En affärsresa är ett skrämmande ord för vissa, men för andra är det en riktig firande av livet. Termen innebär utförandet av arbetsfunktioner utanför den vanliga platsen. En arbetsgivare som planerar att skicka en anställd på affärsresa bör beakta att detta endast kan göras i relation till en officiellt registrerad person. En förutsättning är ingåendet av ett anställningsavtal. Avtalet bör ange att affärsresor är möjliga. Men om arbetet officiellt är av en resande art, kan varje enskild resa inte kallas en affärsresa. Anger normerna för resekostnader för finansministeriet.
Affärsresa: vem och hur?
På en affärsresa kan du också skicka en anställd som arbetar på distans, en vars arbetsplats är hemma. Det viktigaste är att personen är anställda i organisationen, vilket ger honom exakt samma rättigheter som de som arbetar på arbetsgivarens territorium. Ersättningsgraden för resekostnader för ett deltidsarbete är hans genomsnittliga lön i det företag som personen åkte till.
I vissa fall åker en person på en affärsresa till två jobb samtidigt - huvud- och deltidsjobb. I denna situation måste arbetsgivarna komma överens om utbetalningen av resetillägg. Utgiftsgraden förutsätter redovisning av båda arbeten på en gång - det vill säga att ett företag tar på sig betalningen av några av kostnaderna, medan det andra har skyldigheten att betala saldot.
Standarder: detta är viktigt
Resekostnader i Ryssland regleras av arbetslagen. Artiklarna 167: e och 168: e ägnas åt detta. Både statliga organisationer och privata företag är lika skyldiga att följa TC. Lagens krav gäller alla former av företagande, ägande. Redovisning bör beräkna och kontrollera hastigheten på dagliga resekostnader med hänsyn till allmänt accepterade regler.
Kostnaderna har flera artiklar. Detta inkluderar dagliga uppehällebidrag, transport och boendekostnader.
Dagliga utgifter
Resekostnader inom normerna förutsätter fördelningen för varje dag högst 700 rubel. Ingen skatt tas ut på detta belopp. Kan jag få mer pengar från företaget? Det är möjligt att fastställa resekostnader utöver normen med en lokal lagstiftning som är i kraft i organisationen. Detta ger tillgång till stora belopp, men redovisning kommer att tvingas ta ut och ta ut skatter på belopp som överstiger 700 rubel.
En lika viktig utgiftspost är transportkostnaderna. Det handlar om att redovisa kostnaden för biljetter för alla transportsätt som används under den anställdes affärsresa. De tar hänsyn till både vägen till arbetsplatsen och återvända. För denna kategori finns det ingen norm för resekostnader, liksom inga begränsningar för vilken typ av transport som används. En biljett krävs. På grundval av detta samlas pengar.
Viktiga funktioner
I vissa fall måste du åka på affärsresa från flygplatsen, hamnen eller stationen på avstånd från arbetsplatsen. Om detta händer ingår också resekostnaderna i resekostnaderna.
Det kollektivavtal som ingåtts hos företaget (om sådant finns) kan innehålla regler för återbetalning av andra transportkostnader. Till exempel, om en anställd inte använder kollektivtrafik, utan använder en privat bil - taxi, biluthyrning, är det möjligt att återkräva pengarna som använts på detta enligt ett brev som utfärdades 2011 till finansministeriet.
Vi lever på företagets bekostnad: är det möjligt?
Enligt lagen tar normerna för resekostnader utomlands och inom Ryssland hänsyn till ersättning för levnadskostnader. Beloppen beror på bostadskategorin. Olika betalningsmetoder är möjliga. Bokning är tillåten, vilket beaktas vid beräkningen av skatteunderlaget.
Ytterligare tjänster påverkar inte basen för beräkning av skatter om de begärdes av den anställd som åkte på affärsresa. Till exempel kan en anställd beställa speciella kläder, gå till gymmet och bastun, men företaget ska inte betala för detta. När du hyr ett hem till en anställd är resekostnadsbeloppet beloppet under hyresavtalet. Kostnaderna registreras i kategorin ”övrigt”.
