Bland det stora antalet affärskorrespondensalternativ förtjänar ett bekräftelsebrev särskild uppmärksamhet. Vad är det och i vilka fall ska ett liknande dokument utarbetas?
Huvudmål
Affärsetik ger alltid ömsesidig respekt mellan parterna. Detta är en förutsättning för ett normalt affärsverksamhet. Utan det är det omöjligt att föreställa sig något långt och fruktbart samarbete. En bekräftelsebrev är ibland bara nödvändig.
I sig är det inte så viktigt. Detta är bara en gest av artighet. Han gör det klart att det som parterna enades om dagen innan hände. Det vill säga ett bekräftelsebrev anger att något faktum eller handling har uppfyllts. I det här fallet finns det två alternativ:
- Bekräftelse av mottagande av varor, brev eller andra dokument som skickas på förhand. Här meddelar en av parterna den andra att åtgärden är avslutad.
- Bekräftelse av samtycke med något specifikt (pris eller kvantitet av varor, datum för kommande förhandlingar, villkor för att skicka varor och andra). Här uttrycker följeslagare sitt godkännande för vissa avtalspunkter.
Av detta framgår att bekräftelsebrevet är ett valfritt dokument. Men att skicka det igen visar partneren med vilken uppmärksamhet och respekt de behandlas.
Stave regler
För att förstå hur du skriver ett bekräftelsebrev måste du känna till de grundläggande reglerna för behandling av affärspapper. Du bör inte börja arbeta förrän innebörden av ett sådant överklagande är fullt förstått. Det finns faktiskt inget komplicerat.
Ett sådant brev, som alla andra affärskorrespondenser, bör bestå av tre delar: rubrik, text och slutsats. Var och en av dem har sin egen semantiska belastning:
- Titeln innehåller först och främst information i form av avresedatum och utgående registreringsnummer.
- Innehållet är vanligtvis uppdelat i två delar: introduktion och karaktärstext. Ett sådant brev börjar i regel med ett överklagande till mottagaren. Dessa är de vanliga reglerna för god form. I de flesta fall skrivs det i namnet på chefen för partnerföretaget, men ibland är det tillrådligt att adressera sådant officiellt papper till en specialist som är direkt involverad i att lösa detta problem. Till exempel kan en beställningsbekräftelse skickas till försäljningsdirektören eller produktionsombudet.
- Sammanfattningsvis är det vanligt att uttrycka tacksamhet. Du kan också lägga till några ord om önskan att fortsätta samarbetet.
Sådana meddelanden gör det möjligt för partner att vara säkra på varandra.
Skriva ett brev
Vissa människor förväxlar ett sådant dokument med ett meddelande. Men det finns en enorm skillnad mellan de två bokstäverna. En av dem rapporterar helt enkelt ett faktum eller en händelse, och den andra bekräftar genomförandet av en specifik åtgärd på grundval av ett preliminärt avtal. För att undvika misstag måste du veta hur ett bekräftelsebrev ska se ut. Provet kan framställas oberoende, eftersom det inte finns något särskilt godkänt formulär för ett sådant affärsbrev.
Det ska utfärdas på brevhuvudet för den sändande organisationen. Om företaget inte har en, kan en hörnstämpel användas. Information bör placeras i följd:
- Först, i vänstra hörnet i specialkolumner, ange nummer och datum i enlighet med posten i registreringsjournalen.
- Till höger anger sedan adressens fullständiga detaljer (företagets namn och adress, mottagarens fullständiga namn och fulla namn).
- En nyckelfras skrivs nedan, som innehåller essensen i detta meddelande.
- Huvuddelen börjar med ett överklagande till mottagaren. Det är bättre att göra detta med namn och patronym, och i början lägga till ordet "respekterad".
- Vidare är det med tydliga ord nödvändigt att informera om att villkoren i avtalet är uppfyllda.
- Efter det borde det finnas uppskattningsord.
- Du kan avsluta texten med frasen "Hälsningar."
Dokumentet är undertecknat av chefen, vilket måste bekräftas av organisationens sigill.
