Den statliga affärsverksamheten och kontorsområdet är den viktigaste grenen i statens offentliga liv. Dokumenterad information är lagliga uppgifter. Lagstiftningsaktiviteter bidrar till byggandet av civilrätt och ordning och välfärd, vilket är mycket viktigt.
Begreppet dokumenterad information
En sådan benämning, vid första anblicken, används inte så ofta i rättsvetenskap, men samtidigt är den mycket viktig. Baserat på federal lagstiftning är dokumenterad information en typ av uppsättning av vissa uppgifter som registreras på ett konkret medium för säkerhetsändamål.
Dessutom förutsätter detta material att det finns detaljer om tillgängliga källor för sitt ursprung, som i allmänhet gör det möjligt att bestämma arten av dessa data eller deras media, oavsett presentationsform. Utan dem förlorar begreppet dokumenterad information faktiskt sin betydelse. Krav utför i sig två grundläggande funktioner - information och säkerhetscertifiering. Med andra ord, å ena sidan innehåller de nödvändiga uppgifter, och å andra sidan gör det omöjligt att förfalska dokument.
Internationella organisationen för standardisering
Hanteringen av dokumenterad information regleras av en mängd olika rättsakter, federala förordningar, order, internationella lagar. Så, International Organisation for Standardization (ISO) deltar kontinuerligt direkt i utvecklingen av dogmer, regler och föreskrifter angående bildning, lagring, användning av information. Utvecklingen görs i riktning mot att eliminera kränkningar av avvikelsen i verklighetens innehåll, i form av krav för form av datapresentation.
Tecken på dokumenterad information
Det första tecknet och det viktigaste är närvaron av en materialbärare. Som sådan kan absolut alla objekt i den omgivande världen agera, inklusive objekt och fysiska fält där vissa handlingar eller information visas. Samma data kan spelas in på olika media. Det kommer också att vara sant att olika material kan dokumenteras på samma plats.
Den näst viktigaste funktionen i dokumenterad information är förmågan att identifiera inspelat material. Detta tillhandahålls med hjälp av rekvisiternas stödjande roll. Deras närvaro hjälper till att fastställa syftet med uppgifterna, deras art, källa, tid för dokumentation. I vissa fall ger detaljerna den nödvändiga grad av skydd för ett visst prov i form av en bifogad elektronisk digital signatur.
Den tredje egenskapen hos dokumenterad information är förmågan att välja olika variationer och former som förmedlar dess innehåll. Det kan också lagras på olika medier i olika former utan att tappa innehåll och detaljer. Det vill säga att lagring av dokumenterad information innebär möjligheten att kopiera den. Sådana material kan existera i form av olika modifieringar.
Dokumentinformationshantering
Enligt versionen av International Organization for Standardization är dokumenterad information data som måste lagras och användas under särskild kontroll. Inom underordnande sfär är direkt bäraren av en materiell art på vilken detta material är lagrat.Uppsättningen av krav för dokumenterad informationshantering presenteras i avsnitt 7 i ISO 9001: 2015. Om du försöker sammanfatta och skildra dessa skyldigheter, har de följande form:
- regelbunden analys av tillgänglighetsnivån för information i den utsträckning som är nödvändig, på plats där det är nödvändigt och vid behov vid behov;
- regelbunden bedömning av säkerhetsgraden för dokumenterade data;
- lösa frågor rörande organisationen av processerna för distribution, sökning, åtkomstkontroll och användning av information;
- bedömning av effekterna av effektiva processer för att skydda och lagra dokument från olika fel, till exempel om deras läsbarhet garanteras;
- verifiering av överensstämmelse med reglerna för beslag och lagring.
Vilket händer?
Formerna av dokumenterad information beror främst på dess materiella medium. Det finns flera huvudtyper. Det vanligaste:
- papper;
- ljudinspelningar;
- videomaterial;
- elektronisk dokumenterad information.
Olika sorters data på konkreta medier
Information, utöver versionen av många forskare, utöver kriterierna för ordning och organisationsgraden är indelad i dokumenterad och odokumenterad. Vad är skillnaden mellan dem?
Dokumenterad är en specifik organisatorisk, officiell form av existens av information. Syftet med förekomsten av denna typ av data är relaterat till allmän välfärd och rättsstatsprincipen. Typerna av dokumenterad information kan vara olika. Det beror ju på klassificeringskriteriet som har använts som grund.
För tillgänglighetskriterier är information:
- med begränsad tillgång;
- tillståndshemligt material;
- konfidentiell typ;
- med obegränsad åtkomst, offentligt.
Om möjligt händer det:
- fritt distribuerad;
- data vars avslöjande är strängt förbjudet;
- Information som lämnas i enlighet med federal lag;
- material, vars avslöjande är möjligt genom överenskommelse med en viss personkrets.
Dokumenterad informationsegenskaper
Dokumenterad information är data som finns under vissa objektiva förhållanden och har ett antal funktioner.
Dess egenskaper inkluderar:
- fast karaktär, det vill säga innehav av dess källa, dokumentationsmomentet och lagringsskyldigheten;
- relevans - förmågan att uppfylla kraven hos en potentiell konsument, att uppfylla förfrågningar;
- värde - data passar för ändamål;
- fullständighet - det optimala förhållandet mellan mottagen och nödvändig information;
- användbarhet - graden av dess nödvändighet;
- tillförlitlighet - visar informationens objektivitet;
- nyhet - relevans, eftersom dokumenterat material är en förklaring av information som kan bli föråldrad eller upphöra att vara giltig;
- aktualitet;
- tillgänglighet - konsumentens förmåga att fritt ta emot data;
- säkerhet - brist på obehörig åtkomst;
- ergonomi - det optimala förhållandet mellan volym och form av data för en viss konsument;
- adekvat - korrespondens av information till verkligheten, beredskap att spegla verkliga objektiva förhållanden.
Skydda dokumenterad information i rysk lag
Tre källor till federala lagar ger dokumenterad informationsbeteckning. Den första källan ger en snäv tolkning. Den säger att dokumenterad information är registrering av viktiga data med hjälp av ett materiellt medium genom processen för att dokumentera nödvändiga uppgifter, där det finns detaljer som gör det möjligt att identifiera, utse eller bestämma dess materiella medium (informationslag, artikel nr 2).
En annan källa har en bredare tolkning.Den säger att ett dokument betyder närvaron av ett medium med inspelad information av text, ljud eller grafisk karaktär. Dess innehåll är avsett för överföring till det avsedda syftet vid en viss tidpunkt.
Exempel på dokumenterade data
Dokumenterad information är rättsakter, dokument, arkiv som lagras för olika ändamål. Den lagrade informationen i de allra flesta fall är avsedd för allmän användning. Exempel inkluderar:
- rättsakter, regelverk;
- dokument som innehåller information om nödsituationer av miljö, demografisk, sanitär-epidemiologisk, meteorologisk karaktär;
- dokument som finns i bibliotekssamlingar och andra olika fonder för informationssystem;
- information om massmedier och annan offentlig information i enlighet med Rysslands lagstiftning.
Baserat på ovanstående är det värt att notera att dokument och dokumenterad information totalt sett är de viktigaste delarna av statens säkerhet och allmän välfärd. Det är ofta ett arkiv av strategiskt viktig information för staten. Det är därför denna typ av information bör lagras noggrant med hänsyn till kraven i statlig lagstiftning.