Kancelársky manažér je jedným z najdôležitejších pracovníkov v práci akejkoľvek modernej spoločnosti. Široká škála zodpovedností zahŕňa funkcie organizačného a dozorného špecialistu. Súčasne kombinuje až troch splnomocnených zástupcov: sekretárku, vedúceho, správcu. Povinnosti vedúceho kancelárie zahŕňajú najmä veľkú zodpovednosť a vysokú starostlivosť.
Požiadavky špecialistov
Pokyny pre vedúceho úradu práce obsahujú potrebné požiadavky na najímanie a vykonávanie v budúcnosti. Prvou vecou, ktorú by mal mať kandidát na túto pozíciu, je primerané vzdelanie a odborné zručnosti. Zamestnanec musí mať diplom o ukončení stredoškolského špecializovaného, neúplného vysokoškolského alebo vysokoškolského vzdelania.
Zručnosti by mali mať vedomosti o štruktúre úradu a vlastnostiach jeho práce. Územné vymedzenie miestnosti je dôležitým faktorom funkčnosti. Ak je vedúci kancelárie oboznámený so zásadami organizovania činnosti, bude pre neho ľahké kontrolovať jednotlivé pracovné pozície. Personál by sa mal prideľovať podľa povinností, aby nedošlo k narušeniu inej práce. Vedúci kancelárie musí poznať rozsah práce a mieru zodpovednosti každého špecialistu.
Povinnosti správcu kancelárie
Manažér je povinný organizovať optimálne pohodlnú výrobu v kancelárskej budove. Okrem zónovania musí manažér riadiť zamestnancov tak, aby všetky funkcie každého rámca boli vykonávané stabilne. Základy kancelárie určuje správca pre položky:
- Výber a umiestnenie špecialistov.
- Plánovacie stratégie a taktika v práci.
- Budovanie organizačnej štruktúry úradu.
Pre stabilný pracovný stav v kancelárii je potrebné zabezpečiť, aby každý výstrel uspel vo svojej činnosti. Pozitívne výsledky práce sa dosahujú metódami motivácie a riadenia jej stratégie. Vývoj a implementácia inovatívnych prístupov k zlepšovaniu kvality a zvyšovaniu produktivity sú povinnosťou administratívneho pracovníka.
Obchodná komunikácia v pracovnom tíme je založená na morálke a profesionálnej etike. Správca kancelárie je príkladom slušného tónu a úcty k zamestnancom.
Vnútorná kontrola
Všetky prijaté rozhodnutia musí kontrolovať správca. Kontrola sa vykonáva v týchto profesionálnych oblastiach:
- Zavedenie a udržiavanie vnútorného harmonogramu práce.
- Dodržiavanie špecifických komunikačných štandardov spoločnosti.
- Ovládajte kultúru reči pri komunikácii so zákazníkmi a obchodnými partnermi.
- Dress code je dôležitým bodom v práci spoločnosti. Zamestnanci musia nosiť vhodné uniformy stanovené normami. podnikateľské prostredie a stanov spoločnosti.
Vedúci kancelárie, ktorého pracovné povinnosti zahŕňajú personálne riadenie a kontrolu činnosti, by mal vypracovať vlastnú organizačnú metodiku a štruktúru na hodnotenie kvality práce. Každý zamestnanec má disciplinárnu zodpovednosť v prípade porušenia harmonogramu práce a etiky práce. Túto zodpovednosť nesie sám manažér. Systém opatrení na predchádzanie porušeniam, metódy riešenia konfliktov s vedením a inými zamestnancami a metódy morálnych stimulov vyvíja správca.
Povinnosti vedúceho
Funkcie správcu môže vykonávať aj vedúci kancelárie. V takom prípade musí poskytnúť personálu a priestorom potrebné zásoby. Každý zamestnanec musí mať odznak a vizitky, aby bolo možné vždy zistiť a správne zaobchádzať s jeho osobnosťou, menom, pozíciou, kontaktnými údajmi. Tvárou odborníka je tvár kancelárie a spoločnosti.
Kancelárske potreby sa poskytujú pravidelne a za ne zodpovedá vedúci kancelárie. Vypracúvajú sa ekonomické plány na dodávku tovaru, pričom sa zohľadňuje množstvo výrobkov dodaných do spoločnosti, náklady na hromadné nákupy a diskontné systémy. Konštantné dodávky kancelárskeho materiálu vrátane papiera a spotrebného tovaru na vybavenie sa vykonávajú po uzavretí transakcií s dodávateľmi a servisnými spoločnosťami s priamou účasťou vedúceho kancelárie. Príjem tovaru sa kontroluje platobnými a účtovnými záznamami. Problematika kancelárskych potrieb a zásobovania zamestnancov sa uskutočňuje na základe poverenia zodpovedných osôb a dostupnosti schém a postupov na rozdelenie ekonomických hodnôt.
