När den nya anställden kommer in i arbetet ger den en enorm mängd personlig information till arbetsgivaren. Detta beror delvis på produktionsbehov. Oavsett vilken typ av information som tillhandahålls måste de lagras och skyddas ordentligt. Om detta inte händer och de anställdas personliga information avslöjas, orsakas anställda betydande skador (både deras värdighet och personliga säkerhet). Därför är det viktigt att överväga begreppet "personuppgifter" mer detaljerat. Vad gäller dem? Hur ska de förvaras? Vilka är metoderna för att skydda personuppgifter? Vem reglerar processen för lagring och bearbetning? Svar på dessa och några andra frågor kommer att ges direkt i den här artikeln. Var så försiktig som möjligt.
Personuppgiftslag
En mängd olika förordningar ger olika definitioner av begreppet "anställdas personuppgifter." För att förstå vad exakt menas är det nödvändigt att korrelera deras olika positioner. Deras lagstiftningsgrund är lagen "om personuppgifter" och ett antal normer som ingår i Ryska federationens konstitution.
Så vad sägs om den information som samlas in från företagets anställda? Sådana anställda blir föremål för personuppgifter. Denna typ av information innehåller följande uppgifter: fullt namn, födelsedata, familjestatus, bostadsort, social status, information om aktuell inkomst, utbildningsdata och så vidare.
Dessa uppgifter avser typen av information med begränsad tillgång, eftersom det är lagligt bekräftat att ingen kan störas i hans personliga liv. Detta gäller även personuppgifter.
Sådan information är nödvändig för att effektivt kunna identifiera medborgaren. Och om vi talar om en anställd, så ger personuppgifter information om honom som professionell inom ett visst verksamhetsområde. Därför är det logiskt att endast personlig information hänför sig till den anställdes personliga information, som är relaterad till hans yrkesmässiga potential och detaljerna för att utföra hans arbetsuppgifter.
Ryska federationens konstitution garanterar medborgarna konfidentialitet i deras personliga liv. Och personlig information är direkt relaterad till den. Detta bestäms av det relevanta dekretet från presidenten för Ryska federationen, som bekräftar den konfidentiella karaktären av denna typ av information och förstärker bristen på tillgång till den för allmänheten.
Samtidigt tillhandahåller den ryska federationens arbetskod en ganska snäv definition av konceptet som behandlas. Han hävdar att den anställdes personuppgifter är information som är nödvändig för hans chef i samband med utförandet av hans direkta yrkesuppgifter och som uteslutande hänför sig till en viss anställd.
Behandla personuppgifter
Varför måste jag behandla och lagra personuppgifter? De är nödvändiga för att korrekt genomföra företagets arbetskraft.
Målen med deras behandling är följande:
- faktum om anställning;
- grund för karriärutveckling;
- göra lönebetalningar;
- övervakning av genomförandet av arbetet.
Det finns ett antal metoder för att skydda personlig information. Arbetstagare har all rätt att veta hur deras personuppgifter lagras och används. Det är chefernas ansvar att bekanta medarbetarna med denna information. Anställda bekräftar faktumet av anmälan med en personlig signatur.
Typer av personuppgifter
Vilken typ av personlig information om anställda som ska samlas in bestäms av arbetslagen, Rysslands konstitution och ett antal federala lagar. Så två typer av dokument är nödvändiga. Den första är handlingar relaterade till inlämnande av ett anställningsavtal. Den andra är den dokumentation som arbetsgivaren begär eller sammanställt direkt.
Så personuppgifter klassificeras enligt följande kriterier:
Tillgångsgrad
- Offentligt tillgängligt. Tillgängligt för ett brett spektrum av människor.
- Konfidentiellt. Endast tillgängligt för dem som den anställda tillät.
riktning
- Special. Personligt liv, kriminellt register, religiös tro, politisk tro.
- Konventionell. Allt som inte gäller specialdata.
innehåll
- Biometric. Karaktärisera fysiologi.
