Förmodligen måste alla minst en gång ta itu med behovet av att skriva ett företagsbrev. När du sammanställer det kommer du ofrivilligt till slutsatsen att detta inte är lätt alls. Det finns många regler och regler för att skriva affärsbrev som du behöver veta. Artikeln beskriver i detalj processen för att sammanställa dokumentet, ger prov på ett företagsbrev, diskuterar deras typer och utformning.
formen
Klara formulär ger soliditet och indikerar företagets tillförlitlighet. De innehåller nödvändig information om organisationen, till exempel:
- Namnet.
- Adress.
- Kontakta telefoner.
- Webbplatsen.
- E-post.
- Logo.
- Övrig kontaktinformation.
Det finns inga strikta regler för formulärerna. Därför bestämmer varje organisation oberoende vilken information som ska placeras i dem.
Hur skriver man affärsbrev? utbildning
Affärsbrev skrivs och körs på ett visst sätt, med förbehåll för deras inneboende regler och krav. Beroende på målet tänker författaren genom innehållet i detalj för att få det resultat han beräknar. Han måste tydligt förstå vilken information mottagaren redan vet om ämnet för brevet, vad han ska gå vidare och vad som kommer att vara nytt i det. Argument beror på författarens syfte. Processen att förbereda ett företagsbrev kan delas in i följande steg:
- Studien av frågan.
- Skriva ett förslag till brev.
- Hans överenskommelse.
- Signering.
- Registrera.
- Skickar till mottagaren.
Strukturen för affärsbrev
När du skriver ett brev är det nödvändigt att mäta det med information, det vill säga lägga all nödvändig information där. Det kan vara enkelt eller komplicerat. I ett enkelt brev visar innehållet tydligt och tydligt information som i allmänhet inte kräver svar från adressaten. Ett komplex kan bestå av flera avsnitt, stycken och stycken. Varje stycke beskriver en aspekt av informationen. Prover av denna typ av affärsbrev består vanligtvis av en inledande, huvudsaklig och sista del.
Posten innehåller grunden med hänvisning till relevanta dokument, med fakta och syften med brevet. Det anger namn, författare, datum, nummer och titel.
Nedan följer ett exempel på att skriva ett företagsbrev - en inledande del.
Huvuddelen beskriver situationer, händelser, ger deras analys och bevis. Det är i den här delen som de är övertygade om att det är nödvändigt att agera på ett eller annat sätt, de bevisar hur saker var och informerar om behovet av att delta i alla händelser och ger olika argument.
Slutsatsen innehåller slutsatser som görs i form av förslag, förfrågningar, påminnelser, avslag och så vidare.
Ett exempel på att skriva ett företagsbrev - dess slutliga del - presenteras nedan. Den sammanfattar kravet som beskrivs i huvudsak.
All tillhandahållen information ska vara optimalt konsekvent och förståelig.
Varje bokstav börjar med ett mittjusterat meddelande. Denna lilla del är oerhört viktig. När man väljer det måste författaren överväga:
- Destination Position
- Förhållandet.
- Officiellt.
- Etikett.
Brevet bör innehålla en artig form. Till exempel: ”... Jag uttrycker hopp om ytterligare samarbete (tack för inbjudan) ... ". Efter dessa fraser bör vara författarens signatur.
stil
Alla brev måste vara i en formell affärsstil, vilket innebär att man använder talverktyg för formella affärsrelationer. Funktioner hos ett sådant språk bildas under följande omständigheter:
- Huvudsakliga deltagare i affärsrelationer är juridiska personer, på uppdrag av ledarna och tjänstemännen där brev skrivs.
- Relationer i organisationer är strikt reglerade till sin natur.
- Ämnet för kommunikation är företagets verksamhet.
- Dokument av ledande karaktär har vanligtvis en specifik adressat.
- Ofta under organisationens aktiviteter inträffar samma situationer.
I detta avseende bör informationen i affärsbrevet vara:
- Officiell, opersonlig och betonar avståndet mellan deltagarna i kommunikationen.
- Adress avsedd för en specifik adressat.
- Faktiskt vid skrivandet av brevet.
- Autentisk och opartisk.
- Argument för att få mottagaren att vidta åtgärder.
