlásenia o nepríjemnostiach v ceste alebo o vznikajúcich komplikáciách, oprava problémov av prípade potreby ohlásenie problémov iným zamestnancom alebo generálnemu riaditeľovi.

Vnútorné kancelárske činnosti

1. Včasné objednanie vody pre možnosť jej využitia všetkými zamestnancami v akomkoľvek množstve.
2. Každá štvrtina by mala vykonať objednávku úradu. Manažér kancelárie za týmto účelom vykoná prieskum zamestnancov a inšpekciu pracovných miest, aby zistil nedostatky v určitých veciach a následne zaobstaral všetky podrobnosti. Poskytuje to popis práce vedúceho kancelárie.
3. Predplatenie obchodných alebo vedeckých publikácií, ktoré sú potrebné pre rozvoj spoločnosti alebo pre konkrétnych zamestnancov, ktorí si želajú dostávať korešpondenciu na pracovisku.
4. Prijímanie a vybavovanie žiadostí o platenie účtov v prenajatých priestoroch, ako aj všetkých platobných dokladov týkajúcich sa platenia účtov, ktoré sú určené opisom práce vedúceho kancelárie funkcie účtovníka.
5. Organizácia bezpečnostných opatrení týkajúcich sa práce zamestnancov a zodpovedajúcich zariadení na pracovisku, monitorovanie ich dodržiavania.

Vedúci kancelárie dohliada na prácu niektorých zamestnancov

Povinnosti vedúceho kancelárie zahŕňajú sledovanie činnosti týchto zamestnancov:

1. Vodič. Pri interakcii s týmto zamestnancom musí správca úradu akceptovať a viesť záznamy o všetkých aplikáciách, ktoré určujú potrebu používania stroja, ako aj formuláre a rýchlosť doručovacej služby.
2. Kuriéri.
3. Čistiace dámy.

Povinnosti vedúceho kancelárie ako člena pracovného tímu

1. Plniť povinnosti, ktoré mu boli určené v dobrej viere, neodchyľovať sa od vnútornej rutiny tímu, pracovného práva a morálnych a etických zásad. Toto je určené popismi úloh vedúceho kancelárie.
2. Dodržiavajte pracovnú disciplínu a všetky požiadavky, ktoré vypracováva a vyjadruje vedenie spoločnosti.
3. Včasné a dôsledné dodržiavanie všetkých prichádzajúcich objednávok od administratívy a vedúceho, ktorý neustále vypracúva a predkladá vedúcemu kancelárie zoznam svojich povinností a potrebných krokov pre každý deň, čo je stanovené v popise práce vedúceho kancelárie. obchodné oddelenie.
4. Využite všetok čas vyhradený na prácu na svedomitú prácu bez toho, aby ste sa odchýlili od svojich vlastných povinností.
5. Vykonajte všetky úlohy včas av správnej kvalite. Vedúci kancelárie je často, okrem vykonávania pracovných činností, nútený zostavovať doklady o vykazovaní, je preto vždy potrebné sledovať dokončené úlohy a zaznamenávať ich predpísaným spôsobom, ktorý je predpísaný opisom práce vedúceho kancelárie s funkciami zamestnanca.

Dôležité zodpovednosti

1. Zaoberajú sa upratovaním, aby si svoje čisté pracovisko udržali čisté a upratané. Správca kancelárie tiež monitoruje včasné čistenie kancelárskych priestorov. Je nútený monitorovať dodržiavanie postupu uchovávania správ a projektovej dokumentácie, ak je to potrebné, systematizovať všetky materiály sám. Toto je určené popismi úloh vedúceho kancelárie.
2. Opatrne a efektívne používajte dodané kancelárske vybavenie, počítače, akékoľvek ďalšie zariadenia. smerujú svoju prácu iba na ciele spoločnosti, nevykonávajú osobné záležitosti prostredníctvom zariadení, ktoré poskytuje spoločnosť. Predpisuje to Popis práce tajomníka vedúci kancelárie.
3. Je hospodárne a prospešné vynakladať poskytnuté materiály a iné zdroje, využívať ich iba v prospech spoločnosti a dosahovať vysoké výsledky z vlastnej práce az práce ostatných zamestnancov podniku. Opis práce vedúceho kancelárie, ktorého vzorka obsahuje všetky požiadavky na prácu tohto zamestnanca, potvrdzuje, že by mal nielen pracovať, ale priniesť spoločnosti maximálny úžitok.
4. Dodržiavajte a monitorujte implementáciu noriem a predpisov o ochrane práce, zabezpečujúcich bezpečnosť na pracovisku pre každého zamestnanca, čo je určené popisom práce vedúceho kancelárie s funkciou tajomníka.
5. Nepoužívať na implementáciu novinárskych alebo vedeckých publikácií, prejavov, informácií získaných na základe úradného postavenia alebo prezerania dokumentov, ktoré vlastní spoločnosť. Je zakázané používať informácie, ktorých prezradenie môže spôsobiť spoločnosti materiálne škody alebo jej dobré meno. Poskytuje to popis práce vedúceho kancelárie.

práva

1. Prijímať informácie, ako aj dôverné údaje o potrebných krokoch v rámci úradnej moci a pod vedením orgánov.
2. Nesprávne informácie môžu vyžadovať od rôznych zamestnancov, aby finalizovali alebo menili dokumenty, ktoré boli vypracované s chybami.
3. Vykonávať kontrolu a potvrdzovanie dokumentov v rámci svojich vlastných kompetencií a právomocí menovaných manažérmi.
4. Podriadiť úradom požiadavky na zlepšenie podmienok pre samostatnú prácu, ako aj pracovnej činnosti ostatných zamestnancov. Vedúci kancelárie môže predkladať návrhy nielen o činnostiach konkrétneho zamestnanca alebo oddelenia, ale aj o práci celej spoločnosti.
5. Vyžadovať poskytnutie vhodných podmienok na zaistenie bezpečnosti všetkých dokumentov a schopnosti zaručiť dôvernosť informácií a podniknuté kroky, ak je potrebné ich pred konkurenciou skryť.
6. Rozhodovať o činnosti určitých ľudí v spoločnosti v rámci svojej vlastnej kompetencie a poverenia.
7. Rozdeľujte finančné stimuly alebo stimuly pre zamestnanie a ukladajte sankcie tým zamestnancom, ktorí sa hlásia správcovi kancelárie. Na vykonávanie týchto akcií sa vyžaduje predchádzajúce povolenie generálneho riaditeľa.

Vedúci kancelárie je povinný jasne a správne plniť svoje povinnosti, vykonávať činnosti v prospech spoločnosti. Vykonáva všetku prácu s cieľom systematizovať a zjednodušiť činnosti ostatných zamestnancov, ako aj sprostredkovať generálnemu riaditeľovi alebo jeho zástupcom úspechy alebo chyby v práci ostatných zamestnancov.