Hlavným zdrojom každej organizácie sú jej zamestnanci. Prispievajú k rastu a prosperite výroby. Kompetentní šéfovia si cenia svojich zamestnancov. Medzi ďalšie významné pracovné miesta patrí najmä asistent manažéra. Povinnosti a ich význam je ťažké preceňovať. Toto je pravá ruka a hlavný poradca, organizátor podujatia a koordinátor stretnutia. Bez dobrého asistenta bude pre vrcholového manažéra veľmi ťažké riadiť podnik.
Charakteristické črty a špecifiká asistenta
Neexistuje také postavenie, ktoré by bolo z hľadiska požiadaviek také protirečivé a nejednoznačné ako asistent manažéra. Povinnosti zamestnancov zapojených do tohto typu činnosti zahŕňajú niekoľko bodov. Okrem toho sa osobný asistent často zamieňa so sekretárkami alebo vedúcimi kancelárií. Aj keď sú si podobné, ide o rôzne druhy činností.
Funkčné povinnosti asistenta manažéra:
- Zabezpečenie pracovného dňa šéfa - harmonogram, stretnutia, podpisovanie dokumentov a služobné cesty;
- zabezpečenie pohodlného pracoviska pre top manažéra - starostlivosť o mikroklímu, čistotu a pohodlie miestnosti;
- práca s dokumentmi hlavy, najmä s prichádzajúcimi listami a hovormi;
- zabezpečenie psychologického pohodlia nadriadených;
- počiatočné rokovania;
- preklad;
- poskytovanie vodiacich potrieb, atď.
Tento zoznam je omnoho širší ako sekretárske a administratívne povinnosti. Špecifiká, ktorým musí zamestnanec čeliť v pozícii „osobného asistenta vedúceho“, povinnosti a odlišnosti činnosti sa však budú líšiť pre rôznych zamestnávateľov.
Stáva sa, že ide hlavne o sekretárske práce. Alebo sa asistent výlučne zapája do zabezpečenia pohodlia a poriadku šéfa. Niektorí asistenti sú plnoprávnymi zástupcami a majú podriadených svojich zamestnancov.
Zamestnávateľove odborné otázky týkajúce sa kandidáta na pozíciu „asistent manažéra“, povinnosti a požiadavky na vzdelanie
Požiadavky na základné vzdelanie a pracovné skúsenosti sa budú líšiť v závislosti od vnímania vedenia. Najčastejšie sa toto voľné pracovné miesto považuje za začiatočnú kariéru. Vážny top manažér sa však bude hľadať ako asistent osoby s určitou odbornou a životnou skúsenosťou.
Minimálnou požiadavkou je stredoškolské vzdelávanie súvisiace s administratívou alebo jurisprudenciou. Zamestnávatelia okrem toho očakávajú od uchádzačov tieto odborné kvality:
- schopnosť pracovať vo všetkých kancelárskych programoch;
- vysokorýchlostná tlač;
- gramotnosť;
- znalosť aspoň jedného cudzieho jazyka, najčastejšie angličtiny;
- znalosť základov programovania a neštandardných počítačových programov;
- schopnosť viesť papierovanie a korešpondenciu v súlade s regulačnými požiadavkami;
- znalosť základov súčasnej legislatívy;
- kompetentný, prednesený prejav.
Toto sú minimálne požiadavky na uchádzača o pozíciu „osobného asistenta pri hlave“. Zodpovednosti možno tiež doplniť v závislosti od rozsahu organizácie. V niektorých podnikoch je predpokladom prijatia na túto prácu profil alebo súvisiace vzdelávanie. Dodatočné obchodné vzdelávanie alebo kurzy ďalšieho vzdelávania sa okrem toho považujú za veľké plus.
Osobné atribúty asistenta
Okrem profesionálnych pracovníkov sú asistentským manažérom predkladané aj mnohé osobné požiadavky.Špecifiká pozície, povinností a pracovných funkcií asistenta manažéra si vyžadujú osobitný sklad skladu.
Po prvé, je to:
- odolnosť proti stresu - koniec koncov, asistent často musí vziať hnev svojich šéfov a počúvať nespokojnosť svojich podriadených;
- multitasking - schopnosť vykonávať niekoľko úloh súčasne je tou najcennejšou kvalitou dobrého asistenta;
- pozitívne myslenie - bez tohto znaku sa asistent manažéra nezaoberá ďalšími zodpovednosťami, pretože jeho činnosti často presahujú rámec štandardnej obchodnej spolupráce;
- vysoká schopnosť učiť sa - u každého dobrého asistenta by mala byť prítomná túžba naučiť sa nové veci a dobre porozumieť pracovnému postupu.
