Definition av termen
Det tros att i Ryssland för första gången, i jämförelse med utländsk praxis, inrättades ett dokumenthanteringssystem, vars syfte är att fastställa förfarandet för att dokumentera förvaltningsverksamhet inom staten. 1973 kallades ett sådant system Unified State Customs Service, som står för ”en enhetlig stat. registerföringssystem. " Totalt utvecklade Sovjetunionen 16 enhetliga system.
Standardiseringen av dokument är resultatet av omorganisationen av dokumentflödet för det aktuella systemet som uppfyller vissa standarder. Att minska korrespondensen och minska komplexiteten i att sammanställa den, liksom önskan att undvika dubblering av data, anses vara brådskande frågor som måste tas upp i ledningsarbetet. Ett effektivt resultat kan uppnås genom enhetlighet och standardisering av information om innehåll och form.
Standardiseringen av dokument är bildandet av samma standardformulär för protokoll som är liknande i syfte, vilket hjälper till effektivare användning av papper vid utskrift av handlingar och beslut. Standardisering underlättar redovisningens arbetsflöde såväl som arkiveringsdokumentation.
Liknande terminologi
En praktiskt taget likadan definition är "enhet", som är processen att föra något, inklusive dokumenterade handlingar, till en enda form eller ett gemensamt system, vilket leder till en minskning av den ursprungliga uppsättningen av de aktuella objekten. Enhet, standard och standardisering av dokument leder till bildande av rationell enhetlighet inom alla verksamhetsområden, särskilt i dokumentation. Minskningen av den oberättigade mångfalden av dataformer och upprättandet av en enda struktur sker genom språkstrukturer, detaljer, redovisningsinformation och dess lagring. Överskott av dokumentkedjor tas bort över tid för att undvika onödig duplikering av element.
Föreningen av dokument gör att du kan skapa en enda bild av formerna av administrativa dokument som utför funktionerna och uppgifterna i hanteringsformatet. Detta tillvägagångssätt kommer att leda till arbetet med en stor mängd dokument för att normalisera dem i produktionssystemet, samt att påskynda utbytet av affärsdata.
Öka effektiviteten
Ett enda geistiskt system främjar operationell behandling, minskar tiden som arbetar med att arbeta med dokument som påverkar hela tjänstemannen: från vanliga anställda till chefer.
Objekten med standardisering av dokument kan vara deras sammansättning och former. Enheten av dokumentens sammansättning är fördelning och konsolidering av de totala dokumenten som är nödvändiga för att lösa ledningsuppgifter. Som ett resultat av sådana åtgärder förväntas det minska sammansättningen av dokument.Föreningen av formulär är urval och konsolidering av informationsindikatorer, inklusive detaljer som överensstämmer med dokumentets syfte, liksom definitionen av allmänna krav för deras skapande och genomförande. I kontorsarbete kan förening ske både som standardiseringsstadium och som en självständig process.
Kärnan i standardisering
Den federala lagen "Om teknisk föreskrift" nr 184 specificerar definitionen av principen: standardisering av dokument är ett holistiskt arbete som syftar till att fastställa regler för deras frivilliga användning, som ett resultat av vilken information bör rationaliseras inom produktions- och cirkulationsområdet för produkter, samt ökad konkurrenskraft tjänster.
"Standard" kan kallas ett dokument som anger produkternas egenskaper, reglerna för implementering av olika processer i produktionen, de karakteristiska funktionerna för transport och lagring, arbete eller tjänster. Standarden innehåller vissa krav för terminologi, märkning, symbolik, förpackning, etiketter.
Normativa dokument om standardisering innehåller optimala regler och krav för utformning, förberedelse, lagring och redovisning av affärsdokument, som godkändes på föreskrivet sätt och rekommenderas för upprepad användning vid kontorsarbete. Standardisering (i enkla ord) är utformning och godkännande av enhetliga regler som presenteras för dokument för att effektivisera dem.
Standardisering innebär att de grundläggande kraven för handlingar i en rättslig norm tas upp. Tack vare denna process inträffar bildandet av många dokument enligt en regel, vilket är lättare för mottagarna att uppfatta. Standardiseringen av dokument är resultatet av enande eller dess högsta form.
Typiska processelement
Transformationer kan relatera till vissa typer av dokument (GOST anges med ett nummer), struktur- och designregler, delar av ett enhetligt dokumentationssystem (DCL). Ett sådant system består av en kombination av sammanhängande dokumentformer som ger en informativ uppfattning om vissa typer av ekonomisk och ledande verksamhet. USD är baserat på enhetliga regler och krav, har de uppgifter som krävs för att hantera alla verksamhetsområden.
Det vanliga dokumentationssystemet är organiserat på ett sådant sätt att det uppfyller behoven för att dokumentera vissa aktiviteter, och standardiseringssystemets dokument är resultatet av processen att föra dokument till en enda form och ett system, när enhetlighet råder, och en orättvis uppsättning av dokumentmallar, deras detaljer och indikatorer reduceras. I standardiseringsprocessen sker en övergång till rationell enhetlighet i arbetsflödet.
Godkännandesnivå och relaterade kategorier
Standardisering är en form av lagligt godkännande av resultaten av föreningen, som är en kombination av tillstånd. standarder och en enda form av dokument ingår.
USD är indelat i:
- tillstånd. standarder;
- standardiserade former av dokument;
- riktlinjer för deras användning.
Detaljerna i det enhetliga dokumentet tillämpas i enlighet med måluppgiften och den godkända nivån. Det finns en uppdelning av standardiseringsdokument i Ryssland i kategorier:
- Avdelning (uppdelning efter filialer). De används för att dokumentera hanteringsprocesser som är gemensamma för alla företag, oavsett aktivitet och juridiska normer. Godkännande sker på federal nivå.