Rapportering och affärsresa
När normerna för resekostnader fastställs fördelar företaget vissa medel när en person skickas på en affärsresa. Företaget är skyldigt att förse medarbetaren med pengar, och vad han exakt kommer att göra med dem är hans personliga verksamhet. Det vill säga de pengar som organisationen skickar på en affärsresa, du kan spara och använda för din egen fördel. Dagpengar beräknas baserat på antalet dagar på resan. De inkluderar pengar avsedda för att hyra en plats att sova, detta inkluderar vilodagar.
Som regel behöver du inte lita på dagpengar, det finns ett behov att slutföra en arbetsuppgift i staden där företagets anställd bor. Normerna för resekostnader inkluderar emellertid inte de pengar som använts av den anställde som skickades på en resa till närmaste bosättning - eftersom det som standard tros att han kan återvända hem. I en privat organisation har chefen rätt att fastställa normerna för resekostnader genom att utfärda en intern order. Den föreskriver vad arbetare, ledande specialister och andra bemanningsenheter kan räkna med. Det är möjligt att gruppera en del individer enligt något kännetecken.
Pengar: betala arbetare?
Om normerna för resekostnader har fastställts betyder det att förr eller senare måste anställda som skickas på affärsresa betala. Kostnader som anställda har för att utföra produktionsuppgifter på olika platser ersätts när de tillhandahåller rapporteringsdokument. Artiklar måste bekräfta alla utgifter som en person påstår att få ersättas för.
Om en viss anställd inte kan tillhandahålla dokument i tid för att ersätta honom för de pengar som spenderats, om det inte finns några kontrakt, checkar, kan du bara räkna med en återbetalning enligt standarderna i den andra delen av artikel 168 i arbetslagen, liksom bokstaven från finansministeriet som nämns ovan. Grundfrekvensen för beräkningen är 700 rubel för en nattresa. Det är också möjligt att den anställde har utgifter som överstiger de standarder som antagits av företaget. Enligt dem tillåts återbetalning endast om det regleras av lokala bestämmelser inom organisationen. Ytterligare regler är också möjliga genom kollektivavtal.
Hur betalar jag? Funktioner i beräkningen
När det gäller att returnera en anställd till de anställda de medel som han spenderat på en affärsresa måste du ta hänsyn till olika betalningsmetoder. Till exempel kan en anställd betala kontant eller med bankkort. För kontant betalning måste du lämna in en bokning från hotellet eller ett avtal som ingåtts vid incheckningen till bokföringskontoret, samt en handling i en speciell form. Om betalningen gjordes med kort vid ankomst till arbetsplatsen, skickas skatte- och hotellkontroll till redovisningsavdelningen.
Det är viktigt att övervaka datumens sammanfall. Alla dokument som bekräftar betalning under resan måste ha nummer som matchar resans datum. Alla rörelser, ankomst, avresa från en plats registreras i ordningen när du skickar på affärsresa. Kontrollerna måste överensstämma med detta interna dokument. Utan att ta ut skatt, återbetalas bokföringen under en affärsresa för kommunikation och bagage som spenderas.Om en flygning genomfördes måste flygplatsens serviceavgift returneras till den anställda, liksom transportkostnaderna till avgångsplatsen på affärsresa.
Mer eller mindre?
Lagen säger att en person som skickar en affärsresa kan räkna med minst 700 rubel för varje dag som bor hemma. Mer pengar kan få en som arbetar i ett generöst företag. Om chefen har undertecknat en order om att fastställa ett annat belopp som överskrider denna minimigräns - utmärkt, kommer du att kunna få ett roligare bidrag.
Värdet på dagpengar påverkar inkomstskatten. Dessutom kan interna lokala dokument reglera transportkostnaderna - du kan ange ytterligare dokument. Som regel försöker de ordna allt detta på ett sådant sätt att det minimeras med vilket skatter måste hållas tillbaka. Samtidigt måste företaget hålla bokföring korrekt, annars kan en enkel affärsresa under en skatterevision vara ett stort problem.
Tid och ekonomisk ram: obligatorisk
När en anställd återvänder från en affärsresa måste han skriva en rapport om den perfekta resan inom tre arbetsdagar. Baserat på detta dokument kommer beräkningen att beräkna hur mycket pengar som fortfarande behöver betalas. Som regel, redan före en affärsresa, ger de ut ett litet belopp i förväg, och vid den slutliga beräkningen dras detta värde av. Bokföring beräknar och överför inkomstskatter och betalar också socialförsäkring.
