Organisation av personalregister på företaget är inte en svår men noggrann uppgift. Det löses genom sekventiellt lansering av personalprocesser, som regleras av tillämplig lag.
I allmänhet räddar korrekt underhåll av personaldokumentation inte bara företaget från inspektioner av tillsynsmyndigheter, utan gör det också möjligt för anställda att undvika problem, till exempel med att få pensioner eller möjligheten att ansöka om andra sociala garantier. Det händer ofta att på grund av felaktig journalföring på arbetsplatsen måste människor spendera en enorm mängd tid, ekonomi och nerver för att bevisa för alla myndigheter sin rätt att få förmåner, ersättningar och andra betalningar. Därför bör varje chef komma ihåg att upprätthållande av personalregister och korrekt organisation av kontorsarbete är en av de viktigaste uppgifterna som han ansvarar för sin personal och staten.
Den här artikeln talar om riktigheten i upprättandet av denna process, liksom om alla dess nyanser. Då kommer det att vara möjligt att få svar på frågan om hur man organiserar personaljournaler från grunden steg för steg och inte gör misstag.
Begrepp och definitioner
Innan du förstår installationen av denna process bör du definiera de grundläggande koncepten. Så, personaljournaler - detta är processen för att organisera redovisningen av anställda, som är förknippad med den officiella registreringen av anställningar, flyttning från en position till en annan och frisläppande av personal, samt redovisning av arbetsförhållanden mellan företaget och dess personal.
HR-registerhantering är en aktivitet som tillhandahåller dokumentation och organisering av arbetet med HR-dokument.
Således blir det tydligt att HR-ledning och personalregister är två sammanhängande fenomen som syftar till att genomföra företagets personalpolitik.
Mål och mål
Syftet med personaljournalerna är att upprätta ett effektivt, fungerande system för personaldokumenthantering och korrekt registrering av arbetsrelationer mellan arbetsgivaren (företaget) och den anställda (personalen) direkt.
Men de uppgifter som personaljournalerna är utformade för att lösa är följande - reglera förhållandet mellan arbetsgivaren och företagets anställda och skapa den rättsliga ramen för arbetsrelationer.
Efter att ha förstått vad personalbokföring är, kan du börja överväga hur man organiserar personaljournaler från början steg för steg.
Steg för organisering av personaljournaler
Så innan du börjar organisera personalregister steg för steg från början behöver du en tydlig handlingsplan, uppdelad i etapper. Detta hjälper till att inte missa viktiga punkter i denna process.
Så organisationen av personaljournaler i allmänhet innebär att följande steg genomförs:
- Skapa en personaltjänst (avdelning) om företaget planerar att anställa ett stort antal anställda eller tilldela redovisningsuppgifter till en specifik specialist om företaget planerar att ha ett litet antal personal.
- Utveckling av grundläggande lagstadgad dokumentation (inom personalförvaltningen för ett företag).
- Organisering av kontorsarbete (fastställande av vem och hur som ska utarbeta dokumentation, utveckling av orderformulär i personalfrågor, underhåll av rapporteringsdagar etc.).
- Automation av personalregister (vid behov).
- Identifiering av sätt att kontrollera noggrannheten i bokföring (reglering och tilldelning av myndighet till tjänstemän som ansvarar för korrekt redovisning).
Var och en av dessa etapper har vissa uppgifter och deluppgifter. Det är nödvändigt att ta hänsyn till dem alla.
Vem ska hålla register?
Som nämnts tidigare finns det två sätt att avgöra vem som kommer att vara involverade i att hålla personaldokument i ett företag. I allmänhet beror det på hur många som planeras att anställas för att uppnå sina mål (som regel är ett företags mål att organisera kommersiella aktiviteter för vinst).
För stora företag rekommenderas inrättandet av en personaltjänst eller en fullsatt personalavdelning. För små företag är det tillåtet att tillhandahålla personaluppgifter till en revisor eller sekreterare. Det finns emellertid ett tredje alternativ - överföring av bokföringsposter till outsourcing till specialiserade organisationer.
När du skapar en tjänst eller en avdelning måste du skapa vissa lagstiftningsdokument, nämligen bestämmelserna om tjänsten (avdelningen) och anställningsbeskrivningar. Vid uppdrag till en revisor eller sekreterare kommer det att vara nödvändigt att registrera personalfunktionerna i den valda anställds arbetsbeskrivning. Om det finns ett sådant behov rekommenderas att du skickar en revisor eller sekreterare till HR-kurser. Detta kommer att bidra till att förbättra kompetensen hos de anställda som kommer att anförtros uppgifter i personalfrågor. Men om det beslutades att samarbeta med tredjepartsorganisationer i frågan om att överföra redovisningsuppgifter till dem, krävs ett kontrakt.
Utveckling av obligatorisk personaldokumentation
Det finns ett antal dokument som obligatoriskt vägledar dem som har personaldokument och registerhantering. Först och främst är ett sådant dokument personallistan. Det är ett dokument som visar sammansättningen, antalet anställda och löner för de anställda, såväl som arbetstitlar. I bemannningstabellen delas anställdas tjänster upp i enheter, vilket gör det möjligt att göra en kvantitativ och kvalitativ analys av hela företaget.
Nästa steg är utvecklingen av en standardform av personalorder, som visar information om antagning, överföring till en annan befattning, överlåtelse och uppsägning av företagets anställda.
Nästa obligatoriska dokument är de interna arbetsföreskrifterna. De visar huvudpunkterna som reglerar arbetskraften för alla anställda i företaget. Enligt detta dokument, om en anställd bryter mot reglerna som beskrivs i dokumentet, kan han straffas genom att disciplinera honom.