Toto sú len základné, základné charakteristické črty potrebné pre každého asistenta manažéra pre úspešnú profesionálnu kariéru. Ale najdôležitejšia osobná požiadavka - temperament a správanie šéfa a asistenta by sa nemali dissonovať, ale v ideálnom prípade by sa mali navzájom dopĺňať.
Všeobecné povinnosti
Asistent spolupracuje priamo s vedením organizácie, vykonáva osobné úlohy aj profesionálne povinnosti. Zvyčajne zahŕňajú:
- vedenie kancelárskej práce vedúceho av niektorých prípadoch celej organizácie. V jednotlivých podnikoch riadia asistenti sekretariát organizácie;
- koordinácia riadenia. Naplánujte obchodné rokovania, upozornite nadriadených na rôzne podujatia a činnosti;
- vedenie korešpondencie v mene organizácie;
- príjem a prerozdeľovanie prichádzajúcich telefónnych hovorov;
- na požiadanie poskytne hlave všetky potrebné informácie.
Ďalšie povinnosti asistenta manažéra
Najbežnejším neobsadeným miestom v tejto oblasti činnosti je osobný asistent vedúceho s ďalšími zodpovednosťami a funkciami. Vedenie spoločnosti najčastejšie hľadá pomerne rozmanitého zamestnanca, ktorý je schopný rozšíriť zodpovednosť.
Najbežnejšie ďalšie zodpovednosti sú:
- preklad z cudzieho jazyka, a to aj počas rokovaní. Vedenie nemusí vždy plne dôverovať externým pracovníkom a znalosť angličtiny bude v tomto prípade veľmi užitočná;
- organizácia výletov hlavy a sprevádzanie na cestách. Takáto činnosť predpokladá, že asistent sa postará o všetky domáce momenty: sťahovanie, objednanie taxi a hotel, stravovanie a papierovanie;
- sprevádzanie nadriadených k udalostiam protokolu;
- služby pre domácnosť.
Tento zoznam nie je ani zďaleka úplný. Najčastejšie je dosť ťažké jednoznačne odpovedať na otázku, za čo je zodpovedný asistent manažéra? Táto činnosť je veľmi rôznorodá. Každý šéf si kladie vlastné požiadavky, hlavnou vecou je zabezpečiť, aby všetky boli v súlade so zákonom.
Režim osobného asistenta
Jednou z hlavných čŕt tejto činnosti je závislosť pracovného času zamestnanca od riadenia. Normálny pracovný deň je samozrejme predpísaný osem hodín. V skutočnosti asistenti porovnávajú svoj režim s šéfmi.
Toto „rozmazanie“ pracovného času a potreba neustále udržiavať kontakt s manažmentom často vystrašujú absolventov z týchto voľných pracovných miest. V skutočnosti musíte pracovať iba na inom mieste. Je to len to, že čas odpočinku a práce sa stáva nestabilným.
Opis úlohy Asistent manažéra
Štruktúra funkcie „asistent manažéra“, povinnosti, požiadavky na vzdelanie a pracovné skúsenosti by sa mali uviesť v opise práce. Toto je dokument, ktorý poskytuje transparentnosť požiadaviek na správu a ľahkú kontrolu nad výkonom zamestnaneckých povinností.
Opis práce je normatívny a záväzný.Tento dokument vysvetľuje všetky jemnosti práce asistenta manažéra. Toto je prakticky návod na konanie. Tento dokument obsahuje nielen povinnosti, ale aj práva, povinnosti a vlastnosti pri riešení pracovných sporov.
V súvislosti so špecifikami činnosti asistenta manažéra by sa príprava jeho popisu práce mala venovať osobitnej pozornosti. Nezabudnite predpísať vlastnosti práce, nuansy organizácie času práce a odpočinku, kompenzáciu za spracovanie.
Pre pozíciu „asistent“ je potrebné rozlišovať opis práce asistenta od toho istého dokumentu projektový manažér. “ Povinnosti úradu sú často dočasné, rovnako ako práca samotná.
Okrem toho by mal popis práce jasne uvádzať názov pozície. Najčastejšie označujú „sekretárka“, „referentka referenta“, „režiséra“. Starostlivo zabezpečte, aby bol tento záznam v súlade s platnými predpismi a aby bol aktuálny.
Čo uviesť vo výkonnom asistentovi pokračovať
Pozícia osobného asistenta je skvelým začiatkom kariéry absolventa. Takto môžete získať svoje prvé zamestnanie a získať neporovnateľné odborné skúsenosti. Pre uchádzačov o zamestnanie so skúsenosťami sa však toto miesto môže javiť ako zaujímavé. Najmä ak plánujete zmeniť rozsah činnosti.