När en anställd anländer från en arbetsresa godkänner de en tidsplan som anger hur många timmar som har arbetats. Alla dagar som är tillbringade vid avresa betecknas "K" eller "06". En klocka krävs inte. En situation är möjlig när resan fångade en ledig dag, det vill säga att den anställda inte kunde spendera den tid som föreskrivs i lag efter eget gottfinnande. Om detta hände markeras dagen med koden "03" eller med symbolerna för PB. Betalning sker med hänsyn till kraven i artikel 153 i TC - dubbelt så mycket som för en enkel arbetsdag. Du kan dock betala som en enkel arbetsdag, men då måste du ge den anställde en extra ledig dag.
Affärsresa: lediga dagar, sjukdomar och andra problem
Det händer att på sin lediga dag var den som skickades på affärsresa på väg - åkte till en plats eller återvände därifrån. Dessa dagar är lagligt klassificerade av arbetare, märkta, som anges ovan, "03" eller "RV". Arbetsgivaren måste först diskutera med arbetstagaren funktionerna i sin avgång på helgen. I vissa fall kan företagets ledningsrepresentant finna att det är onödigt att lämna de dagar då arbetstagaren måste ha en laglig ledig dag, det vill säga att han vägrar att betala för det som resenären förväntar sig.
Det bör förstås att en anställd under en affärsresa kan bli skadad eller sjuk. I något av dessa fall utvecklas situationen i enlighet med de nuvarande standarderna i arbetslagen. Den anställda behåller alla de rättigheter och privilegier som han har.
Standarder och begränsningar
Det är viktigt att se till att de standarder som anges i de lokala lagarna och de anställdas faktiska utgifter överensstämmer. Det är också viktigt att med interna dokument reglera hur stora bostadskostnader kan vara. Resekostnader är inte bara kostnaderna för transport direkt. I detta kapitel ingår också utgifter för reseförsäkring och kostnaden för resedokument. I vissa fall måste du betala specialavgifter (till exempel på flygplatsen), betalningar. Alla registreras också i kategorin transport.
Affärsresa utomlands: vad och hur?
Om en anställd behöver skickas utomlands, bör resor för honom beräknas enligt ett speciellt system, något annorlunda än arbetsresor i sitt hemland. Gränsen som beaktas vid beräkning av personlig inkomstskatt är 2500 rubel.Beloppet utfärdas i valutan i det land till vilken arbetstagaren skickas på en arbetsresa. Förskottet debiteras också i den valuta som används i destinationslandet. En förskottsbetalning beräknas med hänsyn till hur många dagar den ska stanna på affärsresa. Om en del av resan passerar genom ryskt territorium debiteras förskottsbetalningen i rubel under denna period, men för alla dagar från det att gränsen passerar måste du betala med den valuta som används där. Systemet fungerar i motsatt riktning - betalning för en affärsresa i rubel utförs under alla dagar från det att gränsen passerar till huset och fram till ankomsttiden.
En sådan resa är möjlig när en utomlands person tillbringar bara en dag. I detta fall debiteras resekostnader i hälften i utländsk valuta. Om destinationslandet är ett av OSS-länderna, behöver du inte ens ange en anteckning som bekräftar att du korsar gränsen.
Affärsresa: huvudvärk
Resan beräknas med hänsyn till standarderna för det förenklade skattesystemet. För en tid sedan avbröts officiella uppgifter på statsnivå, och resecertifikat var lika fortid. Men detta avbröt inte själva affärsresorna, utan förenklade deras dokumentära stöd. Det faktum att beskattning av kostnader relaterade till affärsresor inte tillhandahålls om standarderna är uppfyllda anges i artikel 217 tredje stycket i skattelagen.
Om resan organiserades med den anställdes personliga maskin, betyder det inte att det gick på hans bekostnad. Skapa helt enkelt ett memo som anger exakta datum, körsträcka, riktning, nummer på beställningen i resans riktning. Detta räcker för att redovisningen ska kunna samlas. Det är viktigt att tänka på att företaget är skyldigt att ersätta alla utgifter för resor och boende och styrs av denna regel.