- Komplett för beslutsfattande.
krav
Ett affärsbrev måste uppfylla följande krav:
- Talet är standardiserat på alla nivåer - leksikalt, morfologiskt och syntaktiskt. Det innehåller många varv, termer och formler.
- Tonen att skriva är neutral, behållen och strikt utan att använda känslomässiga och uttrycksfulla språkuttryck.
- Noggrannhet och tydlighet i texten, utan logiska fel, tydlighet och tankeväckande formulering.
- Konsekvens och korthet - utan att använda uttryck som har ytterligare mening.
- Användningen av språkformler som bildas som ett resultat av upprepade situationer.
- Användning av termer, det vill säga ord eller fraser som har speciella begrepp.
- Användningen av förkortningar, som kan vara lexikala (det vill säga komplexa förkortade ord som bildas genom att bokstäver tas bort från orddelar: LLC, GOST och så vidare) och grafik (det vill säga beteckningen av ord i förkortad form: gr-n, tåg och andra).
- Användning av mönster i genitiva och instrumentella fall.
- Fraser med verbala substantiv ("ge stöd" istället för "stöd").
- Använd enkla vanliga meningar.
Ovanstående företagsbrevprover visas nedan i den fullständiga versionen (med huvuddelen). Informationen uppfyller alla krav i en officiell affärsstil.
Typer av affärsbrev
Det är bäst att skriva ett affärsbrev om en specifik fråga. Om det är nödvändigt att lösa flera problem på en gång rekommenderas det att ta fram flera olika alternativ.
Affärsbrev kan vara i innehållet:
- Medföljande. Sådana brev behövs vanligtvis för att kommunicera vart de ska skicka dokument.
(Hur man skriver ett företagsbrev? Ett exemplar på omslagsbrev hjälper de som behöver skriva denna typ av dokument.)
- Garanti. De är skrivna för att bekräfta eventuella löften eller villkor. Det kan garanteras till exempel betalning för arbete, hyra, leveranstid och mer.
- Tack. De började användas särskilt ofta nyligen. Sådana brev visar en god ton för partnerskap. De kan utfärdas i en vanlig form eller på färgat papper med ett vackert tryck.
(Hur man skriver ett företagsbrev? Ett prov av en tackseddel utarbetas i en fri form beroende på vilka uppgifter det löser. I detta fall uttrycker brevet sin väsentlighet i kortaste form. Ett sådant prov, tillverkat på färgat papper med en prydnad, kan hänga på väggen i rummet företag i en hedersplats.)
- Information.
- Lärorikt.
- Hälsning.
- Reklam.
Det finns också bokstäver:
- Samarbetsförslag. Nyligen utbredda, skickade till organisationer, är ofta av reklamart, till exempel som denna modell. Det är ganska svårt att skriva kommersiella brev, du måste ta hänsyn till många nyanser för att bli märkt, och ännu mer intresserad. Men om den sammanställs enligt provet nedan, har det alla chanser att lyckas.
- Inbjudningar. De skickas ut och erbjuder att delta i olika evenemang. Vanligtvis riktas de till ledaren eller tjänstemannen, men kan riktas till hela teamet.
- Begäran.
- Meddelande.
- Begäran och många andra.
Hur man skriver ett svar på ett brev. exempel
Svaret måste börja med att upprepa begäran i första bokstaven. Därefter ges resultaten av övervägandet och godkännande eller ett motiv för vägran uttrycks. Företagssvaret kan innehålla en alternativ lösning på den förväntade informationen. Vanligtvis uppfyller det följande principer:
- Närvaron av en länk till det första brevet och dess innehåll.
- Samma språk betyder.
- Jämförbara volymer och aspekter av innehåll.
- Överensstämmelse med en viss sekvens.
registrering
Förutom att använda brevhuvudföretag, måste du ta hänsyn till andra finesser i deras design. Detta är detaljer, regler för förkortningar, stavning av adress, titel, textlängd, fältbredd och mer.
Prover av ett företagsbrev hjälper till att komponera det med hänsyn till alla finesser och nyanser. De används av både nybörjare och erfarna arbetare. Tack vare mönstren lär de sig att skriva brev korrekt och spara mycket tid.