Pri vedomí hlavných zodpovedností asistenta manažéra nie je ťažké napísať životopis. Tento dokument predpokladá, že ste si prečítali teoretickú časť otázky a ste pripravení začať pracovať. Starostlivo si preštudujte požiadavky na žiadateľa a začnite písať text.
Údaje, ktoré musia byť uvedené v životopise pre pozíciu „asistent“ alebo „osobný asistent do hlavy“:
- Celé meno priezviska a mecenášstva v životopise zahraničnej spoločnosti sú prípustné iba prvé dve.
- Rodinný stav. Toto je povinný bod - pozícia asistenta často predpokladá nepravidelný pracovný čas. Musíme si byť istí, že takýto plán nebude mať nepriaznivý vplyv na rodinné povinnosti.
- Education. Označené chronologicky. Ak stále študujete, nezabudnite skontrolovať, ako dlho to bude trvať. Zamestnávatelia často berú ako posledných asistentov študentov posledných kurzov, po ktorých nasleduje kariérny postup. Tu tiež uveďte znalosť cudzieho jazyka a úroveň jeho znalosti.
- Pracovné skúsenosti. Označte od posledného. Ak ešte nie, uveďte zoznam dobrovoľníckych projektov, účasť na komunitných aktivitách alebo profesijných organizáciách, školiacich postupoch a iných vhodných činnostiach. Ak nemôžete nič poskytnúť, urobte si charakteristiku na promócii a napíšte, že ste pripravení ju poskytnúť.
- Osobné vlastnosti. Dajte si najpravdivejšie hodnotenie. Popíšte charakter z hľadiska klasickej psychológie a nezabudnite zaznamenať svoje silné a slabé stránky.
- Doplňujúce informácie. Tu by ste mali napísať, prečo by vás zamestnávateľ mal vybrať z iných uchádzačov. Nezabudnite uviesť aj ďalšie zručnosti, ako napríklad vodičský preukaz. Aj v tomto okamihu bude užitočné písať o dostupnosti doplnkového vzdelávania, kurzov ďalšieho vzdelávania, podnikateľského vzdelávania.
- Kontakty. Ponechajte čo najviac možností, ako vás kontaktovať: mobilný telefón a domáci telefón, e-mailovú adresu, skype, odkaz na stránku v sociálnej sieti. Uveďte iba aktuálne údaje.
Správne zostavený životopis nebude zamestnávateľom bez povšimnutia.
Povinnosti zástupcu vedúceho oddelenia
Uchádzači o prácu zvyčajne hľadajú prácu ako manažér osobného asistenta. Je však ľahšie začať povýšenie v tejto kariére, s pozíciou „asistent manažéra obchodné oddelenie. “ Povinnosti tohto zamestnanca nie sú také objemné, ale skúsenosti a vyhliadky sú neporovnateľne väčšie.
Hlavný rozdiel medzi asistentmi manažérov oddelení v ich špecifickejších a úzko zameraných činnostiach. Vykonávajú práce súvisiace s konkrétnou oblasťou výroby alebo riadenia. Táto skúsenosť je neoceniteľná pre ďalší kariérny postup.
Povinnosti asistenta vedúceho oddelenia zahŕňajú všetky rovnaké povinnosti ako vedúceho podniku. Existuje však osobitná špecifickosť:
- potreba dôkladne poznať podstatu výrobného, riadiaceho alebo obchodného procesu jednotky;
- kontakt s asistentmi z iných oddelení a asistentom generálneho riaditeľa;
- uschovajte špecifickú dokumentáciu jednotky.
Vyhliadky na kariéru osobného asistenta
Mladí ľudia vidia tento príspevok ako začiatok kariéry. Musíte však rozlíšiť, aký druh propagácie chcete. Horizontálne alebo vertikálne? V tomto podniku, alebo je to len východiskový bod v budúcom pokračovaní? Stratégia ďalších opatrení závisí od odpovedí na tieto otázky.
Vedenie si cení dobrých asistentov, čo je, žiaľ, zlé pre ich kariérny rast. Šéf sa nechce vzdať ideálneho zamestnanca, súhlasí so zvýšením platu a poskytuje ďalšie výhody - to je možnosť horizontálnej kariéry. Najbežnejšie medzi osobnými asistentmi.
Najjednoduchším spôsobom je posunúť kariérny rebrík v konkrétnej organizácii z pozície asistenta vedúceho oddelenia. Takéto pozície sa často prijímajú s perspektívou lepšieho spoznania zamestnanca a vyškolenia. Ak chcete vertikálnu kariéru, potom je to vaša cesta.
Funkcia asistenta manažéra nie je viditeľná pre vonkajšie oko, ale pre organizáciu je veľmi dôležitá. Kompetentný asistent je schopný zlepšiť efektívnosť bossov a tým poskytovať podniku väčší zisk.