Všetko vybavenie je riadené dodávateľom, v tomto prípade správcom kancelárie. Medzi zodpovednosti patrí monitorovanie stavu technického vybavenia, komunikácia. V prípade poruchy prístrojov a strojov sa zavolá servisná spoločnosť alebo opravár a skontrolujú sa výsledky jeho práce. Takáto kontrola nastáva aj vtedy, keď sa nové vybavenie dodáva kancelárii.
Inventár vybavenia a dodávok vykonáva správca kancelárie pravidelným zosúlaďovaním dostupnosti a technického stavu ekonomického majetku s účtovnými údajmi.
Manažér hospodárskej podpory riadi na jeho zodpovednosť prostriedky pridelené úradu na nákup tovaru potrebného pre spoločnosť a na technické potreby priestorov. Manažér dodávok organizuje materiálnu a technickú dodávku diskusných akcií, konferencií, rokovaní.
Tajomník a jeho povinnosti
Všetky vyššie uvedené kľúčové procesy v práci vedúceho a jeho rozhodnutia by sa mali úradne stanoviť, a preto zodpovednosť vedúceho kancelárie, tajomníka jednej osoby zahŕňa podporu dokumentácie pre organizačné činnosti. Každý dokument má v závislosti od účelu vlastnú formu a štruktúru zostavenia. Až potom bude mať prijaté rozhodnutie alebo plán právny základ a bude vyžadovať prísne vykonanie všetkých bodov. Takto sa buduje jasná a súvislá činnosť spoločnosti.
Spolupráca a integrácia
Tajomník-manažér organizuje stretnutie a recepciu hostí. Delegácie a provízie, partneri, zákazníci sú dôležitými návštevníkmi spoločnosti. Činnosť spoločnosti a jej rozvoj priamo na nich závisí. Komunikácia prebieha na podnikovej úrovni pomocou formálne priateľskej etiky bez toho, aby sa prešlo na osobné vzťahy a interakcie - iba práca. Vedúci kancelárie by mal symbolizovať kultúru a rešpekt nielen ako vedúci zástupca, ale aj pre spoločnosť ako celok. Prijímanie a prenos kontaktných informácií zabezpečuje priamo tajomník. Pre spoluprácu a riešenie dôležitých otázok interakcie sa vykonáva výmena vizitiek, ich analýza a ukladanie v oddelení. Za udržiavanie obchodnej korešpondencie s partnermi a pobočkami je zodpovedný vedúci kancelárie. Robí elektronické a kuriérske služby zasielaním potrebných materiálov, prijímaním a analyzovaním informácií a údržbou obchodná korešpondencia.
Manažér v riadiacej štruktúre
Manažér je vo väčšine prípadov priamo podriadený generálnemu riaditeľovi spoločnosti a vrcholovému manažmentu. Zodpovednosť a práva sú stanovené orgánmi, ktoré monitorujú ich dodržiavanie.Povinnosti vedúceho kancelárie týkajúce sa životopisu zahŕňajú správu o vykonanej organizácii vnútornej kancelárie, dosahovaní výsledkov produktivity a ťažkostiach, s ktorými sa stretávame pri práci a zabezpečovaní činností. Predkladajú návrhy na zlepšenie podmienok, hospodárskych a ekonomických otázok týkajúcich sa nákupu vybavenia a materiálu, žiadostí o premiestnenie, povýšenie a prepustenie pracovníkov. Disciplinárne tresty a stimuly pre významných špecialistov sa prijímajú na zváženie.
Odborné pokyny
Prijatie nového manažéra je sprevádzané zostavením a prijatím súboru povinností, práv a zodpovedností. Inštrukcie vedúceho kancelárie zahŕňajú kompletný zoznam všetkých vyššie uvedených noriem a pravidiel práce a organizácie, zahŕňajú aj osoby alebo pozície, ktoré sa hlásia správcovi.
Kariérny rebrík
Kariéra manažéra je založená na vnútornom rozvoji a profesionálnom raste, ktorý má zlepšiť zručnosti. K zmene vplyvu dochádza spolu so zvýšením alebo znížením autority v očiach podriadených a ostatných zamestnancov. Vertikálna pozitívna mobilita pozície je fixovaná úspechmi pri dosahovaní cieľov stanovených spoločnosťou, iniciatívnymi a spoločenskými kvalitami, inovatívnymi schopnosťami a účinnou pracovnou metodológiou.
Vedúci kancelárie je jedným z najvyhľadávanejších povolaní. Efektívny špecialista by mal venovať veľkú pozornosť ľudským zdrojom, za túto požiadavku zodpovedá vedúci kancelárie za životopis. Interne správne priradené vodcovské schopnosti a vysokokvalifikovaní pracovníci budú mať pozitívny vplyv na dynamiku rozvoja spoločnosti.