- Inte biometrisk. Data som inte är biometriska.
Typer av personuppgifter
Vilka typer av personuppgifter är indelade i? Vad gäller dem?
Det är viktigt att förstå att all information som lagras i företaget angående en viss anställd kan ses från två olika synvinklar.
- Uppgifter om arbetstagarens civilstånd och familj (dess enskilda medlemmar), nämligen: närvaron av beroende, barnens närvaro, deras ålder och antal, hälsostatus.
- Information om en viss anställd, nämligen: fullständigt namn (pass), yrke, hälsotillstånd samt eventuella speciella omständigheter.
Företagets chef är skyldig att formulera en lagstiftning av lokal betydelse, som beaktar förfarandet som avgör lagring av personuppgifter. Det kan presenteras i olika former. Det kan till exempel vara förordningen om personuppgifter.
Så vi kommer att diskutera en av nyanserna mer i detalj. Personuppgifter: vad gäller dem? Information i personliga filer. Det handlar om följande:
- passinformation (plats och födelseår och så vidare);
- kopia av examensbevis;
- kopia av dokument som bekräftar förekomsten av speciella färdigheter och kunskaper;
- kopia av handlingar från statlig pensionsförsäkring;
- andra dokument.
Så, för att sammanfatta, vad betyder begreppet personuppgifter? Vad gäller dem? Detta är personlig information om den anställde som arbetsgivaren behöver för att på ett effektivt sätt kunna använda den anställdes potential och färdigheter. Den senare måste naturligtvis ge sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter. Om alla formaliteter följs kommer informationen att vara så säker som möjligt.
Ansvar för avslöjande
Det är viktigt att ta hänsyn till att 152 federala lagar "om skydd av personuppgifter" endast tillhandahåller företagets administrativa ansvar för utlämnande av en anställds personuppgifter. Detta innebär att om en organisation inte kan garantera anställda ett absolut skydd av sin personliga information, väntar bara en böter på den. Dessutom är mängden monetär straff för felaktig lagring av personuppgifter helt löjligt. I allmänhet sträcker de sig från fem till tio tusen rubel. Naturligtvis är detta fallet när det gäller endast enstaka betalningar. I företag där det finns sådana problem är överträdelser som regel flera, vilket innebär att böternas storlek ökar avsevärt.
Men kontantkostnaderna är långt ifrån den viktigaste konsekvensen av att användningen av personuppgifter sker på fel sätt. Detta påverkar företagets rykte i hög grad. När de anställda ger sitt samtycke till behandlingen av personuppgifter förväntar de sig ju att deras säkerhet är garanterad. Om det visar sig något annat, vägrar sådan personal att hantera ett sådant företag.Företaget förlorar förmågan att anställa professionella.
Hur Roskomnadzor kontrollerar skyddet av personuppgifter
I detta fall är vi intresserade av 152 federala lagar "Om skydd av personuppgifter". Det är han som är lagstiftningsgrunden för genomförandet av denna funktion.
Vanligtvis kontrollerar Roskomnadzor tre huvudområden i den betraktade sfären:
- Media.
- Kommunikation.
- Skydd av personuppgifter.
Personuppgiftsförordningen rekommenderar att Roskomnadzor utför sådana kontroller minst tre gånger per år. Denna regel gäller för schemalagda inspektioner. Oplanerade produceras efter behov. Vad kan vara orsaken till detta? Till exempel om en planerad revision har genomförts under lång tid. Eller om du måste se till att tidigare kommentarer har beaktats och nödvändiga ändringar har gjorts.
Regler för lagring av personuppgifter
Varje företag måste ha utvecklat särskilda regler för hur anställdas personuppgifter lagras och används. Det finns flera alternativ för hur exakt det beskrivna dokumentet kan köras. Detta kan antingen vara en separat bestämmelse eller ett avsnitt som ingår i de lokala interna reglerna. Varje anställd har rätt att delta i utvecklingen och genomförandet av åtgärder för att skydda personuppgifter. Därför måste alla anställda vara noga bekanta med det beskrivna dokumentet.
