I vår artikel vill vi prata om brev. När allt kommer omkring är de det vanligaste sättet att utbyta information. I vardagen och på jobbet kan du helt enkelt inte klara dig utan dem.
Vad är ett servicebrev
En bokstav är det vanliga namnet på dokument som har mycket olika innehåll, som fungerar som ett kommunikationsmedel mellan helt olika strukturer och organisationer under processen.
Brev är papper som förenas i en stor grupp med metoden för överföring - per post. Ett stort antal av dem samlas i någon organisation. De är indelade i utgående och inkommande.
En mycket stor mängd information kan anges i brev: en önskan, en hälsning, vad som helst. Det utfärdas på specialiserade A4-formulär. I de fall där bokstaven är liten och inte innehåller mer än sju rader är det tillåtet att använda A5-formatet.
Alla dokument måste vara daterade och därför också ett brev. Datumet är dagen för undertecknandet.
Skapa ett servicebrev
Ett brev byggs enligt ett visst schema:
- Inledning. Det anger motiv och skäl för att skriva dokumentet, fakta, länkar till tidigare händelser, högre organisationers beslut.
- Bevis. Den anger skälen för allt som anges i dokumentet.
- Slutsats. Den drar slutsatser, lägger fram förslag, förfrågningar, krav.
Detta alternativ är också möjligt när servicebrevet endast innehåller den sista delen utan någon förklaring.
Som regel har bokstäver inte stora volymer, vanligtvis handlar det om en sida.
Syftet med sammanställningen
Syftet med alla brev är motivation. Så innehållet bör vara tydligt, förståeligt, kortfattat utan onödig och onödig information. Det finns flera regler som måste följas vid bearbetning av ett dokument.
Ett officiellt affärsbrev ägnas åt en enda fråga. Detta förenklar deras vidare bearbetning, vilket gör att du kan påskynda körningen i organisationen.
Texten presenteras i tredje person och singular. Till exempel: "I en nära framtid planerar skolan ...".
Organisationens chef har rätt att underteckna alla officiella handlingar, och därför överförs brev, och under hans frånvaro, befogenheter till den tillfälligt fungerande direktören.
För närvarande kan ett servicebrev skickas inte bara med e-post, det finns också en telegraf, fax och, naturligtvis, Internet-post, vilket är det mest praktiska och populära alternativet.
Krav för förberedelse och genomförande av dokumentet
Hur som helst dokumentet skickas är beredningen av servicebrevet underlagt de enhetliga designkraven. De är okomplicerade och kunskap om vissa nyanser kan någon gång komma till nytta.
Låt oss titta på hur du skriver ett servicebrev. Ett exempel ges nedan.
Således upprättas en liknande bokstav.
Bankinformation
Ett officiellt brev är det allmänna namnet på en stor grupp affärsdokument som är nödvändiga för kommunikation mellan institutioner mellan sig och med vanliga medborgare. De innehåller de nödvändiga elementen i designen.
Servicebrevinformation:
- Date.
- Brevnummer.
- Länkar till registreringsnummer och datum för de dokument som svaret skrivs till.
- Textens titel i en enda fras.
Dessutom måste de enskilda komponenterna i detaljerna anges korrekt:
- Företagets namn.
- Strukturell enhet.
- Entreprenörens ställning.
- Efternamn och initialer.
- Mottagarens adress
I det fall då brevet riktas till flera personer eller organisationer, ange först huvudmottagaren (hans adress) och sedan resten.
Servicebrevsklassificeringar
Servicebrev kan klassificeras enligt helt olika skäl, som kan vara relaterade till adressens syfte, innehåll, betydelse, brådskande status.
I allmänhet kan alla affärsbrev delas in i följande typer:
- Bärande.
- Begär brev.
- Information.
- Reklam.
- Garanti.
- För ambitiösa.
- Skiljeförfarande.
- Påminnelsebrev.
- Bekräftelsebrev.
- Begäran.
- Anmälningsbrev.
En sådan klassificering är den mest universella. Låt oss titta närmare på några av varianterna av affärsskrivning.
Följebrev
Täckebrev - ett dokument som de informerar mottagaren om att alla papper har skickats till honom, kanske förklaras eller klargörs något. Ett sådant brev innehåller inte adressdelen.
Som regel börjar ett sådant dokument med orden: "Vi skickar dig ...", "Vi informerar dig ..."
Samtidigt kan ytterligare information om produktions- eller ledningssituationen också finnas. Till exempel: "I enlighet med överenskommelserna ..."
