Väggpunkterna presenteras av den primära redovisningsdokumentationen, som måste sammanställas av varje företagare eller företagsledare, om företagets verksamhet är relaterad till användningen av bilar. Om företaget är ägaren till bilen, är det vägrenarna som bekräftar möjligheten att använda bilen i processen att göra affärer. Om bilen tillhör den anställda, ger bladen dig möjlighet att bestämma det optimala beloppet för att använda bilen för officiella ändamål. Att fylla i färdbrevet är en viktig process eftersom det inte går att göra allvarliga misstag under proceduren. Processen utförs av företagets tjänstemän.
Konceptet och behovet av vägbanor
Det är de primära dokumenten som bekräftar användningen av maskinen för företaget. De innehåller viktig information om direktfordonet, föraren och företaget. Dessa dokument kan kontrolleras av arbetsinspektionen, skatteinspektörerna eller trafikpolisen, så företagets tjänstemän måste ta hänsyn till reglerna för att fylla i reseblad. De hjälper till att undvika olika kränkningar och fel.
Om inspektörerna finner felaktig information och fel kommer detta att ligga till grund för införandet av stora böter.
Varför används?
Fyllning av färdbrevet utförs av varje organisation, som på ett eller annat sätt är förknippat med behovet av att använda fordon. Med detta dokument kan du uppnå flera mål samtidigt, som inkluderar:
- bilens rörelse övervakas under arbetsdagen;
- baserat på detta dokument beräknas förarens lön;
- fast belopp som spenderas på bränsle och smörjmedel;
- avskrivningar beräknas korrekt på den använda egendomen;
- totala kostnader för bilen beaktas.
Föraren behöver dessutom färdbrevet för att presenteras för trafikpolisen, eftersom det är han som bekräftar lagligheten i godstransporter eller passagerare. Han fungerar som bevis på att fordonet är i optimalt skick och att en viss medborgare är den officiella föraren. Om felet upptäcks under kontrollen eller om det inte finns någon fraktavtal alls, kommer föraren att hållas ansvarig på grundval av art. 12.13 Administrativ kod.
Dokumentfunktioner
Att fylla bilfilen anses vara en ganska enkel process. Varje företag väljer oberoende om man vill använda en enda form eller om en unik form av detta dokument ska utvecklas, vilket är förankrat i organisationens interna lagstadgade dokumentation.
Om företaget är specialiserat på transport av människor eller gods, bör bilredovisningsförfarandet endast utföras på ett särskilt godkänt blankett. Vem ska ge vägbeskrivningar till förarna? Processen utförs uteslutande av arbetsgivaren som förbereder och fyller i detta dokument. Vanligtvis ger företagets direktör en order genom vilken han utser den ansvariga personen. Det är företagets anställd som deltar i skapandet, fyllningen och överföringen av broschyrer till förarna.
Funktionerna för att fylla i ett dokument inkluderar:
- ett ark skrivs ut enbart när bilen används för affärsändamål;
- det spelar ingen roll av vilken anledning företagets ägare använder ett visst fordon, så att bilen kan ägas av företaget på grundval av ägande eller uthyrning;
- dokumentets maximala giltighetstid är 30 dagar;
- det är tillåtet att skriva ut det under en dag eller till och med för en resa.
Enligt de nya regler som gällde under 2018 är det tillåtet att förlänga arkets giltighet.
Dokumenttyper
Reglerna för att fylla i vägkanalerna kan variera något beroende på dokumentets variation. Varje fordonstyp använder sin egen broschyr. Därför finns det vägresor för följande fordon:
- lastbilar;
- personbilar;
- speciell transport;
- taxi, som kan vara en bil eller en lastbil;
- bussar som kan vara avsedda för allmän passagerartrafik eller andra ändamål.
För varje fordon används motsvarande form. Om organisationen är oberoende engagerad i utvecklingen av dokumentation, fixas det valda formuläret i en speciell tidskrift.
Nyanserna av att fylla
Tillvägagångssättet för att fylla ut färdbrevet bestäms individuellt i varje företag. Oftast används följande regler och funktioner för detta:
- en utsändare utses på order av företagets chef, som utarbetar reseblad för varje bil som används av anställda i arbetet med att utföra arbetsuppgifter;
- Om företaget är litet fylls dokumentationen ofta ut av direktföraren av bilen, men de skriver bara in information i en del av formuläret, som hänvisar till bilens körsträcka, för vilka kilometerteckenindikatorer beaktas;
- det är tillåtet att ange information för att använda ett speciellt program som de extra delarna av dokumentet är dolda med;
- Innan du skickar bilen på flygning måste företagets ansvariga anställd se till att fordonet är i optimalt skick.
- före flygningen måste även förare genomgå en läkarundersökning som bekräftar att medborgarna kan köra.
Efter flygningen överförs arket tillbaka till avsändaren. Så snart dokumentet löper ut överförs det för lagring till företagets arkiv i 5 år. För fel och brott mot ansvaret är organisationens ledare.
Ett exempel på att fylla i en fordonsfraktbiljett kan hittas nedan.
Vilken information ingår?