Även ett annat dokument med personalregister är ett modellavtal om ingående av arbetsrelationer mellan företaget och arbetstagaren. Anställningsavtal kan vara av samma typ eller utarbetas för varje befattning separat. Dessutom måste företaget ha tagit fram en tidsplan som visar de faktiska timmar som den anställde får lön för.
Du bör också komma ihåg semesterplanen hos företaget. Detta dokument utvecklas senast två veckor före årets slut. Semesterplanen visar en kalenderplan för att skicka personer på obligatoriska helgdagar. När man utarbetar en sådan plan bör man komma ihåg att personal bör skickas på semester på ett sådant sätt att samtidigt frånvaro av vissa arbetare inte innebär ett avbrott i företagets arbetsprocess.
Vi bör inte glömma utvecklingen av regler för ersättning.Detta dokument återspeglar processen för lön till organisationens personal och reglerar också beräkningen av ytterligare betalningar, till exempel ersättningar, incitament eller bonusar. Det sista steget är utvecklingen av förordningar om företagets enheter och arbetsbeskrivningar för specialister och arbetare. Dessutom rekommenderas det att utveckla en föreskrift om personuppgifter. När regleringsdokumenten var färdiga kan du börja organisera pappersarbete.
Kontorsarbete
Pappersarbete inkluderar korrekt underhåll av dokumentation relaterad till mottagning, förflyttning och frigivande av personal.
Obligatoriskt är uppförandet av personliga filer som upprättas för varje anställd i företaget. Det innehåller ett personalkortkort, en ansökan om antagning, en kopia av ett pass, kopior av utbildningsdokument, ett intyg om läkarundersökning, en kopia av en militär ID (om någon) och andra dokument som genereras under en anställds arbete . Och också en annan och mycket viktig uppgift är att fylla i arbetsböcker.
Utöver allt ovanstående kan andra dokument också utvecklas som är direkt relaterade till företagets detaljer, vilket säkerställer korrekt funktion inom personaljournalen.
Vilka tidskrifter ska ligga i hantering av personaljournaler?
Först av allt måste du starta följande tidskrifter:
- bekanta sig med reglerna i det interna arbetsschemat;
- registrering av personalorder;
- registrering av anställningsorder
- registrering av beställningar för ordinarie semester;
- registrering av sjukfrånvaro;
- registrering av anställningsavtal;
- redovisning för utstationerade arbetare;
- tidsspårning;
- redovisning för rörelse av arbetsböcker;
- redovisning av personliga kort;
- bokföringskontroller.
Förutom själva tidskrifterna, som ett komplement till dem, kan instruktioner utvecklas för att fylla dem. Och all dokumentation som är registrerad i dessa tidskrifter lagras i separata mappar enligt den godkända nomenklaturen.
Bokföringsautomation
Som det framgick av ovanstående information är personaljournaler en mycket noggrann process som kräver särskild uppmärksamhet från anställda som ansvarar för att upprätthålla denna fråga. Därför kan det idag förenklas genom automatisering.
Det finns många program som förenklar personalen och arbetet minskar risken för att göra några misstag. Som regel måste ett företag installera licensierade versioner av sådan programvara. Det är dock värt att notera att köpet av ett sådant program kommer att betala för sig själv på kort tid och inte tillåter allvarliga fel i arbetet. I allmänhet löser sådana program följande problem:
- upprätthålla personalregister i enlighet med arbetslagstiftningen;
- sammanställning och rapportering om personalfrågan;
- att i god tid godkänna alla personalprocesser med faktureringsavdelningen eller redovisningen.
Ett av de mest populära och eftertraktade programmen i dag är 1C med konfigurationen av "Human Resource Management".
Vad gör man om det är omöjligt att självständigt organisera personalregister steg för steg från början?
Om ett företag måste möta ett sådant problem när det inte är möjligt att självständigt etablera personalprocesser, är det inte svårt att lösa en sådan situation. För dessa ändamål finns det företag som kan tillhandahålla en sådan tjänst.
Specialister från konsultföretag kommer att göra en revision och utveckla det nödvändiga paketet med dokument. I allmänhet uppmanas sådana organisationer att lösa sådana problem:
- Välj det optimala personalhanteringssystemet i företaget.
- Utveckla interna tillsynsdokument.
- Utveckla nödvändiga instruktioner och förordningar.
Dessutom kan sådana specialister vid behov leda skapandet av en personalhanteringstjänst och en dokumenthanteringsavdelning. I allmänhet hjälper tredjepartsspecialister engagemang ledningen att etablera arbete i denna riktning. Detta är mycket användbart för företaget som helhet, särskilt när du skapar det.
slutsats
Sammanfattande av denna artikel är det värt att notera att personalbokföring och personalhantering är sammanhängande processer där företagets personalpolicy helt kommer att bero på kvaliteten på den första organisationen.
I inga fall bör man bortse från personalfrågor, eftersom inte bara organisationens verksamhet är beroende av dem, utan oftare de anställdas öde. Man måste bara föreställa sig hur indignerade dessa människor är som inte kan få sin välförtjänta pension eller någon annan betalning på grund av en dålig kvalitetsutövning av sina uppgifter av en personalombud.
Efter att ha övervägt frågan om hur man organiserar personalregister från grunden steg för steg kan vi börja implementera ett program för att etablera denna process i företaget. Det viktigaste är att inte försumma rekommendationerna i arbetslagen, besluten från arbetsministeriet, Goskomstat, Rosarkhiv och andra myndigheter.
När alla personalprocesser inuti har justerats, tappa dem inte ur sikte. Det är viktigt att komma ihåg att arbetare som är engagerade i personaljournaler bör sändas, åtminstone ibland, till kurser i HR-administration för att förbättra sina färdigheter. Och bör också göra en rutinrevision av redovisningsprocesser inom personalområdet. Detta hjälper till att fortsätta arbetet i denna riktning.