Texten till ett sådant dokument kan innehålla förklaringar eller förfrågningar angående material som är bifogade bilagan. Det är upprättat på ett formulär. Förutom alla ovanstående uppgifter bör den ha en anteckning om förekomsten av applikationer.
Inbjudningsbrev
I ett sådant dokument uppmanas mottagaren att delta i evenemanget. Ett sådant brev kan skickas till en viss person eller organisation. De börjar med fraserna: "Vi ber dig besöka ...", "Vi inbjuder dig att ...". Dokumentet avslöjar essensen i det kommande evenemanget med den obligatoriska uppgiften om datum och tid för evenemanget samt villkoren för deltagande i det.
Informationsbrev
Denna typ av skrift är mycket vanligt. Den informerar avsändaren om officiell information. Som regel är sådana brev ganska typiska och skickas av ledningsstrukturer till underordnade organisationer. De kan ange specifika lagbestämmelser, förslag och rekommendationer.
Förresten, nyhetsbrev kan ha bilagor. Dokumentets volym överskrider som regel inte flera sidor. De är undertecknade av företagets chef.
PR-brev
Detta är också ett slags informationsbrev, men det riktas till en specifik person eller organisation, det innehåller en detaljerad beskrivning av varor och tjänster. Texten till brevet innehåller detaljerad information. Dess slutliga mål är att uppmuntra mottagaren att förvärva något.
Garantibrev
Detta är ett dokument som innehåller skyldigheter eller deras bekräftelse. De riktas till specifika individer och organisationer. Vilka garantier pratar vi om? Till exempel garantier för betalning av varor, hyra, tjänster, arbetsvillkor. Ett sådant brev är som regel undertecknat av två personer - direktören och huvudbokföringen, och också certifierade av ett sigill.
Anmälningsbrev (klagomål)
Detta är ett affärsbrev som innehåller information om upptäckten av bristande efterlevnad, till exempel om produkten med de standarder som anges i kontraktet. Syftet med ett sådant dokument är att kompensera för förluster som uppstått i strid med avtalsbestämmelserna. Ett krav måste göras skriftligen. Det finns ingen enda form av en sådan bokstav i praktiken, men det finns obligatoriska element som måste följas.
Kravet måste innehålla följande information:
- Den fullständiga adressen till organisationen där dokumentet skickas.
- Grunderna anges (hänvisning till garanti, kontrakt).
- Särskilda krav (retur av varor, pengar, markdown).
Kravet skickas med registrerat brev eller med mottagningsbrev.Det innehåller fotokopior av alla dokument som bekräftar att avsändaren är korrekt. Ett postkvitto hålls bäst.
Ett brev börjar alltid med frasen: "Vi skickar ett klagomål ..."
utredning
Begäran om brev - ett affärsdokument skickas för officiell information. Texten har en tydlig motivering för informationsbehovet. Dessa kan vara länkar till lagar, förordningar. Brev undertecknas av en officiellt auktoriserad tjänsteman.
Ett ansökningsbrev innebär ett svarbrev. Särskild status ges till förfrågningar som skickats av myndigheter.
Påminnelsebrev
Detta är ett dokument som används i fall där organisationen inte fullgör sina funktionella skyldigheter utan bara fungerar som en mellanhand. Som regel består ett brev av flera delar. Den första av dem hänvisar till ett dokument där skyldigheter är fastställda. Och i det andra - en begäran om att utföra alla åtgärder.
Anmälningsbrev
Ett sådant dokument informerar om händelser (offentligt). Brev skickas till ett stort antal organisationer eller personer för deras deltagande, deltagande. De kan informera inte bara om händelserna, platsen och tiden, men samtidigt uppmana till deltagande. Brevet kan innehålla bilagor, till exempel en deltagares frågeformulär, evenemangets program. Som regel skickas det till en hel lista över mottagare, vilket innebär att adressaten inte anges. Ett brev är undertecknat av den som är ansvarig för evenemanget.
I stället för ett efterord
I vår artikel undersökte vi de mest använda typerna av affärsbrev och nyanserna för att skriva dem. När du har studerat ämnet lite kan du nu fritt navigera i det och inte bli förvirrad om du blir kontaktad med ett förslag: "Skriv en tjänstebrev." Som ni ser är detta inte svårt, särskilt om du kommer ihåg alla grundläggande krav och detaljer för att skriva ett dokument. Ett exempel på hur man utarbetar ett servicebrev (exempel) gav vi i artikeln. Lycka till.