- Dokument från företag, organisationer och företag. Definieras lokalt.
- All-ryska. Skaparna av sådana former är Federal Archival Agency, Rysslands finansministerium, Federal State Service. statistik, Rysslands centralbank.Dessa dokumentformer är obligatoriska för användning i alla organisationer, oavsett äganderätt och underordnande (till exempel redovisningsprotokoll för redovisning och ersättning, som godkändes av RF-statskommitténs beslut av 5 februari 2004).
- Former av dokument från federala enheter i federationen. Deras godkännande sker på regional, regional eller lokal nivå. Sådana former är vanliga inom Rysslands relevanta ämne.
Informationen om informationsstöd
Förutom tvärvetenskapliga dokumenthanteringssystem används dokumentformer för det nationella standardiseringssystemet, som återspeglar egenskaperna hos specifika branschers verksamhet. Sådana funktioner är indelade i:
- Ytterligare datakrav för att lösa ledningsfunktioner i en typisk plan (till exempel uppsägning / antagning av utbildning eller hälsopersonal).
- Andra aktiviteter för drift av vilken en liknande industri och dess förvaltningsregler organiserades. Specifik dokumentation kan innehålla:
- recept;
- medicinsk historia;
- sjukfrånvaro;
- vittnesböcker;
- guider;
- inventering av ärenden (arkiv);
- kort;
- brunnsaffärer (prospekteringsproduktion);
- uttalanden om prestanda;
- schema (utbildningsdokumentation).
Definition av dokumentation
Denna fråga behandlas av specialiserade avdelningar och organisationer, till exempel den ryska staten. biblioteket tar på sig bestämningen av den dokumentation som finns tillgänglig i alla landets bibliotek. Sektorsformer av dokument är normativa till sin karaktär om de ligger inom ramen för ett avdelningssystem (t.ex. en notarial eller rättslig), liknande mallar används också i specifika organisationer som bedriver liknande aktiviteter (till exempel medicinsk eller försäkring).
Användningen av standardiseringsdokument i företag gör det möjligt att minska kostnaderna för sammanställning, bearbetning, tillverkning, bearbetning av dokument och överföring av dessa. Således accelereras dokumentflödet inom organisationen. Omorganisation av innehållet i dokument förbättrar kvaliteten på hanteringsuppgifterna. Dokumentets sammansättning fastställs i formuläret (ett enda tillsynsdokument som består av en lista över dokument som är nödvändiga för genomförandet av uppgifterna för företagets förvaltningsaktivitet som har juridisk status), och dokumentformuleringar är fixade i dokumentalbumet. Tidbladet organiserar dokumentationsprocessen, skapar ett visuellt schema för redovisning av alla typer av aktiviteter. Rapportkortet är utformat så att det fastställs vissa regler för fastställande av plats och tid samt beslutsfattare.
Betydande funktioner
Typer av standardiseringsdokument för album med dokumentformulär (en samling mallar för enhetliga formulär som krävs för dokumenthantering i en institution) presenteras:
- ett referensprov (på papper) lagrat på kontorsavdelningen eller kontoret;
- elektronisk motsvarighet tillgänglig på varje arbetsplats.
Särdrag i bildandet av dessa dokument är:
- enhetlighet i skapandet av reglering av innehållet i dokument, uteslutning av duplikatinformation;
- gemensamma terminologier och konventioner, som gör att du kan jämföra indikatorer från olika förvaltningsnivåer och de system som beaktas;
- bildning av enhetliga modeller för konstruktion av specifika former av dokument.
Principer och grundläggande för dokumentstandardisering
CMEA-kommissionen beskrev en sammansatt standardisering, där det finns en målmedveten etablering och tillämpning av ett system med relaterade krav för både ett objekt och dess element för att ge en optimal lösning på ett specifikt problem. Godkännande av dokument bygger på statens krav.standarder och regler för CMEA, ISO och andra internationella organisationer som arbetar inom föreningar och standardisering av dokument.
En kraftig förändring av det vanliga innehållet i dokument kan påverka den psykologiska omstruktureringen av organisationens anställda negativt. Därför bör konverteringsprocessen fortsätta smidigt och endast påverka de mest nödvändiga ändringarna samtidigt som reglerna och grunden för nationella standardiseringsdokument bibehålls, utan även utan att orsaka ekonomisk skada. Först introduceras minimala förändringar och sedan radikala förändringar. I fasad konvertering av standarder kan alla deltagare i processen standardisera sitt arbetsflöde fullt ut.
Information bearbetning
Att hitta vanligt i dokument och skapa en enda allmänt accepterad mall förenklar manuella metoder för databehandling, arbetet blir mer effektivt, kostnaderna för finansiella planer reduceras och den tid som tidigare använts för att utbilda ledande personal minskas, vilket resulterar i obestridlig positiv dynamik. Det är viktigt att uppmärksamma att de allmänna kraven för hanteringsdokument efterlevs i villkoren för att de automatiska kontrollsystemen fungerar, när effekten av enhetlighet och standardisering av alla dokument kraftigt ökar.
Arkivering, som studerar de teoretiska och praktiska grunderna för arkivvetenskap, påverkar förbättringen av dokumentformer. Automatisering av standardiseringsprocesser började med klassificeringen av dokumentschemat i den nationella ekonomin och fortsatte sedan inom förvaltningsområdet, där det nådde sin nuvarande effektiva form. Nu påverkar denna process internationella och nationella organisationer, tio utländska organisationer arbetar för att förenkla arbetsflödet för utrikeshandelsrelationer, inklusive utrikeshandelskommissionen, ECE: s handelsutvecklingskommitté, International Organization for Standardization, etc.