Påfyllning av en bil eller lastbils bilfärd bör utföras av en auktoriserad anställd i företaget. Han måste först förstå reglerna i denna process. Obligatoriska detaljer när du fyller i färdbrevet presenteras med följande information:
- dokumentets namn;
- hans nummer;
- giltighetsperiod;
- information om ägaren till bilen;
- typ och märke av maskin;
- bilregistreringsnummer;
- mätare för avståndsmätare, och de tas bort när bilen lämnar företaget samt när du skickar fordonet till garaget;
- exakt tid för avresa och ankomst;
- information om företagets ansvariga anställd, som sätter bilen på nätet och sammanställer en färdskrivare;
- förarinformation;
- tid och datum för föraren läkarundersökning;
- information om den läkare som utför undersökningen;
- ett märke på tid och datum för teknisk inspektion av bilen, och proceduren kan utföras direkt i organisationen, om det finns nödvändig utrustning och relevanta specialister;
- information om mekanikern som utförde inspektionen.
Det är tillåtet att ange annan information i dokumentet. Detta är möjligt om organisationen använder sin egen färdbrev.
Vilken information är valfri?
Förfarandet för att fylla i färdbrevet kan variera något från företag till företag. Följande punkter beaktas:
- Det kräver inte närvaron på företagets utskriftsark med detaljerna.
- särskilt uppmärksamhet bör ägnas åt att studera bilens tekniska skick;
- den enda formen av detta dokument har avskaffats i lag;
- det finns inget behov av att ange rutten i texten, eftersom endast de data som presenteras av körmätaren krävs.
I praktiken anser trafikpolisen eller anställda i andra kontrollorgan ofta att bristen på information om rutten är en allvarlig kränkning, så förare och ägare av företag hålls ansvariga. I det här fallet måste du gå till domstol för att bestrida stora böter. För att undvika sådana obehagliga situationer rekommenderas det att skriva direkt i dokumenttexten vad slutpunkten för rutten är.
Nyanser av att använda dokumentet
Att fylla en lastbil eller annan transport är en obligatorisk process för alla företag som använder olika maskiner för arbetsaktiviteter. Att använda detta dokument har följande funktioner:
- Form 4-C gäller om bitarbetsindikatorer används för att beräkna förarens lön;
- om tidsbaserade löner används skapas en fraktsedel i form 4-P;
- utöver detta dokument måste förarna ha medföljande dokumentation tillhandahållen i fraktsedeln för de transporterade varorna.
- ett dokument skrivs ut enbart av en ansvarig person som arbetar på en viss skift;
- dokumentet måste märkas av en mekaniker som kontrollerar maskinens tekniska tillstånd, en medicinsk arbetare som utför en läkarundersökning, en avsändare som skickar bilen under flygning och även direktföraren.
Varje vägbiljett bör finnas tillgängligt i varje företag i optimal kvantitet.
Dokumentets lagringsperiod
Företag måste förvara sina researk under minst 5 år, vilket föreskrivs i order från transportdepartementet nr 152 och den federala lagen nr 402.
Om allvarliga fel eller kränkningar görs under utfyllningen av färdbrevet ogiltigförs dokumentet, därför kan det inte användas för något syfte. Ansvaret för sådana fel ligger hos tjänstemän som fyller i dokumentationen, såväl som direktören för företaget.
Hur utvecklar du din egen form?
Inte alla företag föredrar att använda enhetliga formulär, så de föredrar att utveckla sina egna former av dokumentet. För detta är det tillåtet att använda vilken struktur som helst, liksom att inkludera olika punkter i dokumentet.
Men när man bildar en ny form beaktas det att obligatoriska detaljer bör inkluderas i texten. Utan dem kan färdfilen lätt erkännas som ogiltig, därför kommer det inte att vara möjligt att använda den för något syfte.
Efter att formuläret har utvecklats är det nödvändigt att överföra sitt prov till Federal Tax Service på registreringsplatsen. I det här fallet är det möjligt att i framtiden undvika problem med tilldelning av utgifter på vägbanor till företagets kostnader.
Ansvar för bristen på ett dokument
Om föraren rör sig längs vägarna utan den nödvändiga uppsättningen av dokument, som inkluderar färdbrevet, är detta en betydande kränkning. Han överförs till administrativt ansvar av trafikpolisen, så han måste betala en böter på 500 rubel.
Juridiska personer med sådana överträdelser ska betala böter på 100 tusen rubel. Samma påföljder gäller för företag som transporterar människor eller gods med elektrisk transport.
Andra funktioner
När du fyller i en bilresor eller annan transport, tar andra nyanser hänsyn till:
- det är inte nödvändigt att ta fram en färdskrivare om en hyrbil används, men med dess hjälp är det möjligt att ta hänsyn till kostnaderna för bränsle och smörjmedel i företagets utgifter;
- en broschyr utarbetas för en resa, men dess giltighetstid kan variera från 1 till 30 dagar;
- det är inte tillåtet att fylla i dokumentationen delvis, annars kommer ett sådant dokument att förklaras ogiltigt.
Den ansvariga personen som utses som avsändare måste först genomföra specialkurser som gör att han kan förstå reglerna för att sammanställa den grundläggande dokumentationen som varje förare i företaget måste ha. Dessutom måste föraren ha ett intyg om läkarundersökning innan flygningen.
slutsats
Brädor är viktiga dokument i alla företag som är specialiserade på transport av varor eller människor. De sammanställs av specialanställda i företaget som utses till tjänsten genom att utfärda en order av organisationens ledning.
Varje företag kan utveckla sin egen form av dokumentation, men vissa obligatoriska detaljer måste finnas på formuläret. Om fel eller kränkningar upptäcks ska arket anses ogiltigt eller ogiltigt.