Det kommer att vara nödvändigt att sammanställa en lista med personuppgifter och en lista över anställda samt skapa en dokumentmall. Det måste undertecknas av alla som arbetar i företaget.
Fysisk lagring
Det finns olika sätt att lagra data. Vissa är inte redo att byta till elektroniska arkiv, vilket innebär att de föredrar att bedriva affärer på traditionellt sätt (det vill säga på papper). Kärnan i metoden är att lagra all information om anställda, hans personliga dokument och kopior i en bokstavlig mapp som kallas en personlig fil.
Vilka är fördelarna med denna typ av personligt register? Bland dem är följande:
- all information är lätt att hitta eftersom den ligger på ett ställe;
- data kan enkelt systematiseras;
- informationssökning tar så kort tid som möjligt.
Emellertid har denna metod vissa nackdelar. Till exempel följande:
- tillgången på ytterligare resurser för lagring, såsom specialrum, utrustning, värdeskåp, och så vidare;
- processens komplexitet;
- Speciella färdigheter som krävs för pappersdokumentation.
Ibland föredrar personalavdelningar att lagra information om en anställd separat (i olika temamappar). Så alla arbetskontrakt, frågeformulär och andra dokument för alla anställda lagras separat. De är numrerade för en mer bekväm sökning. Denna metod är mindre arbetsintensiv än den som beskrivs ovan och kräver inga specialkompetenser från en anställd på personalavdelningen.
Ändå är han inte utan brister. Bland dem är följande:
- en stor tid krävs för att hitta nödvändig information om en viss anställd;
- risken för läckage av konfidentiell information ökas avsevärt.
Elektronisk lagring
I detta fall föredrar personalavdelningar att använda elektroniska databaser och en mängd olika informationssystem. Ofta garanterar detta säkerheten för personuppgifter.
Vilka är fördelarna med denna typ av informationslagring? De viktigaste listas nedan:
- inget behov av ett stort arkiv;
- betydande platsbesparingar;
- det finns inga begränsningar för hållbarhetstiden;
- Det är bekvämt att behandla personuppgifter och det tar inte mycket tid;
- obehörig åtkomst till data är praktiskt taget uteslutet;
- inga ytterligare resurser behövs.
Det finns naturligtvis några minus. Till exempel följande:
- behovet av att säkerhetskopiera hela databasen;
- behöver en specialist som kommer att administrera informationssystemet;
- kostnader för specialdesignad utrustning och programvara kommer att krävas;
- En anställd som behandlar personuppgifter måste vara extremt kompetent.
Vilka metoder används för att effektivt skydda anställdas personliga information?
- Gör lokalerna där personuppgifter behandlas helt stängda för andra anställda.
- Anställda måste få särskilt tillstånd för att få information.
- Datalagring bör vara tydligt organiserad.
Med tanke på förekomsten av både nackdelar och fördelar med var och en av metoderna, som regel, kombinerar arbetsgivare dem. Det spelar ingen roll vilken metod för lagring av information som används, arbetsgivaren måste på ett eller annat sätt få medarbetarens samtycke till att hantera sin personliga information.
slutsats
Personuppgifter - konfidentiell information som kan samlas in av arbetsgivaren för att identifiera den anställdes identitet, samt för att fastställa anställdens kvalifikationsnivå och hans yrkesmässiga potential. Det finns flera sätt att lagra och behandla personlig information (den kan spelas in på papper eller elektroniska medier, beroende på personalavdelningens preferenser och företagets kapacitet). Skyddet av personuppgifter bör vara den första prioriteringen hos den berörda avdelningen, eftersom detta är den anställdes rätt, som garanteras honom av Ryska federationens konstitution. Det är viktigt att känna till dina rättigheter väl för att kunna skydda dig själv i en kontroversiell situation.